ビジネス文書を計画することの重要性

書くことは楽しい部分です。 編集は難しい部分です。 最初の部分が何であるか知っていますか？ 企画！ あなたが書く前に何をするかは、あなたが書くものと同じくらい重要です。 ビジネス文書を計画し、輪郭を使用してあなたがあなたの作家の道具箱の最初にのために達するべきである貴重な用具である。

ビジネス文書の計画が重要な理由

効果的なビジネスコミュニケーションには、明確に、簡潔に、説得力のある三つのCを使用する必要があります。 ビジネス文書が不十分に書かれている、多数のスペルや文法の間違いが含まれている、組織が不足している、または問題を識別しない場合、あなたの読者は悪い印象を残しています。 したがって、専門家としての評判を維持するためには、ビジネス文書の作成を開始する前に計画の時間を確保する必要があります。

計画には、ドキュメントのサイズ、詳細の量、重要度に応じて、数分から数時間の時間がかかります。

ビジネス文書を計画するには、次のことが必要です:

• 目的を明確に定義する
• あなたの聴衆を知る
• 概要キーポイント

ビジネス文書の目的に集中する

あなたの目的を特定し、集中し続ける。 本当に、あなたのポイントを作るために付加的な支持材料を持って来る必要がある場合もある。 しかし、補足的な情報は、主な目的を輝かせるべきではありません。

要点を目立たせるには、次のヒントを使用してみてください:

• フォーマットを視覚的にシンプルに保つ(装飾的で気が散るフォントを避ける)
• すぐに問題を特定する
• 読者が尋ねる可能性のある質問を予測し、回答する
• あなたの主なポイントを支持するデータ、証拠、または理由を提供する
• 解決策を提供するか、提案する

次の例をチェックしてください。 電子メールが問題（会議）をどのように識別し、質問を予測するかに注意してください（必須ですか？）、モチベーションを提供し（それは直接あなたに影響を与えます）、読者が何をする必要があるかの明確な方向性を与えます（メモを送信します）。

件名:水曜日の10:00a.m.

親愛なるスー、

来週の重要な会議について電子メールで送信しています。 この会議は水曜日の10:00a.m.に開催され、すべての従業員が出席する必要があります。 私はあなたが会計部門の責任者としてかなり忙しいことを知っており、会議のタイミングが理想的ではないかもしれないことに感謝しています。 しかし、この会議は、あなたの部門に直接影響を与える新しい全社的なイニシアチブをカバーします。

この会議について監督下の全従業員にメモを送り、出席の必要性を強調してください。 これが完了したら私に知らせてください。

この点に関して、あなたの助けに大いに感謝します。 ご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

誠実に、

ジェフ

あなたのビジネス文書を整理

あなたは混乱したクローゼットを持つ権利を行使することができます。 ビジネス執筆に関してはその権利に運動させることができない。 ビジネスコミュニケーションは組織化されたアプローチを要求します。 あなたの読者があなたが書いたことによって混乱しているか、あなたが彼らが取ることを期待する行動がわからない場合、それは巨大な失敗です。

したがって、組織的で凝集的な方法で書くことを目標にしてください。 文章と段落は自然に流れ、読者をあるトピックから次のトピックに導くべきです。 適切なビジネス文書の書式設定を使用します。 そしてあなたの執筆を組織し、示すのを助ける優秀な練習は輪郭の使用によってある。

アウトラインを使用する

アウトラインは、あなたが言う必要があることと、意味のある順序でそうする方法を考えることができます。 あなたの主なポイントを開始します。 次に、メインポイントをサポートするサブトピックを追加します。 これらを書き留めると、注文を変更する必要がある場所がわかり始めます。 または、補足情報を追加するように求められます。

アウトラインを使用するもう一つの利点：それはあなたが遅くすることを強制します。 あまりにも速く書くと、厄介な間違いにつながります。 輪郭は一時停止に当らせ、あなたがあなたの読者のために塗ることを試みている映像についてゆっくり考えnonessentialsを除去する。

ここでは、基本的なアウトラインの例です：

タイトル: オフィスのドアをロックする

1. すべての従業員が夜にオフィスのドアをロックする必要があります
   1. これが必要な理由を一覧表示
   2. これ
2. インストールする新しいロックについて議論する
   1. 与えられる新しいキー
   2. あなたのキーを紛失した場合の対処方法
3. 結論：この新しいイニシアチブのサポートのための従業員を表彰

あなたのビジネス文書を編集することを忘れないでください

あなたのビジネス文書 読んで、編集して、繰り返します。 誤字、句読点の間違い、および不正確さのあなたの仕事の信頼性を損なわないで下さい。

コピーされたテキストは、このトリックを使用して、テキスト内の残っている文法上の誤りや誤植を見つけます。 そして、ゆっくりとしたペースでそうしてください。 オフに聞こえるもののために慎重に耳を傾けます。 たぶん、あなたは緩いと言うことを意味したときに失うと入力しました。 またはあなたは単語を省略しました。 そして、あなたは一つの段落で二度同じポイントを述べたときに聞くことができます。

プロのビジネス文書を書くことは簡単な作業ではありません。 しかし、適切な計画、アウトラインを使用して自分の考えを整理し、上記のヒントを適用すると、ビジネス文書を書く芸術を習得することができます。