Richiesta gratuita di modelli di lettera di appuntamento

Anche se può sembrare un compito abbastanza semplice, scrivere una lettera per richiedere un appuntamento può effettivamente rivelarsi una cosa piuttosto difficile da fare. Stai chiedendo a qualcuno di concederti il loro tempo e attenzione, e una risposta affermativa non è mai un dato di fatto.Se stai scrivendo per chiedere un incontro con qualcuno che non hai mai incontrato, la persona a cui stai scrivendo probabilmente non sa nulla di te ed è quindi meno probabile che ti conceda un appuntamento. La persona a cui stai scrivendo potrebbe anche avere un tempo molto limitato e non accettare molte richieste di appuntamento. Se prendi un tono troppo amichevole o troppo aggressivo nella tua lettera, può ritorcersi contro.Anche se ci possono essere alcune sfide, la nostra richiesta di modelli di lettera appuntamento vi darà gli strumenti per aiutarvi a chiedere quella riunione importante.

Modello di lettera di richiesta di appuntamento

Nella lettera qui sotto, Jeffrey Sampson scrive una lettera per richiedere un incontro con il suo rappresentante distrettuale di stato nella Camera dei Rappresentanti degli Stati Uniti. Sta partecipando a uno sforzo di advocacy di base e vuole discutere un problema che è importante per lui di persona presso l’ufficio locale del suo legislatore. Nella sua lettera, egli fa una richiesta efficace indicando chiaramente il suo obiettivo e la sua questione e fornendo tutte le informazioni necessarie necessarie per un follow-up.

Come scrivere una richiesta di lettera di appuntamento

Questo tipo di lettera ha uno scopo e un obiettivo specifici: per chiedere un incontro con qualcuno. Nel caso della richiesta di modello di lettera di nomina, lo scrittore è un costituente che scrive al suo deputato per chiedere un incontro di persona. Indipendentemente dalla persona con cui stai richiedendo un appuntamento, devi creare la tua lettera in modo efficace per raggiungere il tuo obiettivo.

Legislatori, dirigenti, e altri leader si consiglia di incontrare personalmente hanno tempo limitato e impegni. Ecco perché è imperativo per te arrivare al punto dell’introduzione. Presentati brevemente e, se scrivi a un legislatore, menziona che sei un costituente. Quindi indicare chiaramente in apertura della lettera che si sta scrivendo per richiedere un appuntamento di persona in un luogo specifico.

Il secondo paragrafo della tua lettera dovrebbe spiegare brevemente perché vuoi fissare un appuntamento. È importante mantenere questa sezione concisa fornendo un riepilogo generale della tua preoccupazione o problema e ciò che speri di realizzare con una riunione. Tieni presente che stai richiedendo tempo e attenzione da questa persona. Ciò significa che la vostra lettera deve convincere rapidamente la persona o il suo personale che la riunione sarebbe valsa la pena.

Chiudi la tua lettera con forza menzionando che intendi dare seguito contattando la persona, o il suo staff, direttamente per telefono per accertare un tempo disponibile per un incontro. Questo dimostra la serietà e la determinazione nella vostra richiesta. Fornisci anche i tuoi dati di contatto, con un numero di telefono ed e-mail.

Cosa evitare nella tua richiesta di lettera di appuntamento

Un errore che dovresti assolutamente evitare nella tua lettera sta assumendo che la persona a cui stai scrivendo abbia l’obbligo di incontrarti. Se vi imbattete in come presuntuoso o sembra come se non si rispetta il suo tempo, lui o lei può decidere di non incontrare con voi. È essenziale che tu esprima apprezzamento in anticipo per la sua considerazione della tua richiesta.

Poiché si tratta di un’impostazione formale, la lettera deve rifletterlo. Redigere il documento come si farebbe con qualsiasi altra corrispondenza commerciale, con un tono professionale e corretta grammatica, ortografia e punteggiatura. Se vi imbattete in come preparato, il destinatario prenderà la vostra richiesta più seriamente.

Evita di essere troppo prolisso o dettagliato nella tua lettera di richiesta. Se e quando si ottiene una riunione, che sarà il momento di andare più in dettaglio circa il vostro problema o preoccupazione. La lettera è semplicemente quello di fare un contatto iniziale, in modo da tenerlo breve e bastone al punto.

Come seguire dopo aver inviato la tua richiesta di lettera di appuntamento

È fondamentale che tu segua dopo aver inviato la tua lettera; altrimenti, la tua richiesta potrebbe rimanere senza risposta o ignorata. A seconda della posizione del destinatario della lettera detiene, un membro del personale può servire come filtro iniziale per la corrispondenza. Il seguito assicura che la tua lettera non si perda nella confusione.

Chiama l’ufficio della persona dopo l’arrivo della lettera e rimanda alla tua lettera. Si consiglia di informarsi circa il programma della persona e la disponibilità. Reiterare che si desidera fissare un appuntamento. Non aver paura di essere assertivo. La persona a cui hai scritto potrebbe avere molte richieste di appuntamento e disponibilità limitata, quindi vuoi distinguerti dalla folla. Rimani sempre rispettoso e professionale nel tuo follow-up.

Top 5 Richiesta di lettera appuntamento Scrittura Take Away

1. Vai dritto al punto

Non vagare nell’introduzione della tua lettera. Sii specifico su chi sei, sulla tua connessione con il destinatario (costituente, dipendente, ecc.), e il motivo per cui stai scrivendo: richiedere un appuntamento.

2. Aggiungi alcuni dettagli sulla tua richiesta

Dai un po ‘ di informazioni sul motivo per cui stai richiedendo una riunione. Questo aiuterà il destinatario a determinare se l’appuntamento vale il suo tempo. Tuttavia, evitare di entrare troppo nei dettagli. Sii breve e conciso.

3. Esprimere gratitudine in anticipo

Riconoscere che si sta essenzialmente chiedendo un favore, ed esprimere grazie in anticipo per l’esame della vostra richiesta di incontro. Questo dimostra rispetto per il tempo e la disponibilità della persona e indica che lo riconosci come prezioso.

4. Segui le best practice per la corrispondenza commerciale

Questa è una richiesta formale, quindi assicurati di correggere e controllare ortografia, grammatica e punteggiatura. Scrivi con un tono di voce professionale e assicurati di non rendere la lettera troppo informale.

5. Chiudi forte con la promessa di seguire

Menziona che hai intenzione di seguire la tua lettera con una telefonata per accertare la disponibilità per l’appuntamento che stai richiedendo. Questo dà la vostra lettera aggiunto peso e mostra il vostro impegno per la vostra richiesta.