Errori comuni in… il processo di sviluppo del design

Lo sviluppo del design, il processo attraverso il quale una specifica o una progettazione di alto livello per un bene viene tradotta nella progettazione dettagliata che consente alla costruzione di procedere, è una caratteristica chiave dei principali progetti di costruzione. Per i progetti acquistati su base di progettazione e costruzione, i clienti richiederanno la garanzia che il progetto sviluppato dall’appaltatore di progettazione e costruzione soddisfi le loro esigenze. Per questo motivo, i contratti di costruzione per grandi progetti includeranno in genere una procedura di sviluppo di progettazione dettagliata.

Una procedura chiara e ponderata che si allinea con i driver commerciali alla base del contratto proteggerà entrambe le parti. Può anche essere un requisito dei finanziatori, in particolare nel caso di progetti PFI. D’altra parte, una procedura poco chiara può offuscare le responsabilità contrattuali e portare a confusione.

Ecco alcune cose da fare e da non fare nel contesto di un processo di sviluppo del design.

Non confondere lo sviluppo del progetto con l’approvazione del progetto Nell’ambito del processo di sviluppo del progetto, il progetto verrà presentato al cliente secondo un programma, con il cliente tenuto a rispondere entro un periodo specificato. La procedura ha lo scopo di dare al cliente visibilità del progetto mentre progredisce. Non è un processo di “approvazione” e non dovrebbe alterare l’allocazione del rischio di progettazione che, in base a un contratto di progettazione e costruzione, siederà con il contraente.

Essere chiari se qualsiasi “commento” deve funzionare come approvazione in determinati progetti, potrebbe essere necessario che la procedura di sviluppo del progetto includa un meccanismo di approvazione limitato. Un buon esempio è nella costruzione di un ospedale: l’appaltatore richiederà la conferma che il progetto soddisfi i requisiti funzionali di base (ad esempio, l’ubicazione delle sale operatorie). Poiché il cliente è nella posizione migliore per confermare tali questioni (denominate “adiacenze”), è opportuno che le sottoscriva.

Una successiva modifica dell’elemento approvato sarà trattata come una variazione e il contraente avrà diritto a richiedere tempi e costi aggiuntivi.

Lo sviluppo del progetto è concettualmente e praticamente distinto dal meccanismo di variazione contrattuale. Una mancata comprensione di ciò può portare a un uso improprio del processo

Essere chiari per motivi di commento/rifiuto del progetto Affinché il processo funzioni in modo efficace, i motivi per cui il cliente commenta (o rifiuta) i progetti presentati devono essere specifici e sufficientemente obiettivi. Motivi ammissibili per commento o rifiuto in genere includono:

• Il progetto non è conforme alle specifiche del contratto
• Il progetto non è conforme ai requisiti di legge
• Il contraente non ha fornito informazioni di supporto sufficienti per consentire al cliente di rivedere il progetto.

Non confondere lo sviluppo del design con le variazioni Lo sviluppo del design è concettualmente e praticamente distinto dal meccanismo di variazione contrattuale. Una mancata comprensione di questo può portare a un uso improprio del processo. Se un cliente cerca di commentare o rifiutare un progetto per motivi non stabiliti nel contratto, il contraente avrà il diritto di contestare i commenti del cliente e, se legittimo, di richiedere una variazione se il cliente insiste sulla loro attuazione.

Ci sono altri problemi intorno all’interfaccia con variazioni. Cosa succede se un commento legittimo porta a un altro aspetto del design che deve essere modificato? Alcuni contratti indicano espressamente se tale modifica sarà o non si qualificherà come una variazione.

Non fallire nel rispondere I clienti devono sempre rispondere ai progetti inviati entro il periodo specificato. Al fine di evitare ritardi al progetto, il contratto spesso prevede che se il cliente non risponde si riterrà che non abbia commenti. Se in seguito il cliente desidera modificare o rifiutare il progetto, può essere lasciato senza altra scelta che istruire una variazione, con le conseguenze in termini di tempo e costi che ciò può comportare.

Prevedono un’adeguata procedura di risoluzione delle controversie Se una controversia sorge in relazione a una questione di sviluppo del progetto, dovrebbe essere risolta rapidamente e, preferibilmente, in modo conclusivo. Per questo motivo, la determinazione degli esperti può essere il forum più appropriato. Tuttavia, ricorda che la maggior parte dei contratti di costruzione nel Regno Unito saranno soggetti alla legge sulla costruzione, quindi entrambe le parti avranno il diritto di indirizzare una controversia all’aggiudicazione in qualsiasi momento.

Iain Suttie è socio di Berwin Leighton Paisner