Qual è lo scopo di un sistema di ordini di acquisto?

Qual è lo scopo di un sistema di ordini di acquisto?

Ad un certo punto nel corso delle operazioni di piccole imprese, sarà sicuramente necessario acquistare beni o servizi da un’altra società. Che si tratti di un gruppo di piccoli acquisti o di alcuni grandi acquisti, avrai bisogno di un modo per tracciare gli ordini. Un sistema di ordini di acquisto consente di creare ed eseguire gli ordini, dalla richiesta di acquisto fino al pagamento del fornitore per semplificare il processo di acquisto.

Come un Ordine di Acquisto System Works

una Volta che hai impostato il sistema con tutti gli utenti dell’organizzazione da parte del personale che può richiedere elementi per i capi dipartimento che approva gli acquisti, l’ufficio acquisti che gestirà i grandi acquisti, diventa facile per automatizzare il processo di approvazione e passare le cose alla contabilità fornitori per gestire il pagamento delle fatture.

Richiesta di acquisto

Quando qualcuno richiede beni o servizi per l’azienda, crea una richiesta di acquisto che delinea ciò di cui ha bisogno, da chi ne ha bisogno, quando ne ha bisogno, dove verrà consegnato e quanto costa.

Da lì, andrà al membro dello staff appropriato per l’approvazione. Se non è approvato, il membro dello staff può notare perché è stato rifiutato o richiedere modifiche prima dell’approvazione.

Ordine di acquisto

Una volta approvata la richiesta di acquisto, diventerà un ordine di acquisto ufficiale inviato al fornitore. Una volta accettato dal fornitore, diventa un contratto legalmente vincolante e richiede al venditore di inviare i beni o i servizi che sono stati ordinati.

Ad ogni PO viene assegnato un numero d’ordine di acquisto per facilitare il tracciamento attraverso il sistema. Esso comprende tutto, dalla requisizione, insieme con l’indirizzo di fatturazione, ed eventuali termini aggiuntivi.

Ordine Evaso

A questo punto, il venditore ha inviato la merce o fornito i servizi ordinati. Il fornitore deve fornire informazioni di tracciamento, in modo che l’organizzazione sappia quando aspettarsi l’arrivo della spedizione.

Merci ricevute

Una volta che la spedizione arriva, qualcuno nell’organizzazione riconosce la ricezione degli articoli. Poiché gli articoli possono arrivare in più spedizioni, è importante controllare la bolla di imballaggio contro gli articoli che sono stati ordinati ogni volta, per assicurarsi di aver ricevuto solo gli articoli ordinati e pagare solo per ciò che si riceve.

Elaborazione delle fatture

Il sistema degli ordini di acquisto dovrebbe automatizzare il processo di corrispondenza a tre vie, confrontando l’ordine di acquisto con la merce ricevuta, con la fattura del fornitore. Nel caso in cui qualcosa non corrisponda, viene contrassegnato per l’intervento manuale.

Quando tutto corrisponde, viene automaticamente trasmesso al reparto contabilità fornitori per il pagamento. Ciò garantisce che le fatture non cadano attraverso le fessure, consentendo di pagare tempestivamente tutti i fornitori, rafforzando così le relazioni con i fornitori e potenzialmente consentendo di acquisire sconti di pagamento anticipato.

Nelle organizzazioni in cui un dipartimento gestisce il budget, un altro effettua acquisti e un altro paga le bollette, un sistema di ordini di acquisto consente a tutti di vedere cosa sta succedendo in tempo reale, mentre i sistemi cartacei lasciano molto spazio agli errori.

Vantaggi di un sistema di ordini di acquisto

Migliora la precisione degli ordini

L’invio di un ordine di acquisto al fornitore è un’offerta legale per effettuare un acquisto. Se il fornitore accetta l’ordine, forma un documento legale tra te e il fornitore. Fino a quando il fornitore non accetta l’ordine, non vi è alcun contratto.

L’utilizzo degli ordini di acquisto fornisce una documentazione accurata di quanto ordinato, in caso di controversia. Il PO elenca le quantità, le descrizioni degli articoli, il prezzo, gli sconti, la data di consegna e le istruzioni, quindi è ridotto il potenziale di errore rispetto a un ordine verbale.

Garantire che i dettagli sul PO siano corretti renderà anche molto più semplice il pagamento della fattura associata.

Migliore gestione degli acquisti

Poiché il sistema PO delinea i costi prima dell’inizio di un lavoro, è più facile vedere come vengono influenzati i budget. È possibile effettuare un ordine per un singolo progetto o più progetti contemporaneamente.

Quando ordini beni o servizi per un progetto, applica il riferimento del progetto all’ordine in modo da poter collegare le merci nell’ordine al progetto. Ciò automatizza l’allocazione delle scorte e dei costi al progetto in ogni fase del ciclo di vita dell’ordine di acquisto, in modo da poter fornire preventivi accurati.

Se si desidera che il POs sia accurato, è necessario calcolare le quantità effettive dell’ordine di acquisto per determinare i costi prima dell’inizio di un progetto.

Risparmia tempo e denaro

Quando i fornitori inviano fatture che fanno riferimento al tuo numero di ordine pubblico, i dipendenti non devono perdere tempo a controllare per assicurarsi che il conto sia legittimo. Poiché l’OP diventa un contratto una volta che il fornitore lo accetta, elimina qualsiasi controversia al riguardo.

A causa del processo PO, la fattura deve essere inserita nel sistema di contabilità con riferimento all’PO originale, registrando la consegna e aggiornando automaticamente i livelli di magazzino. Tempi di pagamento più rapidi consentono di risparmiare denaro in termini di costi di elaborazione delle fatture perché richiede meno tempo per elaborarle, consentendo al tuo team di essere produttivo con altre attività.

Condurre affari con agenzie governative

La maggior parte delle agenzie governative non pagherà le fatture fino a quando non riceverà un ordine di acquisto valido. Senza la possibilità di creare POs, sei limitato in termini di opportunità di business.

Se stai producendo ordini di acquisto, stai dicendo agli altri che sei in cima alle tue finanze e al flusso di cassa, in modo da poter guadagnare più fiducia nelle aziende che non utilizzano un sistema di ordini di acquisto.

Ottimizza il tuo stock

Con un efficace software per l’ordine di acquisto, puoi facilmente vedere il tuo investimento finanziario sull’inventario per una migliore gestione dell’inventario. Sarete in grado di vedere i livelli attuali delle scorte, livelli di riordino, magazzino in attesa, e stock gratuito. Questo ti dà un livello di chiarezza e controllo che molte aziende mancano – che porta alla carenza di scorte. L’utilizzo degli ordini di acquisto ti dà visibilità in tutte queste aree, oltre ai costi e al processo di vendita, in modo da poter vedere meglio i margini di profitto su ciascuno dei tuoi prodotti.

Scopri i tuoi migliori fornitori

Sai che i tuoi migliori fornitori sono? Sai da chi stai ordinando la maggior parte dei tuoi prodotti? Sai cosa hai pagato per i prodotti passati, e se non si dovrebbe ricevere sconti per il vostro contratto o a causa del volume di acquisto?

Molte aziende lasciano queste domande senza risposta, e come tali si stanno facendo un grande disservizio.

Il tuo sistema di ordini di acquisto ti consentirà di vedere più rapidamente e facilmente quali fornitori si prendono cura della maggior parte delle tue esigenze. Sarai anche in grado di determinare quali fornitori non stanno trattenendo la loro fine dell’affare – attraverso consegne in ritardo costanti, articoli esauriti e così via.

Queste informazioni ti consentono di vedere quando è il momento di abbandonare un fornitore a favore di un altro fornitore o quando è il momento di negoziare termini di pagamento migliori con alcuni dei tuoi fornitori.

Operare con un solido sistema di ordini di acquisto garantisce che la tua azienda abbia accesso a una grande quantità di informazioni per aiutarti a prendere decisioni basate sui dati. Con informazioni su ciò che si sta spendendo, dove si sta spendendo, e chi si sta spendendo con vi aiuterà a informare le scelte in futuro per accelerare la crescita e migliorare la redditività.