Articles / 2월 4, 2022

종이없는 직장의 장점

종이없는 사무실이란 무엇입니까?

종이없는 사무실은 최소한의 종이 기반 프로세스를 가지고 대신 디지털화 된 문서에 의존하는 직장입니다. 일부 조직에서는 프로세스 또는 규정 준수 요구 사항으로 인해 많은 사무실과 부서에서 종이 파일을 완전히 제거 할 수 없으므로”종이 빛”이라는 용어를 선호합니다.

그럼에도 불구하고 종이 사용을 줄이면 조직의 디지털 혁신 여정을 가속화하는 데 도움이됩니다. 이것은 일반적으로 파일을 디지털화하고 중앙 저장소에 저장하는 전자 문서 관리 시스템으로 전환하는 것을 포함합니다.

미국의 기업들은 인쇄 된 양식에만 연간 1,200 억 달러 이상을 지출하며,그 중 대부분은 3 개월 이내에 쓸모 없게되고 쓰레기통에 빠지게됩니다. 그 꼭대기에,직장인은 실제 파일 캐비닛에 문서를 찾고 자신의 시간의 30~40%를 보낸다.

가장 종이 강렬한 부서 중 일부는 인적 자원이다,채무 및 채권 계정,시설 관리 및 고객 서비스,응용 프로그램의 높은 볼륨을 다루는,이력서,영수증,작업 지시,송장,청구서,그리고 더.

분명히 종이 문서로 작업하면 직원이 생산적이고 조직이 비용을 절감하지 못하게하는 문제가 발생합니다. 종이없는 시스템을 채택하면 이러한 문제를 해결하고 다음과 같은 이점을 얻을 수 있습니다:

저장 시간은 물리적 파일의 위치 및 검색에 소요. 디지털 문서를 쉽게 구성하고 색인을 생성 할 수 있으므로 검색 기능으로 필요한 파일을 훨씬 빠르게 찾을 수 있습니다. 문서를 보다 쉽게 액세스할 수 있게 되면 파일을 검색하는 데 걸리는 시간이 크게 단축되므로 팀의 생산성을 높이고 다른 고부가가치 작업에 집중할 수 있습니다.
팀 구성원 간의 협업 촉진. 직원은 인쇄하지 않고 디지털 방식으로 파일을 공유하고 업데이트 된 이전 버전의 문서를 볼 수 있습니다. 이 단계를 최소화하고 문서에 함께 작업 할 때 워크 플로우를 최적화합니다.
정보 보안 개선. 액세스 권한은 사용자 수준 및 문서 유형에 따라 할당 및 취소할 수 있습니다. 세분화된 보안 설정을 통해 기밀 및 민감한 정보를 추적하고 오용 및 무단 변경으로부터 보호할 수 있습니다. 이것은 또한 손실 및 도난의 위험을 줄입니다.
문서 인쇄 및 저장에 소요되는 비용 절감. 서류 작업의 대부분을 제거하면 복사기 잉크 및 사무용 문구와 같은 기타 비용뿐만 아니라 종이 및 서류 캐비닛에 소요되는 비용을 절약 할 수 있습니다.

문서 관리 시스템은 통합 검색 옵션을 사용하여 단일 플랫폼에 디지털 방식으로 정보를 캡처하고 저장합니다. 종이에서 디지털로의 변화를 완화하기 위해 다음과 같이 시작할 수 있습니다:

올바른 솔루션 결정. 배포하는 플랫폼은 변화에 적응하고 성장에 따라 확장 할 수있는 유연성과 함께 고유 한 비즈니스 요구 사항 및 과제를 해결하고 해결해야합니다.
디지타이징 프로세스 시작. 이 때문에 시간과 관련된 노동의 가능성이 가장 어려운 부분이다. 작업의 규모는 얼마나 많은 종이 파일로 시작해야하는지에 달려 있습니다. 그러나,솔루션 공급자의 도움으로 다음 직원에 대 한 모범 사례로 구현 될 수 있는 디지털화 프로세스를 해결 하기 위해 전략에 작업할 수 있습니다.
변경 관리 주입. 성공적인 변환 이니셔티브의 중요한 부분은 이해 관계자로부터 바이 인을 얻고있다. 팀이 변화의 필요성을 이해하고 새로운 시스템이 업무에서 더 생산적이고 영향력 있고 가치있게 될 수 있도록 도와줍니다. 새로운 프로세스 처리에 직원을 준비 하 고 추가 개선에 대 한 그들 로부터 피드백을 수집 하는 교육 프로그램을 개발 합니다.

모든 변경 사항과 마찬가지로 조직이 조정하는 데 시간이 걸립니다. 솔루션을 다른 프로세스 및 부서로 확장하기 전에 종이없는 프로세스에서 가장 큰 영향을 미치는 중요한 프로세스를 소규모 규모로 시작하는 것이 좋습니다.

문서 관리 시스템이 사무실이 종이를 사용하지 않는 데 어떻게 도움이 될 수 있는지에 대한 자세한 내용은 당사에 문의하십시오.