The Power of Performance Profiling

L’attività senza direzione o scopo è semplicemente movimento. Basta. Niente di meno. Le descrizioni tradizionali del lavoro si concentrano sull’attività. È molto meglio eliminare le descrizioni dei lavori basate sulle attività e sostituirle con profili di prestazioni che si concentrano sui risultati, non sull’attività.

Questa richiesta di profilazione delle prestazioni viene rivolta a tutte le organizzazioni che desiderano migliorare i propri risultati definendo meglio il lavoro che deve essere svolto. È utile per le organizzazioni in qualsiasi fase, dalle imprese imprenditoriali alle grandi organizzazioni gerarchiche. La profilazione delle prestazioni può anche essere utilizzata per migliorare l’innovazione e il lavoro di squadra interfunzionale. Questo è un modo collaudato per migliorare le metriche di risultato come le vendite e la redditività. Se l’organizzazione non dispone di un indice formale delle sue varie posizioni, il primo passo nella costruzione di un’organizzazione basata sulle prestazioni può essere quello di adattare il potente processo di profilo delle prestazioni, dall’alto verso il basso.

Questo articolo illustrerà i componenti di un profilo delle prestazioni, identificherà i potenti vantaggi di averli sviluppati per tutte le posizioni all’interno dell’organizzazione e esaminerà i passaggi coinvolti nello sviluppo di un profilo delle prestazioni effettivo.

Che cos’è un profilo di prestazione?

Un profilo di performance è un breve indice (da una a tre pagine) di ciò che serve per essere un alto esecutore in un lavoro o una posizione specifica. È diverso da una descrizione del lavoro tradizionale in quanto enfatizza i risultati o i risultati chiave e non semplicemente le attività.

Un profilo delle prestazioni per un addetto alle vendite, ad esempio, potrebbe concentrarsi sull’obiettivo della soddisfazione del cliente. Un impiegato che interagisce con i clienti in modo utile e cortese dimostra l’azione guidata dai risultati rispetto a uno che semplicemente armeggia attraverso ogni transazione.

Cinque aree sono incluse in un profilo completo:

1. Risultati chiave-Identificare i risultati aziendali chiave o risultati associati al particolare lavoro o posizione.
2. Azioni chiave-Identificare le azioni chiave necessarie per guidare tali risultati chiave.
3. People Skills-Competenze necessarie per il successo, come la persuasione, coaching, negoziazione, parlare in pubblico.
4. Competenze tecniche-Competenze necessarie per avere successo, come il funzionamento delle apparecchiature, le capacità del computer.
5. Esperienza e istruzione-Comprese le aree di competenza e i risultati scolastici.

I profili delle prestazioni creano una base su cui un dipendente può costruire un record di successo misurabile. Potenti vantaggi possono essere realizzati utilizzando questo strumento di gestione delle prestazioni.

Vantaggi della profilazione delle prestazioni

Ho visto i manager delle organizzazioni clienti applicare questo processo in una varietà di impostazioni di lavoro per tutti i tipi di lavori, a tutti i livelli organizzativi, dal CEO al bidello. Attraverso la profilazione delle prestazioni, questi manager hanno aiutato le loro persone a concentrarsi sulle cose più importanti che questi individui possono influenzare direttamente nelle loro rispettive posizioni. Sono emersi otto importanti vantaggi per il completamento dei profili di performance per tutte le posizioni all’interno di un’organizzazione:

1. Evita di confondere il movimento per l’azione. Definendo i risultati chiave per tutte le posizioni e identificando le azioni chiave che le guidano, si collegano chiaramente azioni specifiche con risultati specifici. Le persone si concentrano su ciò che dovrebbero realizzare piuttosto che semplicemente impegnarsi in un movimento non focalizzato.
2. Supporta le organizzazioni basate sulla conoscenza. Questo orientamento può essere particolarmente vantaggioso per le organizzazioni basate sulla conoscenza che si sforzano di creare una cultura orientata all’apprendimento che focalizzi il loro capitale intellettuale sulla creazione di valore misurabile. Il processo di valutazione del capitale umano può essere efficacemente ancorato da profili di performance che collegano l’azione di knowledge building a importanti aree chiave di risultato come l’innovazione di prodotto e un’efficace collaborazione interfunzionale.
3. Facilita lo scambio positivo in aree di prestazioni impegnative. La profilazione delle prestazioni è un’opportunità per un manager di lavorare in modo proattivo con le sue persone per identificare l’essenza del proprio lavoro. Questa revisione reciproca e lo sforzo di collaborazione funziona particolarmente bene nelle organizzazioni basate sulla tecnologia in cui le azioni chiave e i risultati associati sono più difficili da definire. La consegna di nuovi prodotti, ad esempio, è spesso influenzata da una varietà di azioni che dipendono dalla creatività. L’innovazione, un ingrediente chiave nel nostro ambiente di lavoro sempre più basato sulla conoscenza, deve essere definita, misurata e gestita. È possibile iniziare questo processo attraverso la profilazione delle prestazioni. Ad esempio, l’innovazione può essere tradotta in “avere X% di tutti i ricavi all’anno provengono da prodotti nuovi o innovativi.”3M utilizza questa metrica e pone il suo obiettivo di fatturato annuo da nuovi prodotti al 30 per cento.
4. Può aiutare ad evitare il tribunale. Le chiare aspettative sulle prestazioni sono una difesa efficace contro le richieste di risoluzione illecite. Un profilo di prestazioni rende esplicite le vostre aspettative. Fornisce chiarezza e specificità, consentendo a te e alle tue persone di documentare con precisione ciò che ci si aspetta da loro in una posizione specifica.
5. Migliora le decisioni di selezione. Con un profilo delle prestazioni, è possibile formulare domande specifiche da porre a un candidato di lavoro, o le attività di prestazioni si richiede loro di completare durante il processo di selezione. Le vostre domande e le attività devono essere mirati per scoprire se il candidato corrisponde al profilo di performance per la posizione specifica, che consente di “estirpare” i candidati che non hanno le qualifiche per una posizione.
6. Migliora l’equità della valutazione delle prestazioni. Quando ci sono chiare aspettative sulle prestazioni, le sorprese vengono ridotte durante le sessioni di valutazione. È chiaro se la persona ha raggiunto i risultati chiave specificati. Le osservazioni basate sulle prestazioni su azioni specifiche superano i commenti” gut feel ” basati su percezioni soggettive.
7. Migliora gli sforzi di formazione, sviluppo e coaching. Le esigenze di sviluppo degli individui possono essere identificate più facilmente utilizzando un profilo di prestazioni. A loro volta, le aree da individuare per il miglioramento sono più chiare.
8. Può essere utilizzato come strumento nei programmi di compensazione “pay for performance”. La definizione dei risultati chiave o dei risultati delle prestazioni può aiutare a determinare le formule per i programmi di retribuzione per le prestazioni.

Senza chiare aree chiave di risultato, la retribuzione per i sistemi di prestazioni può essere ambigua e dovrebbe essere scoraggiata. Con questo potente pacchetto di vantaggi in mente, esaminiamo i passaggi coinvolti nello sviluppo di un profilo di prestazioni.

Sviluppare un profilo delle prestazioni

Sviluppare un profilo delle prestazioni dovrebbe essere un processo sistematico altamente interattivo. Il processo può essere suddiviso in cinque fasi.

Passo 1: Definizione dei risultati chiave

Ogni profilo inizia con la definizione dei risultati chiave o dei risultati richiesti per questa posizione. Idealmente, l’elenco sarà composto da uno a cinque risultati chiave. Quando finalizzi i risultati chiave per un profilo specifico, puoi considerare di fare riferimento a una varietà di pubblicazioni utili sulla misurazione efficace delle prestazioni. Mentre lavori per identificare le aree chiave dei risultati, ti consiglio i seguenti quattro processi:

1. Brainstorm come molti potenziali risultati o risultati chiave come si può per la particolare posizione. Chiedetevi, ” Se fossi outsourcing questa posizione, che cosa mi aspetto questa persona a consegnare in modo per me di conservarli?”
2. Concentrarsi su quei risultati che sono più importanti per la persona a raggiungere. L’individuo deve essere in grado di influenzare pesantemente questi risultati.
3. Riduci l’elenco a una o cinque aree chiave di risultato più importanti.
4. Converti le aree chiave dei risultati in aspettative di performance (obiettivi di risultato) assegnando numeri e quadri temporali quando possibile. Sebbene alcune aree chiave dei risultati non si prestino a una chiara quantificazione, la maggior parte delle aree sarà misurabile.

Richard S. Il libro di Sloma,” Come misurare le prestazioni manageriali”, fornisce un elenco completo delle misure di risultato per 14 aree di business funzionali. Il processo di misurazione delle prestazioni è anche descritto in termini pratici in, “Performance Scorecards: misurare le cose giuste nel mondo reale,” da Richard Chang e Mark Morgan.

Fase 2: Determinazione delle azioni chiave

Tutti i risultati chiave devono essere guidati da azioni chiave specifiche, che guidino l’operatore storico verso il raggiungimento di tali risultati. Ogni risultato chiave dovrebbe avere da una a sei azioni chiave – i “come” che guidano quel risultato chiave. Queste azioni sono le cose critiche che devono essere fatte per aumentare le possibilità di raggiungere il risultato chiave.

Nel determinare le azioni chiave, pensa a quali cose la persona può fare per guidare i risultati chiave. Inoltre, applicare la regola 80/20 quando si considerano potenziali azioni chiave che guidano un particolare risultato chiave, cioè l ‘ 80% dei risultati sono prodotti dal 20% delle azioni. Documenta questi 20% come azioni chiave sul tuo profilo delle prestazioni.

Fase 3: Determinazione delle competenze delle persone

Le competenze delle persone che influenzano le azioni chiave devono essere identificate ed elencate nel profilo delle prestazioni. Le abilità delle persone si riferiscono a quelle abilità che sono correlate con una persona in grado di eseguire efficacemente le azioni chiave elencate nel profilo. Nel determinare le abilità delle persone, raccomando i seguenti tre processi:

1. Brainstorm tutte le abilità possibili persone che correlano a ciascuna delle azioni chiave. Una varietà di strumenti di valutazione comportamentale commerciale sono disponibili per aiutarvi a individuare le competenze specifiche persone. (Vedi, ad es., Saville & Holdsworth; 1996; Occupational Personality Questionnaire (OPQ), Boston: Saville & Holdsworth).
2. Finalizza il tuo indice di abilità delle persone in un elenco di 10-15 abilità.
3. Determina qualsiasi “must have” ed evidenzialo nella tua lista.

Fase 4: Identificazione delle competenze tecniche

Oltre alle competenze delle persone, le competenze tecniche correlate all’adozione di azioni chiave devono essere elencate nel profilo delle prestazioni. Concentrarsi su quelle competenze tecniche che correlano altamente con la capacità di realizzare efficacemente le azioni chiave elencate. Di solito ci sono meno competenze tecniche elencate su un profilo rispetto alle competenze delle persone (cioè da uno a dieci). Per determinare le competenze tecniche richieste, suggerisco di utilizzare il seguente processo:

1. Brainstorming le possibili competenze tecniche necessarie dopo aver esaminato le azioni chiave elencate per il lavoro.
2. Consulta e / o osserva esperti per aiutarti a concentrarti sulle competenze essenziali e specificare i tuoi requisiti precisi.
3. Finalizza l’elenco delle competenze tecniche, citando quelle più importanti per il successo.
4. Determina i “must have” e indicali evidenziandoli nella tua lista.

Fase 5: determinazione dell’esperienza e dei requisiti di istruzione/formazione

Considera la tua esperienza minima e i requisiti di istruzione/formazione. Quante volte vuoi che la persona abbia lavorato attraverso il ciclo di esperienza in una posizione specifica? Rivedere e riflettere sul lavoro di artisti di alto livello passati e presenti può aiutarti a prendere queste decisioni. I requisiti di esperienza e istruzione diventano più importanti quando si utilizza un profilo di prestazioni per aiutare a prendere decisioni di selezione. Questo passaggio richiede di specificare l’istruzione / formazione necessaria e gli anni minimi di esperienza necessari in un ambiente di lavoro specifico.

Applicazioni del profilo delle prestazioni

Una volta completato un profilo delle prestazioni, sarà possibile applicarlo a tutte le parti del ciclo performance-people dell’organizzazione. La profilazione delle prestazioni può essere utilizzata per prendere decisioni di selezione migliori, allenare le prestazioni e valutare il personale. Le cinque aree di contenuto del tuo profilo possono essere utilizzate per scrivere annunci di reclutamento specifici e domande di intervista di selezione e formulare attività di performance specifiche.

È inoltre possibile utilizzare il profilo per aiutare allenatore e valutare le prestazioni dei dipendenti esistenti. Dopo aver sviluppato un profilo con una persona, insieme è possibile rivedere le loro prestazioni nell’esecuzione di azioni chiave e nel fornire risultati chiave. Infatti, i risultati chiave identificati e le loro azioni chiave associate possono diventare la base per la valutazione delle prestazioni e il coaching. Converto abitualmente i profili delle prestazioni in moduli di valutazione che diventano il punto focale per le discussioni sulla revisione delle prestazioni.

Riassumendo

La profilazione delle prestazioni porterà maggiore attenzione alle prestazioni nella tua organizzazione. È semplice e pratico. L’enfasi è su avere il vostro popolo concentrarsi su un’azione che ha un impatto diretto i risultati chiave desiderati. Non scambia il movimento per l’azione, o l’attività per i risultati. Questo semplice ma potente strumento di gestione delle prestazioni collega i risultati chiave con le azioni chiave e aiuta voi e il vostro popolo concentrarsi sulle competenze tecniche necessarie per fare il lavoro. Vi incoraggio ad usarlo! Si pagherà grandi dividendi per voi e la vostra organizzazione.

Call To Action: Un’assegnazione di un’applicazione di lavoro

Completa un profilo di prestazioni completo sulla tua posizione corrente. Inoltre, utilizzando l’approccio in 5 fasi descritto in questo articolo, completa i profili completi per tutte le posizioni che ti riportano in collaborazione con la persona che occupa la posizione specifica profilata. Si aspettano un profilo di prestazioni di prendere circa due ore per completare.

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