Processo di chiusura di fine mese: come rendere la contabilità più efficiente

La contabilità è il lavoro che non è mai finito. Che tu stia preparando le dichiarazioni dei redditi, presentando i dati di reporting finanziario o eseguendo la chiusura di fine mese, c’è a malapena la possibilità di respirare.

Nel 2017, il team di contabilità media ha riferito che la chiusura di fine mese richiede più di 8 giorni.

Ma il tempo trascorso alla chiusura di fine mese è tempo trascorso lontano dal valore aggiunto. Hai già un elenco infinito di attività da completare e il processo di chiusura ruba la tua attenzione dalle attività commerciali per fare soldi e fornire informazioni strategiche.

Un chiaro processo di chiusura di fine mese migliora l’efficienza e riduce gli errori. Entreremo in come si può sviluppare la gestione del processo di chiusura. Ma prima, diamo un’occhiata a quale sia la chiusura di fine mese e ai passi esatti che potresti prendere.

Qual è la chiusura di fine mese?

Chiusura di fine mese si riferisce alla raccolta mensile di informazioni contabili finanziarie, revisione e riconciliazione dei record.

Il periodo di chiusura più importante si verifica alla fine dell’esercizio. Ma un buon monitoraggio finanziario continua ogni giorno, settimana e mese.

Aspettare fino alla fine dell’esercizio finanziario per raccogliere tutte le tue finanze sarebbe folle, e la stagione fiscale è già abbastanza difficile così com’è!

Quindi la maggior parte dei team finanziari chiude i libri ogni mese, consentendo loro di controllare transazioni, riviste e rapporti su base più regolare. Significa anche abbinare sia le entrate che le spese ai record fisici: controllare ricevute, fatture e altri documenti.

A seconda della velocità del tuo team di contabilità, questo processo di fine mese potrebbe richiedere tra 5 e 10 giorni. È una parte importante del sistema finanziario della tua azienda, dalla contabilità di fine mese:

• Consente di visualizzare facilmente le tue informazioni finanziarie
• Mantiene il vostro record pronti nel caso in cui si verificata
• Aiuta a prevenire in futuro la contabilità degli errori
• si Prepara per il più semplice, più facile di deposito fiscale

Creazione di una vista di dove il denaro viene e va ogni mese consente di costruire un quadro chiaro della complessiva spesa di affari. La chiusura di fine mese evidenzia dove la spesa non è particolarmente necessaria e ti aiuta a ottimizzare le spese dell’azienda.

Ma un processo di chiusura di fine mese più snello porta a meno errori nell’intera procedura contabile. Quindi vale la pena farlo bene.

6 passaggi chiave per la contabilità di fine mese

Non esiste una lista di controllo di fine mese perfetta, poiché tutte le aziende sono diverse. Alcuni funzionano con i prodotti, il che significa che avranno i passaggi aggiuntivi per tracciare sia l’inventario. Altri sono focalizzati sul servizio o hanno importanti costi di cassa e di ufficio di cui preoccuparsi.

In generale, vi sono sei passaggi chiave nel processo di contabilità di fine mese per le start-up e le PMI:

1. Contabilità clienti
2. Contabilità clienti
3. Riconciliazione account
4. Immobilizzazioni
5. Dichiarazioni
6. Pianifica in anticipo

Contabilità clienti

Inizia registrando tutti reddito ricevuto durante tutto il mese, se questo è attraverso contanti, fatture, prestiti o altre entrate. Questo passaggio comporta anche la verifica che hai ricevuto gli importi corretti dai clienti e sono a caccia di fatture non pagate.

Il tuo team finanziario dovrebbe creare una voce di diario per registrare ciascuna di queste transazioni.

Contabilità fornitori

In opposizione al reddito, contabilità fornitori è il denaro speso ogni mese per acquisti e bollette. Ti verrà richiesto di tenere traccia di quanto hai speso e su quali prodotti o servizi, tra cui tramite note spese, pagamenti delle fatture e carte aziendali.

Riconciliazione account

Questa fase della chiusura mensile comporta l’abbinamento e la verifica di ogni transazione con quella della banca, del fornitore o dell’azienda corrispondente. Questo è noto come il processo di maturazione.

Immobilizzazioni

Pezzi più grandi di macchinari, tecnologia e altre attività sono talvolta tradotti in contanti nel tuo libro mastro. Ciò è dovuto al processo di ammortamento e ammortamento, il che significa che il valore di queste attività diminuisce nel tempo. Poiché le attività sono costose, è possibile distribuire il costo dell’ammortamento sotto forma di spese con il passare degli anni.

Registrare qualsiasi variazione di valore di queste attività (comprese le riparazioni o l’ammortamento) è importante per mantenere i tuoi libri stabili ed evitare improvvisi salti di profitti o perdite.

Dichiarazioni

Ora è il momento di organizzare il vostro bilancio di chiusura mensile, come ad esempio il bilancio, profitti e perdite, entrate e spese fogli. Naturalmente, i tuoi crediti e debiti dovrebbero contenere un valore netto pari a zero come saldo del conto.

Le relazioni e le dichiarazioni finanziarie sono incredibilmente importanti per fornire una visione accurata dei dati finanziari dell’azienda e informare le strategie future.

Pianifica in anticipo

Infine, è il momento di pensare al mese in mano e creare un piano finanziario aziendale per affrontare i rischi chiave. Se qualcosa fosse particolarmente manuale questo mese, ad esempio, potrebbe essere il momento di pensare alla creazione di un processo di automazione. l ‘ 88% delle aziende che applicano l’automazione può completare il processo di chiusura mensile entro 6 giorni, rispetto a solo il 40% di coloro che non lo fanno.

5 suggerimenti per rendere più efficiente la chiusura di fine mese

Come discusso, rendere più efficiente la fine del mese contabile può non solo fornire una visione accurata dello stato finanziario della tua azienda, ma anche prevenire errori futuri. Razionalizzare il processo ti prepara meglio in caso di audit, e per quando la stagione fiscale alla fine rotola intorno (troppo presto, potrei aggiungere!).

Ecco come rendere più efficiente la chiusura di fine mese:

1. Utilizzare modelli e liste di controllo
2. di Consolidare tutte le transazioni in un posto
3. Back-up dei tuoi dati
4. Implementare società di cut-off
5. Automatizzare i sistemi di

Utilizzare modelli e liste di controllo

Modelli e liste di controllo per ogni fase del processo, potrebbe sembrare incredibilmente stancante, ma si può radere intere giornate fuori il tuo fine del mese di chiusura del processo.

Il vantaggio principale dell’utilizzo dei modelli entro la chiusura di fine mese è che standardizzano le operazioni. È dimostrato che la creazione di una procedura operativa standard migliora la velocità e l’accuratezza del processo di fine mese.

Una società di software ha attribuito una lista di controllo dei segni come una ragione chiave per il loro successo nel ridurre la chiusura di fine mese da 3 settimane a soli 3 giorni. Parlare di un miglioramento!

Consolida le transazioni

È importante consolidare ogni categoria di transazione in un unico posto. Stiamo parlando di spese, entrate e altro ancora. Il software di gestione delle spese con più account utente consente al tuo team di contabilità di verificare tutte le transazioni a livello aziendale.

Puoi anche lavorare con le etichette per categorizzare e visualizzare visivamente la spesa più facilmente.

Backup dei dati

Siamo onesti, nessuno dovrebbe fare affidamento sulla carta in questi giorni. Se non hai trovato un modo per spostare il processo di contabilità on-line, è il momento di ottenere flessibile. Ma anche se si sta accedendo software di contabilità digitale o programmi online, è importante eseguire il backup di tutti i documenti.

Immagina di perdere l’accesso a tutti i tuoi dati, report e analisi? Occorrenze come questa potrebbero raddoppiare l’intero processo di fine mese e avranno sicuramente un effetto a catena su altri processi contabili. Esegui il backup dei tuoi dati utilizzando un sistema affidabile basato su cloud che può essere archiviato in modo sicuro.

Comunicare le date di cut-off aziendali

I cut-off aziendali sono date specifiche alla fine di ogni mese che ogni dipendente dovrebbe conoscere e rispettare. Indicano la fine del periodo contabile corrente e le transazioni successive a tale data verranno riportate al mese successivo. Ad esempio, se lavori con un libero professionista che non invia la fattura prima del cut-off, in genere dovrà attendere il pagamento del ciclo di fatturazione successivo.

Il tuo team finanziario li usa già, ovviamente. Ma comunicare cut-off dà loro abbastanza tempo per partecipare ad attività come pagare la fattura, mentre anche completando la fine del mese vicino.

Automatizza la gestione della spesa

Il passo numero uno che puoi fare per rendere la vita molto più facile quando si tratta di fine mese?

Automatizza i tuoi sistemi.

Lo sapevate che si può mettere la responsabilità della raccolta ricevuta sui vostri dipendenti, piuttosto che inseguirli ogni mese?

La riconciliazione automatica dei pagamenti, le carte di debito dei dipendenti integrate e le approvazioni senza interruzioni possono essere eseguite utilizzando la potenza di Spendesk. I clienti dicono che il nostro software consente di risparmiare circa 4 giorni di lavoro alla fine di ogni mese.

Mentre la contabilità non è mai veramente finita, è possibile risparmiare tempo sui processi di chiusura di fine mese per aumentare l’efficienza e fornire valore aggiunto. Naturalmente, tutti questi suggerimenti e trucchi possono essere applicati anche alla chiusura di fine anno e potrebbero beneficiare di alcuni degli altri sistemi di contabilità.

Il quadro generale da asporto qui è che il tempo di chiusura costa tempo prezioso ed energia che sarebbe meglio speso per il processo decisionale strategico. Hai il potere di creare una migliore soddisfazione sul posto di lavoro, creare risparmi e trasformare un profitto più elevato. Risolvi il processo di chiusura oggi, per sempre.