Vantaggi di un posto di lavoro senza carta

Che cos’è un ufficio senza carta?

Un ufficio senza carta è un luogo di lavoro che ha processi cartacei minimi e si basa invece su documenti digitalizzati. Alcune organizzazioni preferiscono il termine “paper-light” poiché molti uffici e reparti non possono eliminare completamente i file cartacei a causa dei requisiti di processo o di conformità.

Indipendentemente da ciò, ridurre l’uso della carta aiuta ad accelerare il percorso di trasformazione digitale di un’organizzazione. Ciò comporta in genere la transizione a un sistema di gestione dei documenti elettronici che digitalizza i file e li memorizza in un repository centrale.

I vantaggi di andare senza carta

Le aziende negli Stati Uniti spendono più di billion 120 miliardi all’anno solo su moduli stampati, la maggior parte dei quali diventano obsoleti entro tre mesi e finiscono nella spazzatura. In cima a quello, impiegati spendono 30-40 per cento del loro tempo alla ricerca di documenti in schedari fisici.

Alcuni dei reparti più cartacei sono risorse umane, contabilità fornitori e clienti, gestione delle strutture e servizio clienti, che si occupano di un elevato volume di applicazioni, curriculum, ricevute, ordini di lavoro, fatture, fatture e altro ancora.

Evidentemente, lavorare con documenti cartacei crea problemi che impediscono a un dipendente di essere produttivo e un’organizzazione di risparmiare sui costi. L’adozione di un sistema senza carta può risolvere queste sfide e ottenere vantaggi come:

• Risparmio di tempo speso per localizzare e recuperare i file fisici. I documenti digitali possono essere facilmente organizzati e indicizzati, il che rende la ricerca dei file necessari molto più veloce con funzionalità di ricerca. Man mano che i documenti diventano più accessibili, il tempo necessario per recuperare i file viene notevolmente ridotto in modo che il team possa essere più produttivo e concentrarsi su altre attività di alto valore.
• Promuovere la collaborazione tra i membri del team. Il personale è in grado di condividere file digitalmente senza stampare e visualizzare le versioni aggiornate e passate dei documenti. Ciò riduce al minimo i passaggi e ottimizza il flusso di lavoro quando si lavora insieme sui documenti.
• Migliorare la sicurezza delle informazioni. I diritti di accesso possono essere assegnati e revocati in base al livello di utente e al tipo di documento. Con le impostazioni di sicurezza granulari, le informazioni riservate e sensibili possono essere monitorate e protette da abusi e modifiche non autorizzate. Questo riduce anche il rischio di perdita e furto.
• Risparmio sui costi di stampa e archiviazione dei documenti. Eliminando la maggior parte delle pratiche burocratiche consente di risparmiare denaro speso su carta e schedari, così come altri costi come inchiostro fotocopiatrice e cancelleria per ufficio.

Come trasformare in un ufficio senza carta

Un sistema di gestione dei documenti cattura e memorizza le informazioni digitalmente su un’unica piattaforma con opzioni di ricerca integrate. Per facilitare il passaggio dalla carta al digitale, puoi iniziare da:

• Determinare la soluzione giusta. La piattaforma che distribuisci dovrebbe affrontare e risolvere le tue esigenze e sfide aziendali uniche, con la flessibilità necessaria per adattarsi ai cambiamenti e scalare con la crescita.
• Avvio del processo di digitalizzazione. Questa è probabilmente la parte più impegnativa a causa del tempo e del lavoro coinvolti. L’entità del lavoro dipende da quanti file cartacei ci sono per cominciare. Tuttavia, con l’aiuto del tuo fornitore di soluzioni, puoi lavorare su una strategia per affrontare il processo di digitalizzazione che può essere implementato come best practice per i dipendenti.
• Instillare la gestione del cambiamento. Una parte cruciale di qualsiasi iniziativa di trasformazione di successo sta guadagnando buy-in da parte degli stakeholder. Aiuta il tuo team a capire la necessità di un cambiamento e come un nuovo sistema li aiuta a diventare più produttivi, di impatto e preziosi nel loro lavoro. Sviluppare un programma di formazione per preparare i dipendenti sulla gestione di nuovi processi e raccogliere feedback da loro per un ulteriore miglioramento.

Come per qualsiasi modifica, ci vorrà del tempo per l’adeguamento dell’organizzazione. Si consiglia di iniziare su una scala più piccola con processi critici che hanno il maggior impatto dall’andare senza carta, prima di scalare la soluzione ad altri processi e reparti.

Per saperne di più su come un sistema di gestione dei documenti può aiutare il vostro ufficio andare senza carta, contattaci.