6種類の人事記録と、
を保持することが重要な理由人事記録は、従業員の会社や組織との関係を文書化する標準的な方法です。 場合によっては、これらの記録にはかなり一般的な情報が含まれていますが、他の場合には、私的または機密の詳細が含まれている場合があります。 ファイルの種類にかかわらず、業務の効率と成功を確実にするために、人事記録を定期的に更新する必要があります。
人事記録とは何ですか？
人事記録、または人事ファイルは、組織の従業員に関する記録であり、包括的な蓄積された情報で構成されています。 人事記録は、通常、代理店の人事部門によって維持され、従業員のアプリケーション、仕事の説明、給与データなどに関する関連する洞察が含まれています。
6種類の人事記録
組織が使用できる人事記録にはさまざまな種類がありますが、これらの文書はすべて六つのカテゴリのいずれかに適合します。 これらのカテゴリの中で、最も一般的に参照されるのは、仕事のパフォーマンスに関する文書やレポートを雇用する傾向があります。
- 一般情報：このグループ化は、従業員の氏名、生年月日、社会保障番号、電話番号、住所、および潜在的に彼らの緊急連絡先番号などの個人情報をecompassesします。
- 雇用文書：ほとんどの雇用者は、雇用申請書、職務内容、履歴書やカバーレターなど、雇用プロセスで使用される文書に固執しています。
- 従業員契約: 時には、雇用者と従業員の関係の側面は、組合契約、非競争契約、機密保持または秘密保持契約などの公式文書によって支配されます。
- 報酬：報酬（および給付情報）に関連する記録には、w-4s、受益者フォーム、給与記録、および前の年のタイムカードが含まれます。
- 職務実績:このセクションはかなり広いですが、職務評価、是正措置、懲戒状、賞、指名、教育、資格、訓練記録、または代理店内の昇進を含めることができます。
- 雇用後の情報：雇用者が雇用文書を保持するのと同じように、多くのファイル雇用後の情報も。 これらの文書は、辞任または終了の手紙、最終的な業績評価、および最終的な給料のようなものです。
6 別の機密ファイルに保管する必要がある記録
特定の従業員の記録や情報を、他の書類とは別の機密ファイルに保管することをお勧めします。 適切な人事記録管理は、いくつかの余分な努力を取るかもしれませんが、それはすべての従業員やスタッフのプライバシーを保護するために必要な一
- バックグラウンドチェックの結果：バックグラウンドチェックの結果は、過去の雇用確認、信用履歴、申請者の犯罪歴に及びます。 素性調査を行なうことはあらゆる従業員の安全そして保証を保障するために行われる。
- 訴訟文書：訴訟は、裁判所システム内の紛争を処理するためのプロセスです。 訴訟に関連する文書（すなわち 争われたアクション自体または裁判官による最終決定）は、常に機密ファイルに保存する必要があります。
- Form I-9s：Form I-9sは、米国で雇用された個人の身元と雇用許可を確認するために使用されます。 これらのフォームは非常に機密性の高い、個人を特定できる情報を持っているので、彼らは慎重な保護を義務づけます。
- 医療記録:医療情報を含む雇用関連文書は、他の人事ファイルから独立して保存する必要があるため、誤って明らかにしたり、他の従業員と共有したり
- 連邦および州の休暇文書：ほとんどの連邦および州の労働者は、新しい子供の誕生、養子縁組、または里親の配置、配偶者、子供、または親の世話、軍の介護と休暇の目的、および個人的な健康上の理由などの状況のために毎年有給休暇を受け取ります。
- 従業員調査：従業員の懲戒処分、または従業員の請求に関する人事調査を参照する文書は、オフィス内の他のスタッフがアクセスできない機密ファイ
人事記録を最新の状態に保つことが重要な理由
税金を提出することが容易になります
人事記録を改訂することは、特に州および連邦の従業員税を提出するためにこれらの記録がどのように機能するかを検討する場合、組織の成功に不可欠です。 あなたはこれらの文書を更新する上でリラックスした場合は、おそらく必須の税務フォームを完了し、あなたの給与のための四半期ごとの詳細を準備 しかし、正確かつ継続的な記録を維持すると、非課税賃金、従業員給付、休暇、病気休暇などを提出するのがはるかに簡単になります。
法律に準拠しています
人事記録を更新することは良いビジネス慣行であることに加えて、州法と連邦法の両方の規定を遵守するために、特定の記録に追いつく必要がある可能性があります。 州法は明らかにあなたが働く場所によって異なりますが、あなたのオフィスがある場所はどこでも適用法を遵守していることを確認したいと思 これらの法律は、どのような情報を収集する必要があるか、組織が当該情報をどうするか、またはどうしないか、および従業員記録を保存する期間を指
給与改定に役立ちます
給与改定は、給与構造全体（すべての主要コンポーネントを含む）を調整するという点で、給与引き上げとは異なります。 改訂は従来のレイズよりも複雑であるため、この変更を容易にするために正しい情報を持つことがはるかに重要になります。 ガイドとして機能する正確な人事記録がなければ、この変更を開始しようとすると、いくつかの問題が発生する可能性があります。 ただし、最新のレコードでは、提供された現在のデータとパーセンテージのおかげで、給与の改訂がシームレスに発生する可能性があります。
法的紛争を支援します
あなたの組織が法的紛争の途中で見つかった場合、あなたのケースをサポートするための人事ファイルのスタックを持ってい 人事記録を維持すると、指定されたイベント（またはイベント）の周りに書かれた履歴を保存することができ、法的手続きでは、このタイプの文書は最終的な結果にとって重要になる可能性があります。 適切に管理されたファイルは、従業員の昇進、昇給、懲戒処分、または解雇を引用する最良の方法であり、この種の物的証拠は、公正でバランスのとれた
昇進または終了を決定します
人事ファイルを最新の状態に保つことが推奨されるもう一つの理由は、昇進の決定を支援するためです。 組織が記録を修正して改善しない場合、従業員のパフォーマンスと生産性レベルを監視することは非常に困難です。 しかし、遅刻、欠勤、個人的なパフォーマンスを文書化することをポイントにすると、従業員が繁栄している場所や不足している場所をよりよく追跡し、この情報に基づいて必要に応じて行動を取ることができます。
人事記録のデジタル化
人事記録の更新は、組織化された人事部門にとって必要な部分ですが、その書類のすべてを処理することは、困難な（そして終 良いニュースは、人事ファイルをデジタル化することで、すべてのチームにとってより簡単で合理化されることです。 デジタルレコードを利用することで、不格好なファイリングキャビネットに対処する必要がなくなり、代わりに重要な文書をクラウド経由で便利にア
Image APIと提携することで、あなたの代理店は紙の人事記録の積み重ねを超えて、現代のデジタルランドスケープに飛び込むことができます。 Image APIのデジタルイメージングサービス、クラウドコンテンツ管理、デジタルプロセス自動化は、レコード管理の複雑さを簡素化し、組織が測定可能な価値と持続可能な結果をデジタルのスピードで達成できるように設計されています。
人事記録をデジタル化することで、ファイルの適切な管理がより簡単かつ安全になります。 特定の人事ファイルを機密に保つことは、ユーザーレベルごとに異なる権限で簡素化され、必要な文書を見つけることは、インテリジェントな検索オプ デジタル化された人員の記録はまた痛みのない複雑な保持のスケジュールと迎合的にとどまることを作る—Image APIのAxiom Proのようなシステムはこれらのス
人事記録に関するよくある質問
あなたの人事記録を見る権利は誰ですか？
ほとんどの状況では、従業員の人事ファイルは、組織および対応する従業員に属するプライベートレコードとして扱われるべきです。 そうは言っても、従業員の上司やマネージャー（従業員自身に加えて）など、誰が人事記録を表示する権利を持っているかを確認するポリシーを設定すると役
なぜ人事記録を保持することが重要なのですか？
これらの文書には、雇用期間中に起こったすべての履歴が書かれているため、人事記録を保持することが重要です。 そのため、昇進、昇給、さらには懲戒処分などの行動をサポートするためには、人事記録が必要です。
人事ファイルに含めるべき主な文書は何ですか？
各従業員の人事記録は、正式な雇用日から保管する必要があります。 ファイルする主な文書には、一般的な情報（名前、住所、電話番号）、雇用形態（申請書、履歴書、職務内容）、公式の従業員契約（組合契約、非競争契約）、報酬または給与データ、業績評価、および雇用後の情報（終了レター、最終審査）が含まれます。
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