Strategie di gestione del flusso di cassa e Best Practice

Uno degli elementi più importanti nella creazione di un business di successo e finanziariamente sano è lo sviluppo e l’attuazione di una strategia di gestione del flusso di cassa efficace. Dalle startup individuali ai proprietari di piccole imprese ai professionisti finanziari che lavorano presso le principali società, chiunque debba gestire il flusso di cassa sa che il denaro è la linfa vitale della propria organizzazione – e un flusso di cassa positivo, mantenuto al costo adeguato e con il giusto tempismo, è la chiave per la salute finanziaria.

Seguendo alcune best practice di base e investendo nelle giuste soluzioni software, è possibile creare una strategia di gestione del flusso di cassa che consente di ottimizzare il capitale circolante per prestazioni, crescita, redditività e vantaggio competitivo.

Perché avere un’efficace strategia di gestione del flusso di cassa conta

Le sfide di gestione del flusso di cassa sono il killer numero uno delle piccole imprese. Mantenere o migliorare il flusso di cassa è fondamentale per mantenere le cose in esecuzione in attesa di crediti per ottenere ed elaborare i pagamenti dai vostri clienti.

La gestione della liquidità è, al suo centro, di mettere il capitale circolante della vostra azienda per un uso ottimale da:

• Riduzione al minimo del contante in eccesso;
• Bilanciamento accurato e completo degli afflussi di cassa e dei deflussi di cassa;
• Garantire che tutto il denaro sia speso con un occhio verso il massimo ritorno sull’investimento (ROI) e la creazione di valore (cioè, ottimizzando il rapporto di rotazione del capitale circolante); e
• Mantenere un capitale circolante sufficiente per coprire gli obblighi finanziari della società con abbastanza avanzi per gestire spese impreviste e sfruttare le opportunità di investimento. Ciò richiede il bilanciamento della liquidità aziendale rispetto al costo opportunità.
  • Nel determinare un saldo di cassa ottimale, le aziende devono identificare, monitorare e mitigare i rischi associati al saldo di cassa target.
  • Devono anche tracciare il ROI previsto e il costo opportunità per varie opzioni, ad esempio pagare le fatture del fornitore in anticipo per acquisire sconti rispetto ad avere più denaro a disposizione e effettuare pagamenti quando sono dovuti.
  • Una semplice formula che le aziende possono utilizzare per calcolare il costo opportunità è:
    Costi di transazione + Potenziale esposizione al rischio creata mantenendo un saldo di cassa minimo = Costo opportunità per tale saldo.

Al fine di eseguire queste attività business-critical, è necessario sia una chiara comprensione dell’importanza del flusso di cassa e un approccio realistico, dettagliato e data-driven. Senza una strategia formalizzata per la gestione del capitale circolante, un sistema per valutare e migliorare le prestazioni utilizzando le metriche o un buy-in completo dalla tua organizzazione a tutti i livelli, i problemi di flusso di cassa potrebbero rivelarsi frequenti e frustranti.

Legare la gestione disciplinata del flusso di cassa ai più grandi obiettivi della società per la crescita, l’innovazione, i margini di profitto e la forza competitiva farà molto per incoraggiare i membri del team a tutti i livelli a mettersi sulla stessa pagina.

Best practice per una gestione efficace del flusso di cassa

1. Investire in una soluzione software

Dall’ottimizzazione del ciclo di conversione del contante al calcolo e all’ottimizzazione dei giorni di pagamento dei conti (ad es., conti da pagare fatturato), ogni parte di migliorare il flusso di cassa è più facile e più efficace con l’aiuto di una soluzione di procure-to-pay best-in-class come Planergy.

L’intelligenza artificiale (AI), l’automazione dei processi e la gestione avanzata dei dati e l’analisi sono tutti componenti fondamentali dei moderni software di approvvigionamento. Armati di questi strumenti, puoi:

• Cattura, organizza e analizza tutti i dati di spesa per la massima trasparenza, accuratezza e completezza. La visibilità della spesa è essenziale per ottimizzare tutti i processi aziendali, ma è particolarmente importante per la gestione del flusso di cassa, poiché avere dati errati può lasciarti con una previsione di flusso di cassa imprecisa—e senza abbastanza denaro per coprire i costi operativi, pagare gli stipendi o pagare i fornitori, per non parlare di fare investimenti strategici o coprire le emergenze.
• Fornire un unico repository basato su cloud per i dati, con accesso sicuro e appropriato al ruolo. Tutti possono accedere ai dati di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno, quindi è più facile prendere decisioni aziendali intelligenti per la gestione del flusso di cassa a breve e lungo termine.
• Integra il tuo software di contabilità, la soluzione di approvvigionamento e altre applicazioni in un ambiente software coeso con una migliore comunicazione e collaborazione.
• Crea e applica politiche che incoraggino una spesa responsabile e intelligente e decisioni strategiche per migliorare il flusso di cassa nel tempo.
• Crea budget, previsioni e proiezioni del flusso di cassa accurati e completi, nonché documenti finanziari di base come il reddito e il rendiconto finanziario.
• Automatizza e ottimizza i principali processi di contabilità fornitori, si integra con i sistemi dei fornitori e facilita la collaborazione con i crediti per garantire piena visibilità e controllo sui deflussi e sugli afflussi di cassa. Ciò è particolarmente importante per abbreviare il ciclo di conversione del contante.
• Creare e tenere traccia delle metriche utilizzate per monitorare e ottimizzare i processi relativi alla gestione delle entrate e uscite di cassa, tra cui:
  • Days Sales Outstanding (DSO)
  • Giorni di Inventario A portata di Mano (DIO)
  • Giornate Pagabili in Circolazione (DPO)

1. Creare un Cash-Esperto di Cultura

Per essere veramente successo in un utilizzo ottimale delle loro capitale di esercizio, le aziende devono garantire che tutti, dal direttore generale per i contabili in contabilità clienti e fornitori comprendere l’importanza di un’efficace gestione del flusso di cassa.

La C-Suite può dare il via al processo fornendo non solo istruzioni, ma leadership e guida nella priorità di un approccio strategico al flusso di cassa positivo. Legare la gestione disciplinata del flusso di cassa agli obiettivi più grandi dell’azienda per la crescita, l’innovazione, i margini di profitto e la forza competitiva farà molto per incoraggiare i membri del team a tutti i livelli a mettersi sulla stessa pagina.

Nei reparti contabilità e approvvigionamento, lo sviluppo e l’attuazione di politiche che promuovono sia la disciplina finanziaria che la spesa strategica centrata sul valore possono rendere più facile raggiungere la conformità, monitorare le prestazioni e identificare le aree problematiche che necessitano di miglioramento.

Altri dipartimenti e unità aziendali possono essere incentivati a sostenere la disciplina finanziaria (e gestire attentamente le spese di cassa) collegando bonus dipartimentali, budget o persino stipendi agli obiettivi di flusso di cassa.

L’introduzione di strumenti software che semplificano le proiezioni del flusso di cassa, il budget e le previsioni necessarie per perseguire questa strategia renderà le cose ancora più semplici.

Garantire che tutti siano addestrati sugli strumenti software, capiscano e accettino di rispettare le politiche di gestione finanziaria e dei flussi di cassa e conoscano i loro ruoli e responsabilità nel sostenere il perseguimento della salute finanziaria dell’azienda fornirà un ultimo livello di rinforzo necessario per far lavorare tutti insieme verso il successo condiviso e una migliore gestione della liquidità.

1. Adottare un approccio proattivo alla fatturazione

Anche un business redditizio ha bisogno di cassa in mano per andare con i numeri sani sul bilancio. Semplificando i flussi di lavoro di fatturazione per precisione e velocità, le fatture vengono consegnate ai clienti il prima possibile e il denaro sul tuo conto bancario prima.

Automatizza i flussi di lavoro di fatturazione. Collabora strettamente con i clienti per garantire che ogni fattura abbia un ordine di acquisto corrispondente per ridurre al minimo eccezioni, chargeback e ritardi. Piuttosto che legare la dispersione delle fatture a un giorno specifico, considera di inviarle ogni volta che raggiungi un obiettivo predefinito, ad esempio un certo numero di progetti completati.

1. Semplifica la gestione dell’inventario

L’inventario che langue nei magazzini o nei magazzini non genera entrate per la tua attività. Dare la priorità stoccaggio per i venditori forti e hanno sistemi in atto per liquidare stock morti e ridurre al minimo o eliminare riordini come richiesto.

1. Dare priorità all’agilità, al miglioramento continuo e alla resilienza aziendale

Mentre l’economia globale è sicuramente un luogo ferocemente competitivo, il tuo concorrente più duro quando si tratta di ottenere prestazioni ottimali sarà sempre il tuo business. Le aziende che girano il microscopio su se stessi per valutare e migliorare le pratiche commerciali (comprese le operazioni di business, attività finanziarie,sourcing strategico, ecc.) può tagliare il grasso mentre trova nuovi modi per strizzare il valore dai loro flussi di lavoro.

Praticare un approvvigionamento agile e dare priorità alla resilienza della supply chain non solo renderà più facile tracciare i dati finanziari e semplificare i flussi di lavoro, ma eliminerà anche sprechi, errori umani e ritardi costosi, garantendo al contempo che la tua azienda abbia una base flessibile che promuova la redditività proteggendo i disruptors (isolando ulteriormente il tuo saldo di cassa da turbolenze inaspettate).

Il risultato netto è un’organizzazione più snella e focalizzata che può implementare più facilmente la disciplina finanziaria nei propri processi aziendali e sfruttare il capitale circolante in modo molto più efficace.

1. Non rifuggire dal finanziamento

Sia il finanziamento a breve che a lungo termine può essere estremamente utile per fornire un’infusione di denaro quando ne hai più bisogno o vuoi approfittare di un’eccezionale opportunità di investimento.

Finanziamento a breve termine, come ad esempio una linea di credito, può aiutare a colmare il divario quando avete bisogno di capitale circolante veloce. Meglio ancora, è possibile impostare una linea di credito con il creditore prima che ne avete bisogno. Questo non solo ti offre ulteriore tranquillità, ma può potenzialmente produrre un tasso di interesse più favorevole poiché stai negoziando quando sei a filo piuttosto che venire al tuo istituto finanziario con il cappello in mano (per così dire).

I proprietari di piccole imprese e le startup possono sicuramente approfittare di altre opzioni di finanziamento a breve termine come le carte di credito, a condizione che traggano una linea chiara e pesante tra il personale e il professionista stabilendo un conto bancario separato e carte di credito per il business.

Mantenere le cose separate consente inoltre di integrare più facilmente gli acquisti di carte di credito aziendali con il sistema di gestione della spesa complessiva, fornendo informazioni preziose che è possibile utilizzare per perfezionare la gestione del flusso di cassa e ridurre la dipendenza dalla plastica nelle future previsioni del flusso di cassa.

Il finanziamento a lungo termine è un’opzione migliore del capitale circolante quando si investe in acquisti importanti come attrezzature di produzione, immobili, ecc. È possibile spazio pagamenti e ammortamenti per tutta la vita del bene, e mentre avrete bisogno di tenere d’occhio i tassi di interesse, la vostra posizione di cassa sarà molto più forte.

1. Bilancia la carota con il bastone

Creare una politica di raccolta chiara e completa è fondamentale per mantenere sotto controllo il flusso di cassa. Formalizza i tuoi termini di pagamento, rendi chiare le sanzioni per i ritardi di pagamento e assicurati di distribuire l’ultima versione della tua politica a tutti i tuoi clienti e al tuo personale a intervalli regolari.

È possibile integrare il processo di raccolta con i flussi di lavoro crediti per monitorare le date di scadenza e gli importi e automaticamente emettere promemoria di raccolta, anche. Ciò incoraggerà il pagamento rapido mantenendo le cose amichevoli (o almeno professionali) con i clienti.

Questo è il bastone. La carota si presenta sotto forma di sconti per il pagamento anticipato. Sconti possono aiutare a raccogliere più denaro, più rapidamente, anche se si sta ricevendo un po ‘ meno da ogni cliente approfittando dello sconto. Sacrificare 5% o 10% di una fattura per ottenere il denaro in mano entro 10 giorni è valsa la pena se ti impedisce di dover prendere un prestito a breve termine e pagare tasse di interesse pesanti.

Assicurati che il tuo capitale circolante stia facendo il suo lavoro

Per sopravvivere nel mercato competitivo di oggi, devi mantenere il cuore finanziario della tua azienda che batte con un flusso costante di denaro ben gestito. Crea una cultura della consapevolezza del flusso di cassa, investi in una soluzione software affidabile e completa e sviluppa e implementa efficaci strategie di previsione e gestione del flusso di cassa oggi, e avrai le risorse necessarie quando è il momento di pagare le bollette, fare investimenti strategici e coprire le emergenze che rappresentano un rischio per la salute finanziaria della tua azienda.