L’importanza di pianificare un documento aziendale

Scrivere è la parte divertente. La modifica è la parte difficile. Sai qual è la prima parte? Pianificazione! Quello che fai prima di scrivere è importante quanto quello che scrivi. Pianificazione di un documento aziendale e l’utilizzo di un contorno sono strumenti preziosi si dovrebbe raggiungere per primo nella cassetta degli attrezzi del vostro scrittore.

Perché pianificare un documento aziendale è importante

Una comunicazione aziendale efficace richiede l’uso delle tre C: scrivere in modo chiaro, conciso e convincente. Se un documento aziendale è scritto male, contiene numerosi errori di ortografia o grammatica, manca di organizzazione, o non identifica i problemi, il lettore è lasciato con una cattiva impressione. Pertanto, per mantenere la vostra reputazione come un professionista, è necessario concedere il tempo per la pianificazione prima di iniziare a scrivere un documento aziendale.

Cosa comporta la pianificazione

La pianificazione richiede tempo, da pochi minuti a poche ore a seconda delle dimensioni del documento, della quantità di dettagli e del livello di importanza.

Pianificazione di un documento di business richiede di:

• definire Chiaramente lo scopo
• conosci il tuo pubblico
• Delineare i punti chiave

Rimanere Focalizzati sull’obiettivo del Business Documento

Identificare il vostro scopo e rimanere concentrati. Certo, potrebbe essere necessario portare in materiale di supporto aggiuntivo per rendere il vostro punto. Ma le informazioni supplementari non dovrebbero mai eclissare lo scopo primario.

Per rendere il vostro principale punto di stare fuori, provare a utilizzare questi suggerimenti:

• Mantenere il formato visivamente semplice (evitare decorativa, distraendo i tipi di carattere)
• identificare Immediatamente il problema
• Anticipare e rispondere a tutte le domande che il tuo lettore può chiedere
• Fornire i dati, a prova di, o le ragioni per sostenere il vostro punto principale
• Offrire una soluzione o una proposta

Controllare il seguente esempio. Si noti come l’e-mail identifica il problema (la riunione), anticipa le domande (è obbligatorio?), fornisce motivazione (ti interesserà direttamente) e fornisce una chiara direzione di ciò che il lettore deve fare (invia il memo).

Oggetto: Incontro mercoledì alle 10: 00

Cara Sue,

Ti sto inviando un’email per un incontro importante in arrivo la prossima settimana. Questa riunione si terrà mercoledì alle 10: 00, e tutti i dipendenti sono tenuti a essere presenti. So che sei molto occupato come capo del reparto contabilità e apprezzo che la tempistica della riunione potrebbe non essere l’ideale. Tuttavia, questo incontro riguarderà una nuova iniziativa a livello aziendale che avrà un impatto diretto sul tuo dipartimento.

Si prega di inviare una nota a tutti i dipendenti sotto la vostra supervisione in merito a questo incontro e sottolineare la necessità della loro partecipazione. Per favore fatemi sapere quando questo è fatto.

Apprezzo molto la vostra assistenza in questo senso. Non esitate a contattarmi per qualsiasi domanda.

Cordiali saluti,

Jeff

Organizza il tuo documento aziendale

Puoi esercitare il tuo diritto di avere un armadio disorganizzato. Non si può esercitare tale diritto quando si tratta di scrittura di affari. La comunicazione aziendale richiede un approccio organizzato. Se il tuo lettore è confuso da ciò che hai scritto o non sai quale azione ti aspetti che prendano, è un enorme fallimento.

Pertanto, rendilo un obiettivo scrivere in modo organizzato e coeso. Le frasi e i paragrafi dovrebbero fluire naturalmente, guidando il lettore da un argomento all’altro. Utilizzare la corretta formattazione del documento aziendale. E un ottimo esercizio per aiutarvi a organizzare e presentare la vostra scrittura è utilizzando un contorno.

Usa un Contorno

Un contorno ti permetterà di pensare a ciò che devi dire e come farlo in un ordine che abbia senso. Inizia con i tuoi punti principali. Quindi aggiungere argomenti secondari che supportano il punto principale. Mentre li annoti, inizierai a vedere dove potrebbe essere necessario modificare l’ordine. O essere richiesto di aggiungere informazioni supplementari.

Un altro vantaggio nell’utilizzo di un contorno: ti costringe a rallentare. Scrivere troppo velocemente porta a errori disordinati. Un contorno ti fa colpire pausa, pensare lentamente circa l’immagine che si sta cercando di dipingere per il vostro lettore, ed eliminare i nonessentials.

Ecco un esempio di una struttura di base:

Titolo: Bloccare la Porta dell’Ufficio

1. Tutti i dipendenti hanno bisogno per avviare la chiusura del loro ufficio porte durante la notte
   1. Elenco di motivi per cui questo è necessario
   2. Spiegare che questo è efficace immediatamente
2. Discutere di nuovi blocchi essere installato
   1. Nuove chiavi per essere consegnati
   2. Cosa fare se si perde la chiave
3. Conclusione: Affido dipendenti per il loro sostegno a questa nuova iniziativa

non Dimenticare di Modificare il Vostro Business Documento

il Tuo business documento non è pronto, fino a quando hai a prova di esso. Leggi, modifica, ripeti. Non minare la credibilità del tuo lavoro con errori di battitura, errori di punteggiatura e imprecisioni.

Copyeditors utilizzare questo trucco per trovare eventuali errori grammaticali o tipografici persistenti nel testo: Leggerlo ad alta voce nella sua interezza. E farlo a un ritmo lento. Ascoltate attentamente per ciò che suona fuori. Forse hai digitato perdere quando volevi dire perdere. O hai omesso una parola. E sentirai quando hai dichiarato lo stesso punto due volte in un paragrafo.

Scrivere un documento aziendale professionale non è un compito facile. Ma con una corretta pianificazione, organizzando i tuoi pensieri attraverso l’uso di un contorno e applicando i suggerimenti di cui sopra, puoi padroneggiare l’arte di scrivere documenti aziendali.