Gestione eventi: una guida passo-passo su come usarlo nei tuoi eventi

Gestione eventi. È una frase che viene gettata in giro molto, ma al di là del significato letterale della semplice gestione degli eventi, cosa comporta esattamente? E più significativamente, come può essere utilizzato negli eventi?

Ogni tipo di evento richiede un insieme unico di competenze e know-how che vi aiuterà a mitigare il caos e correre liscio, eventi coinvolgenti per i partecipanti.

C’è molto da coprire, motivo per cui, in questo articolo, ti guideremo attraverso i concetti chiave della gestione degli eventi, mostrandoti come possono essere applicati direttamente ai tuoi eventi.

Event management explained

In parole povere, la gestione degli eventi è il coordinamento, la pianificazione, l’organizzazione e l’esecuzione di un evento. Il termine copre la gestione del progetto in ogni aspetto di un evento, che può essere qualsiasi cosa, dalla ricerca di relatori all’invio di sondaggi post-evento. Inoltre, la gestione degli eventi può essere applicata a qualsiasi tipo di evento in qualsiasi ambiente.

Anche se spesso usato come sinonimo con il termine “pianificazione degli eventi”, la gestione degli eventi è più pratica e ha più a che fare con la logistica e la gestione complessiva nel periodo precedente e il giorno dell’evento stesso.

Perché la gestione degli eventi è importante

Gestire correttamente un evento è essenziale per avere successo. In poche parole, non importa quanto sia buono il vostro luogo, altoparlanti o intrattenimento sono, il fallimento di ottenere i fattori di base a destra, come il budget e la logistica, significa che si potrebbe esporsi a sfide potenzialmente impreviste.

Quindi pensalo in questo modo, più tempo investi nella gestione degli eventi, più professionale sarà il tuo evento.

Virtual event management

La rapida ascesa degli eventi online ci ha costretto rapidamente a prendere il nostro know-how di gestione degli eventi di persona e adattarlo al mondo virtuale. Compiti come la ricerca di una sede, la creazione di protocolli di salute e sicurezza e la ristorazione sono stati sostituiti da trovare la giusta tecnologia e la creazione di contenuti di valore e coinvolgere i partecipanti.

Ecco perché quando si gestisce un evento virtuale, non solo si dovrebbe capire la logistica dietro di esso, ma si dovrebbe anche essere l’aggiunta di ulteriore enfasi sulla creazione di contenuti interessanti.

I cinque passaggi della gestione degli eventi

Ora abbiamo le basi fuori strada, tuffiamoci nei cinque passaggi fondamentali della gestione degli eventi. Questi possono essere applicati a qualsiasi evento e dovrebbero darti un sacco di informazioni che possono essere applicate direttamente ai tuoi eventi, in qualsiasi forma o forma prenda.

Fase 1: Creare un obiettivo e fare il vostro lavoro

La prima fase di qualsiasi evento di successo è quello di definire il vostro obiettivo e creare un piano d’azione di come si sta andando a farlo accadere. Inizia individuando ciò che si vuole raggiungere, concentrarsi su un obiettivo e davvero andare per esso. In molti casi, questo sarà evidente. Ad esempio, forse vuoi lanciare un nuovo prodotto o forse vuoi generare lead aggiuntivi.

Qualunque cosa tu decida, è essenziale entrare nello specifico in quanto questo ti darà una visione più chiara dell’evento, rendendolo più facile da gestire a lungo termine. Quindi, una volta identificato il tuo obiettivo, è ora di iniziare a fare la tua ricerca.

Microdisect ciò che si vuole raggiungere e mappare le azioni che vi porterà lì. Ciò contribuirà a perfezionare l’ambito del tuo evento e identificare le azioni necessarie per raggiungere il tuo obiettivo.

Più ricerche conduci, più dettagliato e raffinato sarà l’evento. E in cima a questo, avrete una maggiore comprensione della fattibilità dell’evento, soprattutto in termini di budget e come questo corrisponde al vostro obiettivo.

Passo 2: Scegli il tuo tema e delineare l’evento

Ora che hai fatto la tua ricerca, è il momento di utilizzare i risultati iniziali per creare un piano d’azione concreto per il vostro evento. È importante sottolineare che questo vi darà le basi per iniziare a progettare il vostro evento in modo da passare attraverso ogni dettaglio, tuttavia, piccolo può essere.

Per far girare la palla, ecco un elenco di domande che possono aiutarti a risolvere questi dettagli:

• Qual è l’argomento dell’evento?
• Chi è il pubblico di destinazione?
• Dove e quando sarà l’evento?
• Qual è il formato?
• Qual è la durata dell’evento?
• Quanti partecipanti posso aspettarmi?
• Chi interverrà all’evento?
• Offro attività o intrattenimento?
• Come posso mantenere impegnati i partecipanti?
• Farete pagare i biglietti?
• Hai bisogno di trovare sponsor?
• Di quale tecnologia per eventi ho bisogno?

C’è un sacco di spunti di riflessione qui e molte altre domande che dovranno essere affrontate. Ciò che è vitale è che ti trovi in una mentalità pensosa in cui prevedi ogni possibile dettaglio ed eventualità intorno all’evento. In questo modo consente di identificare eventuali problemi che potrebbero sorgere nella fase iniziale.

Passo 3: Affina i dettagli

Ormai dovresti avere una buona idea di come dovrebbe essere l’evento, il che significa che è il momento di trasformarlo in realtà. Questo passaggio è di gran lunga il più dispendioso in termini di tempo e consiste in un lungo elenco di azioni (vedi sotto) a seconda del tipo di evento che stai eseguendo.

• Trovare luoghi (o piattaforme di eventi online), fornitori, relatori, sponsor, ecc.
• la Costruzione di un sito internet dell’evento di lancio e di pre-evento di comunicazione
• Evento di marketing e divulgazione
• Monitoraggio Rsvp e la registrazione all’evento numeri
• Partecipante comunicazioni
• logistica dell’Evento, il giorno
• la Progettazione e la finalizzazione di un evento critico documenti, come il minuto per minuto
• Progettazione di eventi processo di check-in e la creazione di segnaletica
• Post-evento di comunicazione

Step 4: Consegna dell’evento

Dopo tutto il lavoro svolto seguendo i passaggi precedenti, è il giorno dell’evento. Ci sei quasi. Ora è il momento di offrire un evento che coinvolgerà ed emozionerà i tuoi partecipanti. Ecco alcune delle azioni che devi intraprendere, per superare l’ultimo ostacolo e per assicurarti di eseguire un evento fluido e di successo.

• assicurarsi che tutto è configurato
• Check-in
• Guest comunicazione
• Gestione di imprevisti ed emergenze
• Relatore e ospite di supporto
• Social media e interazione con il pubblico

Fase 5: Post-evento doveri

il Vostro evento è finito, ma non si ferma qui. Ormai dovresti avere una buona idea di come è andato l’evento ed è ora di iniziare a raccogliere feedback, continuare a coinvolgere i partecipanti e pianificare il futuro.

La prima azione, eseguita da 12 a 48 ore dopo l’evento, consiste nell’inviare ai partecipanti un’e-mail di ringraziamento con un sondaggio post-evento. Questo dà ai partecipanti un sacco di tempo per digerire come hanno trovato l’evento, fornendo un sacco di informazioni su come migliorare.

Quindi, con tutti i preziosi feedback che hai raccolto, riunisci il team per un debrief. Questi incontri e conversazioni sono molto utili per condividere impressioni personali e identificare cosa si può fare per andare avanti.

Considerazioni finali

Organizzare eventi è una grande sfida, ma è un’attività che può portare enormi benefici. Ed è per questo che la gestione degli eventi è così cruciale, aiuta a mitigare i rischi che consente di concentrarsi sulle cose che contano di più. Quindi più tempo investi nella gestione degli eventi, più professionale sarà il tuo evento.