ペーパーレスワークプレイスのメリット

ペーパーレスオフィスとは何ですか？

ペーパーレスオフィスとは、紙ベースのプロセスが最小限であり、代わりにデジタル化された文書に依存する職場です。 一部の組織では、プロセス要件やコンプライアンス要件のために、多くのオフィスや部門が紙のファイルを完全に排除できないため、”紙の光”という

いずれにしても、紙の使用を減らすことは、組織のデジタル変革の旅を加速するのに役立ちます。 これには、通常、ファイルをデジタル化して中央リポジトリに格納する電子文書管理システムへの移行が含まれます。

ペーパーレス化のメリット

米国の企業は、印刷されたフォームだけに年間120億ドル以上を費やしており、そのほとんどは三ヶ月以内に廃止され、ゴミ箱に その上で、オフィスワーカーは、物理的なファイルキャビネット内の文書を探して自分の時間の30-40パーセントを費やしています。

最も紙の多い部門のいくつかは、人事、買掛金および売掛金、設備管理および顧客サービスであり、大量の申請、履歴書、領収書、作業指示書、請求書、請求書など

明らかに、紙の文書を扱うことは、従業員が生産的であり、組織がコストを節約するのを妨げる問題を引き起こします。 ペーパーレスシステムを採用することで、これらの課題を解決し、次のような利点を達成できます:

• 物理ファイルの検索と取得に費やされる時間を節約します。 デジタル文書は簡単に整理し、インデックスを作成することができ、検索機能で必要なファイルをはるかに高速に見つけることができます。 文書がよりアクセスしやすくなるにつれて、ファイルの取得にかかる時間が大幅に短縮されるため、チームはより生産的になり、他の価値の高いタス
• チームメンバー間の連携を促進します。 スタッフは、印刷せずにデジタルファイルを共有し、更新された文書や過去のバージョンを表示することができます。 これにより、手順が最小限に抑えられ、ドキュメントで一緒に作業するときのワークフローが最適化されます。
• 情報のセキュリティを向上させます。 アクセス権は、ユーザーレベルとドキュメントの種類に応じて割り当てられ、取り消すことができます。 詳細なセキュリティ設定を使用すると、機密情報や機密情報を追跡し、誤用や不正な変更から保護することができます。 これにより、紛失や盗難のリスクも軽減されます。
• 文書の印刷と保管に費やされるコストを節約します。 書類事務の大半を除去することはコピー機インクおよびオフィスの文房具のような他の費用と同様、ペーパーおよびファイリングキャビネットに使われる

ペーパーレスオフィスに変身する方法

文書管理システムは、統合された検索オプションを備えた単一のプラットフォーム上で情報をデジタル 紙からデジタルへの変更を容易にするために、次のことから始めることができます:

• 適切な解決策を決定する。 展開するプラットフォームは、変化に柔軟に適応し、成長に合わせて拡張することで、独自のビジネスニーズと課題に対処し、解決する必要があります。
• デジタル化プロセスを開始します。 これは、時間と労力のために最も困難な部分である可能性が高いです。 作業の大きさは、最初に何枚の紙ファイルがあるかによって異なります。 しかし、ソリューションプロバイダーの助けを借りて、デジタル化プロセスに取り組むための戦略に取り組むことができ、従業員のベストプラクティスとし
• 変更管理を浸透させる。 あらゆる巧妙な変形の率先の重大な部分は係争物受寄者からの買収を得ている。 チームが変更の必要性を理解し、新しいシステムがどのようにして生産性が向上し、影響力があり、作業に価値があるかを理解するのに役立ちます。 新しいプロセスの処理の従業員を準備し、それ以上の改善のためのそれらからのフィードバックを集めるために訓練プログラムを開発しなさい。

どのような変更でも、組織の調整には時間がかかります。 ソリューションを他のプロセスや部門に拡張する前に、ペーパーレス化による影響が最も大きい重要なプロセスを小規模に開始することをお勧めします。

文書管理システムがオフィスのペーパーレス化にどのように役立つかの詳細については、お問い合わせください。