구매주문 시스템의 목적은 무엇인가?

구매 주문 시스템의 목적은 무엇입니까?

중소 기업 운영의 과정을 통해 어떤 시점에서,당신은 확실히 다른 회사에서 상품이나 서비스를 구입해야합니다. 이 작은 구매 또는 몇 가지 큰 구매의 무리이든,당신은 주문을 추적 할 수있는 방법이 필요합니다. 구매 주문 시스템을 사용하면 구매 요청에서 구매 프로세스를 간소화하기 위해 공급 업체 지불에 이르기까지 주문을 만들고 실행할 수 있습니다.

구매 주문 시스템의 작동 방식

항목을 요청할 수 있는 직원부터 구매를 승인할 부서장,더 큰 구매를 처리할 구매 부서까지 조직의 모든 사용자와 시스템을 설정하면 승인 프로세스를 자동화하고 청구서 지불을 처리하기 위해 미지급 부서에 물건을 전달하는 것이 쉬워졌습니다.

구매 요청

누군가가 사업을 위해 상품이나 서비스를 요구할 때,그들은 그들이 필요로하는 것,그들이 필요로하는 사람,그들이 그것을 필요로 할 때,그것이 배달 될 곳,그리고 얼마나 많은 비용을 설명하는 구매 요청서를 작성합니다.

거기에서 승인을 위해 적절한 직원에게 갈 것입니다. 승인되지 않은 경우 직원은 거부된 이유를 확인하거나 승인 전에 변경을 요청할 수 있습니다.

구매 주문

구매 요청이 승인되면 공급자에게 발송되는 공식 구매 주문이 됩니다. 일단 그것이 공급자에 의해 받아들여지면,법적 구속력이 있는 계약이 되고 납품업자가 주문한 서비스 또는 상품을 보낼 것을 요구한다.

각 포에는 시스템을 통해 쉽게 추적 할 수 있도록 구매 주문 번호가 지정됩니다. 여기에는 청구 주소 및 추가 용어와 함께 요청에서 모든 것이 포함됩니다.

주문 이행

이 시점에서,공급 업체는 상품을 전송하거나 주문한 서비스를 제공하고있다. 공급업체가 추적 정보를 제공해야 하므로 조직에서 발송물이 언제 도착할 것으로 예상해야 하는지 알 수 있습니다.

받은 물품

발송물이 도착하면 조직의 누군가가 물품 수신을 인정합니다. 품목은 다수 선적에 도착하기지도 모르기 때문에,당신이 당신이 주문한 품목만 받고,당신이 받는 무슨을만 지불한다는 것을 지키기 위하여 매번 주문한 품목에 대하여 패킹 미끄러짐을 검사하는 것이 중요합니다.

송장 처리

구매 주문 시스템은 구매 주문서를 수령 한 상품과 비교하여 공급 업체 송장과 비교하여 3 방향 매칭 프로세스를 자동화해야합니다. 무언가가 일치하지 않는 경우 수동 개입으로 플래그가 지정됩니다.

모든 것이 일치하면 자동으로 지불 계정 부서에 전달됩니다. 이것은 어떤 송장 따라서 공급 업체 관계를 강화하고 잠재적으로 조기 지불 할인을 캡처 할 수 있도록,당신은 신속하게 모든 공급 업체를 지불 할 수 있도록 균열을 통해 가을 없습니다 보장합니다.

한 부서가 예산을 처리하고 다른 부서가 구매를하고 다른 부서가 청구서를 지불하는 조직에서는 구매 주문 시스템을 통해 모든 사람이 실시간으로 무슨 일이 일어나고 있는지 볼 수 있지만 종이 시스템은 오류의 여지를 남겨 둡니다.

구매 주문 시스템의 이점

주문 정확도 향상

공급 업체에 구매 주문을 보내는 것은 구매를위한 법적 제안입니다. 공급자가 주문을 수락하는 경우,그것은 당신과 공급 업체 사이에 법적 문서를 형성한다. 공급자가 주문을 수락 할 때까지 계약이 없습니다.

구매 주문을 사용하면 분쟁이 발생할 경우 주문된 내용에 대한 정확한 문서를 제공합니다. 포는 수량,항목 설명,가격,할인,배달 날짜 및 지침을 나열,그래서 구두 순서에 비해 오류에 대한 가능성이 감소된다.

영수증에 대한 세부 정보가 올바른지 확인하면 관련 송장을 훨씬 쉽게 지불 할 수 있습니다.

더 나은 구매 관리

작업이 시작되기 전에 포 시스템은 비용을 설명하므로 예산이 어떻게 영향을 받는지 쉽게 알 수 있습니다. 단일 프로젝트 또는 여러 프로젝트를 동시에 주문할 수 있습니다.

프로젝트에 대한 상품 또는 서비스를 주문할 때 주문의 상품을 프로젝트에 연결할 수 있도록 프로젝트 참조를 주문에 적용합니다. 이 구매 주문 라이프 사이클의 모든 단계에서 프로젝트에 재고 및 비용의 할당을 자동화,그래서 당신은 정확한 따옴표를 제공 할 수 있습니다.

당신이 당신의 위치가 정확 할 경우,당신은 프로젝트를 시작하기 전에 비용을 결정하기 위해 실제 구매 주문 수량을 계산해야합니다.

시간과 비용 절약

공급업체가 귀하의 우편번호가 기재된 송장을 보낼 때,직원들은 법안이 합법적인지 확인하기 위해 시간을 소비할 필요가 없습니다. 공급자가 이를 수락하면 포가 계약이 되기 때문에,이와 관련하여 어떠한 분쟁도 제거합니다.

영수증 처리로 인해 송장은 원래 영수증 참조로 회계 시스템에 입력되어야 하며,납품을 기록하고 재고 수준을 자동으로 업데이트해야 합니다. 빠른 지불 시간은 당신의 팀이 다른 작업과 생산성을 허용,그들을 처리하는 데 시간이 덜 걸리기 때문에 당신이 송장 처리 비용의 측면에서 비용을 절감 의미한다.

정부 기관과의 업무 수행

대부분의 정부 기관은 유효한 구매 주문을 받기 전까지 송장을 지불하지 않습니다. 위치를 창조하는 능력없이,너는 너의 사업 기회의 점에서 제한된다.

당신이 구매 주문을 생산하는 경우,당신은 당신이 당신의 재정 및 현금 흐름의 상단에있어 다른 사람을 말하고,그래서 당신은 구매 주문 시스템을 사용하지 않는 기업에 대한 신뢰를 얻을 수 있습니다.

당신의 주식을 간소화

장소에 효과적인 구매 주문 소프트웨어를 사용하면 쉽게 더 나은 재고 관리를위한 재고에 대한 금융 투자를 볼 수 있습니다. 현재 재고 수준,재정렬 수준,보류 재고 및 무료 재고를 볼 수 있습니다. 이 명확성의 수준을 제공 하 고 많은 기업 부족–재고 부족에 이르게 제어. 구매 주문을 사용하면 비용 및 판매 프로세스 외에도 이러한 모든 영역에 대한 가시성을 제공하므로 각 제품의 이익 마진을 더 잘 볼 수 있습니다.

당신의 제일 공급자를 발견하십시오

당신은 당신의 제일 공급자가다는 것을 압니까? 당신은 당신이 당신의 제품의 대부분을 주문하는 사람 알고 계십니까? 너가 과거 제품을 위해 지불하고 있는 것을 너는,그리고 너가 너의 계약체결당 또는 너의 구입 양때문에 할인을 받음 일 것인다 알는가?

많은 기업들이 이러한 질문에 답하지 않고 있으며,따라서 스스로 큰 해를 끼치고 있습니다.

구매 주문 시스템을 통해 대부분의 요구 사항을 처리하는 공급 업체를 보다 빠르고 쉽게 확인할 수 있습니다. 어느 공급자가 매매의 그들의 끝높은 쪽으로 붙들고 있지 않는 까 결정하 너는 또한–일관할 늦은 납품을 통해서,재고 품목에서,그리고 이렇게 위에.

이 정보는 다른 공급 업체에 찬성 공급 업체를 드롭 할 시간 때,또는 당신의 공급 업체의 일부와 더 나은 지불 조건을 협상 할 때 때 볼 수 있습니다.

견고한 구매 주문 시스템으로 운영하면 비즈니스가 데이터 기반 의사 결정을 내리는 데 도움이되는 많은 정보에 액세스 할 수 있습니다. 당신이 그것을 지출하고 어디에 당신이 지출하고,당신이 그것을 지출하는 사람에 대한 정보를 사용하면 성장을 가속화하고 수익성을 개선하기 위해 미래의 선택을 알리는 데 도움이됩니다.