Cosa sono le aziende di adempimento e come funzionano in 6 passaggi

Una società di adempimento è una sede specializzata nella gestione delle scorte, nell’elaborazione degli ordini e nella spedizione di merci per altre aziende, liberando in modo efficace tempo e risorse preziosi da dedicare alla crescita altrove. Il termine adempimento si riferisce a tutte le funzioni della supply chain relative alla ricezione, all’elaborazione e alla consegna degli ordini dei clienti.

Per molti rivenditori di e-commerce, la fatica di gestire le operazioni di evasione in-house li lascia in perdita per risorse cruciali come spazio e tempo. Fortunatamente per commercianti, grossisti e produttori, queste attività possono essere esternalizzate a partner di terze parti chiamati società di adempimento come ShipBob o Red Stag Fulfillment.

Cosa fanno le aziende di evasione degli ordini

Ogni fase del processo di evasione è importante per garantire che i tuoi ordini vengano eseguiti senza intoppi e che l’esperienza del cliente rimanga positiva. Alcuni commercianti, soprattutto perché stanno appena iniziando un’attività di vendita al dettaglio, scoprono che queste attività possono essere eseguite in modo efficiente internamente. Quando il volume degli ordini supera lo spazio disponibile, il lavoro e il tempo, ha senso consegnare tali compiti a un’azienda partner. Il grafico seguente mostra come funzionano i servizi di evasione degli ordini.

Ecco uno sguardo approfondito ai sei passaggi coinvolti nell’evasione degli ordini.

L’inventario viene consegnato alla società di adempimento

Il primo passo nel lavorare con una società di adempimento è ottenere il vostro inventario a loro. A seconda di dove proviene il tuo stock, ci sono diversi modi in cui questo può accadere.

Se acquisti beni per la rivendita, i tuoi ordini possono essere semplicemente instradati dal tuo fornitore direttamente alla tua società di adempimento. Quindi, quando una spedizione di magazzino è in viaggio, inoltrerai i dettagli della spedizione al tuo partner di evasione ordini. Spesso, il tuo ordine di acquisto o la conferma d’ordine del fornitore è tutto il centro di evasione degli ordini necessario per ricevere correttamente la spedizione.

Se fabbricate le merci nella vostra propria funzione, spedirete le azione alla vostra società di adempimento voi stessi via il trasporto del camion o gli spedizionieri del pacchetto come UPS o Fedex. I dettagli della spedizione vengono forniti quando si comunica alla società la consegna in entrata e la società partner la prende da lì quando arriva la merce.

La tua azienda di adempimento Ordina le tue merci

Una volta che è arrivata al centro di adempimento, le tue scorte vengono ricevute e ordinate dal personale della società partner. Le aziende di evasione ricevono le spedizioni di inventario più o meno nello stesso modo in cui qualsiasi magazzino di e-commerce o negozio al dettaglio accetta nuovo inventario. Utilizzando i dettagli della spedizione che hai fornito, fanno il check-in del tuo magazzino verificando le quantità e ispezionando i danni. È standard per loro di confermare la ricezione e comunicare eventuali discrepanze prima di procedere-dandovi la possibilità di lavorare con il vostro fornitore o compagnia di spedizioni per essere accreditato per merci danneggiate o perse.

Una volta ricevuti, i tuoi prodotti vengono gestiti e organizzati all’interno del centro di evasione ordini attraverso un sistema di tagging, proprio come in qualsiasi magazzino o negozio brick-and-mortar. Esistono diversi metodi utilizzati per questa attività e il tipo di sistema utilizzato dipende in gran parte dall’azienda partner scelta. Molte aziende offrono la possibilità di coordinarsi con il sistema SKU personale per l’utilizzo nella loro tagging e organizzazione; questo di solito viene fornito con tariffe basate su quantità SKU e requisiti bin.

Alcuni centri di adempimento specializzati in sistemi avanzati di gestione del magazzino (WMS) come il monitoraggio RFID, il monitoraggio video e l’automazione. Queste opzioni sono popolari tra i commercianti che vendono beni di alto valore.

L’inventario viene memorizzato dalla tua azienda di adempimento

Con sistemi di tagging e organizzazione esperti, le tue merci vengono quindi trasferite nello stoccaggio. Al contrario di un magazzino tradizionale pensato per una tenuta statica a lungo termine, un centro di evasione è progettato per una logistica ottimizzata e un fatturato veloce. Mantenere una buona quantità di merce disponibile deve essere bilanciato contro le tasse di stoccaggio che incorrono quando il tuo stock in eccesso si trova intorno a occupare spazio. Gli esperti raccomandano di impedire che le merci vengano conservate in un centro di evasione ordini per più di un mese.

I venditori dovrebbero mantenere le spedizioni regolari in arrivo per garantire che le scorte disponibili siano sempre sufficienti per soddisfare la domanda di ordine. I dati forniti dal tuo partner di adempimento possono aiutarti a mantenere tale equilibrio. La crescita della tua azienda si traduce in una partnership più redditizia per loro, quindi il tuo fornitore di servizi di adempimento è sempre felice di lavorare con te per perfezionare i tuoi processi.

Gli ordini dei clienti indirizzano alla tua società di evasione ordini

Ora che il tuo inventario viene consegnato, ricevuto e archiviato in modo sicuro all’interno della tua società di evasione ordini, è pronto per elaborare gli acquisti dei tuoi clienti.

Non importa quale sistema si sceglie di gestire i vostri ordini, aziende evasione andare la distanza per rendere la connettività semplice. Se non si dispone di un sistema di ricezione degli ordini, possono fornire un portale online per l’inserimento manuale degli ordini. Alcuni partner di adempimento si prenderanno cura di questo compito per te o offriranno opzioni di servizio clienti per accettare i tuoi ordini via telefono o e-mail.

Ecco alcune delle opzioni di instradamento degli ordini più comuni.

Integrazione completa

L’integrazione completa con il sistema POS (Retail point-of-sale), la piattaforma di e-commerce o il software di gestione degli ordini è il modo migliore per la tua azienda di inoltrare gli ordini a una società di adempimento partner. Questa opzione instrada automaticamente i tuoi ordini nel sistema interno della tua società di evasione ordini, consentendo loro di ricevere informazioni complete sugli ordini, incluse le specifiche del prodotto, le informazioni sui clienti e il metodo di spedizione, non appena vengono inseriti.

L’integrazione completa è comune tra la maggior parte delle aziende di evasione degli ordini e le principali piattaforme di e-commerce, i sistemi POS e i sistemi di gestione degli ordini. Poiché l’integrazione aumenta l’efficienza delle loro operazioni, la maggior parte delle aziende di adempimento promuove pesantemente questa capacità e la offre senza costi aggiuntivi. Quando acquisti un partner di evasione degli ordini, cerca la compatibilità con il tuo sistema di ricezione degli ordini esistente.

Invio ordini file CSV

Se la società di evasione ordini non si integra completamente con il sistema utilizzato, è possibile inviare ordini in blocco utilizzando un foglio di calcolo con valori separati da virgole (CSV). Questo tipo di file è un formato di dati universale che la maggior parte dei sistemi riconosce. Praticamente ogni foglio di calcolo, sistema POS, piattaforma di e-commerce e strumento di gestione degli ordini consente di salvare i dati dell’ordine in un file CSV.

La maggior parte delle aziende di adempimento hanno un portale client per caricare questi file o un rappresentante di account che può prendersi cura di voce CSV per voi. A seconda del volume delle vendite, potrebbe essere necessario esportare i fogli degli ordini più volte al giorno, una volta al giorno o anche solo alcune volte alla settimana. Il metodo del file CSV richiede più lavoro e attenzione rispetto ad altre opzioni semplificate, ma una volta impostato il processo, è semplice da eseguire.

Inserimento manuale degli ordini

La maggior parte dei portali client della società di evasione degli ordini ha anche una funzione che consente l’inserimento manuale degli ordini. È il metodo meno efficiente per trasmettere i dati degli ordini alla tua azienda partner: ogni informazione sugli ordini viene digitata manualmente o copiata e incollata nella pagina, richiedendo molto tempo e lasciando i tuoi ordini soggetti a errori.

Per i venditori che preferiscono mantenere la loro configurazione il più semplice possibile o mantenere l’indipendenza dalla tecnologia, questa opzione rudimentale è utile. Anche per le aziende che utilizzano gli altri metodi di invio degli ordini spiegati sopra, l’inserimento manuale è spesso il mezzo migliore per inserire ordini telefonici, inviare richieste di campioni o gestire altre esigenze di ordine speciali.

La tua azienda di evasione elabora e spedisce i tuoi ordini

Una volta che la tua azienda partner riceve i tuoi ordini, li elaborerà per la spedizione e li porterà verso i tuoi clienti. Questa parte dell’operazione è comunemente chiamata pick, pack e ship. Ecco come funziona ogni passaggio:

Picking Products

“Picking” descrive il processo di selezione e recupero degli articoli ordinati dall’inventario memorizzato. Spesso il vostro centro di adempimento manterrà una piccola quantità di magazzino vicino alla sua stazione di imballaggio per l’efficienza, e riservare una porzione più grande in deposito per tirare periodicamente da. Il personale di evasione scansiona o controlla i prodotti che sceglie rispetto alle informazioni del tuo ordine, quindi sposta i tuoi articoli nella fase di imballaggio per preparare ogni spedizione.

Ordini di imballaggio

Nell’imballaggio, il personale controlla due volte l’accuratezza degli articoli raccolti, quindi li confeziona di conseguenza. Se le vostre merci richiedono il montaggio, molte aziende di adempimento offrono la possibilità di aggiungere manodopera specializzata a questo passaggio.

I centri di adempimento sono attrezzati per offrire una gamma di scatole di spedizione, bollettini e materiali di imballaggio per garantire la consegna sicura dei tuoi articoli—possono persino aiutarti a sviluppare imballaggi personalizzati per un’esperienza di unboxing di marca o assemblare diversi prodotti in un gruppo confezionato (un’opzione chiamata kitting). In risposta alla crescente popolarità delle scatole di abbonamento curate, molti partner di adempimento offrono servizi di kitting su misura per questo formato.

Le ricevute degli ordini, le etichette di reso e qualsiasi altro inserto vengono quindi aggiunti nella fase di imballaggio, che possono essere facilmente personalizzati.

Spedizione pacchi

Una volta che tutto è imballato correttamente, il personale di evasione sigilla le scatole, pesa gli ordini e li etichetta per la spedizione. Se un metodo di spedizione specifico o un corriere è stato designato nell’ordine, il personale instraderà il pacco di conseguenza. In tutti gli altri casi, la società partner valuterà il negozio per trovare la tariffa più bassa e il tempo di consegna più ragionevole per ogni ordine.

Rate-shopping aiuta a ridurre i costi di spedizione, mantenendo i clienti soddisfatti con consegne rapide. Poiché le aziende di adempimento di solito spediscono in grande volume con tutti i vettori, godrete di tariffe molto più basse di quelle che otterrete da soli.

A seconda delle dimensioni e del peso delle vostre merci, la partnership con una società di adempimento specializzata nella spedizione di prodotti più pesanti può avere il senso più economico per il vostro business. Le capacità di Red Stag Fulfillment sono orientate verso pacchi più grandi e più pesanti con una media di 10 sterline o più, e offre una prova senza rischi di 30 giorni per scoprire se il loro servizio è una buona partita.

Visita Red Stag Fulfillment

Una volta spedito, la tua società di adempimento aggiornerà lo stato dell’ordine sulla tua piattaforma di e-commerce, POS o sistema di gestione degli ordini. Puoi anche impostare notifiche e-mail automatiche che inviano informazioni di spedizione ai tuoi clienti, consentendo loro di ricevere conferma e monitorare lo stato della consegna.

La tua società di evasione degli ordini elabora i resi del tuo cliente

All’arrivo dell’ordine, il processo di evasione degli ordini è completo, a meno che il cliente non desideri restituire la merce acquistata. Fortunatamente, la partnership con una società di adempimento rende questa procedura facile per te e per i tuoi clienti.

La maggior parte delle aziende di adempimento riceve ed elabora i resi come parte del servizio di base. Elencando il loro indirizzo su tutte le informazioni di reso pubblicate o le etichette inviate, i clienti spediscono semplicemente i loro beni indesiderati direttamente al centro di evasione ordini in cui vengono gestiti. È possibile definire i requisiti di condizione per gli articoli da aggiungere all’inventario, vendere in liquidazione o scartare e il personale della società di evasione gestisce di conseguenza la merce restituita. I rapporti che ricevi da loro per ogni articolo restituito possono essere utilizzati per emettere rimborsi o accreditare ai tuoi clienti a seconda della politica del tuo negozio.

Perché utilizzare una società di adempimento

Con una comprensione di come funzionano questi servizi, ci si potrebbe chiedere se la vostra azienda potrebbe beneficiare di partnership con una società di adempimento. Durante l’esecuzione di queste attività in-house ha senso per molti venditori su piccola scala, 60% dei rivenditori di e-commerce sceglie di esternalizzare alcune o tutte le loro esigenze di adempimento a terzi, secondo un sondaggio DHL. Ecco i principali motivi per cui:

Tempo e priorità

Il processo di adempimento è complesso e impegnativo; richiede una quantità significativa di tempo, attenzione e spazio per essere eseguita in modo efficace. Uno dei maggiori vantaggi di consegnare le attività di adempimento a terzi è la possibilità di reindirizzare il tempo in aree in cui potrebbe essere speso meglio. I proprietari trovano spesso che l’aumento di redditività che vedono dall’impegno più attenzione al marketing, al sourcing del prodotto o allo sviluppo supera il costo dell’adempimento dell’outsourcing. Se la vostra priorità quotidiana è la gestione degli ordini da imballare e inviato fuori dalla porta, compiti importanti che in realtà aiutano a far crescere il vostro business spesso prendere un sedile posteriore.

Flessibilità e scalabilità

Le aziende di adempimento possono facilmente scalare i servizi in base al volume degli ordini, il che è un altro importante vantaggio per l’outsourcing di questa funzione. Poiché assegnano spazio e personale su molti account, paghi solo per ciò che utilizza effettivamente la tua azienda. Quindi, quando la crescita o le fluttuazioni stagionali cambiano le tue esigenze di adempimento, un partner di adempimento flessibile può allocare rapidamente più risorse per mantenere le cose senza intoppi.

Eseguire le operazioni di evasione degli ordini internamente significa regolare la capacità di manodopera e spazio per gestire i turni in termini di volume degli ordini. Questo viene con l’aumento del carico di lavoro di gestione dei contratti di locazione di magazzino, gestione del libro paga, spese generali, e altro ancora. Poi, quando il business rallenta naturalmente, si può essere lasciato con un eccesso ingombrante di risorse. Lasciando che un’azienda di adempimento gestisca questi dettagli per te, la tua azienda può essere pronta a tutto, rendendolo un’opzione popolare con iniziative dinamiche come progetti di crowdfunding.

“Attività promozionali come una campagna Kickstarter, un nuovo prodotto roll-out, o l’attenzione inaspettata da copertura TELEVISIVA o post virali social media tutti portano a picchi improvvisi nel volume dell’ordine. Gestire un afflusso di ordini a sorpresa in modo efficiente è fondamentale per acquisire nuovi clienti e sostenere la crescita. Hai bisogno di una società di evasione degli ordini in grado di scalare senza problemi per soddisfare qualsiasi modifica del volume degli ordini senza intoppi.”

– Anthony Watson, Vice President of Strategy, ShipBob

Lasciarlo ai professionisti

Collaborare con una società di adempimento è come assumere un team di esperti per fare ciò che sanno fare meglio. L’evasione degli ordini è un processo complesso con molte parti in movimento e qualsiasi svista o imprecisione può avere un grande impatto sull’esperienza del cliente. Esternalizzando l’it agli specialisti, la precisione e l’efficienza sono garantite e il loro successo è supportato da un’operazione focalizzata sul laser.

Oltre alle competenze, i partner di adempimento offrono vantaggi in termini di costi dalle loro relazioni uniche con le società di spedizione e fornitura. Poiché acquistano forniture di imballaggio e servizi di spedizione in grandi volumi, possono negoziare offerte molto migliori di qualsiasi piccola impresa potrebbe sperare di ottenere da soli. La maggior parte delle aziende di adempimento passano questi risparmi ai loro clienti per guadagnare e garantire il loro business. Quando si esegue i numeri, il risparmio sui materiali di spedizione e di imballaggio da solo spesso copre una gran parte dei costi complessivi di adempimento.

Bottom Line

L’utilizzo dei servizi forniti da una società di adempimento partner per gestire la logistica della gestione dell’inventario, dell’elaborazione degli ordini e della spedizione delle merci consente di concentrarsi sulla crescita della propria attività. Outsourcing queste funzioni fornisce una serie di altri vantaggi, nonché che possono facilitare lo sviluppo e ottimizzare le risorse.

I requisiti di adempimento di ogni venditore sono unici e una vasta gamma di diversi partner e servizi sono disponibili tra cui scegliere. Sapere come le vostre esigenze si accumulano contro le opzioni di adempimento è fondamentale per trovare la giusta corrispondenza. Dai un’occhiata alle nostre società di evasione ordini consigliate per saperne di più su come questi servizi possono funzionare per la tua piccola impresa.

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