Sistema di gestione della qualità ISO 9001: una guida per principianti

Essere certificati ISO 9001 significa che un’organizzazione è in grado di dimostrare la capacità di fornire costantemente prodotti e servizi che soddisfano e superano le aspettative dei clienti e delle normative. La conformità a ISO 9001 significa anche che l’organizzazione ha un SGQ stabilito.

Che cos’è un sistema di gestione della qualità?

Un SGQ è la documentazione dei processi e dei piani di un’organizzazione per il raggiungimento degli obiettivi di qualità. Dovrebbe essere adattato all’organizzazione e alle esigenze dei suoi clienti.

Un efficace sistema di gestione della qualità consente alle organizzazioni di fornire costantemente prodotti di alta qualità, con conseguente clienti più felici e un business migliore in generale. Un SGQ aiuta anche a rendere i processi più efficienti, riducendo il tempo e gli sforzi sprecati in attività non essenziali e consentendo ai team di concentrarsi invece su attività ad alto impatto.

Elementi di un sistema di gestione della qualità

I sistemi di gestione della qualità hanno questi nove elementi: politica e obiettivi della qualità, manuale della qualità, struttura organizzativa e responsabilità, gestione dei dati, processi, soddisfazione del cliente con la qualità del prodotto, miglioramento continuo e controllo dei documenti.

Politica di qualità e obiettivi di qualità

Una politica di qualità è una dichiarazione ufficiale dell’impegno dell’organizzazione per la qualità e la sua strategia per promuovere, mantenere e migliorare la qualità. Per garantire l’allineamento con le politiche di qualità, le organizzazioni stabiliscono obiettivi aziendali specifici o obiettivi di qualità. Sia le politiche di qualità che gli obiettivi di qualità sono requisiti standard della norma ISO 9001.

le Organizzazioni possono utilizzare la politica per la qualità e l’obiettivo di qualità di seguito, come esempio:

• Politica per la Qualità: Garanzia di soddisfazione del cliente
• Qualità Obiettivo: Mantenere almeno il 95% la soddisfazione del cliente

Manuale di Qualità

Un manuale della qualità è un documento contenente le motivazioni per l’implementazione di un sistema di gestione della qualità e una panoramica dell’organizzazione le procedure di qualità. Se uno standard QMS come ISO 9001 è uno dei motivi per l’implementazione del QMS, i suoi requisiti dovrebbero essere inclusi nel manuale della qualità.

Struttura organizzativa e responsabilità

Con qualsiasi progetto importante, assegnare chiaramente compiti e affermare la proprietà del progetto è un must. Poiché un sistema di gestione della qualità è un progetto importante, dovrebbero applicarsi le stesse regole. Per la gestione di livello superiore, l’assegnazione di una responsabilità focalizzata sulla qualità a ciascun membro dell’organizzazione aiuta a facilitare un’implementazione del SGQ più fluida e completa.

Gestione dei dati

Poiché la documentazione è un componente fondamentale di un sistema di gestione della qualità, la gestione dei dati o la gestione efficace di documenti e informazioni dovrebbe essere una priorità assoluta delle organizzazioni che desiderano creare, migliorare o implementare il proprio SGQ. La gestione dei dati comporta la definizione di origini dati, la raccolta di dati da queste fonti, l’organizzazione dei dati raccolti, la memorizzazione dei dati organizzati per un facile accesso e comprensione e l’analisi dei dati per trovare le informazioni necessarie per il miglioramento.

Processi

Documentare, comprendere e valutare i processi di un’organizzazione sono passaggi chiave per la preparazione di un audit ISO 9001, sia esso interno o condotto da terzi per la certificazione ISO 9001. Qualsiasi processo che influisca sulla qualità dei prodotti e dei servizi deve essere monitorato attraverso il sistema di gestione della qualità.

Soddisfazione del cliente con la qualità del prodotto

Per fornire la prova della soddisfazione del cliente con la qualità del prodotto e dimostrare la capacità dell’organizzazione di soddisfare e superare le esigenze del cliente, è prima necessario capire esattamente come misurare la soddisfazione del cliente. Un’opzione è quella di condurre sondaggi sulla soddisfazione dei clienti, che possono essere realizzati tramite e-mail, sul sito Web dell’organizzazione o tramite un chiosco digitale in loco.

Miglioramento continuo

Uno degli argomenti trattati nell’approccio di ISO 9001 è un requisito per guidare il miglioramento. In termini semplici, ciò significa che le organizzazioni che intendono ottenere la certificazione ISO 9001 devono intraprendere azioni concrete per migliorare la qualità. Il miglioramento continuo fa un ulteriore passo avanti, in quanto richiede alle organizzazioni non solo di migliorare, ma di continuare a migliorare.

Strumenti di qualità

Oltre a valutare la soddisfazione del cliente con la qualità del prodotto, un altro modo di misurare la qualità è quello di utilizzare strumenti di qualità. Uno strumento di qualità è qualsiasi macchina o apparecchiatura costruita per testare prodotti o aspetti della sua produzione in base a criteri specifici. Nell’industria alimentare, un sensore di temperatura può essere considerato uno strumento di qualità poiché il cibo spesso deve essere conservato a una certa temperatura per preservarne la qualità.

Controllo dei documenti

Sebbene il controllo dei documenti e la gestione dei dati siano strettamente correlati, ciò che rende il controllo dei documenti diverso è che c’è una maggiore attenzione alla registrazione. L’obiettivo della gestione dei dati, d’altra parte, è raccogliere le informazioni necessarie dai dati raccolti.

Quali sono i 7 principi di gestione della qualità?

Secondo l’ISO, l’implementazione di un sistema di gestione della qualità sarà molto più semplice se l’organizzazione segue i 7 principi di gestione della qualità, che sono anche gli elementi primari del total quality management (TQM).

1. Attenzione al cliente: attrarre e trattenere i clienti incontrando, superando e adattandosi alle loro esigenze
2. Leadership: direzione e scopo unificati in tutta l’organizzazione, dalla gestione di alto livello ai dipendenti, una cultura della collaborazione interna
3. Coinvolgimento delle persone: consentire ai dipendenti di essere al meglio sul lavoro porta a un valore migliore per i tuoi clienti. Il personale dovrebbe avere formazione, supporto e risorse sufficienti per svolgere bene il proprio lavoro.
4. Approccio ai processi: vedere le attività come processi che si connettono e funzionano all’interno di un sistema, assicurando che tutti abbiano familiarità con i processi dell’organizzazione e come tutto funzioni insieme per guidare il business
5. Miglioramento: sostenere un’attenzione continua al miglioramento anche con il passare del tempo, essere proattivi quando si tratta di costruire innovazione e reagire ai cambiamenti interni ed esterni man mano che si evolvono e si manifestano in modi diversi
6. Processo decisionale basato sull’evidenza: stabilire, misurare e agire su metriche di qualità per un maggiore ROI ed efficienza
7. Relationship management: identificazione e gestione efficace delle relazioni con stakeholder e fornitori chiave attraverso un piano stabilito

Metodi di gestione della qualità

TQM è un metodo di gestione della qualità focalizzato sulla combinazione dei processi, dei sistemi e delle strategie di un’organizzazione con definizioni di qualità basate sul cliente attraverso una forte collaborazione interna. Altri metodi di gestione della qualità ben noti sono Lean, Six Sigma e Kaizen.

Sebbene il metodo Lean abbia molti strumenti, quelli utilizzati per la gestione della qualità sono PDCA e 5 Whys. PDCA è una tecnica di problem-solving che sta per Plan-Do-Check-Act, mentre 5 Whys è una tecnica di analisi delle cause alla radice che comporta la domanda “perché” cinque volte.

Six Sigma, d’altra parte, ha due metodologie principali, DMAIC e DMADV. DMAIC, che sta per Define-Measure-Analyze-Improve-Control, viene utilizzato per i processi esistenti, mentre DMADV viene utilizzato per i nuovi processi e sta per Define-Measure-Analyze-Design-Verify.

Kaizen è un termine giapponese solitamente tradotto come miglioramento continuo, che è anche uno degli elementi di un sistema di gestione della qualità. Simile al metodo Lean, ci sono molti strumenti Kaizen, il più importante dei quali è Gemba. Gemba o “il luogo reale” è l’atto di vedere dove il lavoro reale avviene eseguendo una passeggiata Gemba.

Tipi di standard QMS

Gli standard QMS possono essere suddivisi in due tipi. Il primo tipo di standard QMS è la serie ISO 9000, che contiene ISO 9001, ISO 9004 (per sostenere il QMS certificato ISO 9001) e ISO 19011 (linee guida del gruppo ISO 9001 Auditing Practices). Il secondo tipo di standard SGQ è specifico per il settore e include ISO 13485 e IATF 16949.

ISO 13485 è lo standard QMS per la produzione, la distribuzione, la manutenzione e lo smaltimento di dispositivi medici. Le organizzazioni con certificazione ISO 13485 sono riconosciute per produrre dispositivi medici che sono alla pari con gli standard del settore. La certificazione ISO 13485 è anche un prerequisito per i produttori che desiderano ottenere la certificazione per il Medical Device Single Audit Program (MDSAP).

IATF 16949 è stato sviluppato dalla International Automotive Task Force (IATF), un gruppo globale di organizzazioni nel settore automobilistico che mira a costruire il consenso sui benchmark per la qualità dei prodotti e dei processi nella supply chain automobilistica. I membri di IATF richiedono che i loro fornitori siano certificati IATF 16949.

Certificazione ISO 9001

Entrambe le certificazioni ISO 9001 e ISO 9001 possono essere utilizzate da un’organizzazione per affermare che il suo SGQ soddisfa i requisiti ISO 9001. Un’organizzazione può richiedere la conformità alla norma ISO 9001 attraverso una dichiarazione o una dichiarazione legalmente vincolante basata sui propri audit interni dell’organizzazione. La certificazione ISO 9001, invece, è una valutazione condotta da una terza parte, che rilascia quindi un certificato di conformità.

Perché la certificazione ISO 9001 è importante

Ecco i 5 vantaggi di avere un SGQ certificato ISO 9001:

Migliorare la qualità dei prodotti e dei servizi

Analizzando i processi coinvolti nella fornitura di prodotti e servizi, è possibile prendere il controllo delle operazioni e garantire un output di qualità costante.

Poiché la certificazione ISO 9001 richiede un audit indipendente di terze parti, i processi saranno attentamente esaminati e verranno fornite raccomandazioni su come sviluppare ulteriormente il sistema di gestione della qualità della vostra organizzazione.

Soddisfare i requisiti dei potenziali partner commerciali

Alcuni fornitori richiedono la certificazione ISO 9001 prima di intraprendere attività commerciali. Soddisfacendo i requisiti ISO 9001 e ottenendo la certificazione, è possibile attirare più partner commerciali che sono probabilmente certificati ISO 9001 e espandersi in nuovi mercati.

Drive Customer Satisfaction

I prodotti e i servizi di alta qualità forniti portano costantemente la soddisfazione e la fedeltà del cliente in prima linea, creando un effetto a catena che si traduce nell’acquisizione di altri clienti e partnership. Ottieni informazioni utili e dati sulla soddisfazione dei clienti attraverso questo modello di indagine sui prodotti.

Leadership Engagement

ISO 9001 mira a far sì che i leader si impegnino attivamente nel miglioramento della qualità e dei processi nell’organizzazione. Offrendo ai leader l’opportunità di identificare le lacune nelle prestazioni e guidare nuove iniziative per affrontarle, ISO 9001 aumenta l’efficienza complessiva dell’organizzazione.

Migliora la cultura aziendale

Con ruoli, aspettative e direzione aziendale chiaramente definiti, i dipendenti avranno prestazioni migliori e saranno più professionali al lavoro. Ottenere la certificazione ISO 9001 può anche aumentare il morale aziendale in quanto è un risultato utile e il riconoscimento dei loro sforzi.

Ottenere la certificazione ISO 9001 può essere un investimento significativo in tempo e risorse. Di conseguenza, le organizzazioni che diventano certificate ISO 9001 spesso detengono un vantaggio competitivo all’interno delle loro industrie.

Quali sono i requisiti primari della certificazione ISO 9001?

ISO 9001 non definisce i requisiti esatti per prodotti e servizi, ma è piuttosto una misura della gestione generale della qualità di un’organizzazione. A parte un SGQ, gli altri requisiti primari della ISO 9001 sono i seguenti:

• impegno del Top management per la qualità
• attenzione al cliente
• l’Adeguatezza delle risorse
• le competenze dei Dipendenti
• la gestione del Processo per la produzione, la fornitura dei servizi amministrativi e di supporto)
• pianificazione della Qualità
• Progettazione di prodotti e servizi
• Processi per risolvere i reclami dei clienti
• azioni Correttive
• Requisito di auto miglioramento
• necessità di monitorare le percezioni del cliente circa la qualità dei prodotti e dei servizi

Come Ottenere la certificazione ISO 9001 Certificato

Ecco 6 passaggi per aiutarti a ottenere la certificazione ISO 9001:

Passo 1: Ottenere il buy-in

Raccogliere e concordare l’implementazione di un SGQ sia a livello di gestione che di personale. Comunicare chiaramente l’obiettivo e lo scopo al personale (ad esempio, se migliorare l’efficienza complessiva, la soddisfazione del cliente, l’offerta di nuovo lavoro, ecc.)

Passo 2: Gap Analysis

Conduci un’analisi delle lacune per scoprire in che misura la tua azienda sta già soddisfacendo i requisiti ISO 9001 e dove dovrebbe essere l’enfasi dei tuoi sforzi di implementazione. Utilizzare una lista di controllo digitale per eseguire l’analisi del gap per una migliore visibilità dei dati.

Passo 3: Pianificazione

Una volta identificate le lacune, delineare e implementare un piano di progetto con scadenze chiave, parti, risultati finali e responsabilità. Redigere la vostra politica di qualità e allinearla con gli standard ISO 9001. Preparare i documenti e le registrazioni richiesti.

Passo 4: Implementazione

Implementa il tuo SGQ allineato agli ISO nella tua organizzazione. Assicurati che tutti i dipendenti siano consapevoli del motivo per cui il SGQ viene implementato e di come ne trarranno beneficio. Anche se può essere difficile ottenere tutti a bordo, un SGQ efficiente aiuta i dipendenti ad aumentare la loro produttività con il minimo sforzo, consentendo loro di concentrarsi sulle metriche che contano.

Fase 5: Internal Audit

Condurre audit interni per valutare e sostenere la conformità con il SGQ implementato. Utilizzare un elenco di controllo di audit interno per raccogliere informazioni che possono aiutare ad analizzare se il SGQ è efficace e raggiungere gli obiettivi di qualità. Oltre ad essere preziose fonti di dati, gli audit interni possono anche fungere da test per l’effettiva certificazione ISO 9001.

Punto 6: Ottieni la certificazione

Trova un ente di certificazione indipendente affidabile che visiterà ed eseguirà audit in loco per determinare se la tua azienda può essere certificata ISO 9001. Verificare se l’organismo di certificazione utilizza la relativa norma CASCO (ISO committee on conformity assessment).

iAuditor come software di gestione della qualità ISO 9001

iAuditor di SafetyCulture è un premiato software di gestione della qualità utilizzato da 1 milione di lavoratori in 26.000 organizzazioni in 85 paesi. iAuditor è un leader di categoria GetApp e Software Consulenza Frontrunner nella gestione della qualità. Ha le seguenti caratteristiche chiave per migliorare i processi di gestione della qualità:

• Ottenere un’istantanea di come il SGQ è l’esecuzione di analisi di cruscotto e filtrare i dati per data, luogo, sito, utente, o la risposta ad approfondire i punti di forza e di debolezza del vostro sistema di gestione della qualità
• Convertire la carta attuale documentazione del SGQ in digitale i modelli che sono di facile accesso e modifica dopo aver fatto modifiche o migliorie al proprio SGQ
• Creare, assegnare, e completare le azioni correttive e preventive su un dispositivo mobile per sempre on-the-go di miglioramento continuo e di collaborazione in team