Test di non discriminazione: 401 (k) compliance

A Human Interest, lavoriamo su test di non discriminazione (NDT) per le piccole imprese ogni giorno. Monitoriamo tutti gli account dei nostri clienti per notificarli quando sono a rischio di fallimento e aiutiamo a impostare piani che impediscano loro di fallire in primo luogo, tutto incluso. Può essere difficile, e dal momento che non abbiamo trovato una buona risorsa che spiega tutti i componenti di NDT in modo semplice, semplice, abbiamo deciso di fare la nostra guida!

Se sei completamente nuovo nel mondo di NDT, ti consigliamo di iniziare leggendo le sezioni qui sotto per capire le basi. Approfondiamo più dettagli su come eseguire NDT e sotto-argomenti più onerosi nel nostro post sui piani Safe Harbor 401 (k).

Speriamo che lo trovi utile! Se stai cercando di impostare un 401 (k) di cui puoi sentirti sicuro, contatta il nostro team e saremo felici di rispondere a qualsiasi altra domanda tu abbia.

Acronimi: NDT, SMB, HCE, NHCE, ADP, ACP

Utilizzeremo diversi acronimi nella nostra procedura dettagliata di test di non discriminazione. Per garantire la chiarezza, li abbiamo elencati di seguito (tutte queste sono descritte in dettaglio nelle sezioni successive):

• NDT: non Discriminazione test

• SMB: Piccole e medie imprese, in genere qualsiasi azienda con meno di 100 dipendenti

• HCE Altamente compensata dipendente

• NHCE: Non altamente compensata dipendente

• ADP di Prova: Effettivo differimento percentuale di prova

• ACP Test: contributo percentuale di prova

che Cosa è di non discriminazione test?

I test di non discriminazione richiedono che i dipendenti di un determinato status (dipendenti altamente compensati e dipendenti chiave) rimangano entro un tasso di contribuzione specifico, determinato dal tasso di contribuzione degli NHCEs. (Definiremo questi termini e delineeremo i vari test e approcci in modo più dettagliato di seguito.)

Questi test misurano i livelli di partecipazione di HCEs e NHCEs al fine di assicurarsi che i piani non siano eccessivamente utilizzati da HCEs. Questi test seguono i regolamenti federali che sono stati stabiliti per ogni tipo di piano di benefici, compresi i piani di pensionamento. L “anno piano in questione è spesso chiamato l” anno determinazione.”

Mentre i test si concentrano sui livelli di partecipazione in tutti i tipi di dipendenti all’interno di un’organizzazione, diversi fattori possono svolgere un ruolo in tale partecipazione—e se un’azienda supera o fallisce i test di non discriminazione.

Perché esistono test di non discriminazione per i piani 401 (k)?

Poiché il governo degli Stati Uniti offre sostanziali benefici fiscali attraverso i piani di risparmio pensionistico 401(k), vogliono assicurarsi che i piani non avvantaggino ingiustamente i proprietari delle società (dipendenti chiave) e gli HCEs rispetto agli NHCEs. Per garantire che un piano 401(k) non sia “discriminante” o favorevole a dipendenti specifici, deve superare una serie di test annuali. Questa responsabilità ricade sulla società che offre il 401(k) ai propri dipendenti.

Mentre la maggior parte delle grandi aziende tradizionali non ha problemi a passare, i test non sono stati progettati pensando alle startup e alle PMI e possono essere confusi e difficili da navigare. Ma non scoraggiarti: stai facendo una grande cosa offrendo un 401 (k) ai tuoi dipendenti. Siamo qui per contribuire a rendere la parte di conformità un po ‘ meno intimidatorio. Sappi che l’IRS non sta cercando di spaventarti dal creare un 401(k). Infatti, il governo incoraggia i datori di lavoro a offrire prestazioni pensionistiche attraverso crediti d’imposta e detrazioni (vedi articoli per datore di lavoro 401(k) contributo fiscale e 401(k) costo per i datori di lavoro).

HCE (dipendenti altamente compensati) e NHCE (dipendenti non altamente compensati)

Un HCE è tecnicamente definito come un dipendente che soddisfa una delle seguenti qualifiche, come delineato dall’Internal Revenue Service:

• Proprietà: Nel determinare chi è un HCE a causa della proprietà, dobbiamo valutare due periodi di tempo: l’anno del piano in fase di test (l’anno di determinazione) e l’anno precedente (l’anno di lookback). Se un dipendente possedeva più del 5% della partecipazione nel business in qualsiasi momento durante l’anno di determinazione O l’anno di ricerca, indipendentemente dalla quantità di compensazione che la persona ha guadagnato o ricevuto, quella persona è un HCE. Anche i dipendenti correlati a un HCE basato sulla proprietà saranno trattati come HCEs (“correlati” è definito tramite attribuzione familiare—coniuge, figli, genitori e nonni—ma NON suoceri, fratelli o nipoti).

• Compensazione: la compensazione è definita dall’IRS include salari e stipendi, bonus, suggerimenti e benefici marginali. Nel determinare chi è un HCE a causa di compensazione, stiamo considerando solo la compensazione nell’anno lookback. Un dipendente sarà un HCE basato sul compenso se il compenso annuale del dipendente nell’anno di lookback è stato di $135.000 o più (se l’anno precedente è il 2021). Il piano può limitare il numero di HCE in base al compenso scegliendo nel documento del piano di utilizzare l ‘”elezione del gruppo più pagato” come spiegato più avanti. HCEs e NHCEs sono categorie che si escludono a vicenda, quindi tutti gli altri dipendenti idonei che non soddisfano i test di cui sopra sono considerati NHCEs.

Ad esempio, se NDT viene eseguito per l’anno del piano 2021 (l’anno di determinazione), cercheremo HCEs in base alla compensazione pagata in 2020—e cercheremo HCEs in base alla proprietà sia in 2020 che in 2021.

Nuove assunzioni a metà anno: tieni presente che un dipendente altamente retribuito non sarà un HCE basato sul compenso nel primo anno in cui viene assunto perché non ha un compenso nell’anno di ricerca. Così, si potrebbe avere più NHCEs di quanto si pensi!

Nota per le aziende HCE-heavy: Una distinzione facoltativa del 20% superiore è chiamata ” elezione del gruppo più pagata.”Il” gruppo più pagato ” è il top 20% in compenso dell’intero gruppo partecipante. Questa caratterizzazione viene normalmente utilizzata solo quando esiste un numero relativamente elevato di HCEs. Questo è un caso d’uso molto specifico, quindi se hai domande su questo, faccelo sapere! Il documento del piano deve includere l’elezione del gruppo più pagato in particolare prima che possa essere utilizzato.

dipendenti

Separati da HCE e NHCE distinzioni, qualcuno è considerato un dipendente, se una QUALSIASI delle qualifiche di seguito sono soddisfatti per la determinazione anno (l’anno in fase di test per la parte superiore pesanti di stato):

• Compensazione: Qualsiasi funzionario il cui compenso annuo è di $200.000 o più (per il 2022 determinazione anno; $185,000 per il 2021 determinazione anno).

• Proprietà O relazione: qualsiasi dipendente che possiede più del 5% della società o è direttamente correlato a qualcuno che lo fa.

• Proprietà E compensazione: qualsiasi dipendente che possiede più dell ‘ 1% della società e guadagna più di $150.000 (non indicizzato).

Gli approcci standard: test ADP e test ACP

I test ADP e ACP si applicano ai piani” tradizionali ” 401(k) (cioè piani portuali non sicuri).

Test della percentuale di differimento effettivo (ADP)

Questo test confronta la percentuale media dello stipendio che gli HCES partecipanti rinviano alla percentuale media che gli NHCEs rinviano. Questa percentuale rivela quanto sia relativamente impegnato nel piano ogni tipo di dipendente è a colpo d’occhio. Questo test non rivela il numero totale o la percentuale di dipendenti che stanno facendo rinvii. Invece, misura il livello di impegno.

Ci sono due percentuali che devi calcolare:

1. Tasso annuale di contribuzione HCE: raggruppare gli HCE e calcolare il tasso medio annuo di differimento dei dipendenti come percentuale del loro compenso totale.

2. Tasso annuale di contributo NHCE: Raggruppare i non-HCEs insieme e calcolare il tasso medio annuo di differimento dei dipendenti come percentuale del loro compenso totale.

Questa tabella rappresenta una relazione causale: il tasso annuale di contribuzione NHCE determina il contributo massimo consentito per l’HCEs. Ad esempio, se l’NHCEs ha contribuito con l ‘ 1%, l’HCEs, in media, può contribuire solo con il 2% (o meno).

Una nota sul calcolo HCE gli stipendi da anno precedente contro corrente anno: “anno Precedente” significa che la media del tasso di differimento per HCEs nell’anno corrente (es. l’anno del piano in esame) sarà confrontato con il tasso medio di differimento per gli NHCE dell’anno civile precedente. Questo è generalmente vantaggioso poiché conoscerai il limite HCE in anticipo (vedi la tabella nella sezione Test ADP sopra), piuttosto che cercare di gestire contro un bersaglio mobile che cambia durante l’anno. Tuttavia, l’impatto di qualsiasi aumento della partecipazione dovuto alle campagne di istruzione non sarà riconosciuto fino al prossimo anno.

Se stai impostando un nuovo 401(k) che utilizza il test dell’anno precedente, non avrai un “anno precedente” da confrontare—quindi, l’IRS ti consente di assumere 3% come media dei dipendenti non altamente compensata (la colonna di sinistra nella tabella di test ADP). Per il tuo primo anno di amministrazione di un 401 (k), i tuoi dipendenti altamente compensati saranno in grado di contribuire fino al 5% del loro compenso in media se scegli di utilizzare l’elezione di test dell’anno precedente.

Un piano può anche scegliere di utilizzare il metodo di prova “anno in corso”. Questo metodo confronta il tasso medio di differimento HCE per l’anno in corso con il tasso medio di differimento NHCE per l’anno in corso. Un piano può essere modificato per passare dal test dell’anno precedente al test dell’anno corrente in qualsiasi momento. Tuttavia, una volta approvata la modifica, il piano deve generalmente utilizzare il metodo dell’anno in corso per cinque anni consecutivi prima di tornare al metodo dell’anno precedente.

Percentuale di contribuzione effettiva (ACP) test

Questo test si applica solo alle società che offrono una partita di 401(k) o contributi al netto delle imposte. I calcoli e le disaggregazioni sono gli stessi di ADP, ma includono la corrispondenza del datore di lavoro e i contributi al netto delle imposte quando si calcola un tasso di contribuzione medio per HCEs e NHCEs.

Un terzo “test”: La determinazione superiore

Sebbene non sia tecnicamente un test di non discriminazione, questa determinazione può comportare contributi richiesti ai partecipanti, quindi lo stiamo spiegando qui. Il test top-heavy cerca di vedere se i dipendenti chiave detengono più del 60% delle attività totali del piano confrontando il saldo del conto dei dipendenti chiave con i dipendenti non chiave utilizzando i dati dell’ultimo giorno del precedente periodo di test di 12 mesi. Per il primo anno del piano (nessun attivo nell’anno precedente), la determinazione più pesante viene effettuata l’ultimo giorno dell’anno in corso.

Se il saldo totale del conto dei dipendenti chiave supera il 60% dei saldi chiave e non chiave, il piano è molto pesante. Se un piano è top-pesante, il datore di lavoro deve generalmente dare un contributo minimo del 3% di ogni partecipante non chiave di compensazione. Qualsiasi contributo del datore di lavoro per l’anno (ad esempio partita, partecipazione agli utili, contributi safe harbor) può essere utilizzato per compensare qualsiasi contributo minimo massimo dovuto a un partecipante.

Passaggi di azione per i test ADP, ACP e top-heavy

Per garantire che il piano 401(k) della tua azienda non sia discriminatorio né top-heavy, è legalmente richiesto che l’amministratore 401(k) esegua i test annualmente. Sosteniamo fortemente il monitoraggio proattivo e regolare e il monitoraggio delle percentuali di contributo (l’interesse umano può aiutare la tua azienda in questo). Rimanere vigili per tutto l’anno può aiutare la vostra azienda a fare dipendente ritenuta adeguamenti, se necessario, senza il rischio di fallire i test o di dover effettuare importanti adeguamenti verso la fine dell’anno piano.

È importante che durante tutto l’anno i datori di lavoro incoraggino gli NHCEs a contribuire ai loro piani 401(k), in modo che il rapporto non sia troppo inclinato rispetto agli HCEs. Questa è sia una cosa utile da fare dal punto di vista NDT e una buona cosa da fare per i dipendenti in termini di alfabetizzazione finanziaria. (Nota: come discusso in precedenza, il beneficio di una maggiore iscrizione NHCE sarà ritardato per i piani che utilizzano il test dell’anno precedente.).

Ecco tre suggerimenti per aumentare i tassi di contributo che possono essere fatti in modo proattivo prima dei test annuali:

1. Auto-iscrivere i dipendenti nel vostro 401 (k) piano: Questo è dimostrato di aumentare i tassi di partecipazione complessiva. In effetti, alcuni dati mostrano che, tra le nuove assunzioni, l’iscrizione automatica aumenta i tassi di partecipazione nei piani a contribuzione definita al 91%.

2. Rendere il 401 (k) esperienza facile: Dashboard di Human Interest è semplice e facile da usare per i dipendenti, che li rende più propensi a firmare e regolare i loro contributi, se necessario.

3. Educare NHCEs circa l’importanza di contribuire a un 401(k): Non solo per aiutare l’azienda passare NDT, ma per il proprio futuro finanziario.

Il rovescio della medaglia (ma per le stesse ragioni di conservazione del rapporto), dovresti notificare al tuo HCEs che c’è un limite a quanto potrebbero essere in grado di contribuire(leggi 401 (k) limiti di contributo). Se comunicato correttamente, dovrebbero capire che un tale tappo è necessario in modo che il business non fallisce test di conformità IRS—soprattutto se l’alternativa non sta avendo un beneficio pensionistico a tutti. Questo è uno scenario molto migliore per tutti i soggetti coinvolti che dover notificare il vostro HCEs dopo che hanno già contribuito troppo che potrebbe essere necessario essere rimborsati.

Se si sospetta che il piano sia pesante, si potrebbe anche voler escludere i dipendenti chiave o chiedere loro di non contribuire per l’anno del piano in corso in modo che il datore di lavoro possa evitare il contributo minimo massimo del 3%, se necessario.

Il modo più semplice: Safe harbor design

L’utilizzo di un piano di porto sicuro esenta automaticamente il piano dai test ADP e ACP (nella maggior parte dei casi). Fino a quando non stai contribuendo alcun contributo aggiuntivo in un anno di piano, il tuo 401(k) può essere automaticamente esente dal test top-pesante.

Pro di un progetto di porto sicuro:

• Aiuta le aziende a superare automaticamente i test ADP e ACP, può soddisfare i requisiti di test più elevati

• Fornisce un enorme incentivo per i dipendenti a risparmiare per il loro futuro e consente a tutti i dipendenti di contribuire con gli importi massimi consentiti al loro 401 (k).

• Include un obbligatorio, contributo datore di lavoro deducibile dalle tasse per un 401 (k), che può anche fornire un vantaggio per il reclutamento e il mantenimento di dipendenti di talento

Contro di un design di porto sicuro:

• Sotto il design safe harbor, è necessario impegnarsi per un anno (che deve essere rinnovato su base annuale).

• Le spese di terminazione possono essere addebitate da alcuni recordkeepers 401(k) se cambi idea (anche se l’interesse umano non addebita mai commissioni di transazione)

• Ci sono scadenze specifiche. Se decidi di offrire un contributo safe harbor, potresti essere limitato a avviarlo in un momento specifico.

• Può essere relativamente costoso, a seconda degli stipendi dei dipendenti.

Cosa succede se non riesco NDT? Cosa posso fare?

Prima di tutto, vogliamo dire che il test di non discriminazione è abbastanza comune e non dovresti essere imbarazzato o stressato! Se si prendono misure correttive rapidamente, è abbastanza facile da risolvere-e si dovrebbe evitare conseguenze negative a lungo termine e sanzioni.

Human Interest e NDT

Human Interest è un provider online 401(k) e, poiché lavoriamo con molte piccole imprese, abbiamo aiutato più clienti ad affrontare e risolvere i problemi NDT. Ecco alcuni modi in cui possiamo aiutare i clienti con test di non discriminazione:

• Fornire ai datori di lavoro un cruscotto facile da usare in cui possono guardare le statistiche di alto livello sui tassi di contribuzione per i dipendenti.

• Comunica ai tuoi dipendenti le regole dei test IRS, sia durante la formazione che attraverso le notifiche sul nostro sito web.

• Incoraggiare i contributi di tutti i dipendenti, in particolare i dipendenti non altamente compensati, attraverso la facilità d’uso e l’educazione all’alfabetizzazione finanziaria.

• Consigliare i datori di lavoro sulla possibilità di auto-iscrivere i dipendenti in modo che opt-out piuttosto che opt-in, che migliora anche i tassi di partecipazione.

• Effettuare i rimborsi richiesti a HCES, se necessario in modo che non ci saranno sanzioni fiscali per il datore di lavoro coinvolto.

L’interesse umano può aiutare la tua azienda a scoprire quale progetto di piano è migliore per i tuoi budget, esigenze e scenari di test plausibili. E se hai fallito il test con un provider precedente, possiamo aiutarti a scoprire la radice del problema. Guidandoti lungo il processo di configurazione 401(k), possiamo aiutare la tua azienda a evitare qualsiasi problema di NDT, in modo da poterti concentrare sulle funzioni principali del business.

Speriamo che questa guida sia stata utile. Se stai cercando un grande 401 (k) per i tuoi dipendenti, clicca qui per richiedere maggiori informazioni sull’interesse umano.