Bli Inspirert

en hendelsesplanleggers arbeid er aldri ferdig, ikke engang når selve arrangementet er ferdig. Like viktig som å få alle detaljene rett før arrangementet, er arbeidet som er igjen å gjøre rett etter selve arrangementet!

en hendelsesdebrief er et møte med teamet ditt der du nøye dekonstruerer og analyserer et tidligere arrangement. En grundig hendelse debrief vil hjelpe deg å identifisere hva som gikk rett, hva som gikk galt, og hva som kan bli bedre neste gang. Hvis du ikke tar deg tid til å gjennomgå hendelsene dine, kan du gå glipp av viktige muligheter til å rette feil og gjøre viktige forbedringer.

Selv når en hendelse ser ut til å ha gått av uten en hitch, er det alltid elementer som kan forbedres—det er der en debrief etter hendelsen med teamet ditt blir viktig. Å ta seg tid til å debriefe et arrangement gir mange fordeler, inkludert å få verdifull tilbakemelding, strømlinjeforme prosessen, forbedre deltakeropplevelsen og videreutvikle relasjoner med sponsorer, leverandører og ansatte.

ved å ta tid etter hendelsen for å fange notater og tanker, vil hendelsene forbedre hver utgave eller år! I tillegg, hvis det blir nødvendig å overlevere arrangementet til noen andre, vil du sette dem opp for suksess ved å ha alt dokumentert.

Debriefing starter under arrangementet

før arrangementet er over, ta deg tid til å skrive ned logistikken hva du vil huske, da du kanskje glemmer noen detaljer når arrangementet er opptatt.

Ta hensyn til følgende:

• Hvor mange mennesker dukket opp på arrangementet? Hva er andelen kvinnelige / mannlige gjester?
• påvirket dette catering og / eller venstre overs?
• ble timings respektert?
• visste du innser noen flaskehalser eller problemer du å sette opp og for å hindre dem i fremtiden?
• forutså du tilstrekkelig bemanning til å hjelpe gjestene dine under registrering / garderobeservice, for give always eller andre spørsmål under arrangementet?
• fikk dine sponsorer og partnere tilstrekkelig synlighet?
• Skriv ned de tingene du likte om lokalet og de du vil forbedre.

Debriefing etter arrangementet

etter arrangementet vil du få evalueringer av alle personene som er involvert i arrangementet. Samle så mange opplysninger du kan få til å vurdere hele bildet.

Send Ut En Hendelsesundersøkelse til deltakerne

Bruk et spørreskjema som dekker så mange aspekter av arrangementet som mulig, for eksempel invitasjonsprosess, hendelsesprogram hendelseslogistikk, slik at du kan bruke informasjonen under hendelsesdebriefingen.

du kan få denne typen tilbakemelding på tre forskjellige måter:

• Gjør eventundersøkelsen din tilgjengelig under arrangementet ved å sette opp en messe der de kan legge igjen sine kommentarer. På denne måten får du tilbakemelding når det er friskt i deres sinn.
• Send hendelsesundersøkelsen noen dager etter hendelsen. Dette er et flott tillegg til din ‘takk e-post’. Vær vert for undersøkelsen som et skjema på nettstedet ditt, slik at de kan fylle det ut raskt.
• Be om tilbakemelding gjennom en hendelsesapp (hvis du bruker en). Dette er kanskje den mest interaktive måten å motta tilbakemelding på. Kontroller at resultatene av denne undersøkelsen er tilgjengelige for debriefing-økten for arrangementet.

Inviter de viktigste partene til debrief

Nøkkelspillere kan gi viktig informasjon siden de ofte har en annen mening om ting. Hvis organisasjonsteamet ditt er lite team, er det greit å invitere alle. Hvis mange personer har vært involvert, må du sørge for at du har en representant for hver nøkkelfunksjon (arrangementspersonell på stedet, vertsstedet, eventuelle logistikkpartnere, en høyttaler eller sponsor og til slutt til og med en kollega som deltok på arrangementet.

Dette vil gi deg muligheten til å samle verdifulle innspill fra ulike synspunkter og vil legge til rette for fremtidig samarbeid.

Sett en detaljert agenda og bruk en moderator

det er viktig å treffe de viktigste elementene i arrangementet ditt: Registrering, catering, oppsett, høyttalere/underholdning, skilting / innredning etc. Videre er det viktig å utpeke noen til å lede diskusjonen, slik at samtalen ikke blir kaotisk.

Start med målene dine, lytt nøye for å ikke glemme å lage et sammendrag

før du begynner å diskutere hvert hendelsesaspekt, gå raskt gjennom dine mål og mål. Dette vil hjelpe deg og teamet til å generere den beste tilbakemeldingen. Den enkleste måten å gjennomføre en hendelsesdebriefing på er å bruke en hendelsesdebriefingsmal.

Bruk dataene og gjør dem tilgjengelige for andre

kanskje det viktigste trinnet: når du har samlet inn data fra ditt event debrief møte og/eller undersøkelse, er det viktig å bruke det for alle fremtidige hendelser. For å sikre dokument notater og handling et sted teamet kan få tilgang til når som helst.

er du inspirert til å organisere ditt neste arrangement?

Kontakt oss via [email protected] eller ring +32 2 706 88 00 for å besøke våre nettsteder I Antwerpen, Brussel eller Liè. Sammen sikrer vi en jevn organisering av ditt neste arrangement, slik at debrief-økten din vil inneholde så mange positive poeng som mulig!
Sørg for At Du bruker Bluepoints innovative arrangementsteknologier som vil tiltrekke seg enda mer oppmerksomhet og gjøre arrangementet uforglemmelig. Positiv tilbakemelding garantert!