発注システムの目的は何ですか？

発注システムの目的は何ですか？

中小企業の運営の過程である時点で、あなたは間違いなく他の会社から商品やサービスを購入する必要があります。 それは小さな購入やいくつかの大規模な購入の束だかどうか、あなたは注文を追跡する方法が必要になります。 発注システムを使用すると、購買要求から仕入先支払までのすべての注文を作成および実行して、購買プロセスを合理化できます。

購買発注システムの仕組み

組織内のすべてのユーザーでシステムを設定すると、アイテムを要求できるスタッフから購買を承認する部門長、より大規模な購買を処理する購買部門まで、承認プロセスを自動化し、請求書支払いを処理する買掛金部門に物事を渡すことが容易になります。

購買要求

誰かがビジネスのために商品やサービスを必要とするとき、彼らは必要なもの、誰がそれを必要とするのか、いつ必要なのか、どこで配送されるのか、そ

そこから、承認のために適切なスタッフに行きます。 承認されていない場合は、スタッフが拒否された理由をメモしたり、承認前に変更を要求したりできます。

発注書

購買要求が承認されると、発注書はサプライヤに送信される正式な発注書になります。 サプライヤーによって承認されると、法的拘束力のある契約になり、発注された商品またはサービスを送信することがベンダーに要求されます。

各購買発注には、システムを介した追跡を容易にするための発注番号が割り当てられます。 これには、請求先住所、および追加条件とともに、要求からのすべてが含まれます。

注文が完了しました

この時点で、仕入先は商品を送信したか、注文されたサービスを提供しました。 仕入先は、出荷がいつ到着するかを組織が把握できるように、追跡情報を提供する必要があります。

受け取った商品

出荷が到着すると、組織内の誰かがアイテムの受領を認めます。 商品は複数の出荷で到着する可能性があるため、毎回注文された商品と梱包明細を確認し、注文した商品のみを受け取ったことを確認し、受け取った

請求書処理

発注書システムは、発注書を受け取った商品とサプライヤー請求書と比較して、三方照合のプロセスを自動化する必要があります。 何かが一致しない場合は、手動介入のフラグが設定されます。

すべてが一致すると、支払のために買掛金部門に自動的に渡されます。 これにより、請求書が亀裂を通過しないようになり、すべての仕入先に迅速に支払うことができ、仕入先との関係が強化され、早期支払い割引を獲得す

ある部門が予算を処理し、別の部門が購入を行い、さらに別の部門が請求書を支払う組織では、購買発注システムは誰もがリアルタイムで何が起こ

発注システムの利点

注文精度の向上

発注先に発注書を送信することは、購入を行うための法的オファーです。 仕入先が注文を承諾した場合、仕入先はお客様と仕入先との間の法的文書を形成します。 サプライヤーが注文を受け入れるまで、契約はありません。

発注書を使用すると、紛争が発生した場合に注文されたものの正確な文書が提供されます。 POは、数量、商品説明、価格、割引、納期、および指示を一覧表示するため、口頭注文と比較してエラーの可能性が低くなります。

POの詳細が正しいことを確認すると、関連する請求書の支払いがはるかに簡単になります。

購買管理の改善

POシステムはジョブが開始される前にコストを概説するので、予算がどのように影響を受けるかを確認する方が簡単です。 単一のプロジェクト、または複数のプロジェクトを同時に注文することができます。

プロジェクトの商品またはサービスを注文するときは、プロジェクト参照を注文に適用して、注文の商品をプロジェクトにリンクできるようにし これにより、発注書のライフサイクルのすべての段階でプロジェクトへの在庫とコストの配分が自動化されるため、正確な見積を提供できます。

POsを正確にするには、プロジェクトを開始する前に実際の発注数量を計算してコストを決定する必要があります。

時間とお金を節約

仕入先がPO番号を参照する請求書を送信するとき、従業員は請求書が正当であることを確認するために時間を費やす必要はあり 購買発注は、供給者がそれを受け入れると契約になるため、その点での紛争を排除します。

POプロセスのため、請求書は元のPOを参照して会計システムに入力し、納入を記録し、在庫レベルを自動的に更新する必要があります。 支払い時間の短縮は、請求書の処理にかかる時間が短縮されるため、請求書の処理コストの面で費用を節約し、チームが他のタスクで生産的になるこ

政府機関との取引

政府機関の大部分は、有効な発注書を受け取るまで請求書を支払うことはありません。 POsを作成する機能がなければ、ビジネス機会の点では制限されています。

発注書を作成している場合は、他の人にあなたの財政とキャッシュフローの上にいると言っているので、発注書システムを使用していない企業に

在庫を合理化

効果的な発注書ソフトウェアを使用すると、在庫管理を改善するために在庫に対する財務投資を簡単に見ることができます。 現在の在庫レベル、再注文レベル、保留中の在庫、および無料在庫を確認できます。 これにより、多くの企業が不足しているレベルの明快さとコントロールが得られ、在庫不足につながります。 発注書を使用すると、コストと販売プロセスに加えて、これらすべての領域を可視化できるため、各製品の利益率をよりよく見ることができます。

あなたの最もよい製造者を発見して下さい

あなたの最もよい製造者があることを知っていますか。 あなたはあなたの製品のほとんどを注文している人を知っていますか？ あなたは過去の製品のために払ってきたものを知っていますか、あなたの契約ごとに、またはあなたの購入量のために割引を受けるべきかどうか？

多くの企業は、これらの質問に未回答のままにしており、そのように自分自身に大きな害を及ぼしています。

発注システムを使用すると、より迅速かつ簡単にどのサプライヤーがあなたのニーズの大部分を世話しているかを確認することができます。 また、どのサプライヤーがバーゲンの終わりを保持していないかを判断することができます。

この情報を使用すると、別のサプライヤーに有利なベンダーをドロップする時が来たとき、またはいくつかのサプライヤーとより良い支払い条件を交渉

強固な発注システムを使用することで、データ駆動型の意思決定を行うのに役立つ大量の情報にビジネスがアクセスできるようになります。 何を支出しているか、どこで支出しているか、誰と支出しているかについての情報を使用すると、将来の選択肢を通知して成長を加速し、収益性を向上させるのに役立ちます。