Una guida agli ordini di lavoro e gestione degli ordini di lavoro (esempio incluso)

Un ordine di lavoro è il tessuto connettivo tra un cliente e il lavoro che vogliono essere fatto. Gli ordini di lavoro fungono da traccia cartacea che definisce ciò che deve essere fatto, da quando e per quanto all’interno di un’organizzazione. La gestione degli ordini di lavoro è la linfa vitale di molte industrie che forniscono assistenza e manutenzione.

La maggior parte di noi ha firmato o ha ricevuto un ordine di lavoro, ma come gran parte di ciò che è comune, non abbiamo davvero un’idea precisa di cosa sia e perché è un collegamento così cruciale in molte transazioni commerciali.

Che cos’è un ordine di lavoro?

Un ordine di lavoro è un documento che descrive un lavoro tra un cliente e un appaltatore. Gli ordini di lavoro possono essere generati per l’uso all’interno di un’organizzazione, probabilmente con software di gestione del lavoro, ma più comunemente servono come un contratto tra il cliente e chiunque si contraggono per eseguire il lavoro desiderato.

Un ordine di lavoro include una descrizione del lavoro con una stima di quanto costerà per farlo, tra cui manodopera, parti e materiali. Potrebbero esserci moduli allegati a seconda del tipo di lavoro che stai assegnando, che potrebbe richiedere permessi o altri documenti.

L’ordine di lavoro avrà anche informazioni sul luogo in cui è necessario il lavoro, su chi lo eseguirà e sui tempi in cui dovrebbe essere completato. Le informazioni sul cliente sono anche incluse e possono essere utilizzate come fattura per il lavoro.

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A cosa servono gli ordini di lavoro?

Gli ordini di lavoro standardizzano il flusso di lavoro e creano un processo semplice e veloce per la pianificazione, l’assegnazione e il monitoraggio del lavoro, documentando le risorse e monitorando le prestazioni.

Gli ordini di lavoro sono utilizzati principalmente nel settore delle costruzioni per richieste di assistenza, ma possono anche essere utilizzati per prodotti, ispezioni e audit. Gli ordini di lavoro non possono sempre essere indicati come tali. Ad esempio, nella produzione, un ordine di lavoro è spesso chiamato un ordine di vendita quando una costruzione o di ingegneria deve avvenire.

Indipendentemente dal settore in cui viene utilizzato un ordine di lavoro, viene utilizzato per monitorare e monitorare lo stato del lavoro per assicurarsi che sia terminato in tempo e nel rispetto del budget. Questo è vero quando gli ordini di lavoro vengono utilizzati nel servizio sul campo o all’interno di un settore che ha il compito di ispezione regolare. A questo proposito, si comportano quasi come un rapporto sullo stato del progetto.

Tipi di ordini di lavoro

In termini di struttura, esistono diversi tipi di ordini di lavoro.

• Citazioni: Questo tipo di ordine di lavoro è un elenco di prodotti con il loro prezzo incluso. Queste quotazioni vengono catturati e il cliente può quindi prendere la decisione se soddisfano i loro requisiti finanziari per il lavoro. Questi prodotti non sono impegnati nell’inventario.
• Ordini: la differenza tra un ordine di lavoro preventivo e un ordine di lavoro basato su ordini è che quest’ultimo è un elenco di prodotti che hanno maggiori probabilità di essere acquistati dal cliente. Pertanto, questi possono essere impegnati in un inventario.
• Ordine di lavoro non pianificato: Si tratta di lavori che non sono stati pianificati in anticipo, ad esempio in caso di guasto del macchinario o in caso di manutenzione correttiva urgente e non pianificata del prodotto.
• Ordine di lavoro pianificato: quando si hanno lavori che si ripetono e possono essere programmati in anticipo, come la manutenzione preventiva o altri aggiornamenti automatici, viene indicato come ordine di lavoro pianificato.
• Ordine di lavoro interno: si tratta di ordini di lavoro che provengono da qualcuno nell’organizzazione e vengono inviati a un’altra persona all’interno della stessa organizzazione. La maggior parte degli ordini di lavoro interni sono digitali.
• Ordine di lavoro esterno: quando un ordine di lavoro proviene dall’esterno dell’organizzazione, viene definito ordine di lavoro esterno. Questi sono spesso esaminati e programmati prima dell’esecuzione.
• Ordine di lavoro manuale: i responsabili della manutenzione spesso pianificano gli ordini di lavoro manuali a mano dopo aver ricevuto una richiesta di lavoro. Assegnano ordini di lavoro manuali al membro del team corrispondente internamente o esternamente.
• Ordine di lavoro automatico: Quando un ordine di lavoro può essere impostato per pianificare automaticamente le assegnazioni ai dipendenti corrispondenti, spesso attraverso uno strumento software, viene definito un ordine di lavoro automatico.

Se stai parlando di un ordine di lavoro di servizio, piuttosto che di un prodotto, stai dettagliando la pianificazione per quel lavoro da consegnare.

Questi tipi sono in qualche modo flessibili in quanto una volta che l’ordine di lavoro è fatto, può essere cambiato da un preventivo a un ordine, dettagliando quanti prodotti sul preventivo possono essere impegnati. Un ordine a un preventivo contiene solo informazioni sull’ordine, ad esempio una data di autorizzazione.

Esempio di ordine di lavoro

Potresti chiederti cosa dovrebbe essere su un ordine di lavoro per ottenere il risultato più efficace. Per avere una migliore idea generale degli ordini di lavoro e di cosa comportano, diamo un’occhiata a un esempio. ProjectManager.com ha una serie di modelli di gestione del progetto gratuito, e nella foto qui sotto è una versione completa del nostro modello di ordine di lavoro. Descriveremo i diversi elementi dell’ordine di lavoro e come usarli.

Contatti e informazioni interne

Il nostro modello di ordine di lavoro gratuito può essere personalizzato per adattarsi ai perimetri della tua attività, ma è completamente caricato con le basi. Nella parte superiore è dove viene catturata gran parte delle informazioni pertinenti, come il nome dell’azienda, l’indirizzo e il contatto.

C’è anche un posto dove aggiungere il numero dell’ordine di lavoro, che è la chiave per tenere traccia del lavoro e trovare rapidamente l’ordine di lavoro. Le date sono incluse per quando viene emesso l’ordine di lavoro, quando il lavoro dovrebbe iniziare, finire e quando è completato.

È possibile impostare un livello di priorità. La persona che ha richiesto l’ordine di lavoro viene identificata e viene fornito un ID cliente per uso interno. Per le organizzazioni più grandi, il dipartimento può essere specificato.

Descrizione del lavoro

La carne dell’ordine di lavoro è ovviamente il lavoro e il relativo lavoro e materiali. Qui viene descritto il lavoro, viene identificato chi viene fatturato e, se necessario, viene identificato il luogo in cui il lavoro verrà spedito.

Segue una descrizione dettagliata del lavoro da svolgere e quante ore ci vorranno per fare ogni tempo di linea, così come il tasso del lavoratore incaricato del lavoro. Questo viene quindi totalizzato.

Materiali richiesti

La sezione successiva del nostro esempio di ordine di lavoro elenca i materiali necessari per completare il lavoro, quanto di ciascuno, il costo e qualsiasi imposta applicabile. Tutto questo viene aggiunto al totale di cui sopra per un totale parziale. Eventuali costi aggiuntivi vengono aggiunti a questo totale parziale per raggiungere il prezzo totale dell’ordine di lavoro.

Infine, c’è spazio per aggiungere ulteriori informazioni. Poi c’è una firma e dateline. Ancora una volta, questo è un esempio di ordine di lavoro, ma alcune modifiche possono essere applicate a quasi tutti gli ordini di lavoro che è necessario produrre.

Principi chiave della buona gestione degli ordini di lavoro

Un ordine di lavoro è a tutti gli effetti un’attività. È un modo per descrivere, assegnare e tenere traccia di un lavoro per assicurarsi che sia completato in tempo e all’interno di un budget concordato. La gestione della creazione e del flusso di un ordine di lavoro mentre si sposta dall’iniziazione all’esecuzione e al completamento è fondamentale.

Il processo di gestione degli ordini di lavoro segue tre semplici passaggi:

1. Crea un nuovo ordine di lavoro: che si tratti di un ordine di lavoro tangibile o digitale, è importante assegnare all’individuo / i corretto / i dettagli su questo compito, incluse informazioni come scopo, livello di priorità, informazioni descrittive e altro ancora.
2. Traffico attraverso l’organizzazione: assicurarsi che il destinatario abbia le informazioni necessarie di cui ha bisogno per completare l’ordine di lavoro in base alle proprie specifiche.
3. Chiudere l’ordine di lavoro al termine: Per mantenere organizzato il flusso di lavoro, assicurarsi che tutti gli ordini di lavoro siano completati prima di creare un nuovo ordine di lavoro.

In termini di coloro che sono coinvolti nella gestione degli ordini di lavoro, includono la persona che ha richiesto il lavoro, l’individuo che è autorizzato ad approvarlo e coloro che lo eseguono.

Avere un meccanismo di segnalazione aiuterà anche a tenere traccia del lavoro e assicurarsi che sia finito entro la scadenza. Al termine, è richiesto il pagamento, e così payroll deve essere coinvolto per gestire eventuali acconti e poi paga finale.

Come ProjectManager.com semplifica la gestione degli ordini di lavoro

ProjectManager.com è un software pluripremiato che aiuta a organizzare il lavoro e guidare l’efficienza. Generare, monitorare e pagare gli ordini di lavoro è migliorato dal nostro strumento basato su cloud che ti fornisce dati in tempo reale per sapere sempre se stai rispettando i tempi previsti.

Le schede Kanban possono essere utilizzate per creare ordini di lavoro, aggiungere allegati, impostare priorità e tenere traccia dei progressi. Queste schede sono particolarmente attraenti per coloro che preferiscono un flusso di lavoro visivo. Gli ordini di lavoro vengono effettuati su schede digitali che vengono quindi posizionate sotto colonne che rappresentano le fasi del lavoro, che possono essere personalizzate in base alla nomenclatura dell’organizzazione.

Traccia i progressi per ottenere risultati migliori

Tieni traccia dei progressi nei dashboard che riflettono automaticamente gli aggiornamenti di stato e calcolano metriche come tempo, attività, costi e altro. Ad esempio, se stai mettendo insieme un ordine di lavoro meccanico e il tuo equipaggio è sul campo, purché disponga di connettività Internet, può aggiornare il proprio stato o collaborare commentando a livello di attività.

Il tempo registrato sul lavoro può anche essere monitorato con schede attività che semplificano anche il libro paga. Sono sicuri e facili da usare. Il nostro spazio di archiviazione illimitato consente di utilizzare lo strumento come hub centralizzato per gestire tutti i tuoi ordini di lavoro.

ProjectManager.com è uno strumento basato su cloud che organizza il lavoro e i lavoratori per una maggiore produttività. Gestisci i tuoi ordini di lavoro e fai lavorare il tuo team ovunque si trovino o quando lavorano. Prova ProjectManager.com oggi prendendo questa prova gratuita di 30 giorni.