Outlook Anywhere: un vecchio strumento con nuova vita nell’era del lavoro remoto

Work-from-home e work-from-anywhere non sono più solo termini di fantasia, ma una realtà oggi e dovrebbe essere un modo di vita del futuro pure. Questa tendenza richiede un pensiero pronto all’uso e la necessità di strumenti come Outlook Anywhere che aiutino i dipendenti e le organizzazioni a trovare un equilibrio tra flessibilità e sicurezza. E dal momento che molti dipendenti che lavorano da casa utilizzano ancora le versioni precedenti di Microsoft Outlook, questo è dove Outlook Anywhere può essere particolarmente utile.

Che cosa è Outlook Anywhere?

Outlook Anywhere è una funzionalità offerta da Microsoft per consentire agli utenti di Microsoft Outlook 2010, 2003 e 2007 di accedere alle proprie e-mail e al calendario al di fuori del rispettivo dominio aziendale senza dover utilizzare una rete privata virtuale.

In altre parole, i dipendenti possono accedere alle loro e-mail aziendali tramite una connessione Internet senza preoccuparsi di compromessi sulla sicurezza. Non richiede VPN o altre reti sicure per accedere alle e-mail in remoto.

Come funziona Outlook Anywhere?

Ora che sai di cosa si tratta, diamo una breve occhiata alla tecnologia sottostante per capire come funziona.

In generale, in un ambiente aziendale, il client Outlook utilizza le chiamate di procedura remota (RPC) con TCP/IP per comunicare con il server Exchange per l’invio e la ricezione di messaggi, calendari, attività e altro ancora. Questo è un modo rapido ed efficiente di comunicazione tra il client di Outlook e Exchange server.

Cosa succede quando il client Outlook è al di fuori della rete aziendale?

In genere, si utilizza VPN per connettersi alla rete aziendale e per accedere alle e-mail. Infatti, con una VPN, è possibile accedere non solo e-mail, ma anche altri servizi sicuri nella rete aziendale perché la connessione passa attraverso il firewall dell’organizzazione.

Ma Outlook Anywhere non richiede una VPN per connettersi e puoi accedere al server Exchange tramite una connessione Internet. Ciò è possibile perché il client Outlook utilizza RPC su HTTP per connettersi.

Tuttavia, Exchange 2007 e 2010 richiedono la configurazione manuale per impostare Outlook ovunque. Se hai Exchange 2013, 2016 o superiore, non devi preoccuparti di configurare nulla perché usano RPC su HTTP per impostazione predefinita.

Quindi, come puoi configurarlo?

Impostazione di Outlook Anywhere

È semplice impostare Outlook Anywhere e prima di entrare nei dettagli, ecco i prerequisiti.

• Microsoft Windows XP SP2 o versione successiva.
• Microsoft Exchange Server 2003 o se si dispone della versione 2007, deve essere in esecuzione su Windows Server 2003.
• Un’amministrazione di Exchange per impostare manualmente le configurazioni nel server per consentire le connessioni su HTTP.

Passiamo alle configurazioni che devono essere fatte sia da un utente che da un amministratore di Exchange con tutto questo a posto.

Configurazione utente

Gli utenti non hanno molte configurazioni da gestire perché la maggior parte delle cose viene gestita dall’amministratore di Exchange.

Quindi, un utente ecco una guida passo-passo su cosa dovresti fare.

• In Microsoft Outlook, vai a Strumenti- > Impostazioni account.
• Scegli l’account Exchange e cerca un’opzione chiamata ” Modifica.”Fare clic su di esso.
• In questa scheda, inserisci il nome di Microsoft Exchange e il tuo nome utente se non sono già configurati e fai clic sul pulsante “Altre impostazioni”.
• Passare alla scheda “Connessione” e selezionare l’opzione” Connetti a Microsoft Exchange utilizzando HTTP”. Nota se questa opzione non è disponibile, significa che il tuo account non è configurato per Outlook Ovunque, quindi contatta l’amministratore di Exchange.
• Dopo aver selezionato l’opzione, fare clic sul pulsante “Impostazioni proxy exchange” proprio sotto.
• Nelle impostazioni di connessione, immettere l’URL fornito dall’amministratore di Exchange.
• Seleziona le opzioni “Connetti solo usando SSL” e “Connetti solo ai server proxy che hanno questo nome principale nel loro certificato” se l’amministratore ti chiede di farlo perché dipende dalla configurazione di Exchange server.
• Nella casella di testo sottostante, digitare “msstd”: seguito dall’URL inserito in precedenza.
• Per le impostazioni di autenticazione proxy, selezionare “Autenticazione di base” o “Autenticazione NTLM”.
• Orologio OK da tutte le finestre.

Collega Outlook al server Exchange e verifica se funziona. Altrimenti, controlla se hai seguito correttamente i passaggi e contatta il tuo amministratore di Exchange se necessario.

Configurazione dell’amministratore di Exchange

Se sei l’amministratore di Exchange, devi fare molte più configurazioni come:

• Configura la funzione di individuazione automatica se non è abilitata per impostazione predefinita.
• Acquista un certificato SSL per il tuo nome di dominio e installalo sul tuo server IIS.
• Utilizzare Server Manager per aggiungere la funzione RPC su HTTP.
• Utilizzare uno strumento di test di connettività remota per verificare se le connessioni remote funzionano.
• Controlla se il tuo router firewall ha la porta 443 aperta per inviare traffico al tuo server di posta.

Passiamo ora attraverso ogni elemento della lista.

Configurare le impostazioni

Come primo passo, configurare le impostazioni sul server per renderlo favorevole per Outlook Ovunque. Per fare questo:

• Aprire la console di gestione Exchange e accedere a Configurazione server – > Accesso client.
• Nel riquadro di destra, cercare “Configura client esterno” nel riquadro secondario Accesso client.
• Si apre una procedura guidata, e qui, aggiungere il server in modo che i client esterni possono accedervi.
• Quindi, guarda un riquadro secondario sul lato destro centrale e troverai un’opzione chiamata “Abilita Outlook ovunque” Fai clic su questo per abilitare questa opzione. Se l’hai già abilitato, vedrai invece un’opzione” Disattiva Outlook Anywhere”.
• Per abilitare, inserisci il nome host esterno, e questo è lo stesso che userai per il certificato SSL. Inoltre, selezionare il tipo di autenticazione (basic o NTLM).

Inoltre, controlla se c’è un record di individuazione automatica nel tuo server DNS. Per verificare questo, vai a server manager, server DNS – > Forward Lookup Zones – > il tuo URL. Nel riquadro centrale, cercare il record di individuazione automatica. Se non lo trovi, aggiungi questa opzione.

Per questo:

• • Vai al Gestore DNS per il tuo dominio e vai a Action > CNAME.

I

• Si apre una finestra di dialogo e qui, aggiungere Autodiscover come tipo e autodiscover.outlook.com come l’indirizzo CNAME. Fare clic su OK .

Acquista il certificato SSL

Una volta configurato, acquista il certificato SSL successivo. Anche se non devi farlo subito dopo la configurazione, è comunque qualcosa che devi fare per abilitare Outlook Ovunque.

• Il passo successivo è acquistare SSL. Poiché questo è basato su una coppia di chiavi pubblica-privata, è necessario fornire la chiave del server. Per trovare questa chiave, vai alla console di gestione del server, scegli il tuo server e cerca l’opzione “Crea richiesta di certificato” nel riquadro in alto a destra. Nella nuova finestra, immettere i dettagli come il nome del server, la posizione e l’organizzazione.
• Questo genera un file di testo con la tua chiave e ora carica questa chiave nel sito in cui stai acquistando il certificato SSL. A sua volta, il provider creerà un certificato e lo invierà a un ID e-mail sul tuo dominio.
• Una volta ottenuto il certificato, installalo sul tuo server. Per fare ciò, torna alla console di gestione del server e cerca un’opzione chiamata “Completa richiesta di certificato” nel riquadro in alto a destra. Carica il certificato dal provider SSL e sei a posto.

Aggiunta di RPC su HTTP

Il passo successivo è aggiungere RPC su HTTP. Per questo:

• Vai a Server Manager e scorri verso il basso fino alla scheda Funzionalità.
• Nel riquadro di destra, fare clic su ” Aggiungi funzionalità.”
• Nella finestra pop-up, scorrere le caratteristiche e controllare il ” RPC su proxy HTTP.”Fare clic su Installa, e il gioco è fatto.

Verifica la connettività remota

Una volta eseguiti tutti i passaggi, controlla se la connessione remota funziona. Ci sono molti strumenti e quello di cui parleremo qui è l’analizzatore di connettività remota.

• Vai alla console di gestione di Exchange e scorri verso il basso fino a “Toolbox” nel riquadro di sinistra.
• Cercare l’analizzatore di connettività remota nel riquadro centrale. Questo apre un browser Web e su di esso, scegliere Outlook. Nella pagina successiva, inserisci l’indirizzo email e la password. Quando si immettono le credenziali, questo strumento tenterà di connettersi al server Exchange su Internet.
• Questo strumento testerà automaticamente le impostazioni DNS, il certificato SSL, le configurazioni RPC su HTTP e l’individuazione automatica.

Con questo, la tua organizzazione è pronta per Outlook Ovunque.

Outlook Anywhere è un’ottima opzione per le versioni precedenti di Microsoft Outlook in quanto consente agli utenti di accedere in modo sicuro al server Exchange della propria azienda su Internet. Elimina la necessità di VPN e offre agli utenti la flessibilità di lavorare da qualsiasi luogo.

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