13 Avgjørende For En Effektiv Kommunikasjonssystem / Business Management (Norwegian

i utviklingen av et effektivt system for kommunikasjon, bør ledelsen vurdere følgende vesentlige for effektiv kommunikasjon:

(1) Klarhet Av Informasjon:

Kommenterer ‘kommunikasjon realisme’ Terry sier at første viktig for effektiv kommunikasjon er å ‘informere deg fullt’. Det innebærer at kommunikatoren først og fremst må være klar i tankene med informasjonen han ønsker å kommunisere. Kommunikasjon bør alltid være felles og lett forståelig språk, slik at det ikke kan misforstås av personer som mottar den.

(2) Tilstrekkelighet Av Meldingen:

meldingen som skal kommuniseres bør være tilstrekkelig og fullstendig på alle måter siden ufullstendig informasjon viser seg å være farlig fra synspunkt av virksomheten. Tilstrekkelig informasjon som overføres, avhenger av de berørte partenes intellektuelle evner.

(3) Konsistens Av Meldingen:

meldingen som skal kommuniseres, bør ikke være gjensidig motstridende, men det bør være i tråd med organisasjonens overordnede mål, retningslinjer, programmer og prosedyrer. Selvmotsigende budskap skaper alltid kaos og forvirring i organisasjonen som er svært skadelig for effektiv drift av bedriften. Hvis meldingen er endret fra den forrige, bør faktumet klart fremgå slik at sjansene for forvirring kan reduseres.

(4) Tilbakemelding:

Tilbakemelding er en viktig metode for å sikre effektiv kommunikasjon. Det refererer til bekreftelsen av ideen formidlet om meldingen har blitt forstått av mottakeren i samme forstand som avsenderen gjør, eller om mottakeren er enig eller uenig i kommunikatorens forslag, gjør det viktig for avsenderen å bekrefte det fra mottakeren.

ved ansikt til ansikt kommunikasjon, er det lettere å få tilbakemelding informasjon observere følelser og uttrykk på forsiden av mottakeren. Men for skriftlig kommunikasjon bør ledelsen utarbeide eller utvikle egnede midler og måter for å gjøre kommunikasjonen mer effektiv.

(5) Forstå Mottakeren:

Forståelse Er hovedformålet med kommunikasjon. Kommunikasjonen må skape riktig forståelse i mottakerens sinn. Killian rådet, ” kommunisere med en bevissthet om den totale fysiske og menneskelige omgivelser der informasjonen vil bli mottatt.

Se for deg arbeidsstedet; bestem mottakernes mottakelighet og forståelsesnivå; vær oppmerksom på sosialt klima og skikker, still spørsmål ved informasjonens aktualitet. Spør hva, når og på hvilken måte du ønsker å bli kommunisert med hvis du var i et lignende miljø og posisjon.”

(6) Konsultasjon:

det er generelt ønskelig å konsultere andre i planleggingskommunikasjon. Dette vil gi ytterligere innsikt og objektivitet til meldingen. En viktig fordel med konsultasjon vil være at de som har blitt tatt i tillit mens du planlegger kommunikasjon, vil gi aktiv støtte.

(7) Bestem Medium:

Etter å ha bestemt seg for emnet, bør det bestemmes hvordan denne meldingen best skal kommuniseres. Alle aspekter av muntlig eller skriftlig kommunikasjon må undersøkes nøye.

(8) Tone Og Innhold:

kommunikatoren må være forsiktig med språket han bruker mens han snakker eller skriver. Hans tone, uttrykk og følelser vil ha en klar innvirkning på effektiviteten eller på annen måte av det han prøver å kommunisere.

(9) Timing Og Aktualitet:

Riktig oppmerksomhet bør gis til timing og aktualitet av kommunikasjon. Den samme meldingen vil bli mottatt eller besvart forskjellig av forskjellige individer og grupper på en gang og forskjellig av de samme individer og grupper på forskjellige tidspunkter.

selv I en nødsituasjon tør man ikke overse det situasjonelle, psykologiske og tekniske aspektet av timing. Videre er det også nødvendig at informasjon skal gis i tid som out-of-date informasjon er like ille som eller verre enn ingen i det hele tatt.

(10) Støtte Med Handling:

det er svært nødvendig at kommunikatorens handlinger skal støtte sin kommunikasjon. Dette er fordi handling taler høyere enn ord. Den mest overbevisende kommunikasjonen, det bør bemerkes, er ikke hva man sier, men hva man gjør.

(11) Lytting:

et svært viktig aspekt ved effektiv kommunikasjon er at ledere og veiledere skal være gode lyttere. Det er farlig å være uoppmerksom eller likegyldig når andre forsøker å kommunisere. De ti bud Av American Management Association state: “Lytting er en av de viktigste, vanskeligste Og mest forsømte Ferdigheter M kommunikasjon .

Det krever at vi konsentrerer oss ikke bare om de eksplisitte betydningene en annen person uttrykker, men om de implisitte betydningene, uuttalte ordene og undertonene som kan være langt mer betydningsfulle. Dermed må vi lære å lytte med det indre øret hvis vi skal kjenne det indre mennesket. “

(12) Miljø Av Tillit Og Tillit:

F. E. Fischer har påpekt at ‘kommunikasjon vokser best i et klima av tillit og tillit’. Alle anstrengelser bør derfor gjøres for å vinne tillit ved å rapportere fakta ærlig. Ansatte må være overbevist og føle at selskapet er sannferdig og oppriktig i sine kontakter.

Paul Arnold, President I Arnold Bakeries: “Hvis din ansattes relasjonsprogram er sunn, hvis din hensikt er sant, hvis folket ditt tror på den hensikten, og i den sannheten, da og bare da kommuniserer du med suksess.”

(13) Holde Systemet Alltid I Live:

kommunikasjonssystemet skal holdes åpent og levende hele året. Det er bare ved ærlige forsøk at gode kommunikasjonsforhold kan utvikles.