Blog, Resources

Flytting av kontorer kan revolusjonere måten du gjør forretninger på. Enten du søker etter en stor plass å gi din bedrift plass til å vokse eller utvide rekkevidden ved forgrening ut i mindre satellitt kontorer, det er tonn grunner til hvorfor du kanskje ønsker å flytte.

Uansett motivasjon, denne guiden vil bidra til å få deg og ditt team forberedt ved å gi en hendig kontor flytting sjekkliste. Underveis dekker vi alt fra å engasjere dine ansatte i beslutningsprosessen til risikovurderinger i SAMMENHENG MED COVID-19. Bli med oss når vi utforsker de viktigste tingene å vurdere når du flytter kontorer.

Planlegging og sette tidsfrister

Forberedelse er nøkkelen når det gjelder et kontor flytte. Tar deg tid til å tenke klart om bedriftens mål for flyttingen vil spare deg en hodepine i fremtiden og sørge for at overgangen går så smidig som mulig. Sett alle ideene dine ned på papir, inkludert detaljer som budsjettet ditt, foretrukket sted (er) og datoen du vil bli flyttet inn av.
En annen viktig del av planleggingsfasen er å sette tidsfrister for viktige punkter i kontorflyttingsreisen: velg en tidsramme for å fullføre din første forskning, kjøre ideer fra teamet ditt, og velg deretter en liste over funksjoner som ditt ideelle kontor vil ha. Du vil tillate minst et par måneder etter dette å undersøke og sammenligne alternativene dine før du tar en beslutning.

Engasjere dine ansatte

når du tenker på hvilken type kontor som passer best for din bedrift, kan du prøve å engasjere teamet ditt. Ved å gi dine ansatte et uttrykk i beslutningsprosessen, vil du ikke bare gjøre flyttingen mye mer produktiv på kort sikt, men også forbedre ansattes velvære og oppbevaring priser for fremtiden.
i en nylig undersøkelse rapporterte i underkant av 70% av de ansatte at flytting av kontorer hadde en gunstig effekt på dem og deres virksomhet som helhet, med fordeler som å ha mer plass til å utføre oppgaver og jobbe i et mer visuelt tiltalende miljø som fremstår som de viktigste årsakene til et vellykket trekk.
med dette i tankene er det sannsynlig at teamets syn på å flytte inn i et nytt kontor vil være basert på ganske subjektive funksjoner, så det er en smart beslutning å konsultere dem før du selv starter søket. En tilnærming som har fungert bra for kundene våre, er å begynne med uformelle chatter, og deretter følge opp med en spørreundersøkelse for hele selskapet når du vet hvilke funksjoner folk bryr seg mest om.

Plukke kriterier

det neste trinnet er å sette ned en liste over kriterier for office-flyttingen. Å forstå hva dine ansatte ser etter i det nye rommet, vil hjelpe deg med å oppnå dette. Hvis teamet ditt har en preferanse for parkering på stedet eller romslige avslapningsområder, så prøv å ta hensyn til dette (bare sørg for at det samsvarer med dine egne mål og være realistisk om budsjettet).
ikke bekymre deg hvis ideen om å komme opp med en endelig sjekkliste virker litt overveldende først. Det er en viktig milepæl i kontorflyttingen, men vi har jobbet med mange bedrifter for å få denne delen rett i det siste-bare ta kontakt og vårt vennlige team vil være mer enn glade for å hjelpe.

Finne den perfekte lokaler

med alle dine første forskning tatt vare på og din kriterier sjekkliste på klar, er det på tide å starte søket. Som vi allerede har snakket om, er å få planene dine i orden i tide og i henhold til en tidsplan en viktig del av kontorflyttingsprosessen – men prøv å ikke skynde selve kontorssøket selv.
Uansett hvilket sted du har bestemt deg For, er vårt praktiske kontorsøkeverktøy her for å hjelpe deg med å oppdage de perfekte lokalene for deg fra hundrevis av steder opp og ned I STORBRITANNIA. Bare fortell oss hvor du vil at de nye kontorene dine skal være, så hjelper vi deg med å begrense mulighetene dine.
Lokale lockdown restriksjoner tillater, vi tilbyr guidede turer med sosial distansering og alle nødvendige tiltak på plass for å sikre at du får en skikkelig titt rundt uten å kompromittere sikkerheten til deg eller dine ansatte. For de som foretrekker å ikke delta i person, er videovisninger noen ganger gjort tilgjengelig (ikke nøl med å kontakte oss og spør!)
våre 360º virtuelle turer lar deg også utforske våre kontorer uansett hvor du er. Funnet et sted du liker utseendet på? Gå over til en hvilken som helst office-side på nettstedet vårt for å oppleve utseendet og følelsen av stedet i din egen tid – bare klikk på’ 360 ‘ – ikonet under bildet.

Risikovurderinger Når du flytter kontorer

Spesielt I SAMMENHENG MED COVID-19 og tilpasser seg den nye normalen, bør sikkerheten til dine ansatte være din høyeste prioritet under en kontorflytting. Din risikovurdering må gå utover de vanlige helse-og sikkerhetshensyn, og tenke på viktige spørsmål som:

• Er det nok skrivebordsplass for dine ansatte til sosial avstand?
• kan sittegrupper i kantiner og fellesområder være fordelt?
• har lobbyen et egnet område for sikker innsjekking og andre forholdsregler før du går inn i bygningen?
• er det lett tilgjengelige vasker, kjøkken og bad, slik at personalet kan vaske hendene regelmessig?
• kan arbeidsområdene ventileres ved å åpne vinduer og dører i nærheten?

Besøk HMS offisielle veiledning om risikovurderinger under COVID – 19-pandemien for mer informasjon.

Før flyttingen

når du har tatt en beslutning og signert på den stiplede linjen, må du begynne å tenke på logistikken til flyttingen selv. Her er noen siste ting du bør vurdere før du flytter inn i det nye kontoret:
1. Utnevne en office relocation manager
en god ide vi har hentet fra BizSpace-kunder, er å utnevne en office relocation manager som vil overvåke det praktiske ved flyttingen selv. De vil være ansvarlig for å arrangere de finere punktene som endring av kontoradresse og andre hensyn som er dekket nedenfor. Begynne å ta programmer når du har bestemt at du går videre med kontoret flytte og tilby noen form for godtgjørelse for ekstra ansvar.
2. Wi-Fi og telefonlinjer
ikke glem Å sortere Ut Wi-Fi og telefonlinjer. Husk at det kan være litt nedetid-spesielt hvis du bytter leverandør – så få dette planlagt i noen uker før flyttingen. Hvis du velger et betjent kontor, er det sannsynlig at noen viktige fasiliteter vil bli inkludert i leiepakken din, men sørg for å sjekke dette ut på forhånd.
3. Adresse og telefonnummer
en av de viktigste ansvar for kontoret flytting manager er å ordne endring av adresse og telefonnummer. Du bør sikte på å holde telefonnummeret ditt det samme som et praktisk kontaktpunkt for kunder og leverandører. Hvis dette ikke er mulig, kan du ordne en viderekoblingstjeneste og la kontaktene få vite om det nye nummeret og adressen. Til slutt, sett opp en e-post omadressering til din nye kontoradresse.
4. Office deliveries
Koblet til dette siste punktet, vil du også ønsker å varsle office delivery leverandører om endring av adresse(eller ordne nye leverandører hvis du flytter lenger unna). Fra mat og drikke til rengjøringsmidler og skrivesaker, det er nok av ting de ansatte vil ønske å bli levert fra get-go, så sortere dette ut tidlig vil sikre en jevn overgang for alle involverte.
5. Sikkerhet og forsikring
Kontorsikkerhet kan dekkes som en del av leieavtalen din, men sjekk at du har noe som passer på plass i god tid før planen for å unngå hikke. På et lignende notat må du også tenke på hvilke typer forsikring som gjelder for virksomheten din. Dette kan inkludere ting som innhold & lager, byggdekning og offentlig ansvarsforsikring.
6. Tenk på møbler og lagring
Avhengig av hvilken type pakke du går for, må du kanskje se på alternativene når det gjelder møbler og lagring. Regnskap for bedriftens planer for vekst eller nedbemanning, sørg for at du har nok skrivebord, skap og skap for å støtte hele arbeidsstyrken – og få disse sortert hvis du oppdager at det er mangel. Hvis det er mulig, er det verdt et besøk for å måle opp før du kjøper noe.
7. Siste kontroller
Gå over til dine nye arbeidslokaler en uke eller så før flyttedagen for å utføre endelige kontroller. Vi anbefaler å gå gjennom listen vi har gitt her en gang til og tikke ting av når du går for å sikre at du treffer bakken.
Denne BizSpace-guiden har tilbudt en full sjekkliste for flytting av kontor, som tar deg gjennom alle de viktige detaljene som gir et jevnt og vellykket trekk. Hvis du vil ha en fysisk sjekkliste som skal brukes i organisasjonen din, kan du laste NED en pdf-sjekkliste som inneholder alt vi har dekket.
for ytterligere informasjon – eller for å diskutere dine planer med vårt vennlige og erfarne team – ikke nøl med å kontakte oss i dag.