Modernización de Sistemas Telefónicos Heredados: ¿Cómo y por qué Actualizarse?

Muchas empresas todavía tienen problemas con la infraestructura de comunicaciones obsoleta en 2021.

Los sistemas de telefonía heredados pierden funcionalidad y disminuyen de valor con el tiempo. Con el tiempo, le costarán a usted y a su equipo valiosos recursos y atención.

La buena noticia es que hay muchas opciones para modernizar los sistemas heredados. Modernizar su sistema telefónico no solo reducirá los costos, sino que también puede mejorar drásticamente la eficiencia de sus operaciones comerciales.

¿Qué es un Sistema Telefónico Heredado?

Un sistema heredado es un software, hardware o aplicación que se basa en tecnologías obsoletas, pero que se sigue utilizando en procesos empresariales críticos. Un sistema telefónico heredado es esencialmente un sistema telefónico de negocios inflexible y obsoleto que no ofrece características modernas.

Los sistemas telefónicos heredados más comunes incluyen conexiones T1, líneas POTS, operadores heredados y configuraciones PRI. Una configuración que todavía aprovecha el cableado basado en cobre o los canales analógicos se considera un “sistema heredado”.”

¿Por Qué Debería Modernizar Su Sistema Telefónico Heredado?

La modernización de sistemas heredados puede proporcionar muchas oportunidades excelentes para su negocio.

El dicho común de “no arreglar lo que no está roto” no se aplica a la transformación digital. Las empresas de hoy en día deben reemplazar los sistemas más antiguos e ineficientes y adoptar tecnologías más modernas para mantenerse competitivas durante la próxima década.

7 Razones para Modernizar Su Sistema telefónico

Su sistema telefónico heredado le costará de muchas maneras diferentes. Estas son algunas de las razones más comunes para modernizar el sistema telefónico de su empresa.

• Costes Elevados

Para configurar un sistema telefónico de negocios de la vieja escuela, tendría que comprar e instalar hardware torpe. También hay a menudo tarifas ocultas para el uso de hardware y soporte técnico. Además de eso, los operadores de telecomunicaciones tradicionales generalmente intentan bloquear a sus clientes en contratos a largo plazo.

• Mantenimiento

Mantener un sistema telefónico heredado puede llevar mucho tiempo. Actualizar el software, el hardware y la infraestructura subyacente puede consumir recursos valiosos que en su lugar podrían destinarse a otros proyectos.

Las reparaciones también son un problema, ya que es posible que el fabricante ya no fabrique sus piezas. Es posible que tenga que recurrir a la compra de hardware usado de calidad cuestionable.

Solucionar problemas de tecnología obsoleta puede ser aún más un dolor de cabeza. El mantenimiento podría requerir a alguien a mano que esté capacitado adecuadamente en el uso de su sistema telefónico específico. A medida que sus sistemas tecnológicos envejezcan, habrá menos ingenieros y técnicos calificados disponibles para ayudar.

• Flexibilidad

La pandemia de 2020 demostró la importancia de una infraestructura flexible que se adapte rápidamente a las necesidades empresariales en constante cambio. Con el aumento del teletrabajo y el trabajo remoto, los empleados deben usar un sistema telefónico basado en la nube que les permita trabajar desde cualquier lugar para garantizar la continuidad del negocio.

Otra cosa a considerar es cambiar las ubicaciones de las oficinas o la expansión global. Deberá desinstalar, transportar y reinstalar su equipo. Este puede ser un proceso confuso y lento. Los sistemas telefónicos modernos, por otro lado, se pueden configurar al instante.

• Escalabilidad

Qué sucede cuando su negocio en crecimiento necesita contratar nuevos empleados, abrir nuevas oficinas, etc.? No es fácil escalar un sistema telefónico heredado.

Para uno, un sistema telefónico comercial tradicional solo puede admitir un número finito de líneas telefónicas. Si supera ese número, deberá agregar puertos adicionales o comprar más equipo.

Del mismo modo, si necesita admitir un volumen de llamadas más grande, deberá comprar equipo adicional para aumentar la capacidad de llamadas. Si su sistema telefónico heredado no es capaz de soportar el tráfico de llamadas entrantes, las personas que llaman recibirán señales de ocupado y / o abandonarán sus llamadas. Esto podría resultar en la pérdida de ingresos.

• Características

Muchos proveedores de UC modernos ofrecen funciones de servicio avanzadas y acceso a registros de detalles de llamadas. Estos pueden ayudar a mejorar la experiencia del cliente y los informes internos.

Es posible que su sistema telefónico actual le permita responder llamadas, pero puede que le falte una gran cantidad de funciones que ofrecen muchos sistemas telefónicos en la nube.

• Seguridad

Los sistemas heredados tienen vulnerabilidades de seguridad, y si aún usa uno, podría ser susceptible de hacks, ciberataques, etc. Si su departamento de TI pasa tiempo constantemente tratando de reparar agujeros o recuperarse de brechas de seguridad, no podrá concentrarse en proyectos más rentables.

No te conviertas en un objetivo. Solo en 2020, hubo más de 1000 filtraciones de datos.

Al actualizar a un sistema telefónico en la nube, podrá implementar las mejores prácticas de seguridad VoIP para garantizar la confidencialidad de las comunicaciones de su empresa.

• Integraciones

Las integraciones están de moda en estos días. Es importante sincronizar el sistema telefónico de su empresa con otras herramientas para maximizar la eficiencia de la fuerza de trabajo. Los sistemas heredados no ofrecen integraciones de voz u otras capacidades que los sistemas modernos pueden ofrecer. Si ofrecen una integración, es probable que se necesite mucha personalización.

Sistemas Telefónicos antiguos frente a Sistemas Telefónicos modernos

Es posible que esté pensando que es hora de actualizar su sistema telefónico. Afortunadamente, los sistemas de telefonía en la nube son una mejor alternativa a las telecomunicaciones heredadas.

• Los sistemas telefónicos modernos están basados en la nube. Esto significa que no necesita ningún equipo adicional. Simplemente los conecta a su red IP.
• Los sistemas telefónicos modernos son generalmente mucho más asequibles. No estás encerrado en un contrato a largo plazo. Siempre puede actualizar o degradar sus planes según lo desee.
• Las comunicaciones heredadas y en la nube son muy fiables. Los sistemas telefónicos modernos, en general, son más seguros y proporcionan una funcionalidad mucho mejor.

Simplemente no hay razón para quedarse con su sistema telefónico obsoleto. Si no ha comenzado a actualizar su tecnología heredada, ahora es el momento. Pero ¿cómo podría hacerlo?

Actualice su Sistema telefónico Heredado

Antes de realizar un gran cambio, como actualizar su sistema telefónico existente, debe evaluar cuáles son sus sistemas actuales y determinar las mejores formas de avanzar. Esto le ayudará a realizar la transición con un tiempo de inactividad limitado. Estos son algunos factores a considerar.

1. Carga de trabajo y arquitectura de TI
Para comprender la profundidad de una actualización necesaria, primero debe comprender cómo funciona su sistema telefónico heredado y qué instalaciones están modernizadas. Audite sus tecnologías (hardphones, softphones, funciones, etc.) e infraestructura para determinar su funcionalidad, valor y retorno de la inversión.

2. Cambios operativos
En un intento de optimizar los procesos, el flujo de trabajo y la productividad, piense en estrategias para mejorar la eficiencia. ¿Cómo pueden las nuevas tecnologías ayudarle a alcanzar estos objetivos? Estos cambios pueden incluir nuevas habilidades, capacitación, software, equipos, etc. Al anotar estos cambios, tenga en cuenta los costos y los plazos.

3. Finanzas
Evalúe el gasto y el presupuesto de su empresa e identifique formas y recursos para respaldar dicha actualización. Si bien la mayoría de las empresas están preocupadas por los costos de actualizar sus sistemas, conservar los sistemas heredados puede resultar más costoso. Esto se debe a que su empresa tendrá que invertir en otros proveedores de servicios para escalar, lo que aumenta los costos con el tiempo. Además, mantener y actualizar sistemas heredados obsoletos tiende a ser más costoso que registrarse en uno nuevo.

4. Seguridad y riesgos
Por último, considere los riesgos potenciales a los que puede enfrentarse su empresa. Esto significa posibles tiempos de inactividad, impactos en los procesos,cronograma de la actualización, etc. También considere los riesgos de mantener su sistema heredado como está. Si decide modernizar su sistema heredado, planifique proteger sus sistemas y datos antes, durante y después del proceso. Esto es para proteger la pérdida de datos, mantener el cumplimiento, reducir el tiempo de inactividad y actualizar sin problemas.

¿Cuándo Actualizar su Sistema Telefónico?

Entonces, ¿cómo sabes cuándo es el momento de actualizar tu sistema telefónico? Es hora de considerar la modernización de su sistema heredado si lo necesita:

1. Actualizar la tecnología obsoleta.
2. Deje de pagar de más por servicios y funciones básicos.
3. Satisfacer el aumento de las demandas de los clientes.
4. Facilitar un traslado fácil a una nueva ubicación de oficina.
5. Si está implementando una cultura de trabajo híbrida.
6. Obtenga acceso a mejores funciones y calidad de voz.
7. Prepárese para el desastre.
8. Protéjase de ataques cibernéticos y mantenga los datos seguros.
9. Aumente la flexibilidad y la movilidad.
10. Escala de manera efectiva sin exceso de presupuesto.

Cómo actualizar su Sistema telefónico Heredado

Modernizar un sistema telefónico heredado significa actualizar y transformar su arquitectura para prepararse para los nuevos desarrollos tecnológicos. Para los servicios telefónicos empresariales y las comunicaciones empresariales, esto significa migrar su sistema telefónico a la nube y adoptar UCaaS para prepararse para la digitalización. Esto permite la colaboración, el trabajo remoto y una mayor eficiencia. Las mejores formas de modernizar los sistemas heredados y actualizar su sistema telefónico incluyen:

1. Renovación completa
Esto implica eliminar su sistema y tecnología existentes y reemplazarlos por comunicaciones en la nube

2. Cambios graduales o incrementales
Esto implica reemplazar ciertas partes del sistema heredado existente de una en una. Si bien este método puede parecer rentable, puede terminar con sistemas cada vez más obsoletos que se construyen unos sobre otros, lo que lleva a una mayor complejidad.

3. Parches menores
Este enfoque busca soluciones rápidas y soluciones alternativas para hacer que el sistema sea funcional. Si bien este enfoque puede agregar características y funcionalidades adicionales, no mejora el rendimiento general del sistema.

4. Mejorar los sistemas existentes
Este método es, con diferencia, el más rentable y eficiente. Implica realizar mejoras y actualizar su sistema telefónico heredado existente para que funcione junto con la nueva tecnología y el software. Las integraciones, el software sin código y las API pueden ayudar a mejorar dichos sistemas.

El reenvío de llamadas global puede ayudar

Un sistema telefónico heredado puede ser difícil de actualizar debido a su importancia en las operaciones críticas del día a día. Sin embargo, hay empresas que se especializan en la modernización del sistema telefónico heredado.

El desvío de llamadas global es una de esas empresas. Ofrecemos una centralita virtual en la nube que mejorará la eficacia y la rentabilidad de su negocio o departamento.

• Una solución sin código que es fácil de implementar.
• Servicio de mayor calidad de voz para menores costos. Muy confiable.
• Acceso a un software fácil de usar (panel de control en línea, accesible desde cualquier lugar).
• Mayor alcance geográfico y cobertura (números de teléfono para empresas de más de 160 países en todo el mundo).
• Acceso a funciones y servicios modernos como desvío de llamadas internacionales, opciones avanzadas de enrutamiento de llamadas, respuesta de voz automatizada, etc.
• Escalabilidad rápida con múltiples redundancias y bajo tiempo de inactividad.

Y cuando dispone de estas funciones clave, su empresa puede mejorar la experiencia del cliente y la satisfacción de los empleados. ¡Su negocio puede estar a la par de la competencia e incluso obtener una ventaja competitiva con soluciones modernas y confiables!

Dependiendo de su negocio, puede ser un proceso rápido o puede llevar algún tiempo. Póngase en contacto con nosotros hoy mismo para obtener más información sobre la actualización de su sistema telefónico heredado y la migración a la nube.