Event Management: en trinnvis veiledning om hvordan du bruker den i hendelsene dine

Event management. Det er et uttrykk som blir kastet rundt mye,men utover den bokstavelige betydningen av bare å håndtere hendelser, hva innebærer det egentlig? Og mer betydelig, hvordan kan det brukes i hendelser?

alle typer arrangementer krever et unikt sett med ferdigheter og kunnskap som vil hjelpe deg med å redusere kaoset og kjøre jevne, engasjerende arrangementer for deltakerne dine.

Det er mye å dekke, og derfor skal vi i denne artikkelen lede deg gjennom nøkkelbegrepene for arrangementshåndtering, og vise deg hvordan de kan brukes direkte på hendelsene dine.

Event management forklart

enkelt sagt er event management koordinering, planlegging, organisering og gjennomføring av et arrangement. Begrepet dekker prosjektledelse på tvers av alle aspekter av et arrangement, som kan være alt fra å finne høyttalere til å sende ut spørreundersøkelser etter hendelsen. Videre kan event management brukes til alle typer arrangement i alle miljøer.

selv om det ofte brukes synonymt med begrepet arrangementsplanlegging, er arrangementshåndtering mer praktisk og har mer å gjøre med logistikk og den generelle håndteringen i oppkjøringen til og dagen for selve arrangementet.

hvorfor event management matters

Å Administrere en hendelse riktig Er viktig for at den skal bli en suksess. Enkelt sagt, uansett hvor bra ditt sted, høyttalere eller underholdning er, hvis du ikke får de grunnleggende faktorene riktig, for eksempel budsjettering og logistikk, betyr det at du kan utsette deg for potensielt uforutsette utfordringer.

så tenk på det slik, jo mer tid du investerer i event management, desto mer profesjonelt blir arrangementet ditt.

Virtual event management

den raske økningen av online-arrangementer har raskt tvunget oss til å ta vår kunnskap om personlig arrangementshåndtering og tilpasse den til den virtuelle verden. Oppgaver som å finne et sted, lage helse-og sikkerhetsprotokoller og catering har blitt erstattet av å finne riktig teknologi og skape verdifullt innhold og engasjerende deltakere.

det er derfor når du administrerer en virtuell hendelse, ikke bare bør du forstå logistikken bak den, men du bør også legge ekstra vekt på å skape interessant innhold.

de fem trinnene i event management

Nå har vi det grunnleggende ut av veien, la oss dykke inn i de fem grunnleggende trinnene i event management. Disse kan brukes til enhver hendelse, og bør gi deg rikelig med innsikt som kan brukes direkte til hendelser, uansett form eller form det tar.

Trinn 1: Lag et mål og gjør leksene dine

den første fasen av en vellykket hendelse er å definere målet ditt og lage en handlingsplan for hvordan du skal få det til å skje. Start med å identifisere hva det er du vil oppnå, fokusere på ett mål og virkelig gå for det. I mange tilfeller vil dette være en selvfølge. For eksempel, kanskje du vil lansere et nytt produkt eller kanskje du vil generere ekstra kundeemner.

Uansett hva du bestemmer deg for, er det viktig å komme inn i detaljene, da dette vil gi deg en klarere visjon om arrangementet, noe som gjør det enklere å administrere i det lange løp. Så, når du har identifisert målet ditt, er det på tide å begynne å gjøre forskningen din.

Microdisect hva det er du ønsker å oppnå og kartlegge handlingene som vil få deg dit. Dette vil bidra til å avgrense omfanget av arrangementet ditt og identifisere handlingene som kreves for å nå målet ditt.

jo mer forskning du utfører, desto mer detaljert og raffinert vil arrangementet bli. Og på toppen av dette, vil du ha en større forståelse av levedyktigheten til arrangementet, spesielt når det gjelder budsjett og hvordan dette tilsvarer målet ditt.

Trinn 2: Velg tema og skissere hendelsen

Nå som du har gjort din forskning, er det på tide å bruke de første funnene til å lage en konkret handlingsplan for arrangementet. Viktigere, dette vil gi deg grunnlaget for å begynne å designe arrangementet ditt, så gå gjennom alle detaljer, men små kan det være.

for å få ballen til å rulle, er det en liste over spørsmål som kan hjelpe deg med å stryke ut disse detaljene:

• Hva er temaet for arrangementet?
• Hvem er målgruppen?
• Hvor og når vil arrangementet være?
• hva er formatet?
• hva er varigheten av arrangementet?
• Hvor mange deltakere kan jeg forvente?
• Hvem skal tale på arrangementet?
• tilbyr jeg aktiviteter eller underholdning?
• Hvordan kan jeg holde deltakerne engasjert?
• vil du bli belastet for billetter?
• trenger du å finne sponsorer?
• Hvilken hendelsesteknologi trenger jeg?

det er rikelig med mat til tanker her og mange flere spørsmål som må tas opp. Det som er viktig er at du får deg inn i en tankefull tankegang hvor du ser for deg alle mulige detaljer og eventualitet rundt arrangementet. Ved å gjøre det kan du identifisere eventuelle problemer som kan oppstå tidlig.

Trinn 3: Hone inn på detaljene

nå bør du ha en god ide om hvordan hendelsen skal se ut, noe som betyr at det er på tide å gjøre dette til en realitet. Dette trinnet er langt det mest tidkrevende og består av en lang liste over handlinger (se nedenfor), avhengig av hvilken type hendelse du kjører.

• Finne arenaer (eller online arrangementsplattformer), leverandører, høyttalere, sponsorer, etc.
• Bygge et nettsted for arrangementer og lansere kommunikasjon før arrangementer
• Markedsføring og oppsøking av Arrangementer
• Sporing Av Svar Og registreringsnumre for arrangementer
• Deltakerkommunikasjon
• hendelseslogistikk på dagen
• Designe og fullføre kritiske hendelsesdokumenter, for eksempel minutt for minutt
• Designe hendelsessjekkingsprosess og oppretting av skilting
• kommunikasjon etter hendelsen

trinn 4: Levere hendelsen

etter alt arbeidet du har lagt inn ved å følge de forrige trinnene, er det dagen for arrangementet. Du er nesten framme. Nå er det på tide å levere et arrangement som vil engasjere og opphisse deltakerne. Her er noen av handlingene du må ta, for å få deg over det siste hinderet og for å sikre at du kjører en jevn og vellykket hendelse.

• Sørge for at alt er satt opp
• Innsjekking
• gjestekommunikasjon
• Håndtere uventede problemer og nødsituasjoner
• Høyttaler-og gjestestøtte
• Interaksjon Mellom Sosiale medier Og publikum

Stage 5: post-event plikter

arrangementet er ferdig, men det stopper ikke her. Nå bør du ha en god ide om hvordan arrangementet gikk, og det er på tide å begynne å samle tilbakemelding, fortsette å engasjere deltakere og planlegge for fremtiden.

den første handlingen, gjort 12 til 48 timer etter arrangementet, er å sende deltakerne en takk e-post med en spørreundersøkelse etter arrangementet. Dette gir deltakerne god tid til å fordøye hvordan de fant arrangementet, og gir deg god innsikt i hvordan du kan forbedre.

ta deretter teamet sammen for en debrief med alle de verdifulle tilbakemeldingene du har samlet. Disse møtene og samtalene er svært nyttige for å dele personlige inntrykk og identifisere hva som kan gjøres for å komme videre.

Final thoughts

Organisering av arrangementer er en stor utfordring, men det er en aktivitet som kan gi store fordeler. Og det er derfor event management er så viktig at det bidrar til å redusere risikoen slik at du kan fokusere på de tingene som betyr mest. Så jo mer tid du investerer i event management, jo mer profesjonell blir arrangementet ditt.