End-User Training-Tutto ciò che serve per farlo bene nel 2021

Qual è la prima cosa che ti fa sentire a casa quando vai in un posto nuovo?

Si potrebbe dire conforto, pace, amore.

Ma crediamo che sia un’informazione.

Le persone sono programmate per meravigliarsi e imparare. Non stai leggendo questo articolo per imparare qualcosa di nuovo?

Ti attieni all’articolo se non soddisfa le tue esigenze? O ti sentiresti come se avessi sprecato il tuo tempo?

Che si tratti di dipendenti o clienti, gli utenti finali si sentono la stessa cosa se non li si integra correttamente.

Per lo più, non sanno nemmeno cosa dovrebbero sapere – non tutti i dettagli almeno. Quindi, quando c’è un aggiornamento, o quando arriva qualcuno di nuovo, è fondamentale addestrarli correttamente e senza intoppi.

In questo articolo, parlerò di :

• Come condurre la formazione degli utenti
• Esempi di formazione degli utenti
• Top Business Training Software

Prima di tutto ciò, vediamo prima:

Che cos’è la formazione degli utenti finali?

La formazione degli utenti finali consiste nel garantire che il pubblico di destinazione (per lo più dipendenti) sia in sintonia con l’azienda e le sue esigenze. La formazione degli utenti finali può essere completata con vari mezzi, ma il modo più comune nel 2021 è quello di utilizzare una guida interattiva sullo schermo o un equivalente di tale metodo di apprendimento.

Come puoi intuire, la formazione degli utenti finali può avvenire quasi in qualsiasi momento durante il viaggio del dipendente o dell’utente.

L’onboarding dei dipendenti e l’onboarding degli utenti sono gli esempi più tipici in cui è richiesta la formazione degli utenti finali.

Quindi, in un mondo in cui l’onboarding remoto sta diventando la nuova cosa migliore da fare, la formazione virtuale degli utenti finali sta guadagnando importanza.

Ecco perché:

Perché la formazione degli utenti finali è importante?

Assumeresti uno scrittore che non sa scrivere?

O vuoi hşre un meccanico che non ha mai visto una macchina nella loro vita?

Lo stesso vale per la formazione degli utenti finali. La formazione degli utenti finali è essenziale perché:

1. La formazione degli utenti finali migliora la produttività complessiva dei dipendenti/utenti. Poiché tutti gli utenti finali lavorano in sincronia, i tassi di produttività aumentano più rapidamente.
2. La formazione degli utenti finali aggiunge valore all’intera organizzazione. Tutti gli utenti che sono sincronizzati ti aiutano a creare un profilo migliore e ottenere risultati più facili.
3. La formazione degli utenti finali migliora i livelli di precisione. Poiché tutti gli utenti finali sono ben addestrati, apportano valore più rapidamente, il che avvantaggia sia te che loro. Pertanto, i livelli di precisione tendono a migliorare più rapidamente.

Tipi di formazione degli utenti

Sebbene ci siano molti modi diversi per formare gli utenti, possiamo riassumerli in 3 categorie principali:

Formazione di autoistruzione

Questo metodo può sembrare che tu stia lasciando l’utente da solo bloccato, per capire il prodotto da solo.

E avresti esattamente ragione!

Questo metodo è il meno riuscito nella formazione degli utenti semplicemente perché non aiuta a garantire il successo degli utenti poiché richiede loro di imparare attivamente invece di assisterli.

Allenamento faccia a faccia

Non essendo così duro come il metodo self-service, il metodo di allenamento faccia a faccia richiede molto tempo. L’utente finale viene addestrato con un istruttore e l’unico scopo di quella persona diventa formare gli utenti finali.

Automated online (virtual) training

Online end-user training è il più trend uno tra gli altri in quanto non richiede necessariamente una persona di istruire tutti gli utenti finali uno per uno.

La formazione virtuale può essere facilmente eseguita adottando un prodotto di formazione online.

Come condurre la formazione degli utenti nel modo giusto (5 passaggi cruciali)

Naturalmente, ci sono un sacco di passi che voi e i vostri utenti finali dovrebbero prendere al fine di avere una formazione completa.

Quindi raccogliamo tutti questi passaggi in 5 categorie principali:

1-Elenca perché i tuoi utenti finali devono essere addestrati

Beh, sai che gli utenti finali hanno bisogno di nuove informazioni, ma perché ne hanno bisogno?

Sei:

• Introdurre qualcosa di completamente nuovo,
• Passare attraverso i cambiamenti,
• O formare nuove persone?

Ogni motivo potrebbe aver bisogno di approcci diversi o leggermente diversi per ottenere i migliori risultati.

• Se stai introducendo qualcosa di completamente nuovo agli utenti finali esistenti, non devi preoccuparti di introdurre tutti i dettagli della tua azienda. È possibile concentrarsi solo sul nuovo aspetto.
  Per introdurre facilmente una nuova funzionalità o piattaforma agli utenti esistenti, è possibile utilizzare un centro risorse per informarli sulla modifica e formarli con una lista di controllo che attiva le procedure dettagliate delle funzionalità interattive per l’esperienza utente finale virtuale più semplice.

• Se stai attraversando un periodo di cambiamento, dovresti conoscere te stesso la gestione del cambiamento e formare gli utenti finali di conseguenza. Questo è esattamente ciò che la RAM ha fatto con il loro cambiamento del sistema IT.

Se stai addestrando nuovi utenti finali dovresti seguire un percorso più lungo, poiché c’è molto da imparare. In primo luogo, si dovrebbe introdurre le basi con un messaggio in-app, poi si dovrebbe camminare in giro con una procedura dettagliata interattiva, e si dovrebbe fornire loro ulteriore aiuto con una lista di controllo, o un centro assistenza.

2-Fare un elenco di ciò che l’utente finale ha bisogno

Tuffarsi direttamente in pratica senza un piano di solito finisce per essere un peso, giusto?

Per evitare ciò, elenca ciò che i tuoi utenti finali dovranno avere e imparare.

Per quanto riguarda le necessità materiali:

• Hanno accesso a tutte le piattaforme?
• Hanno i conti necessari pronti?
• I loro documenti sono pronti?
• La loro attrezzatura è pronta?
• Il loro programma di allenamento è pronto per essere eseguito?

E qualsiasi cosa specifica per la tua azienda.

Inoltre, elencare ciò che si dovrebbe includere nel programma di formazione:

• Sono tutte le caratteristiche spiegate?
• Tutti gli strumenti virtuali funzionano?
• Hanno barre di avanzamento dove possono controllare i loro progressi?
• Sanno cosa viene dopo nel progresso?
• Hanno accesso a ulteriore aiuto?

3- Assicurati che il programma di allenamento sia dettagliato

I dettagli sono ciò che rende qualcosa di perfetto, dicono.

Questo è principalmente per la moda, ma ancora, i dettagli sono ciò che rende perfetto l’allenamento degli utenti finali.

Ad esempio, ti sto allenando su come addestrare gli utenti finali con questo articolo, giusto?

Ti sentiresti soddisfatto se ti dessi solo le intestazioni e ti permettessi di capire il resto da solo?

Mettiti nella posizione di un nuovo utente finale, cosa avresti bisogno di sapere? Quale sarebbe un sovraccarico?

Proprio come quando si avvia un prodotto, chiedere alle persone di testare il processo di formazione e dare un feedback prima di metterlo in processo.

Puoi anche assumere persone per aiutarti a creare la migliore formazione possibile.

• Se stai introducendo qualcosa di nuovo o stai dando il benvenuto a qualcuno di nuovo, puoi ottenere aiuto da uno specialista di onboarding.
• Se stai subendo delle modifiche, puoi ottenere aiuto da uno specialista nella gestione delle modifiche.
• O semplicemente, puoi ottenere uno strumento di terze parti che può fare entrambe le cose per te.

4- Fai sapere all’utente finale come ottenere ulteriore aiuto

Non specificare cosa fare quando c’è un problema potrebbe essere l’errore più comune durante la formazione degli utenti finali.

Non è facile capire chi o quando contattare se un utente finale ha bisogno di aiuto.

Mettere un pulsante “ulteriore aiuto” è piuttosto facile e ti rende anche più affidabile.

5- Chiedi feedback alla fine del processo

Proprio come qualsiasi altro processo, un processo di formazione non può raggiungere il suo nirvana a meno che non raccolga feedback dai tuoi utenti finali sulle loro esperienze.

• Hanno avuto problemi a ricevere la formazione?
• Hanno avuto problemi durante l’allenamento?
• Potrebbero completare facilmente il processo?
• Tutto è stato spiegato chiaramente?
• C’è qualcosa che potrebbe essere migliorato?
• Come valuterebbero il processo su una scala di 10?

Valorizzare la voce dell’utente finale non solo li farà sentire sicuri, ma vi renderà più credibile pure.

Esempio di formazione degli utenti – Come RAM è riuscita a implementare il nuovo software

RAM è un servizio di corriere che fornisce, con sede in Sud Africa.

Fondata nel 1988, l’azienda ha subito molti cambiamenti. Uno di questi cambiamenti è stato l’adattamento al mondo moderno e la migrazione a un moderno servizio IT.

Pertanto, l’azienda aveva bisogno di una soluzione per formare tutti i suoi +1000 dipendenti. Come puoi immaginare, era quasi impossibile per l’azienda addestrarli tutti faccia a faccia. Inoltre, far loro imparare il sistema non era una scelta, dal momento che potrebbe causare il caos.
Non tutti sono una mente quando si tratta di cose.

Pertanto, RAM ha adottato un software di onboarding utente, UserGuiding, per fare il lavoro per loro.

Stiamo utilizzando UserGuiding per guidare gli utenti (interni ed esterni) intorno alla nostra nuova piattaforma, fornire loro aiuto/guida mentre svolgono le loro attività quotidiane, formarli e certificarli una volta che hanno completato alcune guide ed esperienze pratiche.

Steven Friedman ,il loro Chief Information Officer

RAM utilizzato quasi tutte le caratteristiche necessarie per assicurarsi che gli utenti finali sono adeguatamente addestrati.

Includevano:

• Una guida interattiva,

• Liste di controllo,

• le Descrizioni comandi,

• E ulteriori opzioni di aiuto.

Top Software di formazione aziendale nel 2021

Al fine di formare virtualmente gli utenti finali facilmente, questi 4 software sarà il vostro numero uno aiutanti.

1. UserGuiding
2. WalkMe
3. Iorad
4. Dokit

cominciamo con il nostro primo prodotto:

UserGuiding

UserGuiding è l’all-in-one soluzione per la formazione dell’utente finale, l’operazione di orientamento e di supporto per l’utente. Attraverso un’interfaccia facile da usare, possono seguire percorsi o eventi predefiniti con un solo clic o tocco.

Il clou di UserGuiding è che è molto orientato al cliente: non importa se sei un fornitore di servizi o un utente finale, puoi guidare i tuoi utenti attraverso i processi più complessi in modo comprensibile e semplice con UserGuiding.

Le caratteristiche di questo prodotto sono:

• la Creazione di un percorso per qualsiasi software/sito non richiede alcuna codifica
• Creazione di un percorso predefinito
• la Raccolta di dati da ogni passo
• video
• Creazione utilizzabili interattiva liste di controllo
• centri Risorse
• NPS sondaggi

Inoltre, UserGuiding è uno dei più accessibili gli strumenti che offre tutte le caratteristiche essenziali in termini di formazione dell’utente finale.

Che tu voglia formare i tuoi utenti finali o semplificare il loro lavoro: UserGuiding è la scelta giusta per te.

WalkMe

Ora diamo un’occhiata a WalkMe. Si tratta di una società specializzata in procedure dettagliate digitali e guida per l’utente.

I loro prodotti possono essere utilizzati per guidare gli utenti attraverso qualsiasi sito web o soluzione software, nonché per migliorare l’usabilità delle applicazioni attuali.

WalkMe consente di personalizzare le procedure dettagliate digitali, dandovi facilità di mente nel vedere quanto gli utenti vengono guidati durante il loro viaggio.

Tuttavia, il prodotto non è affatto facile da configurare. Per poter utilizzare WalkMe, dovresti avere le conoscenze tecniche o uno sviluppatore di riserva.

Inoltre, WalkMe richiede un budget enorme. È uno degli strumenti più costosi, rispetto ai suoi concorrenti, anche se ha caratteristiche simili con UserGuiding.

Iorad

Iorad è un programma che permette di costruire tutorial passo-passo, come ci si sposta attraverso il processo.

È possibile registrare sia video e audio, così come il vostro schermo, con Iorad. Se necessario, è anche possibile fornire descrizioni e intestazioni per ogni azione, nonché un’introduzione e un’appendice. Iorad permette anche di evidenziare o sfocare le aree sullo schermo per rendere il tutorial più esatto.

Se lo vuoi semplicemente per uso personale, Iorad è un ottimo strumento; altrimenti, i prezzi sono troppo per un prodotto con un solo uso.

Detto semplicemente, Iorad funge da centro di assistenza dimostrativo, ma non è gratuito.

Dokit

Dokit è un prodotto che offre la possibilità di creare tutorial interattivi e stamparli come file PDF modificabili. È uno strumento per creare procedure dettagliate semplici, facili da usare ed efficaci.

Per noi, Dokit è molto intuitivo: ha un ambiente che ti permette di gestire facilmente i tuoi progetti e come appaiono.

Cosa rende Dokit diverso dal resto?

È molto facile aggiungere video e immagini, oltre a annotazioni. Questo software offre l’interfaccia più intuitiva, che lo rende facile da utilizzare da chiunque.

Il prezzo di Dokit è una delle sue caratteristiche principali: consente di creare semplici tutorial sotto €5 al mese.

Conclusione

Gli utenti finali, siano essi dipendenti o utenti, sono ciò che porta valore alla vostra azienda. E ciò che rende gli utenti finali più qualificati è una buona formazione degli utenti finali.

Potresti aver bisogno di una formazione per l’utente finale per assumere nuovi dipendenti o potresti passare attraverso un periodo di cambiamento.

Per quanto cruciale sia, il periodo di formazione dell’utente finale non dovrebbe essere un peso. Ci sono strumenti per aiutarvi che sono sia facile da usare e conveniente, come ad esempio UserGuiding.

Domande frequenti:

Perché si formano i dipendenti?

I dipendenti e gli utenti finali dovrebbero essere formati al fine di avere una crescita accurata e stabile all’interno di un’azienda. Anche i migliori dipendenti non sarebbero in grado di funzionare correttamente se non fossero allineati con i sistemi e i requisiti aziendali.

Cosa è incluso in un piano di formazione?

Allineare il dipendente ai valori aziendali, inserirli sulle piattaforme di uso comune e introdurre i metodi dell’azienda sono le tre cose più cruciali che un’azienda dovrebbe includere in un piano di formazione per l’utente finale.