Prima di espandersi in uno studio legale virtuale: Cosa c’è da sapere

Studi legali virtuali farla finita con il tradizionale spazio ufficio di mattoni e malta, e invece, scegliere di servire i loro clienti in primo luogo-se non del tutto-attraverso l’uso della tecnologia.

Questo approccio sta diventando sempre più popolare, spinto da importanti progressi nella tecnologia delle comunicazioni, e la ricerca sempre presente di trovare modelli di business più competitivi e migliorare i margini di profitto. Inoltre, la pandemia di COVID-19 ha causato un cambiamento sismico nel modo in cui aziende e clienti interagiscono tra loro—sempre più persone sono ora perfettamente a proprio agio nel trattare con le aziende senza mai dover interagire con loro di persona.

Ma cosa ci vuole per gestire con successo uno studio legale virtuale? Quali sfide uniche dovrai affrontare quando gestisci la tua azienda in un ambiente virtuale?

In questo post, esploreremo alcune delle domande fondamentali che dovrai affrontare quando avvii uno studio legale virtuale e esamineremo alcune difficoltà comuni che potrebbero sorgere una volta installato e funzionante.

Cosa copriremo:

• I vantaggi di eseguire uno studio legale virtuale
• Come avviare uno studio legale virtuale: Le basi
• Gli strumenti necessari per gestire uno studio legale virtuale

Come azienda che ha costruito uno strumento progettato per aiutarti a mantenere i tuoi avvocati, il personale e i clienti connessi, abbiamo uno sguardo in prima persona ai tipi di strumenti, persone e processi che sono tipicamente necessari per rendere la transizione della tua azienda al mondo virtuale un successo.

Quindi, iniziamo osservando i vantaggi dell’adozione di un modello di lavoro remoto per il tuo studio legale.

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I vantaggi di eseguire uno studio legale virtuale-perché farlo?

Alcuni avvocati temono l’idea di incorporare più tecnologia nelle loro pratiche, e giustamente.

Temono che così facendo li esporrà a rischi inutili in materia di sicurezza e privacy. Ma il fatto è che la maggior parte degli strumenti moderni non sono solo sicuro e protetto, sono anche estremamente client-friendly e affidabile.

Se riesci a superare questo scetticismo tecnologico (e mettere in atto i protocolli giusti, ovviamente), apprezzerai questi vantaggi aziendali di gestire virtualmente un’azienda:

Costi generali inferiori

Il vantaggio principale di gestire virtualmente la tua azienda è che puoi risparmiare drasticamente sui costi generali. Invece di pagare per uno spazio ufficio fisso e tutti i costi di materiale e manutenzione che vengono con esso, è possibile eseguire uno studio legale pienamente operativo sul cloud—ad una frazione del costo.

Libertà(!)

Uno dei beni più preziosi che abbiamo è il tempo. E il pendolarismo può richiedere una quantità sproporzionatamente grande del nostro tempo, che si tratti di pendolarismo da e per l’ufficio, o in viaggio per incontrare i clienti.

Quando si esegue uno studio legale virtuale, è possibile ottenere un sacco di questo tempo indietro. Scopri come MHP & Legge S dal Tennessee gestisce una ditta di grande successo a distanza-friendly.

Più potere di attrarre e trattenere i talenti

I risparmi che si fanno da avere una struttura aerea più bassa spesso significa che si può permettersi di compensare i vostri avvocati (e voi stessi) più generosamente rispetto ad una ditta tradizionale. E una migliore compensazione, ovviamente, renderà la tua azienda più attraente per le reclute migliori.

Ma molti avvocati trovano il modello di impresa virtuale attraente anche per altri motivi. Il fatto è che gli avvocati che lavorano a distanza tendono a godere di un controllo molto maggiore sul loro equilibrio tra lavoro e vita privata. Spendono meno tempo pendolarismo e hanno la libertà di scegliere come, quando e dove lavorano—se è a casa, in un negozio di caffè, o in attesa per i bambini a finire lezione di danza.

Una migliore esperienza del cliente

Avere costi generali inferiori significa che puoi scegliere di trasferire alcuni dei risparmi sui costi ai tuoi clienti sotto forma di tariffe di fatturazione più basse o nuove strutture tariffarie. Significa anche che puoi permetterti di affrontare alcuni casi più rischiosi o più insoliti di quanto faresti con un modello più tradizionale. Questa combinazione di fattori può rendere la tua azienda più attraente per una popolazione di clienti molto più ampia.

Come avviare uno studio legale virtuale: Le basi

Prima di adottare un modello virtuale per il vostro studio legale, avrete bisogno di dare un sacco di pensiero alle seguenti considerazioni:

Spazio ufficio

Una delle prime cose a cui pensare prima di andare virtuale è se si dovrebbe avere qualsiasi tipo di spazio ufficio fisso. Prevedete di dover ospitare i clienti di persona spesso? Alcune aziende adottano un modello ibrido di avere una forza lavoro semi-distribuita, ma mantenendo uno spazio ufficio fisico più piccolo, mentre altre aziende sono completamente remote e eliminano del tutto le posizioni di mattoni e malta.

Struttura del team

La maggior parte delle aziende virtuali segue una gerarchia organizzativa simile alle aziende tradizionali e utilizza lo stesso tipo di struttura di gestione per coordinarsi tra avvocati, assistenti legali e personale di supporto.

Naturalmente, il modo specifico in cui i dipartimenti della tua azienda sono organizzati dipende in gran parte dal tipo di questioni che gestisci. Detto questo, è comune per le aziende virtuali avere un reparto di assunzione e rinvii per filtrare i casi mal abbinati, un dipartimento di contenzioso per quando non è possibile raggiungere gli insediamenti, un team di marketing per gestire la promozione e i social media e un team amministrativo per gestire gli account e le esigenze operative di routine.

Processo

Quando si passa a un modello remoto, è necessario aggiornare le politiche e i processi della propria azienda per adattarsi allo switch e assicurarsi che vi siano interruzioni minime dei servizi mentre i dipendenti e gli appaltatori si occupano di operare in remoto.

Ad esempio, dovrebbe essere chiaro a tutti come i casi devono essere elaborati all’interno della nuova configurazione virtuale. Una volta che un nuovo caso è stato assegnato a un team legale, come faranno inizialmente raggiungere il cliente per raccogliere maggiori dettagli sul caso, e quali sistemi useranno per mantenere la corrispondenza?

Una volta definiti i processi aggiornati, assicurati di comunicare costantemente queste nuove aspettative con tutti. Nessuno dovrebbe essere in alcun dubbio su quando ore online sono, come compiti dovrebbero essere assegnati, e quali canali dovrebbero essere utilizzati per la comunicazione.

Potrebbe anche essere una buona idea ospitare una riunione settimanale a livello aziendale durante la quale si risolvono eventuali problemi relativi alla gestione del carico di lavoro virtuale, almeno fino a quando tutti non si orientano.

Guardando la parte

Anche se lavorare per uno studio legale virtuale significa che i membri del team hanno un maggiore controllo sulle loro modalità di lavoro personali, è ancora essenziale per tutti di proiettare un’immagine professionale. Questo è un fattore particolarmente importante se i vostri avvocati utilizzano videoconferenza per comunicare con i clienti o partner di riferimento.

Sviluppare la cultura aziendale

Gestire uno studio legale virtuale pone alcune difficoltà uniche che non sono necessariamente presenti in un ambiente tradizionale di mattoni e malta.

Forse il problema più grande è capire come creare e mantenere una cultura del lavoro sana e collaborativa quando i tuoi colleghi si trovano in luoghi diversi.

I colleghi potrebbero trovare più difficile costruire rapporti tra loro a causa della mancanza di comunicazione di persona. Questa forma di comunicazione è difficile da replicare poiché comporta la raccolta di segnali sottili nelle espressioni facciali, nel tono della voce e nel linguaggio del corpo delle persone. Questi segnali sono segnali importanti che aiutano le persone a conoscersi meglio – basta pensare a quanto possa essere difficile trasmettere umorismo, ironia o sarcasmo per iscritto.

Una sfida correlata quando si tratta di costruire una cultura del lavoro virtuale affiatata è l’assenza della tradizionale chat “water-cooler”. I lavoratori remoti sono inclini a sentirsi come se fossero “on-the-clock” ogni volta che interagiscono per telefono o per iscritto e potrebbero essere più inclini a mantenere tutto esclusivamente legato al lavoro.

Ci sono alcuni modi per affrontare questi problemi. La prima cosa è comunicare ripetutamente i valori fondamentali e la missione della tua azienda per promuovere un senso di unità e uno scopo condiviso. Un altro è quello di pianificare regolari one-to-one e riunioni di squadra durante il quale un po ‘ di tempo è riservato per la chat personale. Ancora un altro metodo comunemente usato per coltivare lo spirito di squadra è quello di organizzare incontri periodici in cui i membri del team possono incontrarsi e socializzare-può essere qualcosa di low—key come un barbecue estivo o un evento più lussuoso come un ritiro annuale di una settimana.

In definitiva, tuttavia, la disponibilità quotidiana del tuo team a lavorare insieme e sviluppare relazioni forti dipenderà in gran parte dai sistemi di comunicazione che hai in atto. Il che ci porta al nostro prossimo punto

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Gli strumenti necessari per eseguire uno studio legale virtuale

La tecnologia costituisce la spina dorsale di qualsiasi team remoto. La tua azienda virtuale semplicemente non funzionerà senza un toolkit di comunicazione adatto e sistemi che ti permettono di facilmente (e in modo sicuro!) gestire i file e le informazioni importanti del client. Come qualcuno che gestisce un’azienda virtuale, dovresti sempre essere alla ricerca di nuove tecnologie che potrebbero aiutarti a risolvere i tuoi problemi aziendali.

Quando si passa al virtuale, la prima cosa da fare è fare un inventario degli strumenti che già si utilizza in modo da poter capire che altro avrete bisogno. La maggior parte delle aziende si basano pesantemente su software di gestione pratica di legge per gestire le funzioni essenziali come la pianificazione degli appuntamenti, il monitoraggio del tempo, il controllo dei conflitti e la gestione dei casi legali. Si dovrebbe prendere il tempo di considerare attentamente le opzioni e tenere a mente che potrebbe anche essere necessario investire in ulteriore formazione del team per sfruttare al meglio tutti i nuovi strumenti che si adottano.

Quando si tratta di comunicazioni di squadra in un ambiente di lavoro virtuale, non ci si può aspettare di operare in modo efficiente mentre si basa esclusivamente su e-mail e telefono. Le caselle di posta vengono ingombre e le conversazioni importanti vengono sepolte, mentre le telefonate non sono adatte per determinate attività come la documentazione di informazioni rilevanti per un uso successivo.

Telefono

Indipendentemente da ciò che qualcuno dice in questo momento, è difficile discutere con il fatto che avere un servizio telefonico è essenziale per quasi tutti gli studi legali, virtuali o meno. Mentre la videoconferenza è una grande nuova opzione (ne parleremo più avanti), una telefonata è ancora uno dei modi più semplici e convenienti per entrare in contatto con i clienti (e per loro di raggiungere anche voi).

Ora, ovviamente, puoi semplicemente usare il tuo tipico telefono aziendale per questo. Ma se sei al telefono spesso con clienti e colleghi, allora potrebbe essere necessario qualcosa di un po ‘ più sofisticato. Per esempio, lo sapevate che ci sono applicazioni di comunicazione che consentono di capovolgere la telefonata dal telefono al computer?

Non solo, alcune di queste applicazioni consentono anche di passare la telefonata a una videochiamata (nel caso in cui si desidera parlare faccia a faccia o condividere lo schermo) con un semplice tocco:

Ed entrambe queste caratteristiche pulito sono inclusi con il desktop RingCentral e mobile app! Puoi verificarlo in modo più dettagliato qui:

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Scegli un tempo

💰 Puoi anche usare questa calcolatrice per vedere approssimativamente quanto la tua azienda potrebbe risparmiare usando RingCentral per supportare la comunicazione del tuo team tra loro. (E clienti, appaltatori e partner, e così via

Messaggistica istantanea

Inoltre, quando si tratta di comunicare con i clienti, circa un cliente su tre (34%) preferisce quando gli avvocati danno loro la possibilità di rimanere in contatto attraverso canali come la chat dal vivo o la videoconferenza.1 E ‘ probabilmente lecito ritenere che questa cifra è ancora più alto per i clienti che cercano specificamente consiglio da uno studio legale virtuale.

Videoconferenza

Se si esegue uno studio legale virtuale, quindi uno dei più grandi aggiustamenti è probabile che sta per essere spostando da riunioni di persona a riunioni virtuali.

Il che significa che avrete bisogno di un buon software di videoconferenza. (Scopri di più su come scegliere un buon strumento per la tua azienda.)

Quindi, se stai gestendo uno studio legale online, è essenziale investire in strumenti che rendano il più semplice possibile la collaborazione del tuo team distribuito e che diano ai tuoi clienti una varietà di modi per rimanere in contatto.

Ad esempio, l’area di lavoro virtuale di RingCentral per studi legali fa esattamente questo consolidando la messaggistica istantanea, le riunioni video e un moderno sistema telefonico aziendale in un’unica piattaforma di comunicazione facile da usare. E sì, funziona su qualsiasi dispositivo-Mac o PC, Android o iOS:

La piattaforma crea una linea di comunicazione sempre attiva per i clienti e riunisce tutti i loro messaggi-dai social media, e—mail e chat dal vivo—in un’unica dashboard centralizzata in modo che il tuo team possa rispondere prontamente e con precisione.

Allo stesso tempo, i membri del team possono rimanere sincronizzati tra loro attraverso riunioni video, gestire i carichi dei casi e condividere file tramite la messaggistica del team e acquisire e monitorare le interazioni dei client con i registri delle chiamate.

Fondamentalmente, la piattaforma RingCentral ti offre una maggiore tranquillità proteggendo tutte le tue conversazioni e le informazioni dei clienti attraverso le sue robuste misure di sicurezza. Inoltre, come piattaforma di comunicazione all-in-one, non dovrai più iscriverti a più strumenti solo per mantenere il tuo team connesso!

Pronto a passare a uno studio legale virtuale?

Nonostante i benefici, fare il salto alla gestione di uno studio legale virtuale non è per i deboli di cuore. C’è un notevole grado di preparazione necessaria per garantire l’interazione fluida tra i processi, la tecnologia e il personale in un ambiente virtuale.

Detto questo, a condizione di mettere in anticipo il lavoro di preparazione necessario e di essere pronti a fare molti adattamenti man mano che trovi la tua strada in questo nuovo terreno, i benefici del lavoro per un’azienda virtuale possono essere significativi.