Lasciati ispirare

Il lavoro di un organizzatore di eventi non viene mai svolto, nemmeno quando l’evento stesso è finito. Altrettanto importante come ottenere tutti i dettagli a destra prima del vostro evento, è il lavoro che è lasciato a fare subito dopo l’evento stesso!

Un debrief di un evento è un incontro con il tuo team in cui decostruisci e analizza attentamente un evento precedente. Un debrief evento approfondita vi aiuterà a identificare ciò che è andato bene, cosa è andato storto, e cosa potrebbe essere meglio la prossima volta. Se non ti prendi il tempo di rivedere i tuoi eventi, potresti perdere importanti opportunità per correggere gli errori e apportare importanti miglioramenti.

Anche quando un evento sembra essere andato via senza intoppi, ci sono sempre elementi che potrebbero essere migliorati-è qui che un debrief post-evento con il tuo team diventa importante. Dedicare del tempo al debriefing di un evento offre molti vantaggi, tra cui ottenere preziosi feedback, snellire il processo, migliorare l’esperienza dei partecipanti e sviluppare ulteriormente le relazioni con sponsor, fornitori e personale.

Prendendo tempo dopo l’evento per catturare i tuoi appunti e pensieri, i tuoi eventi miglioreranno ogni edizione o anno! Inoltre, se diventa necessario consegnare il tuo evento a qualcun altro, li imposterai per il successo avendo tutto documentato.

Debriefing inizia DURANTE il vostro evento

Prima che il vostro evento è finito, prendere tempo per scrivere la logistica ciò che si vuole ricordare, come si potrebbe dimenticare alcuni dettagli quando l’evento è occupato.

Prendere in considerazione quanto segue:

• Quante persone si sono presentate all’evento? Qual è la percentuale di ospiti di sesso femminile/maschile?
• Questo ha influenzato il catering e / o gli avanzi?
• I tempi sono stati rispettati?
• Ti sei reso conto di eventuali colli di bottiglia o problemi du per impostare e per prevenirli in futuro?
• Hai previsto personale sufficiente per assistere i tuoi ospiti durante la registrazione / servizio guardaroba, per dare sempre o qualsiasi altra domanda durante l’evento?
• I tuoi sponsor e partner hanno ottenuto sufficiente visibilità?
• Scrivi le cose che ti sono piaciute del luogo e quelle che vuoi migliorare.

Debriefing DOPO il tuo evento

Dopo il tuo evento, ti consigliamo di ottenere valutazioni di tutte le persone coinvolte nell’evento. Raccogliere quante più informazioni si possono ottenere per valutare l’intero quadro.

Invia un sondaggio evento ai partecipanti

Utilizza un questionario che copre il maggior numero possibile di aspetti dell’evento come il processo di invito, il programma dell’evento la logistica degli eventi in modo da poter utilizzare le informazioni durante il debrief dell’evento.

È possibile ottenere questo tipo di feedback in tre modi diversi:

• Rendi disponibile il tuo sondaggio evento durante l’evento allestendo uno stand dove possono lasciare i loro commenti. In questo modo si ottiene il loro feedback quando è fresco nella loro mente.
• Invia il sondaggio dell’evento alcuni giorni dopo l’evento. Questa è una grande aggiunta alla tua “email di ringraziamento”. Ospita il sondaggio come modulo sul tuo sito web in modo che possano compilarlo rapidamente.
• Chiedi feedback tramite un’app evento (se ne stai usando uno). Questo è forse il modo più interattivo di ricevere feedback. Assicurati che i risultati di questo sondaggio siano disponibili per la sessione di debriefing dell’evento.

Invita le parti più importanti al tuo debrief

I giocatori chiave possono fornire informazioni importanti poiché spesso hanno un’opinione diversa sulle cose. Se il tuo team organizzativo è un piccolo team, va bene invitare tutti. Se molte persone sono state coinvolte assicurarsi di avere un rappresentante di ogni funzione chiave (equipaggio evento in loco, la sede di hosting, eventuali partner logistici, un altoparlante, o sponsor e, infine, anche un collega che ha partecipato all’evento.

Questo ti darà l’opportunità di raccogliere preziosi input da diversi punti di vista e faciliterà la collaborazione futura.

Imposta un ordine del giorno dettagliato e fai uso di un moderatore

È importante colpire gli elementi chiave del tuo evento: registrazione, catering, setup, altoparlanti/intrattenimento, segnaletica/arredamento ecc. Inoltre, è importante designare qualcuno che guidi la discussione in modo che la conversazione non diventi caotica.

Inizia con i tuoi obiettivi, ascolta attentamente per non dimenticare di fare un riassunto

Prima di iniziare a discutere di ogni aspetto dell’evento, passa rapidamente attraverso i tuoi obiettivi e obiettivi. Questo aiuterà te e il team a generare il miglior feedback. Il modo più semplice per condurre un debriefing evento è quello di utilizzare un modello di debrief evento.

Usa i dati e rendili disponibili per gli altri

Forse il passo più importante: una volta raccolti i dati dalla riunione di debrief dell’evento e/o dall’indagine, è importante utilizzarli per tutti gli eventi futuri. Per garantire documentare le note e le azioni da qualche parte il tuo team può accedere in qualsiasi momento.

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