Los 10 Canales de Comunicación Digitales Más Esenciales para la Empresa

Decidir sobre los canales de comunicación adecuados para su empresa puede ser un dolor de cabeza.

Esto es especialmente cierto si está tratando de mejorar la comunicación tanto con su personal como con sus clientes.

Entonces, ¿cómo te aseguras de poder conectarte con ambos grupos de forma rápida y fácil?

¿Qué canal de comunicación va a hacer el truco?

Para ayudarte a encontrar las mejores herramientas para ti, hemos enumerado los canales esenciales para que las conversaciones fluyan. Aprenderás sobre:

• Las herramientas de comunicación interna esenciales
• Los mejores métodos de comunicación externa para los clientes
• Cómo utilizar cada canal de comunicación de la manera más efectiva

Comencemos aclarando algunos de los conceptos básicos.

¿Qué son los canales de comunicación?

Un canal de comunicación es una forma de medio que le permite interactuar con una o varias personas.

También se les suele llamar canales de contacto.

Estaremos buscando en una amplia gama de diferentes canales de comunicación para esta discusión, ¡así que haga uso de nuestra barra de contenido para navegar!

Ejemplos de canales de comunicación

Piense en cualquier medio que haya utilizado recientemente para hablar con un cliente o miembro del equipo.

Sea cual sea el medio que elijas, ¡es un ejemplo de canal de comunicación!

Echemos un vistazo a los diversos medios antes de profundizar en los métodos que querrá revisar para su negocio.

Canales de comunicación escrita

Además de los canales de comunicación verbal como las llamadas telefónicas fijas y la conversación cara a cara, la mayoría de los métodos de contacto tradicionales son ejemplos de comunicación escrita.

Algunos ejemplos de comunicaciones internas principales incluyen:

• Notas del personal
• Contratos del personal
• Informes trimestrales
• Manuales para empleados
• Publicaciones comerciales

En cuanto a los ejemplos escritos de comunicación externa, estos pueden incluir:

• Documentos escritos formales
• Cartas
• Faxes
• Contratos con clientes
• Publicidad por correo directo
• Folletos o catálogos para clientes

Canales de comunicación digital

Los canales de comunicación digital pueden abarcar todos los medios que se te ocurran , desde la comunicación escrita hasta las videoconferencias.

Estos son algunos ejemplos de los métodos digitales más comunes utilizados para la comunicación interna entre los miembros del equipo. Cubriremos varios de estos con más profundidad a continuación.

• Correo electrónico
• Mensajería instantánea
• Aplicaciones de gestión de proyectos
• Software de videoconferencia
• Notas de audio
• Intranet
• Sitios de redes sociales internos

Ejemplos digitales de métodos de comunicación externa incluyen:

• Correo electrónico
• Sitios web
• Blogs
• Redes sociales
• Chat en vivo
• Chatbots
• Chat de vídeo
• Llamadas web
• Comunicados de prensa
• Publicidad en pantalla

Canales de comunicación móvil

Posiblemente el desarrollo más reciente para la comunicación externa e interna, el móvil le permite transmitir información rica dondequiera que se encuentren sus destinatarios.

Tanto para la comunicación empresarial como externa, los canales móviles incluyen prácticamente todos los canales digitales que ya hemos mencionado, además de:

• Llamadas móviles
• Mensajes de texto SMS
• Aplicaciones de mensajería instantánea como WhatsApp
• Videollamadas

¿Cómo elijo los canales de comunicación correctos?

Para asegurarse de que está eligiendo los canales de comunicación adecuados para su negocio, eche un vistazo a las audiencias a las que intenta llegar.

Por ejemplo, si forma parte de un equipo remoto permanente, invertir en canales de comunicación empresariales más colaborativos podría tener sentido.

Por otro lado, si mejorar su servicio al cliente es más una prioridad, invertir en una solución de servicio al cliente aumentará su compromiso y satisfacción con el cliente.

Por el contrario, elegir los canales de comunicación incorrectos significa que limitarás el número de clientes a los que puedes llegar.

De cualquier manera, una vez que haya determinado qué tipo de conversaciones desea inspirar, elegir los canales de comunicación adecuados será muy fácil.

Los cuatro principales canales de comunicación digital para equipos

Ahora que hemos cubierto los aspectos básicos, echemos un vistazo a los canales de comunicación internos más importantes para usted y su personal.

Eche un vistazo y vea cómo podría mejorar la eficiencia de su equipo con las siguientes herramientas digitales.

Correo electrónico

Puede ser el canal de comunicación escrito digital más básico de todos, pero hay algunas buenas razones por las que enviamos más de 290 mil millones de correos electrónicos todos los días.

Es barato, confiable y admite la mayoría de los archivos adjuntos habituales con facilidad.

Puede enviar una nota rápida a un colega o un correo electrónico masivo anunciando las próximas actualizaciones, lo que le ayudará a realizar un seguimiento de las conversaciones en curso de la empresa.

Sin embargo, en comparación con otras formas de comunicación digital, el correo electrónico tiene algunos contratiempos.

Por ejemplo, si bien los correos electrónicos se entregan extremadamente rápido, eso no significa que recibas una respuesta con la misma velocidad.

A diferencia de otros canales de comunicación, el correo electrónico funciona mejor para los problemas y consultas menos urgentes.

52% de los profesionales que envían correos electrónicos relacionados con el trabajo, generalmente esperan una respuesta dentro de 12 a 24 horas.

Por lo tanto, si tiene un mensaje urgente para su equipo o necesita una respuesta rápida durante las comunicaciones de toda la empresa, probablemente sea mejor usar un canal más directo para mantener informados a sus empleados.

Aplicaciones de mensajería instantánea para el lugar de trabajo

Este canal de comunicación digital ha visto una explosión de interés en los últimos años.

La aplicación de chat de negocios Slack, por ejemplo, ahora tiene más de 10 millones de usuarios diarios.

Además, el New York Times informó que la compañía espera reemplazar algún día el correo electrónico en el lugar de trabajo.

Por improbable que parezca, es esta ambición de mejorar el correo electrónico lo que ha hecho que Slack y sus competidores sean tan populares.

Las aplicaciones de mensajería para el lugar de trabajo permiten que su organización se comunique de forma más rápida y eficiente.

También puede estar seguro de que sus conversaciones también se archivan, una excelente ventaja para la documentación o para referirse a comunicaciones anteriores.

Con un diseño y un estilo similares a las plataformas de mensajería personal, este canal de comunicación permite conversaciones con múltiples participantes en múltiples variaciones.

Significa que varios miembros pueden discutir temas juntos o ponerse al día para un rápido encuentro individual.

Herramientas de gestión de proyectos

Aunque las organizaciones no utilizan esta herramienta para conversaciones generales, puede ser un canal instrumental por derecho propio.

Es uno de los canales de comunicación más ricos en información disponibles.

Estas herramientas también son excelentes para la productividad: según la investigación, el 77% de los proyectos de alto rendimiento utilizan este tipo de software para realizar el trabajo.

El software de gestión de proyectos tiene como objetivo mejorar la productividad y la eficiencia de su equipo mediante el seguimiento de los pasos que debe seguir para completar un proyecto determinado.

Al dividir el proyecto en tareas más pequeñas, puede asignar estas tareas a otros miembros del personal.

A partir de ahí, puede usar los sistemas de comentarios integrados de estas herramientas para actualizar a sus colegas y discutir sus próximos pasos.

Es una excelente manera de mantener a tu equipo actualizado mientras mantienes la conversación enfocada y al grano.

Para ver un ejemplo de esta herramienta, consulte ProofHub. Es una excelente opción para lograr la entrega puntual de los proyectos y la rendición de cuentas del equipo puntual.

Videoconferencia

Cuando se les preguntó sobre el uso de soluciones de videoconferencia como canal de comunicación para el trabajo remoto, el 90% de los encuestados afirmó que mejoraba lo bien que podían transmitir su punto de vista.

La comunicación cara a cara siempre será el estándar de oro para comunicarse eficazmente con su equipo.

La comunicación verbal conduce a una expresión más rápida. Las señales de comunicación no verbal, como el lenguaje corporal, también ayudan a crear comprensión y empatía.

Por lo tanto, si usted y su personal eligen trabajar de forma remota a largo plazo, el software de video es una excelente inversión.

La gran noticia es que tampoco necesita quebrar el banco: hay varias opciones económicas disponibles en línea.

Además, si usted y su equipo están planeando volver a la oficina de forma totalmente permanente, es posible que ni siquiera necesite registrarse para obtener soluciones de software a largo plazo.

Una suscripción mes a mes podría hacer el truco fácilmente.

De cualquier manera, sea cual sea la plataforma que adopte para sus necesidades de video, es un gran canal si el trabajo remoto es su nueva norma.

Los seis principales canales de comunicación digital para clientes

Si has dedicado tiempo y esfuerzo a elegir los mejores canales de comunicación electrónica para tu equipo, no querrás dejar de lado a tus clientes descuidándolos.

Después de todo, con el marketing y la atención al cliente en los que pensar, su capacidad de comunicarse contribuye enormemente al éxito de su negocio.

Por lo tanto, para asegurarse de que está comprometido con una comunicación externa exitosa, eche un vistazo a nuestra lista de los canales digitales esenciales para comunicarse con los clientes.

Sitios web

El sitio web de su empresa es uno de los canales de comunicación escrita más potentes a su disposición.

La razón es simple: una vez que tus clientes están en el sitio, estás a cargo de todo lo que ven.

Significa que finalmente tienes la oportunidad de atraerlos sin competencia. Puede entregar un mensaje enfocado, ya sea a través de su marca, su copia o sus métodos de comunicación web.

Dicho esto, nuestros períodos de atención se acortan constantemente: ¡el período de atención promedio para la Generación Z es de solo 8 segundos!

Por lo tanto, si bien es posible que tenga la oportunidad de capturar el enfoque completo de sus clientes, debe hacerlo rápido.

Una de las mejores maneras de hacer esto es asegurarse de que su sitio tenga una excelente interfaz de usuario y diseño.

Después de todo, el 75% de los consumidores han dicho que juzgarán la credibilidad de una empresa basándose únicamente en el diseño de su sitio web.

Para asegurarte de aprovechar al máximo este canal de comunicación esencial, querrás diseñar tu sitio web teniendo en cuenta a los visitantes más escépticos.

Si puede señalar su confianza con comentarios y testimonios de clientes, mostrar excelentes imágenes de productos y casos de uso al tiempo que demuestra su dedicación al mejor servicio al cliente, este canal de comunicación hará más por usted que cualquier otro. Prueba con creadores de sitios como Squarespace para empezar.

Tu sitio web también es un gran canal para mostrar tu marketing de contenidos.

Al proporcionar un valor adicional con blogs, videos y recomendaciones personalizadas, puede asegurarse de que sus clientes escuchen el mensaje alto y claro: la compra de su producto les brindará una excelente experiencia de cliente.

Redes sociales

Con un asombroso 4.2 mil millones de usuarios en todo el mundo, las redes sociales están aquí para quedarse, tanto para las empresas como para sus clientes.

A los clientes les encantan las redes sociales porque les permiten conectarse rápidamente con muchas personas y mantenerse al día con las últimas tendencias y noticias.

A las empresas les encanta, ya que les permite demostrar nuevos productos, interactuar con audiencias específicas y mejorar enormemente las relaciones con los clientes, solo algunas de las razones por las que las redes sociales se han convertido en un canal de comunicación esencial.

Para asegurarte de aprovechar al máximo las redes sociales como canal de marketing, querrás asegurarte de que realmente atraes a tus clientes y no les das actualizaciones que los aburran hasta las lágrimas.

Esto significa que tu contenido de redes sociales tiene que estar en el punto. No puede ser solo un flujo de mensajes comerciales o campañas de relaciones públicas.

Aprovecha al máximo los vídeos, las imágenes y los GIF, y no olvides crear un sentido de comunidad con tus seguidores iniciando conversaciones reales.

Para obtener ayuda sobre cómo comenzar, consulta nuestros ejemplos favoritos de interacción con el cliente para inspirarte.

También puedes considerar ofrecer chat en vivo en las redes sociales a tus seguidores. Te permitirá interactuar con tu audiencia social y con los clientes de tu sitio web desde un único panel de control.

SMS & WhatsApp

En estos días, las aplicaciones de mensajería no se utilizan solo para la comunicación personal. Ahora, enviar mensajes a sus clientes a través de SMS y WhatsApp es la norma.

Es una de las opciones de comunicación más inteligentes para las grandes empresas que desean informar a sus clientes sobre nuevas ofertas y ofertas.

También es ideal para empresas que necesitan realizar comunicaciones frecuentes sobre actualizaciones de estado. Tome las notificaciones de pedido y entrega, por ejemplo.

Lo más importante que debe recordar sobre la mensajería a través de SMS y WhatsApp es que los mensajes de texto solo son útiles para los clientes si son oportunos y apropiados.

Por lo tanto, asegúrese de que sus mensajes de negocios externos en estos medios no sean sensibles al tiempo.

Chat en vivo

La velocidad y comodidad del chat en vivo significa que se ha ganado una calificación de satisfacción del cliente del 73%.

Es por eso que se ha convertido en un canal de comunicación importante para cualquier negocio con presencia en línea.

Si está interesado en ofrecer chat en vivo para sus clientes, opte por un software personalizable que se adapte a sus necesidades.

Por ejemplo, si está sirviendo a una audiencia mundial, querrá buscar un chat en vivo que incorpore traducción multilingüe automática.

Del mismo modo, si desea recibir pagos a través del chat en vivo para aumentar sus ventas remotas, querrá asegurarse de que su software de chat en vivo incluya capacidades de enmascaramiento de tarjetas.

El cumplimiento de PCI e HIPAA también es esencial.

Sea cual sea su sector, asegúrese de atender a sus clientes siguiendo nuestras mejores prácticas de chat web. Te ayudarán a convertirte en un profesional del chat en vivo en poco tiempo.

Chatbots

Gracias al éxito del chat en vivo como canal de comunicación, los chatbots se han convertido en una herramienta esencial por derecho propio.

Proporcionan soporte muy necesario a los agentes de chat en vivo cuando las colas de chat en vivo se llenan, y también son una tremenda herramienta de soporte de autoservicio.

Por ejemplo, los chatbots pueden proporcionar a sus clientes respuestas sencillas de preguntas frecuentes cuando tienen una consulta rápida.

Si una consulta de cliente no se entiende, el chatbot puede escalar automáticamente la interacción al chat en vivo, lo que le permite estar un paso más cerca de proporcionar una experiencia de cliente perfecta.

Otra ventaja obtenida del uso de chatbots como canal de comunicación es su disponibilidad 24/7.

Si sus agentes de chat en vivo no están conectados, pueden proporcionar a sus clientes las respuestas que están buscando. Al mismo tiempo, pueden recopilar datos para interacciones posteriores.

Para aprovechar al máximo tu chatbot, es una gran idea considerar cómo puedes usarlo para atraer clientes y comunicarte con ellos.

Para inspirarte, echa un vistazo a nuestra lista de los mejores ejemplos de chatbot de comercio electrónico.

Chat de vídeo

Hay otro caso de uso excelente para el vídeo como canal de comunicación junto con la videoconferencia: ofrecer chat de vídeo para el servicio al cliente.

Su popularidad como herramienta de engagement de sitios web está creciendo increíblemente rápido.

De hecho, algunos de nuestros clientes han visto aumentar las interacciones de video en un 400% en el transcurso del último año.

Las razones son claras: el video chat proporciona la misma conexión cara a cara que los clientes reciben durante la comunicación en persona.

Con el vídeo, las comunicaciones verbales se mejoran en gran medida, lo que conduce a una mejor comprensión general.

Las expresiones faciales y el lenguaje corporal de sus agentes de contacto también mejoran la comprensión y disminuyen la tensión del cliente. Por ejemplo, una sonrisa directa transmite confianza, y una actitud tranquila aumenta la confianza.

Finalmente, sea cual sea su industria, el video es el único canal de comunicación que le permite llevar la experiencia en la tienda en línea.

Para obtener más información sobre los notables efectos que el video chat puede tener en su sector, consulte nuestra guía completa sobre cómo ofrecer un fantástico servicio al cliente con video.

Entrada de bonificación: Correo electrónico

Si bien ya hemos cubierto el correo electrónico en nuestra sección sobre canales de comunicación internos, es digno de otra mención como herramienta de servicio al cliente y marketing.

Esto se debe a que el correo electrónico es universalmente reconocido como un canal tanto para ofrecer soporte como para publicitar su negocio.

echemos un vistazo a cada caso de uso en turno.

Correo electrónico como canal de comunicación de servicio al cliente

El beneficio clave de usar el correo electrónico como canal de servicio al cliente es que es fácil de usar.

Coloque la dirección de correo electrónico de soporte de su empresa en su sitio y los clientes se pondrán en contacto cada vez que tengan una consulta.

Sin embargo, al usar el correo electrónico para ofrecer soporte, recuerde que está lejos de ser el favorito de los clientes.

Si bien puede ser útil usarlo si tienes un mensaje sensible o emocional para compartir con tus clientes, también querrán que haya otras opciones disponibles.

Los clientes se han dado cuenta del hecho de que las consultas por correo electrónico casi nunca reciben respuestas rápidas.

Por ejemplo, mientras que el 88% de los clientes desean recibir una respuesta en una hora, el tiempo promedio de respuesta de las empresas es de más de 12.

Por lo tanto, supongamos que desea evitar este error de servicio al cliente y ofrecer a sus clientes el mejor servicio posible.

En ese caso, es mejor complementar el correo electrónico con los otros canales de comunicación que hemos enumerado anteriormente. Te ayudarán a ofrecer un enfoque más proactivo del servicio al cliente.

El correo electrónico como canal de comunicación de marketing

Aquí es donde el correo electrónico realmente brilla : un enorme 47% de los marketers califican el correo electrónico como el canal de marketing más efectivo de todos.

Una de las razones por las que el correo electrónico es tan efectivo para comercializar sus productos es que se está comunicando con una audiencia preseleccionada, una audiencia que ha aceptado ver sus actualizaciones, ofertas y noticias.

Significa que ya están comprometidos con tu empresa.

Otra razón por la que el correo electrónico funciona como un canal de comunicación orientado al cliente es que, a diferencia de otros canales de marketing, siempre serás el dueño de tu lista de correo electrónico.

echemos un vistazo a un ejemplo rápido para explicar por qué esto es importante.

Digamos que tu negocio tiene un número considerable de seguidores en Twitter.

¿Qué pasaría con tu lista de seguidores si tu cuenta fuera hackeada o bloqueada accidentalmente?

¿Qué pasaría si la plataforma sufrió problemas técnicos?

Aunque parezca poco probable ahora, ¿qué pasaría si una red social más popular reemplazara a Twitter?

En todos estos escenarios, su seguidor lista sería inútil.

Nunca volverías a contactar a estos seguidores porque no tendrías una dirección útil para enviarles mensajes.

Su lista de correo electrónico resuelve este problema, ya que cada uno de sus clientes ha acordado darle sus datos de contacto principales.

Por lo tanto, sea cual sea el tamaño de su negocio, recuerde priorizar este canal de comunicación de marketing por encima de todos los demás.

Con una mejor tasa de interacción y una audiencia más segura, te alegrarás de haberlo hecho.

Canales de comunicación en resumen

Existen cientos de herramientas que pueden ayudarlo a comunicarse con sus clientes y empleados.

Encontrar la opción correcta se reduce a sus objetivos finales.

Para fines internos, considere si usted desea mejorar un tipo específico de comunicación. Tomemos, por ejemplo, la eficiencia de la gestión de proyectos.

Recuerda tener en cuenta también el tamaño de tu equipo.

Para comunicarse con los clientes, por otro lado, la opción más inteligente es implementar una solución de servicio al cliente como Talkative.