Valutazione del progetto-Definizione e fasi

Quando un’organizzazione desidera trovare una soluzione a un particolare problema aziendale e identificare il modo migliore per implementare tale soluzione, deve pianificare e sviluppare un progetto che possa fornire un piano d’azione efficace per affrontare il problema implementando la soluzione.

Questa organizzazione dovrà dare una valutazione del progetto potenziale per assicurarsi che il progetto sia veramente efficace perché supporta la soluzione giusta e risolve il problema richiesto. In questo contesto, la gestione della valutazione del progetto funge da principale processo di analisi e approvazione del progetto.

In questo articolo, ho intenzione di scrivere sul processo di valutazione del progetto e dei suoi passaggi chiave. Spero che il mio articolo vi aiuterà a imparare a valutare e valutare i progetti. Alla fine dell’articolo fornisco un link al modello di valutazione del progetto, che è un modo più strutturato di spiegare il processo di valutazione.

Che cos’è la valutazione del progetto? – Definizione

Prima di parlare della definizione di valutazione del progetto, vorrei raccontare una storia interessante della mia vita. Ecco la storia.

Poiché sono un PMP e ho una vasta esperienza nella gestione di vari tipi di progetto, mi sono sempre chiesto come il mio vicino, che è un camionista e quindi non esperto nella gestione della valutazione del progetto, potesse fare tutti quei “progetti” senza una valutazione preliminare e un’analisi del concetto iniziale, del problema e della soluzione. Con i” progetti ” intendo le attività che il mio vicino ha fatto quando stava costruendo il garage nel suo cortile, ristrutturando la cucina, riparando il suo camion, persino parlando con il postino e così via. La mia meraviglia era che questa persona non ha idea della valutazione e della gestione del progetto, ma può fare “progetti” di successo, anche senza capire che si tratta di progetti.

Un giorno ho preso tutti questi pensieri con me e sono andato dal mio vicino. Volevo scoprire come ha raggiunto il successo senza utilizzare il progetto, la valutazione o qualsiasi altra cosa che potrei considerare come il processo di valutazione. Quando l’ho incontrato nella sua cucina rinnovata, sono rimasto sorpreso di vedere che stava creando un piano preliminare per il suo prossimo progetto: l’acquisto di una nuova auto. Era seduto al tavolino della cucina e scriveva qualcosa su un grande foglio di qualche giornale (“Daily News” se è più preciso). Ho camminato vicino al tavolo e ho visto molte parole e frasi sottolineate e incrociate, con più frecce e cerchi sul foglio di carta. “Cosa stai facendo,” – questo è quello che ho chiesto. “Non vedi? Sto cercando di pianificare il mio nuovo acquisto. Ricorda quella grande Mercedes che ti ho mostrato il mese scorso sulla rivista del camionista. Ho deciso di comprarlo. E ora voglio pianificare tutto in anticipo, per evitare il fallimento, lo sai”.

Mi sono seduto al tavolo vicino al mio vicino e mi ha parlato dei suoi piani. Ho scoperto che ha sempre fatto un piano prima di fare qualcosa di importante o insolito per la sua vita quotidiana, ad esempio la costruzione di garage o la ristrutturazione della cucina. Non ha mai usato documenti e modelli ma solo un foglio di giornale perché, come ha detto con un sorriso, “i giornali mentono sempre ma i miei dischi e i miei piani renderanno la realtà più “realistica” e pragmatica ” (non riesco ancora a comprendere appieno cosa volesse dire in effetti).

Non ho intenzione di infastidirvi raccontando la nostra conversione in questo testo. Voglio solo concentrarti sull’idea chiave alla base di questa storia: spesso le persone usano involontariamente i metodi e le tecniche di valutazione e valutazione del progetto per determinare le possibilità di successo dei loro sforzi. Prima di vedere nella cucina del mio vicino come i giornali potrebbero essere utilizzati per il processo di valutazione, ho pensato che solo documenti e documenti formali fossero gli strumenti per valutare un progetto professionale. Ma ora so per certo che ogni persona può fare una valutazione; l’unica cosa da ricordare è che ogni tipo di progetto richiede il livello appropriato di conoscenze e competenze per generare un buon rapporto di valutazione del progetto. E questo è tutto give Diamo la definizione di valutazione del progetto.

la Definizione del Progetto di Valutazione

la Valutazione del Progetto è coerente con il processo di revisione di un determinato progetto e la valutazione del suo contenuto, per approvare o respingere questo progetto, attraverso l’analisi del problema o bisogno di essere affrontato dal progetto, la generazione di opzioni di soluzione (alternative) per risolvere il problema, selezionando la più fattibile, la conduzione di un’analisi di fattibilità di tale opzione, creando la soluzione istruzione, e l’identificazione di tutte le persone e organizzazioni coinvolte o interessate dal progetto e i suoi risultati attesi. È un tentativo di giustificare il progetto attraverso l’analisi, che è un modo per determinare la fattibilità del progetto e l’economicità.

Valutare un progetto significa valutare la soluzione proposta rispetto alla sua capacità di risolvere il problema o la necessità identificati. Alcune metodologie e guide PM (ad esempio PMBOK) considerano la valutazione tecnica e finanziaria del progetto come una componente della fase di iniziazione o pre-pianificazione. PRINCE2 suggerisce di sviluppare il business case che è una forma di formulazione e valutazione del progetto. Il Metodo 123 (MPMM, che si basa sugli standard PMI e PRINCE2) utilizza anche il business case per preparare un progetto proposto per l’analisi e la valutazione di fattibilità.

La gestione della valutazione del progetto è una fase essenziale di qualsiasi progetto, indipendentemente dalla sua natura, tipo e dimensione. Questa fase rappresenta il primo punto della fase di pre-pianificazione o iniziazione. Senza aver valutato un progetto, è finanziario e tecnicamente irragionevole procedere con un’ulteriore pianificazione e sviluppo. Non importa se avete intenzione di acquistare una nuova auto (ad esempio progetto del mio vicino), costruire un edificio, migliorare un processo aziendale, aggiornare un sistema di rete, condurre una campagna di marketing, costruire un garage o qualsiasi altra iniziativa, dovresti fare una valutazione preliminare e una valutazione della tua impresa per essere sicuro che che farai un cambiamento richiesto e necessario al tuo ambiente.

Valutazione del progetto: passaggi chiave

Varie metodologie PM utilizzano vari approcci e tecniche per lo sviluppo di una valutazione del progetto. Nella mia pratica usiamo un metodo che considera il processo di valutazione come una serie di 4 passaggi che hanno una serie di sotto-passaggi e compiti. In questa lista di controllo è possibile visualizzare l’intera gerarchia con i dettagli. Ho intenzione di dare una panoramica dei passaggi. Se vuoi approfondire, leggi la lista di controllo.

Passo #1. Analisi del concetto

Il primo passo richiede (come perito di progetto o analista) di condurre una serie di analisi al fine di determinare il concetto del progetto futuro e fornire il pacchetto decisionale per il senior management (sponsor del progetto) per l’approvazione. Significa che è necessario eseguire l’analisi della soluzione del problema che determina il problema / necessità da affrontare e la soluzione da utilizzare per gestire il problema. La soluzione dovrebbe essere analizzata in base al rapporto costo-efficacia e fattibilità (possono essere utilizzati vari metodi e tecniche di valutazione del progetto). Inoltre è necessario identificare le parti interessate (quelle persone e organizzazioni coinvolte o interessate dal problema e/o dalla soluzione) e analizzare le loro esigenze (come si riferiscono al problema e/o alla soluzione). Dopo tutto, è necessario sviluppare un pacchetto decisionale che include la dichiarazione del problema, la proposta di soluzione, l’elenco degli stakeholder e la richiesta di finanziamento. Questo pacchetto verrà quindi presentato allo sponsor per l’approvazione (o il rifiuto). Se lo sponsor approva il concetto di progetto, puoi procedere al passaggio successivo.

Passo #2. Concept Brief

In questa fase è necessario sviluppare un riepilogo del concetto di progetto per definire gli obiettivi, gli obiettivi, l’ampia portata, la durata e i costi previsti. Tutti questi dati saranno utilizzati per sviluppare il Concept Brief. È necessario sviluppare un documento di dichiarazione del progetto che specifica la missione del progetto, gli obiettivi, gli obiettivi e la visione. Quindi si crea un’istruzione di ambito ampio che specifica i limiti, i requisiti degli annunci deliverable della propria attività. Infine, si crea un modello di pianificazione preliminare che determina una durata stimata del progetto e quindi si sviluppa un documento di proiezione dei costi basato su stime e calcoli dei costi.

Passo #3. Organizzazione del progetto

Si utilizza il Concept Brief per determinare una struttura organizzativa del progetto. Questa struttura dovrebbe essere sviluppata e spiegata nell’organigramma del progetto. Il documento copre questioni come la struttura di governance (ruoli e responsabilità), i requisiti e la composizione del team, l’approccio di implementazione, le misure di performance, altre informazioni. L’idea alla base dell’organigramma del progetto è quella di creare una rappresentazione visiva dei ruoli, delle responsabilità e delle loro relazioni e di quali persone/organizzazioni sono assegnate a quali ruoli e doveri all’interno del progetto.

Passo # 4. Approvazione del progetto

La fase finale richiede di rivedere tutti i passaggi precedenti e riunirli in un unico documento chiamato Valutazione del progetto. Questo documento riassume tutte le stime e le valutazioni fatte, per giustificare il concetto di progetto e verificare che la soluzione proposta risolva il problema identificato. Le analisi finanziarie, economiche e di fattibilità serviranno come metodi di valutazione del progetto per approvare il progetto. Il documento deve essere presentato agli stakeholder snooper (il cliente, lo sponsor) per la revisione e l’approvazione. Se la valutazione è approvata, il progetto passa alla fase successiva, la pianificazione.

Tipi di valutazione del progetto

La valutazione del progetto utilizza i seguenti due tipi principali:

• Valutazione orientata ai risultati
• Valutazioni finanziarie (analisi costi / benefici)

1. Orientamento dei risultati

Viene fatto all’inizio di un progetto prima che vengano sostenuti denaro o altri costi materiali.

Orientamento ai risultati la valutazione del progetto si concentra sull’identificazione e la previsione dei rischi e del loro impatto sulla realizzazione dei risultati previsti nel piano di progetto e nel contratto. Questo tipo di valutazione include l’identificazione dei rischi basati su processi di gestione del progetto come l’avvio di processi, processo di pianificazione, processo di esecuzione e processo di controllo.

Orientamento ai risultati la valutazione del progetto si concentra anche sull’allineamento dei risultati effettivi e previsti e sulla garanzia che tutti si allineino con gli obiettivi e gli obiettivi del progetto.

2. Valutazione finanziaria (analisi costi-benefici)

Questo tipo di valutazione del progetto è fatto al fine di valutare se una richiesta di finanziamento (o un investimento fatto) può essere giustificata da risparmi previsti o ricavi dopo che è stato completato.

L’analisi costi benefici è uno strumento di pianificazione che ti aiuterà a determinare se un investimento ha un rendimento soddisfacente per la tua organizzazione. Confronta l’investimento o il cambiamento con le sue alternative secondo uno o più criteri come costi, fattori tecnici, servizi, utilizzo delle risorse ecc.

L’analisi costi/benefici considera tutte le risorse investite in un progetto e si confronta con i benefici attesi. I benefici di un progetto sono solitamente misurati confrontando i costi che sarebbero stati sostenuti se un progetto non fosse stato implementato.

Secondo questo metodo, i progetti che mostrano un equilibrio tra benefici e costi sono accettati, quelli con un eccesso di costi rispetto ai benefici sono rifiutati e quelli che mostrano un eccesso di benefici rispetto ai costi sono rinviati per ulteriore considerazione.

In pratica, alcune organizzazioni utilizzano un altro approccio in cui vengono accettati progetti con rapporti beneficio-costo previsti maggiori di uno, quelli con rapporti tra zero e uno come casi limite per un’ulteriore considerazione e quelli sotto lo zero come rifiuti prima di ulteriori investimenti sui piani o lavori sui piani.