6 trinn for å organisere skattedokumenter

Mar 23, 2018 / Skatter

situasjonen

Hvert år setter Jeg av med å gjøre skattene mine til en siste liten scramble for kvitteringer og dokumenter. (Jeg har en sidegig som selger vintage møbler, så jeg har mange forretningsutgifter å håndtere.) Etter at jeg endelig er ferdig med arkivering, kaster jeg alt i en boks og skyver den i skapet, men de boksene hoper seg opp. Det er så mange ting å holde styr på Før Og etter Skattedag, men jeg er aldri sikker på hva jeg skal holde og hvor lenge. Hjelp!

– Megan, Coeur d ‘ Alene, Idaho

løsningen

Du er ikke den eneste skattesesongen procrastinator-ikke med et langt skudd. Opptil en fjerdedel av alle skatt filers vente til de siste to ukene FØR IRS fristen for å få sin avkastning i. Som, som du allerede har samlet, er ikke supersmart, gitt at de fleste vil få refusjon. Men for noen som deg, svømmer i kvitteringer og scrambling for dokumenter, er smerten akutt.

Vet dette, skjønt: Når du biter kulen og blir organisert, vil lettelsen du føler være som vekten av tusen kvitteringer løftet av skuldrene dine.

“Å lære å organisere dokumenter er en ferdighet som alle kan lære,” sa Rashelle Isip, En New York city-basert organisasjonskonsulent som blogger på TheOrderExpert.com. ” ja, det krever tålmodighet, disiplin og dedikasjon til å sette og holde papirarbeid i orden, men avkastningen kan være stor når det gjelder ens fred i sinnet.”

OK, men når du står på bunnen Av Mount Paperwork, hvordan begynner du selv å sortere gjennom alt? Og hvordan vet du hva du skal beholde og hva du skal makulere når du er ferdig? Her er noen tips for å komme i gang.

1. Foreta en forhåndsinvestering. Å kaste en regning eller kvittering i en haug et sted i huset ditt tar omtrent 0,3 sekunder. (Jeg er sikker på at et sted i verden er det en forsker som studerer dette.) Sortering av alt ut kommer skattetid kan ta omtrent … for alltid. Budsjettering mer tid på forsiden-en time eller to for å sette opp et arkiveringssystem, et minutt eller så for å arkivere hvert nytt stykke papir—vil lønne seg stor tid. Du vil bruke mye mindre tid på å vandre rundt i huset på jakt etter ting og mumle under pusten din som en gal person.
2. Opprett et sentralisert system for papirdokumenter. Dette kan høres komplisert, men Isip anbefaler en enkel tilnærming. “Det er lettere å motta, åpne og behandle lønn, inntekt og investeringsdokumenter når du har et utpekt lagringssted for dem i hjemmet eller kontoret,” sa hun. “Bare å merke en manila-mappe “skattedokumenter” og plassere relevant materiale inne i det, kan gjøre trikset, som en trekkspillfilmappe, skoboks eller til og med en magasinholder.”
3. Elektronisk journalføring er der Det er på. Hvis tanken på papirarbeid freaks deg ut—eller du er bare en techie slags person—skann kvitteringene dine og last ned dine elektroniske uttalelser i en mappe på datamaskinen din. (Hvis du ikke har en skanner, fungerer telefonapper som Genius Scan Eller Scanner Pro bra.) JA, IRS er A-OK med denne metoden. Hvis du bruker elektroniske poster, må du sikkerhetskopiere dem sikkert i en sky som Dropbox eller Google Cloud. Dette er ikke bare min indre IT-avdeling som snakker; det er ET IRS-krav. (Selv folk som holder papirkopier av alt, bør lagre en elektronisk kopi i skyen.)
4. Latskap kan koste deg—bokstavelig talt. Når det gjelder elektroniske uttalelser og skjemaer, er det fristende å bare forlate dem på nettet til du trenger dem. Mange institusjoner gjør elektroniske poster fritt tilgjengelig på sine nettsteder for bare en periode på, si, et år eller atten måneder – kanskje mindre. Etter det må du kanskje be om dem, noe som kan ta noen dager. Du kan også bli bedt om å betale et gebyr.
5. Vedlikehold forhindrer krise. Hvis du har opprettet et system, er du halvveis der. Den andre halvparten bruker den. Velg en bestemt tid til fil: hver dag når du får posten, hver fredag mens du ser På Great British Baking Show, eller når du betaler regningene dine. Isip hadde en klient, en liten bedriftseier, for hvem skattesesongen ” alltid endte med å bli ganske prøvende.”Hun rådet klienten til å bære en fysisk mappe rundt om dagen for kvitteringer, og deretter sette dem på et sentralt sted hjemme hver kveld, gjennom hele året. Det virket.
6. Følg ” Evig Eller Syv Års Regel.”GENERELT HAR IRS tre år til å revidere deg når du sender inn en retur, men hvis den identifiserer en betydelig feil, kan DEN gå lenger tilbake, vanligvis seks år. Men hvis noen filer en uredelig avkastning eller prøver å hoppe ut på å betale skatt helt, er det ingen foreldelsesloven. Så du bør beholde avkastningen din-Og Dine W—2s og 1099s-for alltid, og støtte økonomiske dokumenter i syv år. (For mye mer om hva du skal beholde og hvor lenge, se det praktiske økonomiske arkiveringskartet I Kapittel 2 I boken Min Få Et Økonomisk Liv.)

ikke utsett å bli organisert før Mount Papirarbeid magisk forsvinner. I stedet for å gjøre skattene dine på din vanlige, kaotiske måte i år, opprett den mappen og gå på kvitteringsjakt. Organiser W-2s og 1099s.gå digital. Du vil sette en presedens for bedre skattesesongadferd neste år. Hvem sier Det er for sent For Nyttårsforsetter?