Monitoraggio del tempo e gestione del tempo: 9 passaggi per fatturare più ore

Nel 2020, c’erano 64,6 milioni di liberi professionisti che lavorano solo negli Stati Uniti. Entro il 2028, si prevede che tale numero crescerà a 90,1 milioni. In breve, il freelance sta diventando un modo più comune che mai per guadagnarsi da vivere con libertà e flessibilità. La chiave per una carriera freelance di successo (leggi: lucrativa)? Efficace gestione del tempo.

Essere in grado di gestire con successo il tuo tempo come libero professionista non significa solo che sei bravo a fissare gli obiettivi, tuttavia. Significa anche che stai registrando più ore fatturabili con i tuoi clienti tenendo traccia del tempo produttivo e segnalando quel tempo in un formato chiaro e preciso.

La sfida è che i liberi professionisti possono spesso essere coinvolti in un lavoro improduttivo, che si tratti di tempo sprecato in attività “amministrative” (come controllare inutilmente la tua casella di posta), tempo trascorso sui social media o flussi di lavoro inefficienti che drenano il tuo tempo e l’attenzione da un “flusso” veramente produttivo.”

Mentre iniziamo un nuovo anno (ci vediamo 2020!!!), stiamo prendendo un po ‘ di tempo per ripristinare le nostre abitudini di vita lavorativa–vale a dire, la nostra capacità di fatturare più ore (e fare più soldi).

Dai un’occhiata al nostro elenco completo di passaggi per aiutarti a fatturare più ore nel 2021 e sviluppare una carriera freelance di maggior successo.

9 Passi per la fatturazione più ore

La chiave per la fatturazione più ore e buona gestione del tempo? Strategia, strategia, strategia.

Ecco 9 suggerimenti per la gestione del tempo per iniziare ad applicare oggi per fare un lavoro migliore nella gestione del tuo tempo, uccidendo le tue attività e, infine, fatturando più ore con i clienti.

Molti liberi professionisti in realtà perdere un sacco di ore fatturabili perché non riescono a utilizzare il monitoraggio automatico del tempo. Tenere traccia del tempo manualmente si tradurrà quasi sempre in una sottostima delle ore fatturabili, ma il monitoraggio automatico del tempo può aiutare i professionisti solisti a catturare con precisione tutte le ore di lavoro e i minuti con precisione.

Non solo, ma il monitoraggio automatico del tempo può aiutare i liberi professionisti a creare fatture più accurate senza sprecare ore per controllare retroattivamente il loro lavoro. Il risultato finale? Più ore fatturabili e tempo risparmiato sul lavoro e l’amministrazione.

Timing è una piattaforma di time-tracking automatico che tiene traccia automaticamente tutte le ore di lavoro e minuti, nessun login/logout o timer manuali necessari. Timing non solo monitorare ore e minuti; sarà accuratamente categorizzare quelle ore e minuti per creare uno strumento di gestione del progetto efficiente per i liberi professionisti.

Alla fine di ogni giornata lavorativa, puoi dare un’occhiata alla scheda Recensione (mostrata sotto) per vedere a) quante ore e minuti hai speso per varie attività, progetti e clienti e b) quanto sei rimasto attivo per tutto il giorno (e quando hai completato le attività).

Timing genera automaticamente le fatture in base ai risultati di monitoraggio del tempo–la creazione di un comodo, affidabile sistema di fatturazione che i liberi professionisti possono utilizzare per segnalare il tempo…e, soprattutto, pagati (spiegheremo più in dettaglio in Tip #8).

A Timing, siamo tutti di eccellente gestione del tempo. Crediamo che gestire bene il tuo tempo non inizi solo con abilità; inizia con l’implementazione degli strumenti giusti per darti le basi per il successo.

#2. Impara a fare ” un lavoro profondo.”

L’autore e professore Cal Newport è l’innovatore del “lavoro profondo”, una teoria e una strategia alla base del tuo miglior lavoro svolto in modo efficiente e produttivo. Secondo Newport, ” Il lavoro profondo è la capacità di concentrarsi senza distrazioni su un compito cognitivamente impegnativo.”

L’idea di Newport per una migliore gestione del tempo è semplice ma profonda: piuttosto che essere coinvolti nell’ignorare intenzionalmente le distrazioni, semplicemente abbracciare il contrario. L’opposto di essere in uno stato distratto è “lavoro profondo”, e nel 21 ° secolo, quel tipo di attenzione equivale ad avere una superpotenza.

Quando si tratta di freelance, ovviamente, il lavoro profondo può essere trasformativo. Imparando a entrare in uno stato di messa a fuoco profonda, solopreneurs possono raggiungere il loro miglior lavoro in una quantità efficiente di tempo–e di conseguenza, produrre più ore fatturabili. Clicca per Twittare

Il lavoro profondo richiede intenzionalità. Ecco i consigli per entrare nella zona:

• Evitare i social media. Siamo onesti: i social media sono il nemico di una buona gestione del tempo. Sii disposto a chiudere i tuoi account e guardare la tua produttività salire.
• Pratica la noia. Parte del motivo per cui ci distraiamo è che ci rifiutiamo di annoiarci. Abbracciare momenti silenziosi e senza distrazioni può in definitiva aiutarci a diventare migliori nel rimanere concentrati sul lavoro.
• Interrompere la commutazione delle attività. Una delle chiavi per il lavoro profondo è quello di rimanere affinato su un singolo compito per un periodo di tempo prolungato. Resistere alla tentazione di aprire nuove schede, e rimanere risoluto sul compito a portata di mano.

Alla fine della giornata, padroneggiare il lavoro profondo non è solo una questione di essere più produttivi e fatturare più ore, tuttavia. Può anche aiutarti a raggiungere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata e persino una carriera più appagante.

#3. Elimina le distrazioni.

Molti liberi professionisti lavorano da casa e, di conseguenza, possono trovarsi a fare i conti con una serie di distrazioni uniche al di fuori dei “ping” sul proprio smartphone. Le faccende domestiche, gli animali domestici, i compagni di stanza e il rumore del vicinato possono diventare distrazioni per il libero professionista WFH, rappresentando un ostacolo significativo alla buona gestione del tempo.

Per produrre più ore fatturabili-e per entrare in uno stato di lavoro profondo, come descritto sopra-i liberi professionisti possono eliminare le distrazioni utilizzando le seguenti strategie:

• Scegli un luogo di lavoro coerente, preferibilmente il più lontano possibile dalla distrazione. (Non tutti hanno un ufficio a casa, ma un tavolo da cucina pulito e cuffie a cancellazione di rumore aiutano!)
• Metti il tuo telefono in modalità aereo mentre fai il tuo lavoro più difficile o impegnativo.
• Blocca siti Web o app che possono diventare “buchi di coniglio” per te, come siti di notizie o YouTube (Focus è un ottimo strumento per bloccare strategicamente le distrazioni).
• Fai brevi pause. Dare al tuo cervello brevi pause di 10-20 minuti può effettivamente aiutarti a rimanere più concentrato per periodi di tempo più lunghi. Invece di guardare il vostro iPhone, però, fare una breve passeggiata al di fuori o mettere da parte il tempo per allungare.
• Sii vigile! Alla fine della giornata, rimanere concentrati è tanto pura disciplina quanto strategia. Prendere una decisione di non distrarsi e attenersi ad esso.

Infine, rimani responsabile di non essere distratto controllando la gestione del tempo sui tempi. Proprio come Timing mostrerà le ore e minuti produttivi, mostrerà anche dove hai perso tempo (cioè, YouTube o Facebook). Quando hai identificato specifici lavelli di tempo, fare un piano per eliminarli dal seguente giorno lavorativo (o settimana lavorativa). Puoi anche impostare obiettivi per rimuovere completamente quelle distrazioni dalla tua giornata lavorativa, creando una giornata lavorativa più efficiente e potenzialmente più breve.

Se desideri saperne di più su come rimanere in pista mentre lavori da casa, leggi i nostri articoli su “Utilizzo del monitoraggio del tempo per rimanere concentrato a casa” o su come ” Aumentare la tua produttività: Elimina i sink di tempo & Progetti non finiti.”

#4. Stabilisci le priorità.

Una chiave trascurata per una migliore gestione del tempo è la possibilità di impostare le priorità.

Troppo spesso, possiamo essere sommersi da richieste “urgenti” ma non importanti, come rispondere a un’email specifica o apportare una modifica a un documento. Invece di metterli strategicamente da parte per concentrarsi prima su compiti importanti, permettiamo loro di dominare il nostro utilizzo del tempo. Nel momento in cui” spegniamo gli incendi”, ci rimane poco tempo o energia per completare i nostri obiettivi originali.

La matrice Eisenhower è un approccio alla definizione delle priorità che può consentire ai liberi professionisti di dividere i loro compiti in quattro quadranti: compiti importanti e urgenti; compiti importanti ma non urgenti; compiti non importanti ma urgenti; e compiti non importanti e non urgenti.

L’idea, coniata dal presidente americano Dwight Eisenhower, è che la maggior parte delle persone viene effettivamente risucchiata in compiti urgenti (descritti sopra). Resistendo all’impulso di rispondere all’immediatezza piuttosto che all’importanza, possiamo alla fine realizzare molto di più e, soprattutto, fare un lavoro produttivo.

Ad esempio, quando si esamina la pianificazione per il giorno, è possibile notare le seguenti attività / progetti / responsabilità:

• Priorità # 1: Completa il progetto A per il cliente X-un progetto ben pagato che deve essere finito al più presto per rispettare una scadenza specifica. Richiede diverse ore di ” lavoro profondo.”
• Priorità #2: Client di posta elettronica Y sull’aumento del tasso – un compito non urgente ma importante; influenzerà il tasso di paga il mese prossimo, quindi dovrebbe essere completato presto.
• Priorità #3: Organizzare il foglio di calcolo Z-un compito non urgente e non importante. Influenzerà la vostra organizzazione a lungo termine.

Usando l’approccio Eisenhower, puoi pensare a come vuoi “dividere e conquistare” queste attività di lavoro per tutto il giorno (in questo caso, ad esempio, ti concentrerai prima sulla Priorità #1).

Pensando attraverso gli obblighi e le responsabilità in questo modo, liberi professionisti possono imparare a dare priorità più strategicamente–e, infine, fare un lavoro migliore a fatturazione più ore.

#5. Sii strategico quando controlli la tua casella di posta.

Uno studio pubblicato da Forbes ha affermato che la persona media controlla la propria casella di posta elettronica 15 volte al giorno. Ma quando quel numero è stato ridotto a solo 3 volte al giorno, il lavoratore ha sperimentato livelli ridotti di stress.

Non solo, ma alcune delle persone più produttive (e di successo) del mondo sono altamente strategiche e selettive su come “fanno” la posta elettronica. Il CEO di LinkedIn Jeff Weiner, ad esempio, evita di inviare e-mail in modo che possa ricevere meno e-mail. E Intuit CEO Brad Smith tocca ogni e-mail “solo una volta” per aiutarlo a raggiungere rapidamente inbox zero ogni giorno.

La linea di fondo? Anche se controllare la tua casella di posta potrebbe sembrare un compito importante e produttivo, di solito è solo un time-sucker. Le persone di successo lo sanno e si rifiutano di lasciare che le loro caselle di posta rubino il loro tempo da compiti più importanti.

Ecco alcune strategie per ridurre il controllo della tua casella di posta elettronica-rendendo più tempo per il lavoro profondo e produttivo, ore fatturabili:

• Pianificare un tempo per controllare la posta elettronica. Ad esempio, potresti voler controllare la tua casella di posta all’inizio della giornata lavorativa, a metà giornata e poi ancora una volta alla fine della giornata.
• Chiudi la scheda Posta in arrivo. Un semplice trucco è quello di mantenere la scheda posta in arrivo chiusa. Questo aiuta a concentrarsi sul compito a portata di mano, piuttosto che il richiamo allettante che si può avere una nuova e-mail in attesa per voi.
• Rispondere immediatamente alle e-mail. Fare una pratica di rispondere rapidamente alle e-mail. È anche possibile mantenere un elenco di risposte formule brevi per rendere l’invio e la risposta facile e veloce.

Infine, è possibile utilizzare i tempi per rimanere responsabili di spendere il tempo minimo nella tua casella di posta. Anche in questo caso, è sufficiente controllare la scheda Recensione alla fine di ogni giorno per verificare quanti minuti (o ore) hai speso nella tua casella di posta.

#6. “Ingoiare una rana” al mattino.

È probabile che la maggior parte dei tuoi giorni lavorativi come libero professionista implichi almeno un compito impegnativo, che si tratti di modificare un video, scrivere un lungo post sul blog o codificare una funzione specifica per un’app personalizzata. Mentre potrebbe essere tentati di trascorrere la mattinata affrontando compiti più semplici, come rispondere a un’e–mail o fatturare i clienti, faresti meglio a sfruttare al meglio le tue energie impegnandoti prima nel tuo compito più difficile.

Anche se non sei una persona “mattina”, ci sono alcuni temi comuni che sono vere per la maggior parte di noi in AM. Una volta che siamo usciti dal nostro “stato assonnato”, tendiamo ad avere più energia al mattino. Non siamo ancora stati sopraffatti dalla cosiddetta fatica decisionale, e ci stiamo avvicinando ai problemi in un nuovo stato mentale.

Infine, la mattina tende ad essere un momento più calmo della giornata–sia dentro che fuori dal tuo spazio di lavoro–e meno probabile che ti distragga.

La linea di fondo? Utilizzando la mattina bene, è molto più probabile per realizzare il lavoro produttivo–e orologio in ore fatturabili.

Per verificare quanto sei produttivo al mattino, puoi controllare la scheda Panoramica di Timing per dare un’occhiata a quanto sei attivo/produttivo nelle prime ore. Si consiglia inoltre di impostare promemoria del calendario per eseguire il ping su attività specifiche in AM.

In ogni caso, adottare un approccio strutturato per ottenere il vostro lavoro migliore fatto prima–ed è molto probabile che per completare le attività più rapidamente.

#7. Delegare o esternalizzare attività di basso valore.

Come libero professionista, il tuo valore come professionista è nella tua capacità di fare esattamente quello che vieni pagato per fare, sia che si tratti di scrivere, modificare, progettare, codificare, filmare o gestire.

Detto questo, non permettere alle tue ore di lavoro e ai tuoi minuti di andare a compiti di basso valore che a) non producono reddito e b) sono un drenaggio della tua energia e dei tuoi sforzi. Ciò potrebbe includere la gestione della comunicazione con i clienti, la gestione di account di social media o attività amministrative di base su diversi strumenti software. Invece, considera l’outsourcing di queste attività di base a un assistente virtuale (VA) o un altro libero professionista (come un social media manager).

In definitiva, risparmierai denaro potendo realizzare lavori di alto valore…e produrre più ore fatturabili.

#8. Automatizzare la fatturazione.

L’automazione dei processi amministrativi può anche aiutare a risparmiare tempo e riservare energia per un lavoro più produttivo.

La creazione di un processo per automatizzare la fatturazione, ad esempio, ti farà risparmiare tempo e ti aiuterà a essere pagato in modo accurato e puntuale. Troppo spesso, i liberi professionisti cercano di prendere il controllo dei propri processi di fatturazione tenendo traccia manualmente delle ore di lavoro e dei minuti. Il risultato è di solito meno ore fatturabili, fatture non specifiche e un mal di testa amministrativo speso cercando di mettere insieme un mese di lavoro.

Utilizzando il Timing, è possibile automatizzare la fatturazione generando report dettagliati basati sui risultati di monitoraggio automatico del tempo. Puoi raggruppare il tuo lavoro in base a diversi intervalli di tempo; scegliere il monitoraggio del tempo per essere dettagliato e specifico o più generale; e persino esportare il tuo rapporto finito in una varietà di formati (tra cui JPG, PDF, CSV e altro).

In definitiva, utilizzando questo processo per fatturare i clienti non solo rende per una migliore gestione del tempo; aiuta anche a fornire una migliore esperienza per i vostri clienti.

#9. Smettila di procrastinare.

Il nostro ultimo consiglio? Smettila di procrastinare.

Potresti usare gli strumenti, le strategie e i sistemi giusti, ma se non superi mai la procrastinazione, non sarai mai bravo nella gestione del tempo. Come ogni libero professionista sa, la chiave definitiva per gestire bene il tuo tempo è semplice: l’autodisciplina.

Ecco alcune tattiche mentali per evitare la procrastinazione:

• Non sentirti in colpa per procrastinare. Un atteggiamento controproducente non farà che peggiorare il problema. Basta impegnarsi a farlo in modo diverso.
• Premiatevi in piccoli modi per ottenere compiti fatto subito. Dì a te stesso che una volta realizzato un compito, puoi fare una breve pausa o comprare una tazza di caffè.
• Evitare l’overbooking. Sentirsi sopraffatti da un programma fitto di appuntamenti può solo rendere più allettante procrastinare.

Alla fine della giornata, la procrastinazione è un’abitudine. Eliminare l’abitudine di mettere le cose fuori, e non sarà nemmeno considerarlo come un’opzione più. A sua volta, sperimenterai un aumento significativo della produttività, una migliore gestione del tempo e persino un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.

Prova Timing gratis

Automatico, preciso time-tracking è un game-changer per i liberi professionisti. Rimuove l’onere di registrare e segnalare le proprie ore di lavoro e minuti, e produce risultati migliori per voi e il vostro cliente. Non solo, ma ti aiuta a ottenere informazioni chiare e preziose sulle tue abitudini di lavoro per aiutarti a migliorare le capacità di gestione del tempo e la tua capacità di ottenere un reddito elevato.

Come spiegato sopra, Timing è una piattaforma di monitoraggio automatico del tempo che può aiutarti a utilizzare questi suggerimenti per la gestione del tempo. Per provare Timing gratis–e per vedere come può trasformare la vostra produttività-clicca qui.