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不在管理とは？ 職場での欠勤を減らすための6つの方法

  • “マークはどこだ?「
  • 」彼は今日病気休暇を取ったと思う。「
  • 」ん、昨夜は外に出たんじゃないの？”
  • “.ああでも何か食べて食中毒になったと思う

おそらくマークは本当に病気です。 または、おそらく彼は昨夜あまりにも多くを持っていた。

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いずれにしても、彼は今日仕事をしていません。

不在管理は、このような状況に正確に対処しています。 これは、職場での計画外の非付着性を減らす練習です。

欠勤は、米国経済に毎年200億ドル以上の生産性損失をもたらします。 したがって、組織がそれに対処するための構造化された方法を持っていることが重要です。

従業員が仕事に現れない理由は、ストレス、職場でのいじめ、士気の低下から病気や個人的な損失に至るまで、多くの理由があります。

組織の不在管理戦略を強化するための6つの重要なヒントは次のとおりです:

出席を追跡し、ポリシーを作成しますが、罰則を自動化しない

欠勤を減らすために最初に行う必要があることの一つは、従業員の出席を追跡するシステマティックな方法を作成することです。 Jibble、Clockify、BambooHRなど、オンラインで利用可能な多くのツールがあります。

そして、あなたの会社の文化がどんなにオープンで柔軟であっても、正式な不在管理ポリシーが必要です。 それは、会社に受け入れられる予定外の欠席の種類を説明する必要があり、そうではありません。:

  • 従業員はどのように病気休暇を取るのですか？ 彼らは誰に、いつまでに通知する必要がありますか？
  • 従業員が診断書を提示する必要がある病気の葉は何枚ですか？
  • 従業員はどのようにして出席が問題になっていることを知っていますか？

不在管理ポリシーを作成する際には、現地の連邦法に注意してください。 多くの国には、さまざまな種類の計画外の欠席から従業員を保護する法律があります。

しかし、あなたの正式な政策は法律ではなくガイドラインのセットとして扱います。 これは、罰する包括的なポリシーを持つのではなく、各ケースを別々に慎重に扱う必要があることを意味します。 たとえば、従業員が病気で、病院で訪問した場合、病気の葉を処理するために診断書を要求することは意味がありません。

不在管理の管理者を訓練する

不在管理は主にHRのドメインに該当しますが、それは単に彼らの責任ではありません。 ライン管理者はそれの等しい所有権を取るべきである。 しかし、多くの組織では、不在管理に十分な訓練が提供されていません。

これは、HRがチームの欠勤を防ぐ方法において、マネージャー（特に第一レベルのマネージャー）をステップインし、コーチすることができる場所です。 これには、次のような状況に対処するコーチングマネージャーが含まれます:

  • 病気の葉を頻繁に服用し始めた従業員に対処するには？
  • ポリシーを適用するタイミングと例外を作成するタイミング
  • 人事に問題をエスカレートするには？

ライン管理者が不在管理においてより積極的な役割を担うと、欠勤率が急騰することがわかります。

覚えておいてください、presenteeismは目標ではありません

不在管理の目標は、presenteeismを奨励しない欠勤を減らすことであることに注意することが重要です。

両者には大きな違いがあります。

Presenteeismは、従業員が気分が悪いにもかかわらず、仕事に自分自身を表示するように強制するときです。 不合理な管理の期待から仕事の方の本物の献身に至るまで、この背後にある多くの理由がある場合があります。

従業員からのより多くの労働時間が会社を傷つけることができる方法を考えるかもしれませんか？ ストレスやバーンアウトから離れて、それは実際に組織の全体的な生産性に影響を与えることができます。 欠勤よりもpresenteeismの財務的影響を定量化することは困難ですが。 様々な研究は、その影響が悪化していない場合は等しいことができることを示しています。 体調不良の従業員は自然により少ない効率の彼らの仕事をし、また仕事で他に影響を与える危険を冒す。

そのため、欠勤を抑制するためには、病気や休暇の葉を取らないことに対する従業員の報酬や、保留中の葉に現金を入れることを許可するなど、presenteeismを促進する政策を控えるべきである。

柔軟な労働時間と遠隔作業を受け入れる

スウェーデンのカロリンスカ研究所の研究によると、柔軟な労働時間は欠勤を減らすことができます。 Flexjobsによる調査では、従業員（特に両親）は給与よりも柔軟性を重視していることが明らかになりました。

当然のことながら、仕事の柔軟性（遠隔で柔軟な労働時間であること）は、業界や組織の性質に依存します。 特定のジョブは、特定の時間の間に仕事で存在を必要とします。 しかし、あなたの会社がそれらの一つではない場合は、あなたのチームに多くの柔軟性を提供することを検討する必要があります。

従業員は、労働時間中に実行するための特定の重要な用事を持っている場合、仕事のために病気に電話するかもしれません–配管の固定、子供の学校に行 彼らはそれの周りに自分のスケジュールを調整することができれば、彼らは仕事に表示する傾向があります。

柔軟性のもう一つの重要な部分は、ますます最も人気のある企業文化の傾向の一つになってきているリモートワークです。 リモートワークは、もはやいくつかの新時代の企業が提供する特権とはみなされません。 多くの従業員は今、新しい仕事を探すときにリモート作業を期待しています。 リモートで働いている人々の90％が自分たちの生活の残りのためにリモートで動作するように計画しています。 人々が遠隔で働くことを可能にすることはかなり従業員が病気休暇を取ると考慮するかもしれない理由を減らす。

オンラインコラボレーションツールの人気の高まりにより、より伝統的な企業でもリモートワークはますます広く受け入れられています。

手遅れになる前にチームの士気を向上させる

何かが間違ってしまったときにチームの士気の話が通常出てくることに気づいたことはありますか？ 多くの場合、それは下向きのスパイラルにある場合にのみ、管理のための考慮事項になります。

仕事環境を楽しく魅力的にすることは、欠勤を抑制するためにできる最も重要なことです。 したがって、赤い旗がなくても、組織全体が職場の士気を向上させるために投資することは、組織全体にとって良い前兆です。

ピンポンテーブルとHRが設計したチームビルディング演習は、必ずしも答えではないかもしれません。 チームの士気を高めるために何が役立つかを知るためには、チームの脈拍を理解することが重要です。 いくつかのチームは一緒に野外活動を好むかもしれません、いくつかは仕事の後にいくつかの飲み物に満足しているかもしれません。

しかし、すべてのチームにとって間違いなく効果的なのは、頻繁なフィードバックに基づいて構築された認識の文化を教え込むことです。

過度の優位を取っている人に対して迅速な行動を取る

前の5つの提案はすべて雇用主ではなく従業員に偏っていると感じたら、あなたは正しいです。 しかし、会社は何よりもまず従業員です。 それらが固体出席を観察することを防ぐ中心問題の演説によってマネージャーのための問題は頻繁に解決される。

しかし、会社の方針を過度に利用する従業員に対して行動を起こすことが重要であると述べました。 そうすることができないことは、ポリシー全体を危険にさらし、責任を持ってそれを遵守していた人々を傷つける可能性があります。 建設的な不在管理方針は、会社と従業員との間の信頼を必要とします。

たとえば、従業員が病気休暇を取ること（例として代わりに就職の面接に行くこと）について嘘をついたことが分かった場合、それは公式の書面による警告で速やかに対処する必要があります。

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