Definizione di Change Management

Quante volte colleghi e colleghi ti chiedono: “Cos’è il change management?”Mentre molti di noi sanno intuitivamente cos’è la gestione del cambiamento, possiamo avere difficoltà a definirlo succintamente per gli altri.

Change Management Defined

Prosciutto definisce change management come l’applicazione di un processo strutturato e un insieme di strumenti per guidare le persone lato del cambiamento per ottenere un risultato desiderato.

Quando si definisce la gestione del cambiamento per gli altri, è utile discuterne nel contesto di due concetti strettamente correlati: il cambiamento stesso e la gestione del progetto.

Il cambiamento stesso

Un cambiamento è il progetto, l’iniziativa o la soluzione introdotta nell’organizzazione per migliorare il modo in cui il lavoro viene svolto, risolvere un problema o sfruttare un’opportunità.
Quasi qualsiasi progetto, iniziativa o soluzione che migliora un’organizzazione influenzerà il modo in cui i dipendenti svolgono il loro lavoro quotidiano. Proscii’s 10 Aspetti del cambiamento Impatto descrive come una persona o un gruppo può essere influenzato da un cambiamento:

L’idea di diventare “più competitiva” o “più vicina al cliente” o “più efficiente” può essere la motivazione per un’organizzazione a cambiare, ma ad un certo punto, questi obiettivi devono essere tradotti in impatti specifici su questi processi, sistemi, strumenti, ecc. È qui che entrano in gioco la gestione del progetto e la gestione del cambiamento.

Gestione del progetto e gestione del cambiamento

Non è sufficiente prescrivere semplicemente il cambiamento e aspettarsi che accada. Cambiamento di successo inizia con una comprensione di ciò che deve avvenire per rendere il cambiamento accadere, così come il duro lavoro. Project management e change management sono discipline separate applicate ai cambiamenti organizzativi per migliorare la probabilità di successo e il ritorno sull’investimento (ROI). Queste discipline distinte ma strettamente intrecciate sono necessarie per portare un cambiamento alla vita.

Gestione del progetto – Il lato tecnico del cambiamento

Secondo la Guida PMBOK® del Project Management Institute, la gestione del progetto è l’applicazione di conoscenze, abilità, strumenti e tecniche alle attività di progetto per soddisfare i requisiti del progetto.
Mentre la gestione dei progetti è in genere associata a un approccio tradizionale a cascata, esistono numerosi modi per fornire progetti. Change management può lavorare insieme a qualsiasi metodologia di gestione del progetto, come Agile, Scrum, Kanban, Lean, Waterfall e PRINCE2.
Indipendentemente dall’approccio utilizzato per progettare la soluzione tecnica, la gestione del cambiamento si concentra sulla preparazione, l’equipaggiamento e il supporto delle persone ad adottare e utilizzare i cambiamenti.

Change Management – The People Side of Change

Change management è l’applicazione di un processo strutturato e di un insieme di strumenti per guidare il people side of change per ottenere il risultato desiderato. Applichiamo la gestione del cambiamento aiutando le persone colpite da un cambiamento a realizzare le transizioni personali di successo che consentono loro di impegnarsi, adottare e utilizzare un cambiamento.
Sia la gestione del progetto che la gestione del cambiamento supportano lo spostamento di un’organizzazione da uno stato attuale (come vengono fatte le cose oggi), attraverso uno stato di transizione e verso uno stato futuro desiderato. La gestione del progetto si concentra sui compiti necessari per progettare, sviluppare e consegnare con successo il progetto, l’iniziativa o la soluzione tecnica. Change management si concentra sulle persone interessate da questo cambiamento e consente loro di impegnarsi, adottare e utilizzare il cambiamento.

Per i progetti iterativi, i risultati vengono raggiunti attraverso cicli ripetuti o rilasci di cambiamento, con ogni ciclo che si muove verso il risultato finale previsto. La gestione iterativa dei progetti è in genere associata ad approcci agili alla progettazione, allo sviluppo e alla distribuzione di soluzioni. La gestione del cambiamento si affianca all’approccio di gestione del progetto e si concentra sulla preparazione, l’equipaggiamento e il supporto delle persone ad adottare e utilizzare le modifiche, indipendentemente dal fatto che siano consegnate in modo iterativo o sequenziale.

Si noti che il lato tecnico non è necessariamente ” tecnologico.”Sebbene i progetti siano a volte di natura tecnologica, il lato tecnico si applica a tutti i cambiamenti. Ciò include cambiamenti culturali, fusioni e acquisizioni, aggiornamenti delle politiche e altri progetti o iniziative che possono o non possono coinvolgere la tecnologia.
Qualsiasi cambiamento organizzativo avrà sia un lato tecnico che un lato personale, e ciascuno richiede risorse e strumenti separati per portare a compimento il cambiamento.

Gli obiettivi di Ogni Squadra

Il team di project management di opere per spostare il lato tecnico del cambiamento in avanti dal punto di A al punto B. Tali attività di gestione del progetto si applicano ai processi, ai sistemi, agli strumenti, ecc. influenzato dal cambiamento, il che significa che i posti di lavoro delle persone saranno influenzati.

Il team di gestione del cambiamento lavora per aiutare le persone interessate dal cambiamento a sostenere o accettare volentieri il cambiamento, assumere il cambiamento come proprio e applicare il cambiamento come previsto (ad esempio, impegnarsi, adottare e utilizzare il cambiamento).

L’esempio seguente mostra la transizione dalla funzione (a) alla funzione (b).

L’obiettivo della gestione del progetto è distribuire efficacemente le risorse per progettare, sviluppare e fornire il progetto, l’iniziativa o la soluzione. L’obiettivo di change management è quello di aiutare ogni individuo influenzato dal cambiamento a fare una transizione di successo, dati i requisiti del cambiamento.

Estensione del Change Management e Project Management

Quasi ogni iniziativa organizzativa o progetto richiede un certo livello di project management e change management. Ci sono pochissimi casi in cui non avrai bisogno di entrambe le discipline. Ciascuno dei progetti seguenti necessita di una gestione separata del progetto e della gestione delle modifiche, oltre a distribuire la modifica stessa:

1. Implementazione di un ERP (Enterprise Resource Planning) soluzione per l’intera organizzazione
2. Re-engineering dei processi di lavoro e di contatto script di call center, agenti
3. l’Integrazione di due organizzazioni e dei loro sistemi di informazione a seguito di una fusione o di un’acquisizione
4. l’Implementazione di nuovi strumenti di collaborazione virtuale per una forza lavoro distribuita
5. lo Sviluppo di un nuovo canale di vendita

Fare di project management e di gestione del cambiamento, lo stesso aspetto per ogni iniziativa? In genere, no. Mentre la maggior parte hanno bisogno di almeno un po’, ogni disciplina funziona meglio se personalizzato per la vostra situazione unica, organizzazione, cultura e storia, e il cambiamento specifico che si sta implementando.
La quantità e il tipo di gestione del progetto necessari dipendono dalla complessità, dal grado di modifica e dalla quantità di flessibilità richiesta nella progettazione della soluzione. La quantità di impegno di gestione del cambiamento necessaria dipende dalla quantità di interruzione del lavoro quotidiano dei singoli popoli. Dipende anche dagli attributi dell’organizzazione, come la cultura, il sistema di valori e la storia con i cambiamenti passati.

Integrazione di Change Management e Project Management

Pur essendo campi di studio distinti, change management e project management sono integrati nella pratica. I passaggi e le attività si muovono all’unisono mentre i team lavorano per progredire dallo stato attuale allo stato futuro desiderato.

Attività di change management e project management planning

Ad esempio, considerare le attività che si verificano durante la fase di pianificazione di un progetto o iniziativa.

Responsabili di progetto:

• Identificare le pietre miliari e le attività che devono essere completate
• Delineare le risorse necessarie e come lavoreranno insieme
• Definire l’ambito di ciò che farà e non farà parte del progetto

Change manager:

• Crea messaggi chiave che devono essere comunicati
• Lavora con gli sponsor per costruire coalizioni attive e visibili di leader senior
• Fai il caso ai dipendenti interessati sul perché è necessario il cambiamento

I progetti più efficaci integrano queste attività in un unico piano di progetto.

La comprensione ha vantaggi

Può essere difficile distinguere tra il cambiamento, la gestione del progetto e la gestione del cambiamento. In pratica, queste tre componenti sono strettamente intrecciate per fornire un risultato positivo all’organizzazione. Ma capire le distinzioni rende molto più facile risolvere i problemi quando un cambiamento non va avanti come previsto.

Ad esempio, le sfide provengono da:

• Il design del cambiamento (il progetto, l’iniziativa o la soluzione stessa)?
• Il processo tecnico, le attività o le risorse (project management)?
• Come le persone accettano o resistono al cambiamento (change management)?

Quando si comprendono le differenze tra la modifica, la gestione del progetto e la gestione del cambiamento, l’identificazione delle azioni correttive diventa chiara. E quando si sa che cosa ogni componente sta lavorando per raggiungere, definire la gestione del cambiamento per gli altri non è più difficile.