変更管理プロセスとは何ですか?また、それをどのように使用しますか?

変更管理プロセスは、プロジェクト管理者が利害関係者にレビューのために要求を提出し、承認または拒否する方法です。 これは、複数の可動部品を持つ大規模なプロジェクトを管理するのに役立つ重要なプロセスです。

複数のプロジェクトを管理することになると、物事は複雑になる可能性があります。 作業のタイムラインの調整から目標と結果の追跡まで、あなたが対処したい最後のことは、大きなプロジェクトの変更です。 しかし、変更制御プロセスが整っていれば、プロジェクトの変更要求を送信するのは簡単です。

変更管理プロセスは、多くのチームメイトが部門横断的に働く大規模な取り組みに不可欠です。 あなた自身の変更管理手順を実装するのに役立つプロセスと具体的な例に飛び込みましょう。

変更制御プロセスの意味は何ですか？

変更制御は、プロジェクトや大きなイニシアチブの変更要求を管理するために使用されるプロセスです。 これは、チームまたは会社内の変更を管理するための役割を定義する変更管理計画の一部です。 変更プロセスには多くの部分がありますが、それを考える最も簡単な方法は、プロジェクトの変更要求を追跡する変更ログを作成することです。

ほとんどの場合、利害関係者は変更を要求することができます。 リクエストは、プロジェクトスケジュールのわずかな編集と同じくらい小さく、新しい成果物と同じくらい大きくすることができます。 変更要求を承認または拒否するのは主要な利害関係者次第であるため、すべての要求が承認されるわけではないことに注意することが重要です。

変更制御プロセスには可動部分が多く、会社によって異なるため、ライフサイクルプロセスの流れをスムーズにするツールを実装すると便利です。 ワークフロー管理ソフトウェアなどのツールを使用すると、作業と通信を一箇所で管理できます。

変更制御と変更管理

変更制御と変更管理の違いに混乱していますか？ 私たちはあなたを責めることはありません。 変更管理と変更管理計画の間には多くの違いがあります。 変更管理は、変更管理戦略の多くの部分の1つにすぎません。

• 変更制御:変更制御プロセスは持っているあらゆる構成のために重要で変更を写し出すことに関しては情報の流れを助けることができる。 成功したプロセスは、成功指標を定義し、ワークフローを整理し、チームが通信できるようにし、将来の成功のためにチームを設定する必要があります。

• 変更管理：変更管理計画は、予算、スケジュール、通信、およびリソースの調整で構成されています。 したがって、変更管理プロセスは、変更の要求と変更の影響を概説する正式な文書で構成されていますが、変更管理は包括的な計画です。

ご覧のように、変更管理プロセスは、大規模な変更管理計画のほんの一部にすぎません。 したがって、関連している間は、2つの用語は異なります。

読む：変更管理とは何ですか？ 成功した変更管理プロセスを構築するための6つのステップ

変更管理プロセスの利点は何ですか？

変更管理プロセスを実装することで、組織ソフトウェアのサポートとプロジェクトの成果物と期日に関する効率性により、チームを編成するのに役立 また、効果的に管理されていない変更の結果を考慮する際にも重要です。

変更管理プロセスは、リソース管理計画またはその他の作業管理目標を実行するのに役立ちます。 ここでは、変更制御プロセスを実装することのいくつかの追加の利点があります。

生産性の向上

変更制御プロセスは、プロジェクト成果物に関する混乱を排除し、情報を収集するのではなく、実行に焦点を当てることができます。 これは生産性ソフトウェアの助けによって高められた生産性および効率で、特に起因する。

プロセスが設定されていないと、作業に費やされる時間のために生産性が低下する可能性があります。 最も重要な仕事のために利用可能な限られた帯域幅で、締め切りの四分の一（26％）以上が毎週見逃されています。

効果的な通信

変更を適切に文書化することで、通信の問題を軽減することができます。 目標と目標が明確に定義されている場合は、チームのコミュニケーションが繁栄することができます。 変更制御プロセスでは、すべての通信の問題が解決されるわけではないことに注意してください。 また、一つの場所にプロジェクトについてのコミュニケーションを維持するために、作業管理ソフトを組み込

変更制御プロセスは、変更要求のコンテキストを簡単に提供するために、幹部の利害関係者と共有することもできます。

を読む: 職場での効果的なコミュニケーションのための12のヒント

チームワークとコラボレーションの向上

効果的なコミュニケーションは、それ自体が利益であるだけでなく、コラボレーションの改善にも役立ちます。 プロジェクトの変更に関する明確なコミュニケーションにより、共同作業や共同作業が簡単になります。

例えば、変更が最初に明確に伝えられたとき、利害関係者は創造性とチームワークに集中する時間が増えます。 効果的なコミュニケーションがなければ、利害関係者は、チームメンバーと創造的に働くのではなく、情報を一緒につなぎ合わせる時間を費や

コラボレーションをさらに強化したいですか？ 変更管理プロセスとタスク管理ソフトウェアをペアにして、チームを成功させるために設定します。

変更管理プロセスの五つのステップ

五つのプロジェクト管理フェーズと同様に、変更管理プロセスの作成には五つの重要なステップがあります。 いくつかのプロセスはわずかに異なりますが、すべてにいくつかの重要な要素が含まれています。 開始から実装まで、これらの基本的な手順のそれぞれは、変更要求がパイプラインを効率的に移動し、不要な変更を防ぐのに役立ちます。

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一部は、視覚化しやすい変更制御プロセスフローで手順を表示することを好む人もいます。 あなたがそれを見てどのように選択しても、結果は変更要求が承認されたか拒否されたかどうかについての最終決定になります。

効果的な変更制御プロセスを行う5つのステップと、それぞれに何が含まれているのかを見てみましょう。

変更要求の開始

変更制御プロセスの開始フェーズでは、変更が要求されます。 変更を要求する理由は数多くあります。 たとえば、創造的な成果物は、予想よりも時間がかかっています。 その後、成果物の期日を調整する要求が行われます。 要求は利害関係者やプロジェクトリーダーから来る可能性が高いかもしれませんが、提案された変更は誰でも要求することができます。

リクエストを希望するチームメンバーは、変更リクエストフォームを介して送信する必要があります。 プロジェクトマネージャーは、変更ログを見つけやすく、誰もがアクセスできる場所に保存する必要があります。

リクエストフォームに記入したら、名前、簡単な説明、およびリクエスト者の日付や名前など、適切なその他の詳細を使用して変更ログを更新します。 ログは、すべてのプロジェクトの変更の記録であり、何ヶ月にもわたる複数のプロジェクトを管理するのに役立ちます。

ここでは、変更要求フォームに含める可能性のあるさまざまなフィールドの例を示します。

• プロジェクト名

• 日付

• リクエストの説明

• によって要求された

• 所有者の変更

• 優先度

• 変更の影響

• 締め切り

含めるフィールドは、変更ログをどの程度徹底するか、および遭遇する変更の種類によって異なります。

変更要求の評価

要求が記入され、最初のフォームが提出され、承認されると、要求が評価されます。 評価は実際の変更が評価される時期であるため、これは最初のフォーム提出とは異なります。

評価フェーズは、必ずしも決定が行われる場所ではなく、基本的な情報を見直す段階です。 この情報は、プロジェクトまたは部門のリーダーによって評価され、必要なリソース、要求の影響、要求を誰に渡すべきかなどの詳細を確認します。

変更要求が最初の評価に合格した場合、それは実際の決定が行われる分析フェーズに渡されます。

変更要求分析

変更影響分析フェーズでは、適切なプロジェクトリーダーによって要求が承認されたか拒否されたかについて最終的な決定が行われます。 あなたはまた、決定に入力を与えることができるが、それは同様にリーダーから公式の承認を得ることをお勧めします。 場合によっては、変更承認を管理する変更管理委員会が存在する場合もあります。

承認された変更要求にはサインオフが必要であり、そこからチームに伝達され、残りの5段階のプロセスを続行します。 すべてのプロジェクトの利害関係者が必要なシフトを理解できるように、変更ログや他のプロジェクトのコミュニケーションライフに文書化す

変更要求が拒否された場合は、変更ログにも文書化する必要があります。 拒否された要求をチームに伝える必要はありませんが、混乱を防ぐために役立つ可能性があります。

変更要求の実装

変更要求が承認されると、プロセスは実装フェーズに進みます。 これは、あなたとプロジェクトの利害関係者がプロジェクトを変更するために働く場所です。

変更の実装は、プロジェクトがどの段階にあるかによって異なりますが、通常はプロジェクトのタイムラインと成果物の更新、プロジェクトチーム その後、実際の作業を開始することができます。 プロジェクトスコープを評価して、タイムラインへの変更が予測される目標に大きな影響を与えないようにすることをお勧めします。

新しい情報を探すことによって生産性が失われないように、共有ワークスペースと変更ログにリクエストの情報を広めることをお勧めします。 あなたの基盤すべてをカバーするために修正されたビジネス場合から送りたいと思う場合もある。

変更要求の閉鎖

要求が文書化され、配布され、実装されると、要求を閉じる準備が整います。 一部のチームには正式な閉鎖計画がありませんが、すべてのチームメンバーが将来参照できる場所に情報を保存するために、閉鎖計画を持つと便利です。

最後の段階では、ドキュメント、変更ログ、および通信は、後でアクセスできる共有スペースに保存する必要があります。 また、最初の変更フォームと途中で作成した改訂されたプロジェクト計画も保存する必要があります。

ドキュメントが適切な場所にあると、開いているタスクを閉じて、プロジェクトを正常に完了することができます。 一部のプロジェクトリーダーは、プロジェクトを正式に終了する前に死後の会議を開催することもあります。

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変更制御プロセスの例

変更制御プロセスの5つのステップを理解したので、それらを実行する 私たちはあなたに具体的な場所を提供するための例をまとめました。

自分の計画をまとめる前に、現在のプロセスとツールを評価して、チームに適していることを確認することが重要です。 企業の利害関係者に提示するビジネスケースやプロジェクト計画を作成することもできます。

変更ログに含めるエントリは、頻繁に発生する変更の種類やプロジェクトの複雑さによって異なる場合があります。 数ヶ月にわたる複雑なプロジェクトでは、より多くの変更要求が発生する可能性がありますが、小規模な一回限りのプロジェクトでは、変更ログの詳

ここでは、何を含めるか、独自の書式を設定する方法のアイデアを与えるための変更ログの例です。 この変更制御の例には次のものがあります:

• プロジェクト名

• タスク名

• 譲受人

• 期日

• 優先順位の状態

• 進捗状況

• タイプの変更

この単純な形式は、変更ログの開始点としては最適ですが、プロジェクトの複雑さに応じてフィールドを追加することもできます。

独自の変更ログを作成するには、カスタムテンプレートを作成するか、プロジェクトテンプレートギャラリーを表示します。

変更制御プロセスを使用するタイミング

変更制御管理計画を使用するタイミングに注意して、時間が来たときに準備することをお勧めします。 あなたが遭遇するかもしれない変化の多くの異なる種類があります,任意の新しい取り組みや場所でのツールに応じて.

一般的な変更には、タイムラインの拡張、情報の再編成、または成果物の変更が含まれる場合があります。 ここでは、変更制御プロセスを使用することができるいくつかの追加のインスタンスがあります。

• スコープを超えて:プロジェクトがスコープを超えているときに、このプロセスの使用を検討することをお勧めします。

• プロジェクトの不整合:プロジェクト中に不整合が発生した場合は、変更を要求すると、後で成果物を再作業する必要がなくなります。

• 急な目標：場合によっては、Okrが手の届かないところにある可能性があり、プロジェクトが完了する前にそれらの問題にフラグを立てることをお勧

• 新しいツール: 新しいプロセスやツールがある場合は、最初のいくつかのプロジェクトで新しい問題を解決している間に変更が避けられない場合があります。

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変更方法を要求する

変更は避けられませんが、良いニュースは変更が次のプロジェクトを脱線させる必要 変更管理プロセスを実装することで、プロジェクトが順調に推移し、コミュニケーションが明確かつ効果的であることを保証できます。 これにより、生産性が強化され、プロジェクトの成果物に関する混乱が軽減されます。

あなたが変化に遭遇した場合、あなたが状況を処理するための適切なプロセスを持っていることを知っていることは安心です。 変更管理計画の準備ができたら、戦略の変更に伴う悪影響を軽減し、影響の提供に引き続き集中することができます。