Struttura di governance e comitato direttivo nella gestione del progetto

Un comitato direttivo (a volte chiamato “team di governance del progetto”) è un gruppo di persone responsabili della supervisione, del funzionamento e della consegna di progetti, programmi e portafogli. Chiariscono le decisioni su come può essere soddisfatta la portata concordata del lavoro.

I comitati direttivi supervisionano il processo di consegna e stabiliscono politiche e procedure di governance del progetto per aiutare i team di progetto a garantire che i progetti rimangano in pista e forniscano i risultati desiderati. Concilia le differenze e le questioni contrastanti nei ruoli e nelle responsabilità delle parti interessate e garantisce che tutti i risultati siano di qualità e rispettino l’ambito concordato. Un comitato di governance del progetto è efficace quando garantisce la consegna tempestiva ed efficiente di risultati soddisfacenti.

In questo articolo, definiremo il termine “comitato direttivo” per la gestione del progetto e descriveremo quali ruoli e componenti sono solitamente coinvolti nelle strutture di governance del progetto.

Che cos’è un Comitato direttivo nella gestione dei progetti?

Un comitato direttivo del progetto (aka “project board”) è un’autorità decisionale senior all’interno della struttura di governance del progetto che consiste in top manager e leader che forniscono, riesaminano e monitorano la direzione strategica e la guida politica al team di progetto e ad altri stakeholder. Il comitato di progetto fornisce anche raccomandazioni sugli approcci di consegna e partecipa alla discussione di strategie generali e opportunità per la pianificazione e l’implementazione.

In genere, gli stakeholder senior e i rappresentanti di alto livello dei clienti del progetto sono i membri di un comitato direttivo del progetto. All’interno del quadro di governance del progetto, i membri del comitato sono strategicamente posizionati per promuovere efficacemente gli obiettivi delle rispettive organizzazioni. La diversità di solito rende flessibile il consiglio di gestione del progetto e migliora il processo decisionale.

Che possono essere membri di un progetto di governance:

• Project Manager
• Sponsor
• Proprietario
• Business Analyst
• i Rappresentanti del Cliente

un Po ‘ di responsabilità dei membri del comitato direttivo:

• La pianificazione strategica e la revisione
• Verifica delle modifiche per il Business Case del documento
• Approvazione dello statuto del Progetto per la precisione e la conformità con il Business Case.
• Monitoraggio e controllo del progetto,
• la Gestione delle relazioni e dei conflitti tra il team di consegna e di altri soggetti coinvolti nel progetto
• la Definizione delle politiche e delle procedure relative al progetto di consegna
• Raccomandare aggiustamenti di risorse e la loro ripartizione

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La fondazione di un comitato direttivo è generalmente di cui senior management o di altri decisori all’interno di un’organizzazione. Spesso questo sarà un rappresentante dell’organizzazione che ha contribuito alla visione originale del progetto che guiderà il comitato.

Che cos’è una struttura di governance del progetto?

Una struttura di governance del progetto è un quadro di autorità e responsabilità che determina come gli stakeholder di un progetto prenderanno, comunicheranno e implementeranno decisioni strategiche e risolveranno i problemi che sorgono durante il ciclo di vita del progetto.

Efficaci strutture di governance del progetto aiutano i project manager a bilanciare le questioni in conflitto e prendere decisioni informate. Queste strutture identificano le linee di comunicazione, i diritti decisionali e le relazioni di reporting per le persone che approvano le richieste di modifiche nell’ambito del progetto, nel budget o nella pianificazione. Esistono tre tipi di struttura di governance utilizzati nei progetti e nei programmi: centralizzata, distribuita o ibrida. Le sezioni seguenti li descrivono ulteriormente.

3 Modelli di governance del progetto

1. Centralizzata

Una struttura di governance centralizzata fluisce tutte le decisioni dal comitato direttivo al team di progetto e alle parti interessate, e in alcuni casi anche nella direzione opposta. Questo tipo di governance è molto comune nei grandi progetti, dove c’è poco tempo per il coordinamento e la condivisione delle informazioni tra i comitati.

Un altro motivo per adottare una struttura di governance centralizzata è che fornisce una direzione coerente per tutto il ciclo di vita del progetto. Assicura che il progetto è sulla buona strada e aderisce alla portata concordata di lavoro. Un altro vantaggio è che semplifica le comunicazioni e riduce costi e rischi.

3. Distribuito

In contrasto con la governance centralizzata, le strutture di governance distribuite mantengono l’autorità decisionale dispersa tra tutte le parti interessate. Ciò consente una maggiore flessibilità nelle decisioni di progetto, mantenendo al contempo una migliore responsabilità.

In una struttura di governance distribuita, l’autorità decisionale è tenuta nelle mani del team di progetto, con revisioni periodiche condotte dal comitato direttivo. In un sistema di governance distribuito, non ci sono ostacoli a cambiamenti di portata o di bilancio.

3. Ibrido

Una struttura di governance ibrida fonde gli elementi positivi dei modelli centralizzati e distribuiti. Il comitato direttivo di un modello ibrido agisce come un comitato direttivo interno; tuttavia, è supportato da un gruppo consultivo esterno (o panel).

La struttura ibrida è più spesso utilizzata in progetti complessi e multifase che richiedono un processo decisionale strategico centrale nelle fasi successive del progetto. L’obiettivo principale di questo tipo di governance è quello di sfruttare le migliori proprietà di altri tipi evitando gravi carenze.

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6 Domande e Risposte Comuni

Qui di seguito vi forniamo le risposte ad alcune delle domande più frequenti sull’argomento.

1. Perché creare un comitato direttivo nei progetti?

I comitati direttivi sono formati al fine di consentire al project manager di comunicare in modo più efficace con i principali stakeholder e di ricevere informazioni più tempestive e accurate sul processo di consegna di quanto non sia ottenuto in una tradizionale struttura di gestione del progetto top-down.

2. Qual è la dimensione ideale del comitato direttivo del progetto?

La dimensione ideale di un comitato direttivo su un progetto è tra 8-15 membri, ma si raccomanda che la dimensione del comitato su qualsiasi progetto non dovrebbe essere più di 10 persone.

3. Qual è la riunione del comitato direttivo?

La riunione del comitato direttivo è un evento forum regolare attraverso il quale il project manager comunica con i principali stakeholder per rivedere lo stato di avanzamento dei lavori, gli orari, le spese, ecc., e distribuire responsabilità tra i membri di squadra.

4. Qual è lo scopo di un quadro di governance del progetto?

Una struttura di governance del progetto è necessaria per due motivi principali: (1) contribuire a garantire che i progetti forniscano risultati accettabili nei tempi previsti e (2) aiutare a proteggere gli sponsor dai rischi associati alle tre fasi di qualsiasi progetto: pianificazione, consegna e chiusura.

5. Quale dovrebbe essere la composizione di un comitato direttivo del progetto?

La composizione di un comitato direttivo varierà in base al tipo di progetto e si baserà su quanto segue:

• Sponsor del progetto: è il proprietario del progetto ed è responsabile dell’ottenimento di impegni da parte degli sponsor per finanziare e implementare progetti.
• Project Manager: Il Project Manager è incaricato di implementare gli obiettivi e la visione comunicati dallo sponsor in compiti attuabili che possono essere completati nel tempo e nel budget.
• Project Portfolio Manager: questa persona è responsabile della valutazione dei progetti di capitale rispetto alla loro capacità di fornire valore aziendale. Dovrebbe essere in grado di comprendere i fattori di business per i progetti di capitale, prendere decisioni appropriate di trade-off tra i progetti e accettare o rifiutare nuovi progetti in base alla loro idoneità all’interno del portafoglio. Questo ruolo è anche responsabile della comunicazione delle priorità strategiche allo sponsor e al project manager.

6. Qualche differenza tra la struttura di governance del progetto e l’ufficio di gestione del progetto?

Non vi è alcuna differenza apparente tra i due. Tuttavia, il primo ha molti significati. È più probabile che questo articolo descriva quale struttura di governance del progetto sia e per cosa può essere utilizzata. Scopri di più su PMO.