Articles / 1월 13, 2022

변경 제어 프로세스 란 무엇이며 어떻게 사용합니까?

변경 제어 프로세스는 프로젝트 관리자가 검토를 위해 이해 관계자에게 요청을 제출 한 다음 승인되거나 거부되는 방법입니다. 움직이는 부품이 여러 개 있는 대규모 프로젝트를 관리하는 데 도움이 되는 중요한 프로세스입니다.

여러 프로젝트를 관리 할 때 상황이 복잡해질 수 있습니다. 작업 일정 조정에서 목표 및 결과 추적에 이르기까지 처리하려는 마지막 사항은 주요 프로젝트 변경 사항입니다. 그러나 변경 제어 프로세스를 통해 프로젝트 변경 요청을 제출하는 것은 쉽습니다.

변경 제어 프로세스는 많은 팀원이 부서 간 작업을하는 대규모 이니셔티브에 필수적입니다. 자신의 변경 제어 절차를 구현하는 데 도움이되는 프로세스 및 유형 예제를 살펴 보겠습니다.

변경 제어 프로세스는 무엇을 의미합니까?

변경 제어는 프로젝트 및 대규모 이니셔티브에 대한 변경 요청을 관리하는 데 사용되는 프로세스입니다. 팀 또는 회사 내에서 변경 관리 역할을 정의하는 변경 관리 계획의 일부입니다. 변경 프로세스에는 많은 부분이 있지만 가장 쉽게 생각할 수 있는 방법은 프로젝트 변경 요청을 추적하는 변경 로그를 만드는 것입니다.

대부분의 경우 모든 이해 관계자가 변경을 요청할 수 있습니다. 요청은 프로젝트 일정에 대한 약간의 편집만큼 작거나 새로운 결과물만큼 클 수 있습니다. 변경 요청을 승인하거나 거부하는 것은 주요 이해 관계자에게 달려 있으므로 모든 요청이 승인되는 것은 아니라는 점을 명심해야 합니다.

변경 제어 프로세스는 움직이는 부분이 많고 회사마다 다르기 때문에 라이프사이클 프로세스 흐름을 원활하게 할 수 있는 도구를 구현하는 것이 유용합니다. 워크플로우 관리 소프트웨어와 같은 도구를 사용하면 한 곳에서 업무 및 커뮤니케이션을 관리할 수 있습니다.

변경 제어 대 변경 관리

변경 제어 및 변경 관리의 차이에 의해 혼동? 우리는 당신을 비난하지 않습니다. 변경 제어 및 변경 관리 계획 사이에는 많은 차이점이 있습니다. 변경 제어는 변경 관리 전략의 많은 부분 중 하나 일뿐입니다.

변경 제어:변경 제어 프로세스는 모든 조직에 중요하며 프로젝트 변경과 관련하여 정보의 흐름을 도울 수 있습니다. 성공적인 프로세스는 성공 메트릭을 정의하고,워크플로를 구성하고,팀이 의사 소통을 할 수 있도록 하고,향후 성공을 위해 팀을 설정해야 합니다.

변경 관리:변경 관리 계획은 예산,일정,커뮤니케이션 및 리소스를 조정하는 것으로 구성됩니다. 따라서 변경 제어 프로세스는 변경 요청과 변경의 영향을 설명하는 공식 문서로 구성되지만 변경 관리는 가장 중요한 계획입니다.

당신이 볼 수 있듯이,변경 제어 프로세스는 큰 변경 관리 계획의 하나의 작은 부분입니다. 따라서 관련이있는 동안 두 용어는 다릅니다.

읽기:변경 관리 란 무엇입니까? 성공적인 변경 관리 프로세스 구축을 위한 6 단계

변경 제어 프로세스의 이점은 무엇입니까?

변경 제어 프로세스를 구현하면 조직 소프트웨어 지원 및 프로젝트 결과물 및 기한 관련 효율성을 통해 팀을 구성하는 데 도움이 될 수 있습니다. 또한 효과적으로 관리되지 않는 변화의 결과를 고려할 때 중요합니다.

변경 관리 프로세스는 리소스 관리 계획 또는 기타 작업 관리 목표를 실행하는 데 도움이 될 수 있습니다. 다음은 변경 제어 프로세스를 구현할 때의 몇 가지 추가 이점입니다.

생산성 향상

변경 제어 프로세스는 프로젝트 결과물 주변의 혼란을 없애고 정보를 수집하는 대신 실행에 초점을 맞출 수 있습니다. 그 결과 생산성 및 효율성 향상,특히 생산성 소프트웨어의 도움으로.

프로세스가 마련되어 있지 않으면 작업에 소요되는 시간으로 인해 생산성이 저하될 수 있다. 가장 중요한 작업을 위해 제한된 대역폭을 사용할 수 있으므로 매주 1/4(26%)이상의 기한이 누락됩니다.

효과적인 커뮤니케이션

변화를 적절히 문서화하면 커뮤니케이션 문제를 완화하는 데 도움이 될 수 있습니다. 목표와 목표가 명확하게 정의되면 팀 커뮤니케이션이 번성 할 수 있습니다. 변경 제어 프로세스가 모든 통신 문제를 해결하지는 않습니다. 또한 한 곳에서 프로젝트에 대한 통신을 유지하기 위해 작업 관리 소프트웨어를 통합하는 것이 도움이 될 수 있습니다.

그런 다음 변경 제어 프로세스를 임원 이해 관계자와 공유하여 변경 요청에 대한 컨텍스트를 쉽게 제공 할 수 있습니다.

읽기: 직장에서의 효과적인 의사소통을 위한 12 가지 팁

더 나은 팀워크와 협업

효과적인 의사소통은 그 자체로 유익할 뿐만 아니라 협업을 개선하는 데에도 도움이 될 수 있다. 프로젝트 변경에 대한 명확한 커뮤니케이션을 통해 협업하고 함께 작업하는 것이 더 쉽습니다.

예를 들어,변경 사항이 처음으로 명확하게 전달되면 이해 관계자는 창의력과 팀워크에 집중할 시간이 더 많습니다. 효과적인 커뮤니케이션없이,내깃돈 보관자는 팀원과 창조적으로 일하기의 대신에 정보를 조립할 시간을 보내는 강제된다.

협력을 더욱 강화하고 싶습니까? 변경 제어 프로세스를 작업 관리 소프트웨어와 페어링하여 팀을 성공으로 이끌 수 있습니다.

변경 제어 프로세스의 다섯 단계

다섯 가지 프로젝트 관리 단계와 마찬가지로 변경 제어 프로세스를 만드는 데 있어 다섯 가지 주요 단계가 있습니다. 일부 프로세스는 약간 다르지만 모두 몇 가지 핵심 요소가 포함되어 있습니다. 시작부터 구현까지 각 기본 단계는 변경 요청이 파이프라인을 통해 효율적으로 이동하고 불필요한 변경을 방지하는 데 도움이 됩니다.

변경 제어 프로세스의 다섯 단계 아사나와 프로젝트 관리를 시도

일부는 쉽게 시각화 할 수있는 변경 제어 프로세스 흐름에서 절차를 볼 것을 선호합니다. 변경 요청이 승인되었는지 거부되었는지에 대한 최종 결정이 결정됩니다.

효과적인 변경 제어 프로세스를 만드는 다섯 가지 단계와 각각에 포함 된 단계에 대해 살펴 보겠습니다.

변경 요청 개시

변경 제어 프로세스의 개시 단계에서 변경이 요청된다. 변경을 요청하는 데는 여러 가지 이유가 있습니다. 예를 들어,광고 소재 결과물이 예상보다 오래 걸립니다. 결과물 만기일을 조정하기 위하여 요구는 그때 할텐데. 요청이 이해 관계자 또는 프로젝트 리드에서 올 가능성이 더 높을 수 있지만 제안 된 변경 사항은 누구나 요청할 수 있습니다.

요청을 하고자 하는 팀원은 변경 요청 양식을 통해 제출해야 한다. 프로젝트 관리자는 쉽게 찾을 수 있고 모든 사람이 액세스할 수 있는 위치에 변경 로그를 저장해야 합니다.

요청 양식이 작성되면 이름,간단한 설명 및 요청자의 날짜 및 이름과 같이 적합하다고 판단되는 기타 세부 정보로 변경 로그를 업데이트합니다. 로그는 여러 달에 걸쳐 여러 프로젝트를 관리하는 데 도움이 될 수있는 모든 프로젝트 변경의 기록이다.

다음은 변경 요청 양식에 포함할 수 있는 다양한 필드의 예입니다.

프로젝트 이름
날짜
요청 설명
에 의해 요청
소유자 변경
우선 순위
변화의 영향
마감일

포함하는 필드는 변경 로그가 얼마나 철저하고 변경사항의 유형에 따라 달라집니다.

변경 요청 평가

요청이 작성되고 초기 양식이 제출되고 승인되면 요청이 평가됩니다. 이는 실제 변경 사항이 평가 될 때 평가이기 때문에 초기 양식 제출과 다릅니다.

평가 단계는 반드시 결정이 내려지는 것이 아니라 기본 정보를 위해 검토됩니다. 이 정보는 프로젝트 또는 부서 책임자가 평가하고 필요한 리소스,요청의 영향 및 요청을 전달해야하는 사람과 같은 세부 정보를 검토 할 것입니다.

변경 요청이 초기 평가를 통과하면 실제 결정이 내려지는 분석 단계로 넘어갑니다.

변경 요청 분석

변경 영향 분석 단계에서는 해당 프로젝트 담당자가 요청을 승인했는지 거부했는지에 대한 최종 결정이 내려집니다. 당신은 또한 결정에 입력을 줄 수 있지만,그것은뿐만 아니라 지도자의 공식 승인을 얻는 것이 좋습니다. 경우에 따라 변경 승인을 제어하는 변경 제어 보드도 있을 수 있습니다.

승인된 변경 요청은 사인오프가 필요하며,거기에서 팀에 전달되고 나머지 5 단계 프로세스를 통해 계속됩니다. 모든 프로젝트 이해 관계자가 필요한 변화를 이해할 수 있도록 변경 로그 및 다른 곳 프로젝트 통신 생활에 문서화되어야한다.

변경 요청이 거부되면 변경 로그에도 문서화되어야 합니다. 거부된 요청을 팀에 전달할 필요는 없지만 혼동을 방지하기 위해 도움이 될 수 있습니다.

변경 요청 구현

변경 요청이 승인되면 프로세스가 구현 단계로 넘어갑니다. 이것은 당신과 프로젝트 이해 관계자가 프로젝트를 변경하기 위해 노력할 것입니다.

변경사항의 구현은 프로젝트의 단계에 따라 달라지지만,일반적으로 프로젝트 일정 및 결과물을 업데이트하고 프로젝트 팀에 알리는 것으로 구성됩니다. 그런 다음 실제 작업을 시작할 수 있습니다. 타임라인에 대한 변경사항이 예상 목표에 큰 영향을 미치지 않도록 프로젝트 범위를 평가하는 것이 좋습니다.

새 정보를 찾아 생산성을 잃지 않도록 공유 작업 공간과 변경 로그에 요청 정보를 배포하는 것이 가장 좋습니다. 너는 조차 너의 기초의 모두를 충당하기 위하여 수정된 사업 케이스를 발송하고 싶는 수도 있다.

변경 요청 종료

요청이 문서화되고 배포되고 구현되면 요청을 닫을 준비가 완료됩니다. 일부 팀에는 공식적인 폐쇄 계획이 없지만 모든 팀 구성원이 나중에 참조 할 수있는 장소에 정보를 저장하기 위해 폐쇄 계획을 세우는 것이 도움이됩니다.

종료 단계에서는 문서,변경 로그 및 통신을 나중에 액세스할 수 있는 공유 공간에 저장해야 합니다. 또한 초기 변경 양식 및 길을 따라 만든 수정 된 프로젝트 계획을 저장 해야 합니다.

문서가 적절한 위치에 있으면 열려있는 모든 작업을 닫고 프로젝트를 성공적으로 완료 할 수 있습니다. 일부 프로젝트 리드는 공식적으로 프로젝트를 닫기 전에 사후 회의를 주최합니다.

아사나와 프로젝트 관리 시도

변경 제어 프로세스 예제

이제 변경 제어 프로세스의 다섯 단계를 이해했으므로 이제 이를 실행해야 합니다. 우리는 당신에게 시작할 수있는 확실한 장소를 제공하기 위해 함께 예를 넣었습니다.

자신의 계획을 세우기 전에 현재 프로세스와 도구를 평가하여 팀에 적합한 지 확인하는 것이 중요합니다. 비즈니스 사례 또는 회사 이해 관계자에 게 제시 하는 프로젝트 계획을 만들 수도 있습니다.

변경 로그에 포함하는 항목은 자주 발생하는 변경 유형 및 프로젝트가 얼마나 복잡한 지에 따라 다를 수 있습니다. 수개월에 걸친 복잡한 프로젝트는 더 많은 변경 요청이 발생할 수 있지만 작은 일회성 프로젝트는 변경 로그에 대해 자세히 설명하지 않아도 될 수 있습니다.

다음은 포함 할 내용과 자신의 형식을 지정하는 방법에 대한 아이디어를 제공하는 예제 변경 로그입니다. 이 변경 제어 예제에는 다음이 포함됩니다:

프로젝트 이름
작업 이름
양수인
만기일
우선 순위 상태
진행 상태
변경 유형

이 간단한 형식은 변경 로그의 좋은 시작점이지만 프로젝트의 복잡성에 따라 추가 필드를 추가하도록 선택할 수 있습니다.

변경 제어 프로세스 예

자체 변경 로그를 만들려면 사용자 지정 템플릿을 만들거나 프로젝트 템플릿 갤러리를 볼 수 있습니다.

변경 제어 프로세스 사용 시기

변경 제어 관리 계획을 사용할 시기를 주의하여 준비해야 합니다. 당신이 건너 수있는 변화의 많은 다른 종류가 있습니다,새로운 이니셔티브와 장소에 도구에 따라.

일반적인 변경 사항에는 일정 연장 요청,정보 재구성 또는 결과물 변경이 포함될 수 있습니다. 다음은 변경 제어 프로세스를 사용할 수 있는 몇 가지 추가 인스턴스입니다.

범위 초과:프로젝트가 범위를 초과할 때(범위 크리프라고도 함)이 프로세스를 사용하는 것을 고려할 수 있습니다.
프로젝트 불일치:프로젝트 중에 불일치가 발견되면 변경을 요청하면 나중에 결과물을 재작업하지 않아도 됩니다.
가파른 목표:어떤 경우에는 프로젝트가 완료되기 전에 해당 문제에 플래그를 지정하는 것이 좋습니다.
새로운 도구: 새로운 과정 또는 공구가 그 자리에 있는 경우에,당신이 당신의 처음 몇 계획사업 도중 새로운 문제점을 운동하는 동안 변화는 불가피할지도 모른다.