会議の整理方法

最高の会議は、魅力的なプレゼンテーションと優れたネットワーキングの機会で代表者を鼓舞します。 新しい考えのまわりで話題を発生させ、人々を一緒に持って来るのを助けて下さい。 会議は、刺激的で対話的で魅力的である必要があり、利害関係者を満足させる必要があります。 それらはまたすぐに回り、絶えずきつく締まる予算で渡されると期待される。 会議の計画は容易ではなく、会議の主催者としてのあなたの役割は軽く取られるべきではありません。 私たちのガイドは、あなたが前方にプッシュし、成功した会議を整理するために必要な情報やアドバイスのすべてを装備します。

会議計画のインとアウトを始める前に、出席者を最初に置くことを述べる価値があると思います。 代理人および必要性はあなたが作るあらゆる決定を導くべきである。

• なぜ代表者は会議に出席するのですか？
• なぜ彼らはあなたの会議に出席するのですか？
• 彼らはそれから何を得たいのですか？
• どのようにこれを提供できますか？
• あなたは彼らにとってユニークな価値があるものを提供することができますか？

出席者を組織の中心に置くことが重要です。 彼らの時間は貴重であり、あなたは彼らがあなたの会議である毎分を最大限に活用することを確認する必要があります。

あなたはすでにあなたのターゲットオーディエンスとそれらに訴えるものの深い理解を持っている必要があります。 fではない、彼らが期待し、彼らが望むものについての詳細を調べるために時間がかかります。 最終的に、彼らは非常に関連性が高く、魅力的なセッションを楽しみ、会議のあらゆる面でユニークな価値を見つけたいと考えています。

会議を成功させるためには、以下を含むいくつかのことを考慮する必要があります。

会議予算

会議テーマ

会議会場の選択

会議スピーカー

会議スケジュールの作成

会議の促進

会議登録

会議でのネットワーキング

会議技術

私たちは私たちのガイドでこれらを分解します。

会議の計画

あなたは経験豊富な会議プランナーではないかもしれないことを理解しています。 そして、我々はすべてのどこかから開始する必要があることは事実です。 私たちの会議計画ガイドの次のセクションでは、予算、スポンサー、会場の選択などの重要な分野をカバーするつもりです。

会議予算

会議を組織するときに経験するストレスの多くは、あなたが約束したすべてのものを予算で提供しようとすることから来ます。 お金は大きな要因であり、それは予算編成のあらゆる側面に来るとき、あなたは徹底的にする必要があります。
予算を確定する際には、二つの決定が必要です。 それはすべて一つの講堂に基づいているのだろうか、それとも二つ以上の別々の段階で行われるのだろうか？ 会議の設定方法に応じてコストが増加します。

20Bedford Wayでは、旗艦ローガンホールシアターを含むいくつかの相互接続スペースが利用可能なマルチストリームイベントのための優れた料金を提供しています。 今日私達に連絡して下さい。

あなたが遭遇することが期待できるコストは次のとおりです:

• 会場レンタル
• ケータリング
• 物流およびイベント実行チーム
• 機器レンタル
• スピーカーコスト例えばホテル; 交通費
• 娯楽費
• 印刷–これらは最小限でなければなりません

幸いなことに、コストを低く抑え、会議の予算を最大化するためにできることは多 スポンサーを見つけることから手頃な価格の会場を選ぶことまで、このガイド全体でコスト削減ソリューションを共有します。

会議のチケット価格

あなたが受け取るお金は、スポンサー、出展者（それについては後で詳しく説明します）、チケット販売から来ます。 あなたの会議の整合性を損なうことなく、スポンサーから大きな貢献を受け取るのに十分な幸運であれば今、あなたは無料であなたのメイン会議を提

それ以外の場合は、チケットを請求する必要があります。 あなたが答えたいと思う主な質問は、どのくらいですか？ もちろん、数字に名前を付けるのは難しいですが、あなたの予算はあなたにも破るために回収する必要があるどのくらいのお金の指標を与える必 あなたが出席するために得ることができると思うどのように多くの人々に基づいて、あなたの期待を設定することが重要です,会場の大きさと、あな

あなたが充電することを決定したどのくらいにかかわらず、あなたは最初のアーリーバードランでチケットの限られた数を割引する必要があります。 これは、すべてのスピーカーが発表される前に、会議のプロモーションの早い段階で行う必要があります。
Peter-Paul Kochは、チケット価格を低すぎるように設定する誘惑を避け、代わりに”会場容量の60-75％が取られても壊れるようにチケットの価格を設定するようにアドバイスしている。’

あなたの会議のためのスポンサーを得る

スポンサーと彼らが提供するお金は、予算にとどまることになると非常に重要になる可能性があります。 これを念頭に置いて、潜在的なスポンサーのリストを作成する必要があります。 あなたが探しているものは、あなたの聴衆への露出をしたい組織です。 あなたの研究を行うと、あなたは報われます。

あなたが彼らにピッチするとき、これが財政的であろうとサービスであろうと、あなたが必要とするサポートを明確にしてください。 また、あなたが彼らのお金と引き換えに提供して喜んでいるものについて明示的にする必要があります。 これは、あなたが出展者を持っている場合は、グッディバッグだけでなく、スタンドに追加し、彼らのロゴの広範な使用を含む可能性があります。

一貫し、説得力があるためにあなたのマーケティングのメッセージを磨いたら含まれることから寄与するそれらのスポンサーを目標としなさい。 スポンサーシップで費用の大半をカバーできればあなた自身に利益を作る最もよいチャンスを与える。 注意すべきことの一つは、多くの場合、スポンサーはあなたのイベントで提示したいと思うでしょう、ということです。 これが事実なら話に価値があり、全く昇進ではないことを保障しなさい。 関連したトピックの本物の会議よりもむしろ販売ピッチのように感じる昇進の提示より会議をもっと損なう何もない。

Jason Zookは、このポッドキャストでスポンサーを取得する方法を調べます：

イベントのスポンサーを取得するためのより多くのヒントは、私たちのガイドで見つ

会議テーマ

会議は、代表者が特定のテーマに関するアイデアを発見し、共有し、議論する本当にエキサイティングなイベントになる可能性があります。 これらのアイデアは、業界を形作ったり再定義したりする力を持っているかもしれません。 情熱的な人々と情熱的なプレゼンテーション、新鮮なアイデアや本物の話題が来る。 あなたの会議でこの雰囲気を作り出すだけではありません。

それはすべてトピックまたはテーマから始まります。 あなたは、市場のギャップを発見したり、既存のトピックに新鮮なアプローチを取ることにした可能性があります。

それはあなたのテーマを定義することの問題ではありません,これの多くは、他の場所で行われますように,しかし、あなたはそれがイベントをマーケテ

これは、あなたの全体的な目標や利害関係者の目標と非常に密接に結びついている必要があります。 しかし、一度テーマを開発すると、すべてを結びつけるのに役立ちます。 明確に定義されたテーマを持つことはまた、任意のマーケティングメッセージをより効果的になります。

会議出展者

あなたの会議に出展者を持つつもりですか？ これは追加の収益源になる可能性がありますが、参加者に価値を追加する出展者を選択することが重要です。 また、会場には展示会のための適切なスペースがあることを確認する必要があります余分な費用はほとんどありません。 このスペースは、あなたがホストすることができますどのように多くの出展者を決定します。 あなたがスペースを知ったら、あなたは展示レイアウトを設計する必要があります。

潜在的な出展者は、参加者の人口統計とあなたのUspの詳細を知りたいでしょう。 彼らはあなたの会議で展示することが価値があるかどうかを判断するのに役立ついくつかの質問を持っている可能性が高いので、それらに答える

会議で出展者を扱うの続きを読みます。

あなたの会議のためのイベントスタッフを雇う

会議を組織することはハードワークとストレスです。 一人でそれをすることを考慮してはいけない。 あなたは、計画段階でだけでなく、当日にあなたの会議を実行するために同僚やボランティアのチームを組み立てる必要があります。 また、会議会場で社内のリソースを活用することもお勧めします。

それぞれの人は、会議に至るまで、そして会議の日に明確に定義された役割を持つべきです。 これは、計画プロセスで可能な限り早期に確定する必要があります。 当日の最も重要な役割の一つは、会議に人々を歓迎し、スピーカーを紹介し、ハンドオーバーを管理し、プレゼンテーションのタイミングを監視するMCです。 また、ランナー、ステージマネージャー、AV技術者が必要になります。

会議会場の選択

会議会場は非常に重要です。 一部の人々は、会場を見つけるために会議会場ファインダーを使用することを選択しますが、あなた自身で研究を行い、潜在的な場所を直接訪問する方が良いです。 こうすれば契約を交渉し、お金を貯め、そして開催地の外観や質の制御を有することができる。 必要なものを正確に提供し、次のような観客のニーズを満たすことができるように、会場に尋ねる一連の質問があることは理にかなっています:

• 隠された費用はありますか？ 例えば、駐車料金やWIFI
• 障害者用アクセスはありますか？ これは不可欠です。
• あなたの会議中に会場内やその周辺で他に何か起こっていますか？ 会場へのアクセスや交通機関に影響を与える可能性がありますか？
• 会場はどのように持続可能ですか？ 公共交通機関を利用して簡単に行くことができますか？

会場が十分な大きさであることを確認してください–メイン講堂だけでなく、展示室やブレイクアウトスペースなどの他のスペース。 プレゼンターを聞くために必死にしようとしている部屋の後ろに立っているよりも悪いことは何もありませんか、さらに悪いことはまだ完全にセ

会議会場にはどのような施設が含まれていますか？

あなたの会議会場は、すべての会議を成功させるためにいくつかの施設を提供する必要があります。 これには、AV機器、Wi-Fi、ケータリング、ステージ、そしてもちろん快適な座席が含まれます。

Wi-Fi–大規模な会議での最大の困難の1つは、多数の代表者の要求に対処できるWi-Fiを備えた会場を見つけることです。 Wi-Fiの品質が会場、特にロンドンや他の大都市で改善されていることは間違いありませんが、Wi-Fiの機能について正直な考えを得る価値があります。 多くの会場は、それが動作する場合は素晴らしいニュースである、今日の無料Wi-Fiを提供しています！

会議ケータリング–ケータリングを提供するかどうかを決定します。 これはあなたのための大きな費用だけでなく、代表者のための主要な特典になることができます。 昼食のケータリングを提供することを選択しない場合（休憩中に紅茶とコーヒーが不可欠です）、近くの食事オプションに関する情報を提供する必要があ

あなたが会議で昼食を提供することを選択した場合、仕出し屋と会い、あなたの選択肢を議論することは理にかなっています。 あなたは食べ物を見て、良い味にしたいが、常にあなたの予算を覚えています。 常にベジタリアンと植物ベースのオプションを提供することが重要です。 また、会議の三日前に番号を確認する必要があります。

20Bedford Wayでは、ケータリングサービスは比類のないものです。 シェフの専門家チームは、あなたのゲストのための食事の豪華な選択を生成するために、健康的な、倫理的に調達された食材を使用しています。 ﾂつｨﾂ姪”ﾂつ”ﾂ債ﾂづｭﾂつｹﾂ可ｺﾂつｳﾂつ”ﾂ。

ステージング、照明、AV–プレゼンテーションは、観客とスピーカーが必要とするすべてのAV機器のための良い視線を提供するステージで行われる必要があります。 これには、大きなプロジェクター、PAを介して増幅されるピン留めされたマイクが含まれます。 あなたが劇場スタイルの会場を選ぶ場合の追加ボーナスは、それが本当のすごい要因を追加し、観客のためのプレゼンテーションを強化することができ、プロの照明とAVを持っているということです。

今日の会議での携帯電話、タブレット、ラップトップの傾向に伴い、参加者が電子機器を充電するためのソケットを利用できるようにすることも重要

会議の日付を選択する方法

会議を開催する場所がわかったら、日付をロックする必要があります。 会議のための最も人気のある時間は、多くの場合、休日のために却下7月と8月の夏の会議で、月と月の間にあります。 ご希望の会場が利用できない場合に備えて、いくつかの潜在的な日付を念頭に置いてください。 これらの日付は、他の関連する会議やイベントと衝突するべきではありませんので、あなたの研究を行うことを忘れないでください。

Peter-Paul Kochは次のように述べています。「会議は木曜日と金曜日、または月曜日と火曜日に開催されるべきである。 これは、参加者があまりにも、観光客を再生することができます。 あなたが一日だけ行くなら、それは金曜日です。”

会議スピーカー

日付を確認し、会場にデポジットを支払ったら、会議スピーカーで空室状況を確認できます。

スピーカーはあなたの会議を作ったり壊したりすることができるので、最高のものを見つけるために時間と労力を投資する必要があります。 魅力的なプレゼンテーションは、本当に参加者を鼓舞し、現実の行動と本物の変化にアイデアや走り書きノートのすべてを回す可能性を秘めています。 右の提示は彼らのビジネスを合わせる代表者へ触媒である場合もあり、それがすべて始まったところで覚えているべきである。

時には、特に有名な基調講演者がチケットをシフトするのに役立つので、スピーカーの同じ回転から選ぶのは簡単すぎることがあります。 しかし聴衆が前に見なかった大きいスピーカーを持っていることは実質の価値を加える。 また少し事を揺するためにプログラムに少数のトピックのスピーカーを持って来ることを考慮したいと思う場合もある。 ベテランのスピーカーでないあなたの分野の心に強く訴えるような仕事をしているヘッドハンティング誰かの選択が常にある。 彼らが経験を提示することに欠けているかもしれないもの、彼らは情熱とアイデアの質で補うことができます。

あなたは良いスピーカーを調達について行くことができるいくつかの方法があります。 あなたはPeerIndexとBlueNodに向けることができます。 スピーカーに近づくときは、可能な限り接触を介してそうし、青からではありません。

スピーカーを確認したら、それらをうまく扱うことが重要です。 あなたが最初から提供しているものについて彼らと明確にしてください。 最低でも、旅行や宿泊施設のような彼らの費用のすべてをカバーする必要があります。 可能であれば、宿泊施設がアクセス可能で快適で、会議会場の近くにあることを確認してください。 彼らは町の反対側から来ているので、遅く実行しているスピーカーを危険にさらしたくありません。

宿泊施設を超えて、あなたは彼らに利益のシェアや設定された料金を提供することができます。

会議の前に、彼らのセッション内容、タイトル、およびすべてのAV要件の詳細を調べたいと思うでしょう。 できるだけ早くこれを行い、準備が順調に進んでいることを確認するために、すべてのスピーカーと定期的にチェックインすることをお勧めします。 彼らに懸念がある場合、または後でいくつかの問題が発生しているのを見ることができる場合は、後でではなく早く対処することをお勧めします。

それは会議自体に来るとき、プログラミング、彼らの話の長さとAVセットアップに完全にあなたのスピーカーを説明する時間を取るので、驚きはありません。 これは、物事がスムーズに実行し、それらをリラックスするのに役立ちます。 あなたのイベントでスピーカーを持っていたら、それは群衆と交流し、ネットワークに固執するためにそれらを奨励する価値があります。 これは、彼らがよりリラックスした感じになり、代表者のための値を追加します。

それは明らかですが、繰り返す価値があります–MCが自分の名前を正しく発音する方法を知っていることを確認してください。 また、印刷、オンライン、ソーシャル（はい、Twitterのハンドルが含まれています）に表示される場所はどこでも詳細が正しいことを確認してください！).

会議スケジュールを作成するにはどうすればよいですか？

会議の日をスケジュールするときは、スピーカーとそのプレゼンテーションをテーマ別にグループ化するのが理にかなっています。 あなたが最終的なセッションの説明を持っていたらうまくいけば、これは簡単な作業になります。

一日にあまりにも多くのセッションを詰め込まないことが重要です。 プレゼンテーションが必要に応じて魅力的で考えさせられるものであれば、参加者は一日の終わりに向かって疲れているかもしれません。 これを念頭に置いて、最後のスピーカーを考慮することが重要です。 注意が衰えると、最終的な”墓地”セッションは不十分に出席することができます。 群衆を引っ張ったり、人々に旅行やネットワークにチャンスを与え、以前の日を終了することを検討しますこのスロットのためのスピーカーを保存します。

セッションの長さを考慮するのは難しい問題もあります。 長すぎるのはどのくらいですか？ どのように短い短すぎるですか？ 私たちは、”通常の”プレゼンテーションの大部分は、時間に行く基調講演で、20と40分の間で持続すべきであるように感じます。 コンテンツは魅力的であり、短い注意スパンに応える必要があります–モットー”すべてのキラーなしフィラー”は良いものです。

各テーマのセッションの後、コーヒーブレイク（少なくとも午前中、午後に一つ）と長い昼休みを持つ必要があります。 人々は呼吸し、情報およびネットワークを処理し、また洗面所を訪問するチャンスを必要とする。 セッションがスケジュールに実行されない場合は、Peter-Paul Kochのアドバイスに従ってください: “セッションが長すぎるか短すぎる場合は、自然に来ることをしてくださいが、スケジュール通りに次の休憩を終了してください。”これは、次のセッションのスケジュールに戻って取得することを保証します。

会議を促進する

会議計画の最も難しい部分は、マーケティングとプロモーションです。 あなたは重要な人々がそれについて知り、来たいと思っています。 これを行うためには、会議とそれらのすべての重要なチケットの販売/登録の意識を構築するために、オンラインとオフラインの両方のネットワークをフルに活用する必要があります。 あなたの会議の詳細を共有することができ、関連する業界の出版物のリストを作成します。

大きな日付に近づくにつれて、できるだけ早くプロモーションを開始し、すべてのチャネルを介して（スパムなしで）リマインダーと定期的なマーケテ

一部のイベント主催者は、会議の日付に近い活動の突風を経験するので、あなたが行くために月だけですべてのチケットを販売していない場合、希望を失うことはありません–最終的な二週間が鍵になる可能性があります。 それはあまりにもあなたの更新を共有するためにあなたのスピーカーを取得するためにも素晴らしいことです。

コミュニケーション

代表者とスピーカーの両方との定期的なコミュニケーションが鍵です。 最も重要なメールは、会議の1週間前に送信するメールで、重要な情報がすべて含まれています。 これには、会場の住所やウェブサイト、近くのホテル、駐車場の詳細、日付、時間、その他の重要な情報が含まれている必要があります。

定期的な電子メールを送信するだけでなく、最新の情報を含むウェブサイトも必要です。 イベントのウェブサイトやリストの詳細については、オンラインでイベントを取得するためのガイ

ソーシャルメディア

ソーシャルメディアは今日の会議の重要な部分であり、利用する必要があります。 あなたの会議のためのハッシュタグを作成することから始めなさい–それを短く、甘い保ち、電子メールおよび販促資料に含めなさい。 その後、積極的に会議でTwitterを使用し、オンラインでそれらと対話するために時間がかかるように参加者を奨励します。 努力の少しを使用すると、ハッシュタグのトレンドを取得し、意識と婚約を高めることができます。

会議の日

おめでとう、あなたは会議の日にそれを作りました！ それは実際に起こっています。 ガイドのこのセクションでは、次に何が起こるかを説明します。

会議の登録

会議への登録は、必要以上に複雑になる可能性があります。 参加者はすべて同じような時間に現れ、彼らの締縄を選び、最低の圧力と登録したいと思うことができる。 組織と明確なコミュニケーションは、大量の人々に対処し、誰もができるだけ早く入り、解決できるようにするための鍵です。 そのことを念頭に置いて、登録プロセスを合理化することが重要です。 まず、事前にオンラインで登録できるはずです。 第二に、これはあなたが行うことを計画しているものである場合は、各出席者にグッディバッグと一緒にストラップを与える必要があります。 あなたは自宅であなたのストラップを印刷することさえできます。

Peter-Paul Kochは、A-KとL-Zのアルファベット順に配置されたストラップを備えた登録デスクを準備することをお勧めします。

参加者が収集する必要があ:

• 名前とビジネスがはっきりと表示されているストラップが一目で読むことができるように
• スポンサーからの景品が入ったグッディバッグ

その日のスケジュールやその他の重要な情報は、イベントアプリまたはオンラインで利用できるようにする必要があります。 基本的な情報を印刷された形式で持つことは、いくつかの会議で役立つことができますが、これと持続可能性のバランスをとることが重要です。

会議でのネットワーキング

業界の会議に関しては、ネットワーキングは本当に重要です。 最も成功した会議は、参加者がチャットし、貴重な新しい連絡先を作り、すでに知っている人と再接続するために、数多くの機会を提供し、その時にリラッ

一日を通して定期的に休憩し、人々が集まるための指定されたスペースを持つのに役立ちます。 セッションが良好であれば、氷を砕き、アイデアの交換を容易にするのに役立つ多くの話のポイントがあります。
HybridConfの主催者であるZach Inglisは、会議の目標を「人々が発見し、共有し、私たちが参加する特権を持っている偉大なコミュニティに対して積極性を十分に残すことができる1つの場所に人々を結集させる」ことに設定した。”ネットワークは、コミュニティのこの感覚を開発する上で重要な役割を果たしています。

生産的なネットワーキングを奨励するのに役立つもう一つのことは、会議後の飲み物です。 これは、会場や近くのバーで行われるかどうか、これらの”セッション”は、人々が当然のドリンクの上にリラックスしながら、ネットワークを継続するこ

イベントの終わりまでに、あなたは名刺と刺激的な機会の多くを持っている必要があります。

イベントでより良いネットワーキングを奨励するためのガイドを読んでください。

ワークショップ/トレーニング/ラウンドテーブル

会議は、プレゼンテーションやネットワーキングで停止する必要はありません。 研修会および研修会、また円卓会議およびブレイクアウトの会議の組織によって実質の価値を加えることができる。 これらの小さいでき事および会議は人々が問題をより詳しく探検し、討論することを可能にする。

アドオン

会議技術

イベント技術は、近年信じられないほどの速度で開発されています。 あなたの会議を強化するために利用可能なツールの無数の今があります。 仮想参加者からホログラマティックプレゼンターまで、それは本当に勇敢でエキサイティングな新しい世界です。

多くの会議では、参加者が日々を最大限に活用できるように、独自のアプリを開発しています。 個々のプレゼンテーションやイベント全体に関するフィードバックを含む、収集されたすべてのデータは、来年より大きく、より良いものを提供する上で非常に貴重なものになる可能性があります。

会議モバイルアプリに関するブログを読んで、エンゲージメントを高め、ビッグデータを提供し、会議を強化する方法をお読みください。

それは物事が技術で間違って行くことができることを覚えておくことが重要ですので、その日に発生する可能性のある問題を修正するために誰かが手元にあることを確認してください。

会議の撮影方法

予算が伸びている場合は、写真を撮ることとプレゼンテーションを撮影することの両方で会議を文書化する必要があります。 あなたの業界によっては、多くの場合、必要なスキルや機器を持つボランティアを見つけることは非常に簡単です。 記録されたセッションは、（許可を得て）アップロードすることができ、あなたはさらに知識を共有するだけでなく、すべての関係者のための値を追加す

会議後のフォローアップメール

会議が完了し、ほこりが集まり、完全にリラックスしてくつろぐ時間が与えられたら、フォローアップの時間です。 スピーカー、ボランティア、スポンサーに誠実な感謝のメールを送信することから始 また、その日に関連するslideshares、ビデオ、その他のリソースのコンパイルで出席者に電子メールを送信するために値を追加することができます。 また、未処理の請求書のすべてを支払う必要があります。

これらの実践的なタスクが満たされれば、会議の成功を評価することができます。 アプリやフィードバックフォームから収集したデータを確認し、来年の会議を改善する方法を見てください。

ロンドン中心部の会議会場

20Bedford Wayは、Bloomsbury会場で多数の国内および国際会議を開催するのに十分幸運でした。 長年にわたって、私達は私達のサービスを開発し、私達が会議を置く方法についての事か二つを知っていることを信じます。 あなたが手に専用の経験豊富なケータリングや会議チームを持っているとき、それは一つの少ない心配です。
最大の追加コストの一つは、AV機器や技術者を雇うことです–私たちは私たちの会場のレンタルにこれを含めるように、これは20Bedford Wayではそうではあり 私達の910人乗りのローガンホールの劇場はあなたが要求するすべての設備が付いている講堂である。 このロンドン中心部のロケーションだけでなく、素晴らしい交通機関のリンクから利益を得て、理想的な会議会場にしています。 観光やビジネスの目的地として、ロンドンの会議は、海外からの人々を引き付けます。 続きを読むか、訪問を手配します。