Minute Book: Cos’è un libro aziendale e perché è importante

Cos’è un minute book?

Perché è importante mantenere un libro aziendale o documenti aziendali?

Che cosa è incluso in un libro minuto e quali sono le conseguenze del libro minuto non è tenuto up-to-date?

In questo articolo, analizzeremo tutto ciò che devi sapere sui libri dei minuti.

Sei pronto?

Iniziamo…

Che cos’è un libro minuto

Un libro minuto, un libro minuto aziendale o un libro aziendale è un record ufficiale delle attività e delle decisioni interne dell’azienda.

Merriam-Webster definisce un verbale come “la registrazione scritta ufficiale della transazione degli azionisti e degli amministratori di una società”.

Il verbale è essenzialmente un raccoglitore societario contenente le deliberazioni della società, il registro degli azionisti, gli atti costitutivi, l’elenco degli amministratori, lo statuto e tutti i documenti aziendali interni della società.

Quando si incorpora una società, è necessario organizzare immediatamente tutti i documenti aziendali nel libro dei minuti per assicurarsi di mantenere registrazioni chiare della società.

Il libro dei minuti fornirà dettagli sulla storia dell’azienda.

Poiché la società è una persona giuridica che agisce attraverso il suo consiglio di amministrazione, deve tenere traccia delle attività e degli eventi importanti della sua vita e documentare il suo processo decisionale.

Una persona fisica può tenere un diario di eventi importanti nella sua vita.

Una società deve tenere un registro delle decisioni importanti nella sua vita e dimostrare che tali decisioni sono state prese in conformità con le regole di governo aziendale e la legge.

Il libro dei minuti contiene essenzialmente il diario dell’azienda.

Che cosa sono i “minuti”

I minuti o i verbali delle riunioni rappresentano il resoconto documentato di una riunione o di una decisione.

Ad esempio, il consiglio di amministrazione della società è responsabile di prendere decisioni importanti e strategiche per la società.

Generalmente si incontrano più volte all’anno per discutere gli affari della società, la governance, valutare come stanno andando le cose e cosa dovrebbe essere fatto dopo.

Il segretario aziendale è incaricato di redigere un resoconto scritto di quanto discusso durante queste riunioni e delle decisioni prese.

Questo è ciò che chiamiamo la riunione “minuti”.

Il processo verbale contiene una nota dettagliata di ciò che è stato discusso e di quali decisioni sono state prese da chi.

Una volta predisposto il verbale di riunione, esso viene successivamente sottoposto ad ogni membro del consiglio presente in assemblea per approvarne e confermarne il contenuto.

In definitiva, i verbali delle riunioni approvati saranno inseriti nel libro dei verbali della società per tenere conto delle decisioni e del processo decisionale della società.

Cosa succede in un libro minuto

Cosa succede in un libro minuto e il suo contenuto è generalmente standard.

Ci sono alcuni documenti e informazioni essenziali trovati nel libro dei minuti per le aziende:

1. statuto
2. statuto
3. delibera del consiglio di amministrazione
4. Risoluzione dei soci
5. Registro degli amministratori
6. Registro dei funzionari
7. Registro degli azionisti
8. Azionista di contabilità
9. trasferimento Stock di contabilità
10. Sottoscrizione degli accordi di
11. Corporate documenti del registro di
12. certificati azionari
13. patto
14. Option
15. crediti
16. Modifiche azienda articoli o leggi

Il minute book fornisce informazioni sulla struttura giuridica della società, sulle decisioni che sono state prese in passato dagli amministratori e dagli azionisti, su come la società può adottare nuove decisioni importanti e su chi sono gli stakeholder della società.

Quando è necessario mostrare il libro aziendale

Ci sono molti casi in cui è necessario produrre la cronologia aziendale e il libro dei minuti.

Ecco alcuni esempi di eventi che richiedono di mostrare il libro dei minuti per la tua azienda:

1. processo di due diligence
2. Vendita della vostra azienda
3. Trasferimento di un’azienda per un’altra persona
4. finanziamenti Bancari
5. transazione immobiliare
6. acquisto
7. Seed round di finanziamento
8. Investitore finanziamento
9. offerta pubblica Iniziale
10. l’Apertura della linea di credito servizi
11. Per fiscale contabile
12. Società di revisione
13. Trattare con le autorità governative,

In una qualsiasi delle circostanze di cui sopra, vi potrebbe essere richiesto di dimostrare che la storia dell’azienda è ben documentato e che l’investitore o la società di finanziamento sta effettuando transazioni con te in base alla completa conoscenza dello stato e della storia aziendale della tua azienda.

Se il tuo registro aziendale è incompleto o non documentato, ciò può ritardare la transazione o addirittura comprometterla.

Quindi assicuratevi di mantenere i record up-to-date.

Ho bisogno di un libro minuto

La risposta breve è sì!

Qual è l’importanza di un libro di minuti?

Hai bisogno di un libro minuto per tenere conto della storia dell’azienda.

In un certo senso, non è il libro dei minuti effettivo che è importante, ma tutto il contenuto che è necessario mantenere in esso.

Nella vita della vostra azienda, in molti casi, è necessario tornare ai vostri minuti aziendali per fornire la prova delle decisioni passate o azioni della società.

Per esempio, se la vostra azienda aveva preso una linea di credito importante presso la banca, aveva emesso azioni nel contesto di finanziamento aziendale o seed round di finanziamento o potrebbe aver acquistato azioni indietro da alcuni azionisti, sarà necessario fornire i record nel vostro verbale aziendale per dimostrare che tali decisioni sono state prese in conformità con le norme che disciplinano la società e le leggi.

Se una società trascura il suo libro aziendale e non riesce a mantenere i verbali aziendali relativi alle sue decisioni importanti, può finire per pagare un sacco di spese legali per ricreare la storia della società.

La società potrebbe dover pagare per documentare importanti decisioni passate e produrre la prova che le sue decisioni passate sono state debitamente approvate dal consiglio di amministrazione e dagli azionisti della società.

Come si organizza un libro minuto

Organizzare un libro minuto non è fondamentalmente un processo complicato.

Naturalmente, ci possono essere differenze significative tra la gestione del libro dei minuti per un grande multinazionale rispetto a un piccolo negozio locale.

Così come si fa a mantenere un libro minuto?

Il tuo libro dei minuti dovrebbe contenere:

1. i Vostri articoli di incorporazione o di un certificato di incorporazione con tutti i suoi emendamenti
2. il Vostro statuto della società con tutti i suoi emendamenti
3. registro del vostro consiglio di amministrazione
4. La risoluzione e i minuti iniziali riunione organizzativa
5. verbali di tutte le riunioni del consiglio direttivo
6. deliberazioni assembleari che mostra tutti azionista approvazioni
7. Azionisti e il registro delle azioni

Ogni azienda può decidere quali informazioni inserire nel libro verbali.

Spesso, tutte le informazioni che possono potenzialmente influenzare la società come entità dovrebbero essere conservate nel libro aziendale.

Cosa succede se il mio libro dei minuti non è aggiornato

Potresti dover affrontare conseguenze importanti se la tua azienda non dispone di un libro di record aggiornato e ben documentato.

Spesso, le aziende vedono un’importante transazione ritardata o addirittura deragliata a causa dell’inadeguatezza del loro libro dei minuti.

Ad esempio, hai lavorato duramente per trovare un investitore da investire nella tua azienda.

Hai bisogno male dei fondi di investimento.

Oops, c’è un problema!

L’investitore non vuole investire finché la tua azienda non può mostrare e documentare correttamente le decisioni passate.

L’investitore vuole assicurarsi che la società non abbia violato i diritti di nessuno in passato, le sue decisioni sono conformi alla legge e ai regolamenti aziendali.

Senza la comodità che le operazioni della società erano regolari, l’investitore vede il rischio.

Ecco un breve elenco di casi in cui una società può affrontare potenziali conseguenze di non riuscire a mantenere il suo libro dei minuti:

1. Default è obbligatoria la limatura di regolamentazione
2. l’Esposizione a sanzioni penali, per le normative di non conformità
3. Più estesa verifica nel contesto di una transazione di vendita
4. Consiglio di amministrazione oggetto di una querela a seconda della natura dei documenti decisione
5. Possibile azionista legale per migranti privi di decisioni che incidono azionista diritti
6. Ex consiglieri di diventare responsabile delle azioni dei nuovi amministratori se la modifica non è stata documentata
7. Impossibilità di ricreare la storia della società per il soddisfazione di un investitore importante

L’intensità delle conseguenze può variare a seconda della natura della decisione, delle dimensioni della società, delle possibili violazioni della legge e del numero di stakeholder potenzialmente interessati dalle decisioni della società.

E ‘ meglio consultare un avvocato aziendale per assicurarsi di mantenere la vostra azienda minute book correttamente per evitare qualsiasi rischio inutile.

Take Away

Il minute book aziendale è il record ufficiale della storia della società da quando è stata costituita.

Le aziende sono tenute a tenere un registro dettagliato dei documenti aziendali, delle decisioni e delle transazioni.

In genere, il libro aziendale presso il verbale aziendale è tenuto presso la sede della società.

Il libro dei verbali della società comprende:

1. statuto
2. Registro degli amministratori e dei dirigenti
3. Risoluzioni del consiglio di direzione
4. Risoluzione dei soci
5. minuti di Bordo
6. Registro degli azionisti
7. Registro dei trasferimenti di quote
8. di Regolamentazione per la presentazione dei documenti

E di più.

Se si mantiene correttamente il libro dei minuti della propria azienda e si assicura che il suo contenuto sia aggiornato, si minimizzano efficacemente i rischi per la società e gli amministratori che gestiscono la società.

Il consiglio di amministrazione avrà la comodità che le loro decisioni sono state ben documentate e conservate nei registri aziendali.

Gli azionisti hanno la garanzia di aver approvato qualsiasi delibera del consiglio di amministrazione come previsto dalla legge.

Terze parti come banche, investitori, governi, revisori o avvocati possono vedere rapidamente una storia dettagliata della società e avere la comodità che le decisioni e le attività passate della società erano conformi alle sue regole interne e alla legge.

La corretta manutenzione del minuto è fondamentale per un’azienda per documentare la sua storia.

Hai un’esperienza che vorresti condividere con noi in relazione al corporate records book?

Ci piacerebbe sentire da voi.