Scontrino vs etichetta di spedizione: qual è la differenza?

La documentazione di magazzino può essere confusa, specialmente quando sono presenti più fogli, etichette e fogli che devono essere generati per ogni spedizione. Inoltre, la maggior parte di questi documenti ha requisiti diversi e sono anche preparati in diverse fasi del processo di spedizione.

Due documenti di spedizione comuni sono il documento di trasporto e l’etichetta di spedizione. Mentre questi due documenti sono parti della documentazione del magazzino, sono spesso confusi tra loro.

La differenza tra un documento di trasporto e un’etichetta di spedizione è che il documento di trasporto è un documento creato dallo spedizioniere per il destinatario che indica informazioni rilevanti per l’ordine. D’altra parte, l’etichetta di spedizione è un documento creato anche dallo spedizioniere ma utilizzato dai vettori che fornisce informazioni sulla spedizione.

Ecco un breve riassunto di entrambi i documenti:

In questo articolo, esploreremo in modo più dettagliato il documento di imballaggio e l’etichetta di spedizione e ne evidenzieremo anche le somiglianze e le differenze. Stabiliremo anche durante quale parte del processo di spedizione vengono generati questi documenti.

Che cos’è un documento di trasporto?

Un documento di trasporto è un documento creato dal mittente. Contiene informazioni dettagliate sull’ordine, che include l’elenco degli articoli che vengono spediti, nonché la quantità, il peso e la destinazione.

È uno dei documenti più importanti per l’invio o la ricezione delle spedizioni, in quanto il destinatario è in grado di verificare se il carico giusto è stato spedito al destinatario e alla destinazione giusti.

Accanto al documento di trasporto, come una polizza di carico, un ordine di consegna, una lettera di vettura o una fattura delle vie aeree e la fattura commerciale, il documento di trasporto può essere utilizzato anche durante lo sdoganamento all’esportazione e all’importazione. In questo senso, è simile a una lista di imballaggio o riempimento.

Quali informazioni si trovano su un documento di trasporto?

Poiché il documento di trasporto deve contenere tutte le informazioni relative all’ordine per il destinatario, in genere questo documento mostra le seguenti informazioni:

• Data dell’ordine: l’ora e la data in cui è stato effettuato l’ordine. Un esempio per questo è il 1 maggio 2021. Alcuni spedizionieri indicano anche un timestamp del posizionamento dell’ordine.

• Nome dell’acquirente: Il nome completo dell’acquirente. Questo può essere un individuo, un’azienda pubblica o privata. Ad esempio: Billy Thomas / Il caffè di San Francisco.

• Indirizzo dell’acquirente: I dettagli dell’indirizzo dell’acquirente. Ciò include le linee di indirizzo, il codice postale, il paese e i numeri di unità/blocco. Ad esempio: 1111 S. Figueroa St, Los Angeles, CA 90015, Stati Uniti.

• Nome del destinatario: Il nome del destinatario della merce. Questo potrebbe non essere necessariamente la stessa entità dell’acquirente. Il destinatario è la parte che riceverà ufficialmente la spedizione. Il nostro sito utilizza cookie tecnici e di terze parti.

• Indirizzo del destinatario: I dettagli dell’indirizzo del destinatario. L’indirizzo del destinatario e l’indirizzo dell’acquirente non devono essere gli stessi. Ad esempio: The San Francisco Coffee Place – 1549 Sloat Blvd, San Francisco, CA 94132, Stati Uniti.

• Elenco dettagliato dell’ordine: dettagli dell’intero ordine effettuato dall’acquirente. Questi elementi sono elencati. Ad esempio, macinino da caffè, tostapane, forno, congelatore, vetrina, tazze, tazze per caffè espresso, zucchero e piatti.

• Elenco dettagliato degli articoli spediti-Un elenco dettagliato degli articoli che sono stati spediti nella spedizione. Questi sono in genere suddivisi in qualità e descrizione. Ad esempio 3 tostapane, 2 vetrine e 50 tazze.

• Elenco dettagliato degli articoli che verranno spediti separatamente: articoli che sono nell’ordine ma che non sono all’interno di questa spedizione. Ciò potrebbe essere dovuto a una spedizione breve o per altri motivi. Ad esempio: Sono esclusi 3 macinacaffè su 5 (problemi di qualità rilevati durante la produzione).

• Specifiche dell’articolo: Questo include il numero di articoli all’interno della spedizione, le dimensioni, il peso e, occasionalmente, i numeri SKU. Biru: 3 x Macinacaffè, 3 x Vetrine, 20 x tazze (con peso e dimensioni di ogni articolo). Anche il peso totale e il volume sono solitamente indicati.

• Nome del venditore: Il nome del venditore delle merci. Questo è spesso anche lo spedizioniere, che sta fornendo il documento di trasporto. Il venditore e spedizioniere potrebbe essere per esempio Barista Caffè e forniture.

• Informazioni di contatto del venditore: Dettagli di contatto completi del venditore. Questo campo di solito indica l’indirizzo, l’e-mail, il numero di telefono e talvolta una persona di contatto. Esempio: 2761 Walnut Avenue, CA, 90755. Numero di telefono (562) 490-111. Email [email protected].

• Numero di slip / ordine / numero di slip di spedizione: questo è un numero di riferimento interno dell’ordine del venditore. Questo numero viene utilizzato come riferimento interno durante la creazione della documentazione e l’elaborazione dell’ordine. Ad esempio, Numero d’ordine: 20210530

Sopra è un esempio del documento di imballaggio. Come puoi vedere, contiene tutte le informazioni rilevanti menzionate nell’elenco sopra. Si prega di notare che non tutte le bolle di imballaggio contengono necessariamente le stesse informazioni. Questi dettagli dipendono in ultima analisi, l’accordo tra l’acquirente e il venditore.

Che cos’è un’etichetta di spedizione?

D’altra parte, le etichette di spedizione vengono utilizzate dai vettori e dai fornitori di trasporti per supportare il processo di spedizione complessivo. In primo luogo, li aiuta a tenere traccia delle spedizioni; in secondo luogo, li aiuta a identificare i giusti dettagli di spedizione.

Poiché i fornitori di trasporti hanno molto carico da spostare, è importante che il processo, così come la documentazione, in particolare l’etichetta di spedizione contenga tutte le informazioni pertinenti di cui hanno bisogno.

Pertanto, è importante assicurarsi che l’etichetta di spedizione sia accurata, poiché in caso contrario può causare perdite di carico, cattiva gestione e errori di navigazione. Un’etichetta di spedizione accurata può impedire reclami monetari che possono derivare dai potenziali problemi sopra elencati.

Quali informazioni si trovano su un’etichetta di spedizione?

A seconda del mittente, del vettore o dell’agente di trasporto, le etichette di spedizione possono contenere informazioni diverse. Di seguito è riportato un esempio dei campi più comuni su un’etichetta di spedizione:

• Carrier Numero di inseguimento / codice a barre / QR code: Questo è un numero di inseguimento interno che viene utilizzato dal vettore per spostare e tenere traccia del carico. I vettori più avanzati utilizzano anche un codice a barre o un codice QR per scopi di scansione. Questo li aiuta a determinare il luogo di origine o di destinazione, ETD / ETA, lo stato del carico o eventi, numeri di volo, e dati necessari per la pianificazione della spedizione.

• Data di spedizione: Questa data si riferisce al momento della spedizione del carico. Questa è spesso la data in cui il carico viene prima spostato dal vettore o dall’agente di trasporto. Spesso è la data di ritiro. Esempio: 21/4/2021.

• Priorità di spedizione: questo è spesso visto nelle spedizioni di trasporto aereo per contrassegnare il livello di priorità di una particolare spedizione. Esempio: La priorità è contrassegnata come urgente, consegna espressa o consegna standard.

• Nome del mittente: Il nome del mittente, che spesso è anche il venditore. Esempio: Produttore di biciclette Pro.

• Indirizzo del mittente: I dettagli dell’indirizzo del mittente. Queste informazioni vengono utilizzate dal vettore per entrare in contatto con lo spedizioniere in caso di richieste o discrepanze. Esempio: 15130 Concord Circle, Morgan Hill, CA 90912, Stati Uniti.

• Nome del destinatario: Il nome del destinatario a cui è inviata la spedizione. Esempio: LA Bike Shop.

• Indirizzo del destinatario: L’indirizzo del destinatario della merce. Esempio: 13106 Washington Blvd. Los Angeles CA 90066, Stati Uniti.

• Peso: Il peso del carico che viene spedito. Esempio: 170 bs (77,11 kg).

• Istruzioni di consegna: Queste sono istruzioni speciali per la consegna. Ad esempio, possono richiedere di chiamare una persona al momento della consegna o di lasciarla a portata di mano.

Sopra è un esempio del documento dell’etichetta di spedizione. La maggior parte dei vettori e degli agenti di trasporto utilizza un layout simile con informazioni simili.

Scontrino vs Etichetta di spedizione: sono uguali?

Entrando nei dettagli sulle bolle di imballaggio e sulle etichette di spedizione, è evidente che entrambi i documenti sono diversi. Questo perché ognuno di questi documenti ha uno scopo diverso.

Per evidenziare ancora una volta, le bolle di imballaggio vengono create per i destinatari in modo che siano a conoscenza dei dettagli dell’ordine e della spedizione. Sono in grado di vedere ciò che hanno ordinato e ciò che è stato adempiuto.

L’etichetta di spedizione è un documento che viene incollato sulla confezione e aiuta il vettore a identificare e tracciare la spedizione. Pertanto contiene tutti i dettagli della spedizione pertinenti, come le informazioni del mittente e del destinatario.

Un’etichetta di spedizione avrebbe anche un codice a barre o un codice QR per facilitare il tracciamento del carico giorno per giorno. Questo non è richiesto per le bolle di imballaggio, in quanto contiene principalmente informazioni sull’ordine.

Inoltre, ad ogni cartone è allegata un’etichetta di spedizione, per cui una bolla di imballaggio è spesso attaccata a una busta o posta all’interno della scatola. Spesso c’è solo una bolla di imballaggio per più cartoni, in quanto contiene l’intero ordine.

Sia la bolla di imballaggio che l’etichetta di spedizione contengono campi di dati comuni come il mittente, il destinatario, il peso e l’indirizzo di consegna. Si tratta dell’unica somiglianza che entrambi questi documenti hanno l’uno con l’altro, a parte il fatto che sono entrambi documenti nel processo di spedizione.

Dovresti sempre usare sia la bolla di imballaggio che l’etichetta di spedizione?

È consigliabile avere sia un documento di trasporto che un’etichetta di spedizione per ogni spedizione soddisfatta. Questo perché il documento di trasporto dà all’acquirente un heads-up della merce che è stata acquistata e sarà incluso nella spedizione effettiva.

Mentre le bolle di imballaggio non sono obbligatorie, è altamente incoraggiato a causa dei motivi sopra menzionati. D’altra parte, le etichette di spedizione sono obbligatorie, poiché i vettori non saranno in grado di spostare il carico senza di esso.

Inoltre, l’etichetta di spedizione garantisce che il prezioso carico venga trasportato, sdoganato e consegnato. Una bolla di imballaggio correttamente riempita e un’etichetta di spedizione riducono le possibilità che il carico venga maltrattato, trattenuto per vari motivi, esaminato o sottoposto a costi aggiuntivi.