Human Resource Information Systems

Che cosa è Human Resource Information System (HRIS)?

Un Human Resource Information Systems (HRIS) è un software che fornisce un repository centralizzato dei dati anagrafici dei dipendenti di cui il gruppo di gestione delle risorse umane (HRM) ha bisogno per completare i processi core Human Resource (core HR).

Alcune persone lo spiegano anche come un pacchetto software sviluppato per aiutare i professionisti delle risorse umane nella gestione dei dati. I professionisti delle risorse umane utilizzano questi sistemi per facilitare il flusso di lavoro, migliorare l’efficienza e archiviare e raccogliere informazioni. Diverse aziende offrono pacchetti HRIS ai datori di lavoro. I pacchetti HRIS possono essere personalizzati in base alle esigenze e ai requisiti specifici del datore di lavoro.

Quali sono i vantaggi dei sistemi informativi delle risorse umane (HR)?

Avere un repository centralizzato per i dati dei dipendenti elimina la necessità di memorizzare i file cartacei, che possono essere facilmente danneggiati, così come la necessità di cercare tra i file dei dipendenti cartacei di grandi dimensioni per trovare informazioni. A seconda del tipo di software del sistema informativo delle risorse umane, dovrebbe generare vari report, fornire funzionalità di reporting ad hoc e offrire analisi delle risorse umane su metriche importanti come l’organico e il fatturato. Il moderno software HRIS offre anche funzionalità di visualizzazione per i dati dei dipendenti, come organigrammi renderizzati automaticamente o griglie a nove caselle.

Sportello unico

Uno dei vantaggi più frequentemente citati di un HR è che si immettono informazioni solo una volta per molte attività dipendenti HR-correlati. E, allo stesso modo, è necessario aggiornare solo un posto quando le informazioni sui dipendenti cambiano.

Integrazione dei dati

Inoltre, diverse parti del sistema possono “parlare tra loro” consentendo funzionalità di reporting e analisi più significative, comprese valutazioni interne e audit e preparazione dei dati per gli estranei.

Precisione

È probabile che una maggiore precisione presupponga che i dati siano inseriti e manipolati correttamente.

Self-service

Questa funzione può essere un ottimo risparmio di tempo per HR. I dipendenti possono accedere al sistema per modificare i dati (ad esempio, modificare i propri indirizzi) e i manager e i supervisori possono accedere al sistema per inserire i dati (ad esempio, revisioni delle prestazioni) o per recuperare i dati senza disturbare le risorse umane.

5. Promemoria automatici

I sistemi possono pianificare eventi, come valutazioni delle prestazioni e scadenze dei benefici, notificando e spingendo automaticamente se le azioni non sono state eseguite.

Hosting di documenti aziendali

Il sistema può ospitare materiali come manuali dei dipendenti, procedure e linee guida di sicurezza. I materiali sono facilmente aggiornati in un unico luogo.

Amministrazione dei benefici

Ciò potrebbe includere registrazione, avvisi, modifiche e report.

Gestione del reclutamento

Ciò può includere il monitoraggio del richiedente, la gestione e la segnalazione.

Quali sono i componenti degli HR(Human Resource Information Systems)?

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1. Banca dati

L’offerta principale del sistema informativo delle risorse umane include un database per memorizzare le informazioni dei dipendenti. I professionisti HR possono inserire tutti i dati del personale nel sistema a cui è possibile accedere da qualsiasi luogo, ventiquattro ore su ventiquattro. I tipi di dati che i professionisti delle risorse umane raccolgono nel database includono la cronologia delle compensazioni, le informazioni di contatto di emergenza e la revisione delle prestazioni. Il database di base può anche essere visto come un backup online per i file cartacei.

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2. Gestione del tempo e del lavoro

Attività come la gestione del tempo e del lavoro possono richiedere molto tempo. Il pacchetto HRIS consente ai dipendenti di inserire le proprie ore lavorate e consente ai manager di verificare immediatamente le richieste di ferie e i dati vengono inviati direttamente al libro paga. La gestione del tempo e del lavoro migliora anche la capacità del reparto risorse umane di monitorare la puntualità e la frequenza.

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3. Funzione del libro paga

La funzione payroll è ancora un altro componente importante di un modello HRIS. HR può facilmente scaricare o scaricare ore dipendente, ed emettere assegni o depositi del libro paga ai dipendenti. I dipendenti salariati possono anche essere pagati con un rischio sostanzialmente ridotto di errori. Il software HRIS payroll di solito migliora la conformità fiscale per le posizioni con più livelli di imposta.

Vantaggi

Alcuni datori di lavoro HR consentono ai datori di lavoro di stabilire e mantenere benefici medici e investimenti pensionistici attraverso il loro software. Tali applicazioni consentono ai datori di lavoro di avere un’esperienza di shopping one-stop per tutte le loro esigenze di gestione dei dati delle risorse umane. Altri pacchetti HR facilitano le prestazioni mediche e le detrazioni sugli investimenti pensionistici per il libro paga, ma non l’istituzione di tali benefici.

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5. Interfaccia dipendente

La maggior parte dei pacchetti HR consente a un dipendente di avere un accesso utente limitato. Gli utenti dei dipendenti accedono a una parte del database in cui possono aggiornare le proprie informazioni personali, rivedere le scale retributive, modificare i programmi di previdenza, aggiornare le informazioni di deposito diretto o scaricare i documenti elettorali dei benefici.

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6. Assunzione e conservazione

Infine, si può dire che il reclutamento e la ritenzione sono i componenti più importanti di HR. Va da sé che è l’ancora di tutte le politiche e sistemi HR. Trovare nuovi talenti, acquisirli, tenerli impegnati e infine essere in grado di mantenerli è il compito principale di una persona HR. HRs devono anche garantire che i dipendenti non sono solo in grado di fare il loro lavoro, ma sono anche forniti con la formazione richiesta; ricevere un adeguato compenso e benefici da parte dell’organizzazione.

Quali sono i tipi di Human Resource Information System (HR)?

I. HR operativi

HRS operativo è di immenso aiuto per il manager. Fornisce al gestore tutti i dati necessari per supportare le decisioni di routine e ripetitive delle risorse umane

1. Sistemi di informazione dei lavoratori

2. Sistemi di controllo della posizione

3. Sistemi di gestione delle prestazioni

II. HR tattico

Il sistema informativo tattico delle risorse umane aiuta in gran parte i manager con scelte che sottolineano l’allocazione delle risorse.

1. Sistemi informativi per le assunzioni

2. Sistemi informativi sulle retribuzioni e sulle prestazioni

3. Quadri di formazione e sviluppo dei dipendenti

III. HR strategici

HRIS strategici centri intorno alla gestione dei negoziati di lavoro, organizzazione della forza lavoro, e alcuni particolare programmazione HR.

1.Sistema di pianificazione della forza lavoro

2. Software specifico del sistema informativo delle risorse umane

IV. HRIS completo

L’automazione di HR ha portato in un database incorporato che collabora insieme con i record di risorse umane, documenti dei dipendenti, posizioni dei dipendenti, archivi, politiche organizzative, monitoraggio dei dipendenti e numerosi altri record di risorse umane. Sono sviluppati in modo pianificato che le applicazioni possono facilmente proiettare report validi da qualsiasi segmento di gestione delle risorse umane.

HCM vs HRIS

HRIS consiste nella gestione delle assenze, portale self-service, reclutamento, formazione e sviluppo, gestione dei compensi, monitoraggio del personale, flussi di lavoro e amministrazione dei benefici.

HCM è un gradino sopra di esso. Ciò che implica è che contiene tutto ciò che un HR è costituito da e ha più funzioni. Queste caratteristiche sono le prestazioni dei dipendenti, controllo della posizione, supporto globale, Onboarding, Analisi, servizi HR.

Perché gli HR falliscono?

L’automazione di successo dei processi aziendali può migliorare l’efficienza operativa e ridurre i rischi, consentendo ai datori di lavoro di concentrarsi sulla gestione del proprio business. Con una corretta implementazione e supporto, un tale sistema può rendere la vita più facile per tutti. Molti datori di lavoro non capiscono la complessità del processo di implementazione o l’impegno che richiede. Questo è un momento cruciale che spesso determina il successo del sistema. Mentre alcuni datori di lavoro possono essere attrezzati per eseguire una corretta attuazione, molti non lo sono. Qui sono le cause principali del fallimento del sistema di attuazione

la Mancanza di Tempo e di Risorse

Quando fatto correttamente, questo processo può richiedere almeno due mesi, se non di più, e richiede l’attenzione di quei dirigenti o professionisti delle risorse umane all’interno dell’azienda che hanno il compito di facilitare il processo di implementazione. Ciò richiederà tempo lontano dalle loro tipiche mansioni lavorative causando uno sforzo sullo stress aziendale e dei dipendenti. I datori di lavoro che sono impreparati a mettere nel tempo o fornire queste risorse aggiuntive, non saranno in grado di raggiungere i risultati desiderati.

Mancanza di comunicazione

C’è molto da dire per una chiara comunicazione fornitore/cliente. Non tutti i sistemi sono uguali, quindi non tutte le implementazioni saranno uguali. Il fornitore di tecnologia dovrebbe essere in grado di fornire informazioni chiave che possono aiutare i datori di lavoro a prepararsi per un’implementazione di successo. Ciò è particolarmente utile quando le esigenze del datore di lavoro sono state chiaramente comunicate e interpretate.

Scarsa gestione del progetto

L’implementazione di un nuovo sistema è un progetto coinvolto con alcune parti mobili. Anche i datori di lavoro che si sentono preparati prima del processo di implementazione possono cadere vittima di una cattiva gestione del progetto. È importante che il datore di lavoro stabilisca aspettative realistiche e scadenze da rispettare, in particolare per quanto riguarda i processi aziendali che sono sensibili al tempo, come il libro paga.