6 Enkle Måter Å Redusere Papirforbruket På Kontoret

Sjansene er, din bedrift ønsker å være mer miljøbevisst, både fordi publikum forventer det, og du ønsker å oppføre seg etisk og ansvarlig. Utover dette, hvis du reduserer papirforbruket, kan du også forenkle driften og spare penger. Mens du går papirløs kan virke skremmende nå, det er gradvise skritt du kan ta for å sikre kontoret gjør overgangen så sømløst som mulig.

Budsjett for inkrementelle papirreduksjoner

hvis du planlegger å dramatisk kutte ned på bruken av papir eller gå papirløs helt, vil et plutselig skifte nesten helt sikkert forstyrre bedriftens arbeidsflyt. I stedet, se etter måter å kutte ned gradvis. Start med budsjettet ditt og avgjøre hvor du egentlig ikke trenger papir lenger, og takle dette området over flere måneder. For eksempel, hvis en avdeling som kan gå papirløs har et budsjett på $2000 i årlige papirforsyninger, tar sikte på å redusere dette tallet med $200 hver måned. Hvis du heller vil gjøre endringer i alle områder av virksomheten din, kan du prøve å redusere avdelings papirbruk samlet med en viss prosentandel hver måned.

Sikkerhetskopier alt elektronisk

noen kontorarbeidere og ledere elsker å lage mer enn en kopi av hvert dokument. Denne grundige måten å arkivere sikkert gjør ting enklere for interne vurderinger eller eksterne revisjoner, men hvor mye plass de stabler av kopier tar opp er doblet. I stedet for å fysisk duplisere alt, bør du vurdere å sikkerhetskopiere viktige filer på en datamaskin eller dedikere serverlagring til viktige dokumenter. Du vil kanskje også bruke eksterne harddisker, minnepinner eller skyen for mer praktisk henting av dyrebare dokumenter.

Vurder elektroniske transaksjoner

hvis du er et selskap som gjør mye innkjøp, bør du vurdere alternativer for å sende sjekker eller skrive ut innkjøpsordrer. DET er flere b2b-alternativer når det gjelder e-handelstransaksjoner, for eksempel direkte innskudd. Ikke bare er det mye raskere for deg å gjøre disse transaksjonene på nettet, du vil hoppe over alle dagene det normalt tar for sjekker å ankomme eller bli behandlet. Programvare som vår kan bidra til å strømlinjeforme transaksjoner og innkjøpsordrer, mens du også kutter ned på papir.

Gjennomfør all intern kommunikasjon på nettet

Hjelp personalet med å skrive ut notater eller legge gule post-it-notater på skrivebordet ditt ved å mandatere bruk av e-post-eller direktemeldingsprogrammer. Prøv å gjennomføre møter uten å bruke papir ved å gi presentasjoner Med PowerPoint Eller Google Lysbilder og sende agendaer via e-post. Husk at hvis alt annet feiler, kan du også snakke med dine ansatte eller ledelsen på gammeldags måte: via telefon eller personlig.

Bestill lettere og tynnere papir

hvis det ser ut som å gå papirløs er et fjernere mål enn tidligere realisert, er det noen kortsiktige løsninger du kan lage som vil redusere ditt miljøavtrykk. Start med å redusere obligasjonsbeholdningen fra si, 50 lbs til 20 lbs. Også unngå belagt eller spesialitet lager der det er mulig eller bare bruke den for dokumenter du kan dele med en klient.

Bestem hva som må skrives ut

i dagens moderne hjemmekontor har du sannsynligvis en god ide om hvilke dokumenter som må utstedes i papirkopi og hva som kan deles elektronisk. For eksempel er det sannsynligvis enklere å administrere regnskapsdokumenter på skjermen i et lettlest format. Likevel kan det være noe dokumentasjon som skal skrives ut, for eksempel regnskap eller formelle presentasjonsmaterialer. Diskuter disse standardene med dine ansatte slik at de føler seg bemyndiget til å ta beslutninger om skriverbruk alene. Hvis noe må skrives ut, oppfordrer ansatte til å bruke mindre skrifter eller skrive ut på begge sider av arket.

Reduser papirforbruket og spar noen trær

Svært få av disse tipsene innebærer drastiske endringer i kontoratferd eller plutselige endringer i bedriftens arbeidsflyt. Når de er utført, sparer de ikke bare bedriftens penger i papirbestillinger, men dyrebar tid involvert i håndtering, vedlikehold og omhyggelig søking etter trykte dokumenter. Hva mer, vil du sannsynligvis ha større trygghet å vite at du kan ha lagret noen trær i år.