La Importancia de Planificar un Documento de Negocios

Escribir es la parte divertida. Editar es la parte difícil. ¿Sabes cuál es la primera parte? La planificación! Lo que haces antes de escribir es tan importante como lo que escribes. La planificación de un documento de negocios y el uso de un esquema son herramientas valiosas que debe buscar primero en la caja de herramientas de su escritor.

Por qué es importante Planificar un Documento Comercial

La comunicación comercial eficaz requiere el uso de las tres C: escribir de forma clara, concisa y convincente. Si un documento de negocios está mal escrito, contiene numerosos errores ortográficos o gramaticales, carece de organización o no identifica los problemas, su lector se queda con una mala impresión. Por lo tanto, para mantener su reputación como profesional, necesitará tiempo para planificar antes de comenzar a escribir un documento comercial.

Lo que implica la planificación

La planificación lleva tiempo, de unos pocos minutos a unas pocas horas, dependiendo del tamaño del documento, la cantidad de detalles y el nivel de importancia.

La planificación de un documento comercial requiere que:

• Defina claramente el propósito
• Conozca a su público
• Delinee los puntos clave

Manténgase enfocado en el Propósito del Documento comercial

Identifique su propósito y manténgase enfocado. Claro, es posible que tenga que traer material de apoyo adicional para exponer su punto de vista. Pero la información complementaria nunca debe eclipsar el propósito principal.

Para destacar tu punto principal, prueba a usar estos consejos:

• Mantenga el formato visualmente simple (evite fuentes decorativas que distraigan)
• Identifique inmediatamente el problema
• Anticipe y responda cualquier pregunta que su lector pueda hacer
• Proporcione datos, pruebas o razones que respalden su punto principal
• Ofrezca una solución o haga una propuesta

Consulte el siguiente ejemplo. Observe cómo el correo electrónico identifica el problema( la reunión), anticipa las preguntas (¿es obligatorio?), proporciona motivación (te afectará directamente), y da una dirección clara de lo que el lector necesita hacer (enviar la nota).

Línea de asunto: Reunión el miércoles a las 10:00 a.m.

Querida Sue,

Te estoy enviando un correo electrónico con respecto a una reunión importante que se celebrará la próxima semana. Esta reunión se llevará a cabo el miércoles a las 10:00 a.m., y todos los empleados deben estar presentes. Sé que está muy ocupado como jefe del Departamento de Contabilidad y aprecio que el momento de la reunión no sea el ideal. Sin embargo, esta reunión cubrirá una nueva iniciativa a nivel de toda la empresa que tendrá un impacto directo en su departamento.

Envíe una nota a todos los empleados bajo su supervisión con respecto a esta reunión y enfatice la necesidad de su asistencia. Por favor, avísame cuando esto esté hecho.

Agradezco enormemente su ayuda en este sentido. Por favor, siéntase libre de contactarme con cualquier pregunta.

Atentamente,

Jeff

Organice Su Documento de negocio

Puede ejercer su derecho a tener un armario desorganizado. No puedes ejercer ese derecho cuando se trata de escribir en negocios. La comunicación empresarial exige un enfoque organizado. Si su lector está confundido por lo que ha escrito o no sabe qué acción espera que tome, es un gran fracaso.

Por lo tanto, haz que sea un objetivo escribir de una manera organizada y cohesiva. Las oraciones y los párrafos deben fluir de forma natural, guiando al lector de un tema a otro. Utilice el formato adecuado de los documentos comerciales. Y un excelente ejercicio para ayudarlo a organizar y presentar su escritura es usar un esquema.

Use un esquema

Un esquema le permitirá pensar en lo que necesita decir y cómo hacerlo en un orden que tenga sentido. Comience con sus puntos principales. A continuación, agregue subtemas que apoyen el punto principal. A medida que apuntes estos, comenzarás a ver dónde podrías necesitar cambiar el orden. O se le pedirá que agregue información complementaria.

Otro beneficio de usar un esquema: te obliga a reducir la velocidad. Escribir demasiado rápido conduce a errores desordenados. Un esquema le hace hacer una pausa, pensar lentamente sobre la imagen que está tratando de pintar para su lector y eliminar los elementos no esenciales.

Este es un ejemplo de esquema básico:

Título: Cierre con llave la puerta de su oficina

1. Todos los empleados deben comenzar a cerrar las puertas de su oficina por la noche
   1. Enumere las razones por las que se necesita
   2. Explique que esto es efectivo de inmediato
2. Discuta las nuevas cerraduras que se instalarán
   1. Las nuevas llaves que se entregarán
   2. Qué hacer si pierde su llave
3. Conclusión: Elogie a los empleados por su apoyo a esta nueva iniciativa

No olvide editar Su Documento comercial

Su documento comercial no estará listo hasta que lo haya comprobado. Leer, editar, repetir. No socave la credibilidad de su trabajo con errores tipográficos, errores de puntuación e inexactitudes.

Los redactores utilizan este truco para encontrar cualquier error gramatical o tipográfico persistente en el texto: Léalo en voz alta en su totalidad. Y hazlo a un ritmo lento. Escucha cuidadosamente lo que suena raro. Tal vez usted escribió perder cuando usted quiso decir sueltos. O omitiste una palabra. Y escucharás cuando hayas dicho el mismo punto dos veces en un párrafo.

Escribir un documento profesional de negocios no es una tarea fácil. Pero con una planificación adecuada, organizando sus pensamientos a través del uso de un esquema y aplicando los consejos anteriores, puede dominar el arte de escribir documentos comerciales.