Articles / 9月 6, 2021

屋外イベント計画のヒント

屋外イベント物流計画のヒント

屋外イベント計画のチェックリスト&調整のヒント

屋外イベント会場計画のヒント屋内イベントの計画と比較して、屋外イベント計画は通常、もう少し努力と先見の明が必要です。屋外のでき事が柔軟性および創造性を可能にするが、考慮に入れるべきより多くの細部があるのでトレードオフがある。

しかし、強調しないでください。ホールの浄化槽サービスは助けるためにここにあります。あなたの屋外のでき事の計画プロセスができるだけ滑らかに行くのを助けるようにこれらの先端に続いて下さい。

#1–会場の選択–屋外イベント計画のヒント

あなたの屋外イベントのための完璧な会場を検索するときは、同様に屋内スペースのオプションを持っているものを検討してください。これは、予期しない天候の問題になると直面する可能性のある課題のいくつかを軽減するのに役立ちます。

あなたの会場はあなたのゲスト数を収容しますか？開催地の探求が、あなたの期待されたゲストの計算について考えること確実がある間。あなたのでき事の開催地があなたのでき事のために余りに大きければ、スペースサイズを作り直すのに仕切りを使用できます。イベントが招待のみの場合は、特定の日付までに招待状を返信して出席者にRSVPを要求します。多くの場合、RSVPを忘れた参加者をフォローアップする必要があるため、最終的なカウントを取得するのに十分な時間を確保してください。

あなたの対象者層に食料調達しなさい。あなたの聴衆の人口統計を満たす会場を選択します。彼らの好みやニーズが何であるか、彼らの好き嫌いが何であるか、彼らの収入について考えてみてください。これらの要因はあなたの出席者があなたの屋外のでき事の開催地で快適に感じることを確かめることの補佐官。

あなたのゲストのための会場の場所は便利ですか？出席する人の数は、イベント会場の場所があなたのゲストが住んでいるか、仕事をしている場所に近接しているかどうかに来るかもしれません。あなたのでき事がアルコールをゲストに供給すれば、また交通機関を考慮に入れたいと思う場合もある。ゲストに飲み物を飲ませたり、運転したり、無料または安価な交通機関のオプションを提供したりしないでください。

会場はどのくらいの経験がありますか？経験のレベルはでき事に非常に影響を与えることができる。イベント、レイアウトオプションや参照の過去の写真のためにそれらを求める。彼らの性格はあなたのイベントのニーズに合うかどうかを判断し、彼らがどのように収容するかを決定するためにスタッゲストへのサーバーの比率、イベントの服装、サービス時間、装飾、セットアップ、または取り壊しなど、イベントのどの側面を処理するかなどの詳細を尋ねます。

会場には予約の決定に影響を与える可能性のある制限がありますか？制限は、装飾できるものとできないもの、写真/ビデオ撮影、アルコール販売、外の食べ物や仕出し屋への持ち込みに限定されていてもよいし、制限されてい一部のイベント会場では、使用する必要がある仕出し屋を優先しています。

会場に関連する料金のリストを依頼してください。テーブル、椅子、リネンは料金に含まれていますか？あなたはporta pottiesを借りる必要がありますか？責任範囲とは何ですか？また、酒のライセンスは有効で最新のものですか？めっきされた夕食の価格帯は何ですか、またはビュッフェのための一人あたりのコストは何ですか？バーテンダーとバーのセットアップ料金はありますか？支払いスケジュール、払い戻し、キャンセルポリシーは何ですか？

イベント会場を選ぶことは、イベントを計画する上で最も重要な決定の一つです。あなたの開催地はあなたのでき事のための全調子を置く。あなたの研究を行い、最終的な決定を下す前に、できるだけ多くの質問をしてください。

適切な許可

イベントサイトが選択されたら、これが最初に行う必要があります。あなたの屋外のでき事を正しい権限に連絡し、適切な許可を得ることによって締まることを避けなさい。

特別なイベントのための共通のタイプの許可:

食品許可
- 食品や消耗品を販売、提供、譲渡、またはサンプルする場合は、一時的な食品スポンサー許可を取得する必要がある場合があります。あなたのイベントで他の食品ベンダーがある場合、彼らはまた、一時的な食品ベンダーの許可を持っている必要があります。公衆安全の特徴は、手洗いの流しのような、食品処理の条件のために含まれている必要がある。
- 屋外イベントの計画には、特にケータリングやイベントフードサービスに関する特別な考慮が必要です。
  - 天気を考える
  - 最高のテントを選択してください。テントは、暑い夏の太陽から、春の雨から、そして強風から食べ物を保護します。食べ物やデザートのテーブルは、予測不可能なシナリオを避けるために地面に固定する必要があります。
  - 食品の安全性を確保します。屋外のでき事の食料調達の経験がある仕出し屋を選ぶことは非常に有利である。彼らはあなたがゲストに最適な食べ物を決めるのを助けることができ、それを新鮮に保つ方法を知っています。あまりにも長い熱の中で取り残されている食品は有害です。
  - 風が予想される場合は、紙皿やプラスチック製のカトラリーを使用することはおそらく良い考えではありません。重い皿および食事用器具類は食糧がテーブルに残ることを保障するか、または指の食糧および携帯用消費に合うメニューを計画する。
  - 食べ物が会場にどのように運ばれるかを考えてみてください。ウォーマーとヒートランプは、食べ物を暖かく、できるだけ新鮮に保つのに役立ちます。氷は夏の暑さの高さの間に予定される屋外のでき事との必要、特にである。
  - アイスティー、レモネード、キュウリの水などの爽やかな飲み物を提供します。今年の時間は、あなたが提供する食べ物や飲み物に影響を与えます。
- アルコール使用許可証
  - イベントの場所によっては、アルコール許可証だけでなく、アルコールを提供するための許可書さえ必要になる場合があります。異なる会場は、アルコールがどのように管理されるかについて、異なるポリシーと制限さえあります。
- テントまたはキャノピー構造の許可
  - 許可が必要かどうかを判断するために、サイズ、複雑さ、安全上の問題により、現地検査が必要になる場合があります。
- 一時使用許可
  - このタイプの許可は、私有財産の使用に適用され、使用が通常承認されない場所で、限られた期間、特定の使用を許可することができます。
- 電気許可
  - 発電機を介して、または既存の恒久的な電気システムに接続して電力を供給する必要がある場合は、電気許可を取得する必要があります。
- 花火/特殊効果許可
  - 直火に関連する活動は、承認のために見直される必要があるかもしれません。それは花火、レーザー、または他の特殊効果であるかどうか、それぞれが必要な別の許可を持っているかもしれません。
- 歩道/通りの活動許可
  - サイズと期間に関係なく、通り/歩道/広場で行われるあらゆるタイプの活動には許可が必要です。許可を必要とする活動の例：クーポン、サンプリング、担保または任意の無料プレゼント。

#2 – 物流-屋外イベント計画のヒント

あなたの屋外イベントの物流を調整するために、すべてのサプライヤー/ベンダーと会場で計画会議を開催します。物流には、ロードとアンロード、駐車場、タイミング、床のレイアウト、電源手配、照明、セキュリティ、乗組員、ポータブルトイレのレンタルなどがあります。これらの詳細を事前にハッシュすることで、計画プロセスがあまりにも圧倒的にならないようにすることができます。

食品
- アレルギー&食品の好み：食物アレルギーを持っているゲスト、またはビーガン、グルテンフリーなどの好みがあるかどうかを判断します。そして皆のための選択そして食品安全を保障するために適切なでき事の食料調達を計画しなさい。
- ベンダーやボランティアのための食べ物：あなたのイベントをやってのける助けている任意のスタッフやボランティアを養うことを忘れないでくださ彼らは懸命に働いているので、エネルギーレベルを維持することが重要です。
ドリー&ハンドトラック
- 重いアイテムを移動する場合は、これらのアイテムのいずれかを助けてください。
日のタイムライン
- 日のスケジュールになると、通常は二つあります。参加者が表示され、イベントチームのためのもの。スムーズなプロセスを確保するために、すべての関係者とタイムラインを共有します。
印刷されたマスターシート
- マスターシートには、すべてのベンダーと出展者の連絡先情報とWi-Fiパスワードを含める必要があります。
名前タグ
- これらは、参加者、スポンサー、およびボランティアのために有用であり、簡単なネットワーキングを可能にします。
緊急キット
- 予期せぬことを期待して準備してください。緊急のキットの準備を示すことは容易さにあなたのスタッフの心を置くことができる。はさみ、ペン、テープ、メモ帳、救急箱、Cloroxのペン、イブプロフェン、等を含めることができるものをに関してある考えはここにある。それはあなたのイベントの地元の緊急対応者に通知することも賢明です。彼らは、イベントの安全と予防のために医療および/または警察の職員を出席させることを選択することができます。
充電ステーション
- これは参加者にとって非常に便利であり、あなたの組織に追加の利点を提供します。テーブルと電源コードを備えた充電ステーションを設定すると、イベントのソーシャルメディアの継続的な報道と写真撮影が可能になります。
Porta Potties
- porta pottyのレンタルが必要な場合は、ゲスト数を適切に容易にするためにそれに応じてレンタルしてください。あなたがほしい最後の事は終わることのない携帯用洗面所ラインに立つあなたのゲストのためである。そして正直言って、それはあなたのゲストがあまりにも欲しい最後のものです。
セキュリティ
- イベントの主催者として、あなたは豊富な課題に直面することになり、安全性が主な関心事になるはずです。屋外のでき事は通常より多くの計画を要求し、群集のタイプによって、高度の保証屋内でき事より大いに大きい区域をカバーします。
トランシーバー
- はい、携帯電話も動作しますが、トランシーバーを使用すると、一度に数人の人を会話や状況に追加することができます。これは、問題が発生し、スタッフと通信する必要がある場合に非常に便利です。
ボランティアの確認
- ボランティアの出席と、イベントに至るまでの日々の役割と責任を確認してください。これに一貫した注意は、イベント時にあなたの短手かどうかを軽減することができます。
出席者を調査する
- イベントの後一週間以内に出席者を調査することを忘れないでください。これは、何がうまくいったのか、何がうまくいかなかったのか、そして次のイベントをどのように改善できるのかについて正直なフィードバックを集それは、別のイベントが発生するという事実を警告しながら、彼らの意見が重要であることを示しています。

#3 – 天気を監視する-屋外イベント計画のヒント

屋外イベントがキャンセルされる最大の理由は、悪天候によるものです。可能な限り事前に天気の監視を開始します。テントか種類の避難所が必要なら沈殿物および代わりとなるレイアウトの場合には”計画B”を持ちなさい。

気象保険
- 雨保険は、雨の発生による利益の損失からすべての屋外イベントを保護します。最も一般的なイベントは、フェア、フェスティバル、ゴルフトーナメント、航空ショー、芸術祭、コンサート、テレビ&商業撮影、企業機能、スポーツイベントなどです。
屋外イベントの種類
- コンサート
  - リードタイムを延長
    - 物事を並べる必要があると思うよりも多くの時間を与えます。
  - お金を節約し、旅行、交通費、宿泊費の間に地元の
    - を考えると、それはすべて加算されます。地元の行為を選ぶ。
  - あなたの聴衆を知る
    - あなたの地域で誰が人気があり、何がトレンドであるかを調べます。あなたは、彼らが聞きたいものをあなたの聴衆を与えたいです。
  - 適切な会場を選択する
    - すべてのゲストを快適に収容するのに十分なスペースを持つ会場を選択しますが、完売したショーのように見えるほど小さスタッフの健全なエンジニアのための考慮の音響効果そしてスペースに取りなさい。
  - 右のステージを借りる
    - あなたが探しているすべてを持っている会場、特にステージを見つけることができない場合は、一つを借りる必要があります。あなたが安全にイベントの活動をサポートすることができるものを取得していることを確認してください。
  - 保険を受ける
    - イベント保険は、ステージの事故や群衆のクラッシュなど、何かがうまくいかない場合にあなたを保護します。任意の契約労働者や娯楽も適切な保険を持っている必要があります。
  - スケジュールを確認する
    - スケジュールの競合がないことを確認してください。
  - 研究許可証
    - 公園のような公共空間でイベントを開催する予定の場合は、許可証を取得する必要があります。
  - プロモーション
    - ソーシャルメディア、ラジオ、新聞広告、チラシなどに言葉を出す。
  - 天気計画を持っている
    - 簡単にあなたが別の日付や場所に物事を移動することができます天気計画を手配します。
- 結婚式

#4 – 適切なアメニティをゲストに提供する–屋外イベント計画のヒント

ゲストがあなたのイベントで快適でない場合、チャンスは彼ら自身を楽しむのに苦労しているでしょう。ここにあなたがあなたのゲストに利用できるべきであるある必要はある:水か他の飲料、日焼け止め、虫のスプレー、救急箱、および温度によって、軽い毛布

#5 – レンタル-屋外イベント計画のヒント

イベントには多くの異なるアイテムの使用が必要であり、そのうちのいくつかはあなたの会場に含まれていあなたの視野を生命に持って来るあなたのでき事に入るすべての事を選ぶことを得ることは計画プロセスの楽しみの部分である。

最も一般的なレンタル

屋外イベント衛生計画のヒント

テント
テーブル（ダイニングとカクテル）
椅子
リネン
プレート
眼鏡
飲料ディスペンサー
カトラリー
ヒーターまたはファン
照明および音響機器
ダンスフロア
家具
装飾
交通
ポータブルトイレ

#6 – 衛生-屋外イベント企画のヒント

私たちは多くの経験を持っていますこの部門といくつかの優れたヒントを提供することができます。まず第一に、これはあなたがしたくない一つの領域です準備ができていないこと！不十分な計画された衛生、不足しているゴミ箱からあまりにも少数のトイレのオプションに、壮大なファッションでも最高の屋外イベントを沈めることができます。十分な、衛生設備を提供することはあなたのゲストおよび乗組員を幸せにさせ、あなたの屋外のでき事は滑らかに動く。

公衆トイレが利用できず、ポルタポッティを借りる必要がある場合は、これらの要因に注意してください:

屋外のでき事は先端をきれいにします

場所: 彼らは簡単にアクセス可能であり、レベルと乾燥した地面にポルタのトイレのレンタルを配置します。理想的には、トラックのアクセスからの40か50フィート最高で。
数量:原則として、イベント参加者50人あたり少なくとも1つのポルタトイティを持っていることを確認してください。
モデル:Portaのpottyの使用料は異なったタイプの聴衆のために利用できる。あなたのでき事が引き付け、あなたのportaのpottyの使用料があなたのゲストの必要性に食料調達することを確かめる聴衆のタイプを定めなさい。異なるタイプには、次のものがあります: 標準的な携帯用potty、flushable携帯用potty、ハンディキャップのportaのpotty、または赤ん坊の変更の場所があるもの。必要なタイプを決定したら、数量を決定できます。
清潔さ：清潔な環境をあなたのゲストに提供します。あなたの携帯用potty使用料が手の洗浄の流しを含んでいなければまたは手のsanitizersは、それらを別に賃借できる、心配しないで下さい。ホールの浄化槽サービスは携帯用handiのワイプの場所と同様、携帯用手の洗浄の場所を、小さくおよび大きい提供する。また、すべてのポータブルトイレは、すべての回で十分なトイレットペーパーを持っていることを確認するためにアテンダントを割り当てます。
換気:健康上のリスクを避けるために、porta pottyのレンタルに適切な換気があることを確認してください。壁および床の配管の出口そして出口は必要である。
ゴミ:自分のゴミ容器を供給する場合は、常に過剰の側に誤る、あまりにも少ないか、あまりにも遠く離れて広がっている場合は、散らばった敷地とあふれた容器の混乱に終わる可能性があります。
リサイクル：ゴミ容器として含まれているリサイクルと同じルールが適用され、より良いです。十分なリサイクルの大箱は屑の容器で終わることからのガラスそしてプラスチックを保つ。

#7 – イベントクリーンアップ-屋外イベント計画のヒント

クリーンアップの努力は事前に議論する必要があります。 Get goから乗組員を割り当てると、イベントの終わりに誰が何を担当しているかについての混乱がなくなります。あなたの会場によっては、適切にクリーンアップするために失敗すると、罰金および/または任意の預金の損失につながる可能性があります。

清掃チェックリスト

トイレ
- トイレは、お客様のコンテンツと施設を衛生的に保つために、イベントの前、中、後に清掃サービスを必要とします。携帯用洗面所を賃借したら、一掃およびコレクションと期待されるものが論議すること確実がありなさい。
フロアケア
- ほとんどの施設は、床の種類の異なるスペースで構成されています。いくつかは、カーペット、タイル、コンクリート、木材、またはそれは屋外のイベントの場合も草を持っています。タイル張りの床はワックスを掛けられ、カーペット掃除機をかけられ、具体的な洗浄され、草から取られる無駄必要がある;あなたの開催地の床のタイプのために準備しなさい。
廃棄物管理
- あなたの開催地のくず自由の中そして外区域を保って下さい;それはあなたの開催地のための専門および衛生出現を作成します。適切な大箱にプラスチック、びんおよびペーパーをリサイクルして下さい。

でき事の計画は容易な仕事ではないし、屋外のでき事を計画することに来るときこれは最も確かに本当保持する。屋外のでき事を計画することはさらに多くの挑戦を持って来、少数の余分計画の率先を要求するかもしれません。私達は私達の先端ができ事の計画の共通の落とし穴のいくつかを避けるのを助けることを望む。これらのヒントに従って、次のような他の優れたイベントリソースをwebの残りの部分で検索してくださいBizbash.com とEventmanagerblog.com

International Blogging Network