6 Typer Personell Poster & Hvorfor De Er Viktig Å Holde

Personell poster er standard måte å dokumentere en ansattes forhold til en bedrift eller organisasjon. I noen tilfeller inneholder disse postene ganske generell informasjon, mens andre ganger kan de inneholde private eller konfidensielle detaljer. Uavhengig av filtype, personell poster må oppdateres jevnlig for å sikre driftseffektivitet og suksess.

Hva er personellposter?

Personalregistre, eller personalfiler, er poster knyttet til de ansatte i en organisasjon, og består av omfattende, akkumulert informasjon. Personalregistre vedlikeholdes vanligvis av ET byrås HR-avdeling og inkluderer relevant innsikt om en ansattes søknad, stillingsbeskrivelse, lønnsdata og mer.

6 forskjellige typer personellposter

mens det finnes en rekke personellposter en organisasjon kan bruke, passer alle disse dokumentene inn i en av seks kategorier. Av disse kategoriene pleier de mest refererte å ansette dokumenter og rapporter om jobbytelse.

1. Generell informasjon: denne grupperingen ecompasses personlig informasjon som den ansattes fulle navn, fødselsdato, personnummer, telefonnummer, adresse, og potensielt deres nødnummer, også.
2. Ansettelsesdokumenter: de fleste arbeidsgivere henger på dokumenter som brukes i ansettelsesprosessen, for eksempel ansettelsessøknader, stillingsbeskrivelser og cv-er eller følgebrev.
3. Ansattes avtaler: Til tider, aspekter av arbeidsgiver-arbeidstaker forholdet er styrt av offisielle dokumenter som union kontrakter, ikke-konkurrere avtaler, og konfidensialitet eller taushetsplikt avtaler.
4. Kompensasjon: Poster knyttet til kompensasjon (og fordeler informasjon) inkluderer W-4s, mottaker skjemaer, lønn poster, og tid kort for tidligere år.
5. Jobbprestasjon: denne delen er ganske bred, men kan omfatte ytelsesevalueringer, korrigerende tiltak, disiplinære brev, priser, nominasjoner, utdanning, legitimasjon, treningsregistre eller kampanjer i byrået.
6. Informasjon Etter ansettelse: på samme måte beholder arbeidsgivere ansettelsesdokumenter, mange filer også etter sysselsetting. Disse dokumentene er ting som en oppsigelse eller oppsigelse brev, endelig ytelsesvurdering og endelig lønnsslipp.

6 poster som skal oppbevares i en egen, konfidensiell fil

det er en god ide-og ofte lovpålagt – å holde visse ansattes poster og informasjon i en konfidensiell fil som er atskilt fra resten av papirene. Riktig personalregistrering kan ta litt ekstra innsats, men det er et nødvendig skritt mot å beskytte personvernet til alle ansatte eller ansatte.

1. Bakgrunnssjekk resultater: Bakgrunnssjekk resultater spenner fra tidligere ansettelsesbekreftelse, til kreditthistorie, til kriminell historie av en søker. Gjennomføre bakgrunnen sjekker er gjort for å sikre trygghet og sikkerhet for hver ansatt.
2. Søksmål dokumenter: Søksmål er en prosess for håndtering av tvister i rettssystemet. Dokumenter involvert i en rettssak (dvs. den omstridte handlingen selv eller dommerens endelige avgjørelse) skal alltid lagres i en konfidensiell fil.
3. I-9-skjema: I-9-skjema brukes til å verifisere identiteten og ansettelsesgodkjenningen til personer som er ansatt for arbeid i Usa. Fordi disse skjemaene har svært sensitiv, personlig identifiserbar informasjon, krever de nøye beskyttelse.
4. medisinske journaler: alle arbeidsrelaterte dokumenter som inneholder medisinsk informasjon, må lagres uavhengig av andre personalmapper, slik at ingenting utilsiktet avsløres eller deles med en annen ansatt.
5. Føderale og statlige permisjon dokumenter: de fleste føderale og statlige arbeidstakere mottar betalt permisjon hvert år for situasjoner som fødsel, adopsjon eller fosterplassering av et nytt barn; omsorg for ektefelle, barn eller foreldre; militær omsorg og permisjon formål; og personlige helsemessige årsaker, som alle er helt konfidensielle.
6. employee investigation: Dokumenter som refererer til disiplinære tiltak av en ansatt, eller EN HR etterforskning om en ansattkrav, må sikres i en konfidensiell fil som ikke kan nås av andre ansatte på kontoret.

Hvorfor det er viktig å holde personelloppføringer oppdatert

Det gjør det enklere å arkivere skatter

Revidere personelloppføringer er avgjørende for suksessen til organisasjonen din, spesielt når du vurderer hvordan disse postene kommer inn i spill for arkivering av statlige og føderale ansattes skatter. Hvis du slapper av med å oppdatere disse dokumentene, vil du sannsynligvis ha mer utfordring å fullføre de obligatoriske skatteskjemaene og forberede kvartalsdetaljer for lønnslisten din. Men med nøyaktig og pågående journalføring, vil du ha en mye enklere tid innlevering ikke-skattepliktig lønn, ytelser til ansatte, ferie tid, sykefravær, og så videre.

det er i samsvar med loven

i tillegg til å oppdatere personalregistre som en god forretningspraksis, er det mulig at du må holde tritt med visse poster for å overholde bestemmelsene i både statlig og føderal lov. Mens statlige lover åpenbart varierer avhengig av hvor du jobber, må du sørge for at du overholder gjeldende lover uansett hvor kontorene dine er plassert. Disse lovene kan diktere hvilken informasjon som skal samles inn, hva organisasjonen kan eller ikke kan gjøre med nevnte informasjon, og hvor lenge ansattes poster skal lagres.

det hjelper med lønn revisjoner

en lønn revisjon skiller seg fra en lønnsvekst, ved at en revisjon justerer hele lønnsstrukturen (inkludert alle de primære komponentene). Siden en revisjon er mer involvert enn en tradisjonell høyning, gjør det det mye viktigere å ha riktig informasjon for å lette denne endringen. Uten presis personell poster for å tjene som en guide, en rekke problemer kan beskjære oss når du prøver å starte denne endringen. Men med up-to-date poster, lønn revisjoner kan skje sømløst, takket være gjeldende data og prosenter gitt.

det bistår i en rettstvist

hvis organisasjonen befinner seg midt i en rettstvist, vil du være glad for å ha en stabel med personalfiler for å støtte saken. Ved å opprettholde personellregistre kan du bevare en skriftlig historie rundt en bestemt hendelse (eller hendelser), og i rettssaker kan denne typen dokumentasjon være kritisk for det endelige resultatet. Veldrevne filer er den beste måten å sitere ansattes kampanjer, lønnsøkninger, disiplinære tiltak eller til og med oppsigelse, og denne typen fysiske bevis kan gå langt for å garantere en rettferdig og balansert beslutning.

det bestemmer kampanjer eller oppsigelser

En annen grunn til at det anbefales å holde personalfiler oppdatert, er fordi de hjelper til med å bestemme kampanjer — og noen ganger avslører de også grunnlag for oppsigelse. Hvis organisasjonen ikke endrer og forbedrer postene, kan det være utrolig vanskelig å overvåke ansattes ytelse og produktivitetsnivåer. Men når du gjør det til et poeng å dokumentere forsinkelse, fravær og personlig ytelse, kan du bedre spore hvor ansatte trives eller faller kort, og deretter handle etter behov basert på denne informasjonen.

Digitalisering av personalregistre

Oppdatering av personalregistre er en nødvendig del av enhver velorganisert HR-avdeling, og likevel kan håndtering av alt dette papirarbeidet føles som en skremmende (og uendelig) oppgave. Den gode nyheten er at digitalisering av personalfiler gjør ting enklere og mer strømlinjeformet for hvert lag. Ved å bruke digitale arkiver trenger du ikke lenger å håndtere klumpete arkivskap, og i stedet har viktige dokumenter lett lastet opp og tilgjengelig via skyen — som mange er enige om er den sikreste og mest effektive måten å administrere dokumenter og prosesser på.

ved å samarbeide Med Image API, kan byrået gå utover sine stabler av papir personell poster og dykke inn i det moderne, digitale landskapet. Image API ‘ s digitale bildebehandlingstjenester, cloud content management og digital process automation er designet for å forenkle kompleksiteten i arkivadministrasjon og sikre at organisasjonen oppnår målbar verdi og bærekraftige resultater med hastigheten på digital.

Digitalisering med personalregistre gjør det enklere og sikrere å administrere filer på en hensiktsmessig måte. Å holde enkelte personalfiler konfidensielle er forenklet med ulike tillatelser for ulike brukernivåer, og å finne nødvendige dokumenter er effektivt med intelligente søkealternativer. Digitalisert personell poster også gjøre bor kompatibel med kompliserte oppbevaring tidsplaner smertefri-systemer som Image API Axiom Pro administrere disse tidsplaner automatisk.

Vanlige Spørsmål Om Personellregistrering

Hvem har rett til å se personellregistrene dine?

i de fleste tilfeller bør ansatte personalfiler behandles som private poster som tilhører organisasjonen og tilhørende ansatt. Når det er sagt, kan det være nyttig å sette opp en policy som anerkjenner hvem som har rett til å se personelloppføringer, som ansattes veileder eller leder (i tillegg til den ansatte selv).

Hvorfor er det viktig å holde personalregistre?

det er viktig å holde personalregistre fordi disse dokumentene gir en skriftlig historie om alt som har skjedd i løpet av arbeidsforholdet. Av den grunn er det nødvendig med personellregistre for å støtte handlinger som kampanjer, lønnsøkninger og til og med disiplinære tiltak.

Hva er de viktigste dokumentene som skal være i en personellfil?

Personell poster bør holdes for hver ansatt fra den offisielle datoen for leie. Hoveddokumentene til filen inkluderer generell informasjon (navn, adresse, telefonnummer); ansettelsesskjemaer (søknad, cv, stillingsbeskrivelse); offisielle ansattes avtaler (fagforeningskontrakter, ikke-konkurrerende avtaler); kompensasjon eller lønnsdata; ytelsesevalueringer; og informasjon etter ansettelse (oppsigelsesbrev, endelig gjennomgang).