Articles / 9月 25, 2021

P2Pサイクルとは何ですか？ -SAP Procure-To-Payサイクルの12ステップ

P2Pサイクルは、組織または会社が商品およびサービスの調達、サプライヤーへの支払い、および商品の受領にどのように

このサイクルは、仕入先に送信される発注書を作成する前に仕入先から見積を要求することから始まります。受領後、請求書を発行する前に品質チェックが行われ、その後に支払いが行われます。

この記事では、p2pサイクルの各ステップについて詳細に説明します。

P2p手続きとは何ですか？

調達-支払サイクル(P2Pcycle)は、発注書、品目またはサービスの支払の作成および受付中に発生するビジネスプロセスアクティビティです。

これには、商品の調達から商品の配送を受けた後のベンダーの支払いまでのすべてが含まれます。

SAPを含むすべての最新のERPシステムは、優れたP2Pプロセス自動化機能を維持しています。

この記事では、p2pサイクルSAP MMを参考にしています。

P2pサイクルのステップ

SAP Procure-To-Payサイクルの12ステップの詳細を以下に記載しています。

調達に支払うまたはp2Pサイクルのプロセスは、買い手がいくつかの商品やサービスの必要性を見つけたときに開始されます。

要件識別

要件識別は、p2pサイクルの最初のステップです。

原材料やサービス、または操作を継続するために必要な部品が不足している場合は、担当者が材料の必要性や利益を特定します。

その後、購買依頼を作成することにより、品目またはサービスの必要性が購買部門に通知されます。

購買依頼は購買管理者に送信されます。

発注書の承認

購買マネージャーは、受け取った発注書を評価します。

材料やサービスの重要性やコストに応じて、改訂のために上級幹部に送付されます。

ここでは、発注書は承認または却下することができます。

発注書承認

購買管理者が先輩から承認を得たとします。その場合、彼は発注書を承認し、購買発注を調達部門に送信します。

調達部門は、要求フォームをチェックして要件を理解します。

仕入先のショートリスト

要求のタイプに応じて、仕入先の新しいリストがショートリストに掲載されるか、調達部門が材料の既存の仕入先に直接

ベンダーのショートリストは、その信頼性、ベンダーの評価、製品またはサービスの品質、および価格によって異なります。

仕入先からの見積もりを取る

ここで、買い手は、要件を説明するために、最終候補のすべての仕入先にRfpを送信します。ベンダーは、彼らの引用を与えるように求められています。

仕入先の選択

ここでは、RFPに対する仕入先の応答が評価され、条件および見積が仕入先と交渉されます。

見積と買主が条件を受け入れる仕入先が最終選考され、契約が署名されます。

出荷通知

契約書に署名し、POが確認されると、仕入先は購入者に出荷通知を送信します。彼らが提供している商品やサービスについて知らせる通知。

この時点で、調達から支払いまでのサイクルの途中です。出荷通知には、商品の説明、出荷日などのすべての詳細が含まれています。

商品を受け取る

会社はサプライヤーから商品を受け取ります。得られた材料またはサービスは、材料の品質をチェックするために検査されます。

配送チームは、POと出荷通知を比較して、2つが一致するかどうかを検証します。それらが一致する場合、会社は仕入先に領収書を発行します。

しかし、不一致がある場合、会社はベンダーに連絡し、払い戻しまたは交換を求めることができます。

請求書の記録

会社から領収書を受け取った後、サプライヤーは支払いのための請求書を送ります。請求書には、配送された商品に関連するすべての支払い詳細が記載されています。

3Way Match

仕入先から請求書を受け取ったら、発注書や出荷通知などの関連文書はすべて会社の会計部門によって確認されなければなりません。

仕入先への支払

買掛金部門が、価格、数量、および契約条件に関するすべての文書の間で一致するものを見つけたとします。その場合、支払いは合意された条件に従ってベンダーに行われます。

レポート

仕入先が支払いを行うと、完全なプロセスが文書化され、レポートが作成されます。

調達から支払までのサイクルの利点

購入に支払周期はあなたのビジネスが次の利点と育つのを助ける。

購買プロセスの強化：調達から支払までのサイクルは、購買手順に関連するステップを明確に定義しています。それ故にそれは購入プロセスの全体的な効率を後押しします。

処理コストの削減：ERP購買モジュールは、書類なしで在庫追跡を提供することにより、購買手順の処理コストを削減するのに役立ちます。

そのオンライン注文機能は、注文が取得されるとすぐに在庫レベルを調整するのに役立ちます。

は透明性を提供します: 購買から支払までのサイクルは、購買担当者と仕入先が購買依頼がどこにあるかを確認するのに役立ちます。このように、それはサプライチェーンに可視性をもたらし、後押しします。

は仕入先との関係を向上させます:購買-支払プロセスでは、注文が正確に行われ、仕入先の支払いが正しく作成されることを確認します。

それはまた売り手およびバイヤーが紛争をすぐに解決するために容易に伝達し合い、協力することを可能にします。これらの本質的なことは、ベンダーとの関係を改善することにつながります。

: それはベンダーとの関係を改善するので、バイヤーは価格と契約条件を交渉するために求めることができます。

はデータ報告を容易にします:雲ベースの在庫管理システムがあれば、容易に収益性のレポート、費用のレポートおよび無駄のレポートのような実時間レポートを取

この情報により、経営者はキャッシュフローを完全に把握し、適切な購買決定を下すことができます。

は生産性を向上させます：購入プロセスを最適化するので、生産性を向上させるのに役立ちます。

はオン-タイム配達をするのを助けます:生産性が改善するとき、プロダクトかサービスを時間通りに渡します。

調達から支払までのサイクルをどのように改善しますか？

以下の慣行に従うことにより、購入-支払いプロセスを改善することができます。

プロセスの透明性を維持
支払うための購入のための最高のソフトウェアを実装
サプライヤーの関与を高める
よく組織された契約管理

procure-to-payソフトウェアとは何ですか？

Procure-to-payソフトウェアは、完全なprocure-to-payサイクルを自動化し、ユーザーが各プロセスステップを制御できるようにする技術です。また、購買部門から買掛金部門への情報の流れを効率的に行うことができます。
このソフトウェアは、サプライヤー情報、資産追跡、請求書発行、および支払い処理を含む、組織の発注書のすべての側面を一箇所に整理します。これは、将来の費用や在庫のニーズについての予測分析を提供します。
また、取引履歴に関するレポートを生成し、事業拡大や改善の計画に使用することができます。調達の専門家は、支払いが予定されているとすぐに支払いを割り当てることを目標に支払いが行われる前に、このプログラムに資金を入力するこ
これにより、金利の節約と、構造化された資金調達期間を通じてのリスク緩和が可能になる。

P2Pサイクルの自動化

購買-支払サイクルには、組織の多くの部門と多くのベンダーが関与しています。

それは多くの事務処理や管理タスクを伴う長いプロセスであるため、それは多くのお金と時間を要求します。

P2Pサイクルを自動化することにより、組織は技術の助けを借りてプロセス全体を最適化することができます。

P2Pプロセスを自動化することにより、事務処理と人間の干渉が減少し、企業が運用コストを削減するのに役立ちます。

パラメータ調達-支払サイクルのためのソフトウェアを選択するには

P2Pプロセスに最適な技術を選択する必要があります。ソフトウェアを選択する際には、以下のパラメータを考慮してください。

ソフトウェアの速度：プロセスにかかる時間を短縮し、チームの強さを軽減するのに役立つように、高速に動作するアプリケーションを選択します。
ソフトウェアの柔軟性：すべてのビジネスニーズを満たし、ビジネスルールに従うことができるアプリケーションを選択します。ソフトウェアは、新しいバージョンにアップグレード可能であり、あなたのニーズに応じて簡単にカスタマイズする必要があります。
透明性:アプリケーションは、あなたの仕事を行うための良い洞察を与える必要があります。それは会社の中そして外のフォローアップを減らす正しい情報を有することを可能にするべきである。
タスクの共有:ソフトウェアがチームメンバー間でタスクを均等に共有していることを確認してください。ソフトウェアには、過去の購買履歴に応じて仕入先に購買依頼を自動的に送信する機能が必要です。
仕入先との通信:アプリケーションは仕入先との通信に役立ち、仕入先が請求書、見積承認、支払いを自分で確認できるようにする必要があります。

調達-支払いソフトウェアベンダーのリスト

多くのベンダーが市場でソフトウェアを提供しています。私は少数の最もよい売り手をリストしている。

SAP Ariba
- シンプルでスピーディでユーザーフレンドリーな技術を提供します。
- 他のERPシステムと効果的に統合します。
- 予算チェックと承認管理を備えた柔軟なプロセスを提供します。
- これは、絶対的な領収書と再会プロセスを提供します。
GEP Smart
- 調達プロセスの専門知識によって構築されています。
- 直接的および間接的な調達プロセスのための包括的な技術を提供します。
- 上流調達と下流調達プロセスを統合したクラウドプラットフォームを提供します。
Coupa BSM platform
- これは、完全な可視性を持ち、調達プロセスを保持するソフトウェアを提供します。
- それは現代的なデザイン体験を提供します。

調達から支払いまでのサイクルの課題は何ですか？

購買-to-payを処理している間、組織は多くの問題に直面しています。ここに私はプロセスを支払うために調達の挑戦からリストするつもりである。

システムとプロセスの統合

組織には多くの部門があり、各部門にはシステムとツールがあることを知っています。そのため、データの統合が困難になります。

権限とコンプライアンスの欠如

通常、ガバナンスとコンプライアンスは調達プロセスの柔軟性に影響を与えます。

経営陣による無関心

一般的に、経営陣は購買プロセスは重要なプロセスではないと考えています。そのため、経営陣は、アップグレードされた技術でプロセスを強化することを優先しません。

採用の欠如

通常、購買とその複雑さについてもっと知っている人は、調達ツールやソフトウェアを設計します。

したがって、ソフトウェアは使いやすさではなく、その機能に完全に焦点を当てます。そのため、調達システムの使用中にユーザーが困難になることがあります。

ユーザーは、システムを適切に使用するのに十分なトレーニングを持っていません。これらすべての問題のために、いくつかの企業は、購買-ツー-ペイ技術を採用することに関心を示さないでしょう。

コミュニケーションの欠如

多くの組織では、組織全体で行われた変更は、ユーザーやスタッフと通信しません。だから、時には、組織はそれのための右の調達ソフトウェアを選択するために失敗します。

したがって、選択された技術はユーザーの要件を満たしておらず、満たされません。さらに、それは出力の質そしてオン-タイム配達に影響を与えます。

どのように課題に対処するには？

購買-支払サイクルプロセスが直面する上記の課題に対処するためのいくつかの提案を以下に示します。

プロセスを自動化

購買-支払プロセス全体を自動化するのが最善のアイデアです。それは効率を高め、プロセス費用を減らすのを助けます。

購買要求の発注書への変換は自動的に行われます。

承認プロセス、請求書発行、およびその他のプロセスは、合併症や中断なしに行われます。したがって、ベンダーと組織の両方に適しています。

この自動化されたシステムは、購買チームがより価値のある作品に集中することを可能にします。また、買掛金勘定部門は、生産性を向上させ、費用を削減することができます。

この技術はベンダーに時間通りに支払います。したがって、支払い遅延のリスクはありません。それはよい結束が付いている顧客そして製造者を結ぶのを助けます。

早期支払いのために、あなたはまた、コストを削減するのに役立ちますいくつかの割引を得ることができます。

ユーザーエクスペリエンスを考慮してください

プロセスを自動化することは、その目的を果たすときにのみ成功し、価値があります。従って、それは従業員のために有用、使いやすいべきである。

従業員がシステムや技術を使用している間にそれが困難であると感じた場合、自動化されたプロセスを実装することは役に立たない。

したがって、新しいシステムを実装する際には、従業員またはユーザーの経験を考慮してください。

適切な設計を考える

調達プロセスを設計するために労働者中心の方法を採用する。ユーザーと使いやすさを考慮したシステムの開発に役立ちます。それは時間が行くと同時に労働者のために使いやすいです。

クラウドシステムを採用

組織にとって、マスターデータのセキュリティははるかに重要であることを知っています。クラウド技術は、組織がビジネスプロセスを標準化するのに役立ちます。

それは効率を高め、プロセス費用を減らします。また、組織がシステムを迅速かつ効率的に変更することもできます。

プロセスを柔軟に保つ

古い購入プロセスでは、プロセスは一つまたは二つのデバイスで社内でのみ行われていました。

最近では、従業員は、デバイスに関係なく、いつでも、どこでもアクセスを求め始めています。

だから、従業員はいつでもどこでも仕事をすることができ、したがって、フルスピードで調達-支払いプロセスを強化します。