Før utvide til en virtuell advokatfirma: Hva du trenger å vite

Virtuelle advokatfirmaer gjøre unna med den tradisjonelle murstein og mørtel kontorlokaler, og i stedet velger å betjene sine kunder primært-om ikke helt – gjennom bruk av teknologi.

denne tilnærmingen blir stadig mer populær, ansporet av store fremskritt innen kommunikasjonsteknologi, og den stadig tilstedeværende søken for å finne mer konkurransedyktige forretningsmodeller og forbedre fortjenestemarginene. I TILLEGG har covid-19-pandemien forårsaket et seismisk skifte i hvordan bedrifter og kunder engasjerer seg med hverandre—flere og flere mennesker er nå helt komfortable med å håndtere bedrifter uten å måtte samhandle med dem personlig.

men hva tar det for å kjøre en virtuell advokatfirma vellykket? Hvilke unike utfordringer vil du møte når du driver firmaet ditt i et virtuelt miljø?

I dette innlegget vil vi utforske noen av de grunnleggende spørsmålene du må ta opp når du starter et virtuelt advokatfirma og se på noen vanlige problemer som sannsynligvis vil dukke opp når du er oppe og går.

Hva vi skal dekke:

• fordelene ved å kjøre en virtuell advokatfirma
• hvordan starte en virtuell advokatfirma: Grunnleggende
• verktøyene du trenger for å kjøre et virtuelt advokatfirma

som en bedrift som er bygget et verktøy som er utviklet for å hjelpe deg med å holde advokater, ansatte og kunder tilkoblet, har vi en førstehånds titt på hvilke typer verktøy, mennesker og prosesser som vanligvis trengs for å gjøre firmaets overgang til den virtuelle verden til en suksess.

så, la oss starte med å se på fordelene ved å vedta en ekstern arbeidsmodell for advokatfirmaet ditt.

Se hvordan disse fire advokatfirmaene Fra Florida, Chicago og New York tilpasset sin virksomhet til å jobbe fra hvor som helst—samtidig som de ga en god kundeopplevelse. Last ned gratis case study playbook!

Fordelene med å kjøre en virtuell advokatfirma-hvorfor gjøre det—

noen advokater frykter ideen om å inkorporere mer teknologi i deres praksis, og med rette.

de er bekymret for at dette vil utsette dem for unødvendig risiko rundt sikkerhet og personvern. Men faktum er at de fleste moderne verktøy ikke bare er trygge og sikre, de er også ekstremt kundevennlige og pålitelige.

Hvis du kan overvinne denne tech-skepsis (og sette de riktige protokollene på plass, selvfølgelig), vil du komme til å sette pris på disse forretningsfordelene ved å kjøre et firma nesten:

Lavere overheadkostnader

kjernefordelen ved å kjøre firmaet ditt nesten er at du kan spare drastisk på dine overheadkostnader. I stedet for å betale for et fast kontorlokal og alle material – og vedlikeholdskostnadene som følger med, kan du kjøre et fullt operativt advokatfirma på skyen – til en brøkdel av prisen.

Frihet(!)

en av de mest dyrebare eiendelene vi har er tid. Og pendling kan ta opp en uforholdsmessig stor del av vår tid, enten det er pendling til og fra kontoret, eller reiser for å møte kunder.

når du kjører et virtuelt advokatfirma, kan du få mye av denne tiden tilbake. SJEKK ut HVORDAN MHP & S Lov fra Tennessee driver et svært vellykket fjernvennlig firma.

mer makt til å tiltrekke seg og beholde talent

besparelsene du gjør fra å ha en lavere overhead struktur vil ofte bety at du har råd til å kompensere dine advokater (og deg selv) mer sjenerøst sammenlignet med et tradisjonelt firma. Og bedre kompensasjon vil selvfølgelig gjøre firmaet ditt mer attraktivt for bedre rekrutter.

men mange advokater finner den virtuelle fastmodellen tiltalende av andre grunner også. Faktum er at fjernarbeidende advokater har en tendens til å nyte langt mer kontroll over deres balanse mellom arbeid og liv. De bruker mindre tid på pendling og har friheten til å velge hvordan, når og hvor de jobber – enten det er hjemme, i en kaffebar eller mens de venter på at barna skal fullføre danseklassen.

En bedre kundeopplevelse

å ha lavere faste kostnader betyr at du kan velge å overføre noen av kostnadsbesparelsene til kundene dine i form av lavere faktureringssatser eller nye gebyrstrukturer. Det betyr også at du har råd til å ta på seg noen risikofylte eller mer uvanlige tilfeller enn du ville under en mer tradisjonell modell. Denne kombinasjonen av faktorer kan gjøre firmaet mer attraktivt for en mye bredere kundepopulasjon.

slik starter du et virtuelt advokatfirma: det grunnleggende

Før du tar i bruk en virtuell modell for advokatfirmaet ditt, må du tenke mye på følgende hensyn:

Kontorlokaler

en av de første tingene du må tenke på før du går virtuelt, er om du skal ha noen form for fast kontorlokaler. Forventer du å måtte være vert for klienter i person ofte? Noen firmaer vedtar en hybridmodell for å ha en semi-distribuert arbeidsstyrke, men beholder et mindre fysisk kontorlokal, mens andre firmaer er helt fjerntliggende og gjør unna med murstein og mørtel steder helt.

Teamstruktur

de fleste virtuelle firmaer følger et lignende organisatorisk hierarki til tradisjonelle firmaer og bruker samme type ledelsesstruktur for å koordinere mellom advokater, juridiske assistenter og støttepersonell.

selvfølgelig avhenger den spesifikke måten firmaets avdelinger er organisert i stor grad av hvilken type saker du håndterer. Når det er sagt, er det vanlig at virtuelle firmaer har en inntaks-og henvisningsavdeling for å filtrere ut dårlig tilpassede saker, en rettssaker for når bosetninger ikke kan nås, et markedsføringsteam for å håndtere kampanjer og sosiale medier, og et administrativt team for å håndtere kontoer og rutinemessige driftsbehov.

Prosess

når du går over til en ekstern modell, må du oppdatere firmaets retningslinjer og prosesser for å imøtekomme bryteren og sørge for at det er minimal forstyrrelse av tjenestene dine mens dine ansatte og entreprenører får tak i å operere eksternt.

det bør for eksempel være klart for alle hvordan saker skal behandles i det nye virtuelle oppsettet. Når en ny sak er tildelt et juridisk team, hvordan vil de i utgangspunktet nå ut til klienten for å samle flere detaljer om saken, og hvilke systemer vil de bruke for å opprettholde korrespondanse?

når de oppdaterte prosessene er definert, må du sørge for at du konsekvent kommuniserer disse nye forventningene med alle. Ingen bør være i tvil om når netttimer er, hvordan oppgaver skal tildeles, og hvilke kanaler som skal brukes til kommunikasjon.

Det kan også være en god ide å være vert for et ukentlig fastmøte hvor du stryker ut eventuelle problemer rundt virtuell caseload-ledelse – i hvert fall til alle får sine lagre.

ser delen

selv om det å jobbe for et virtuelt advokatfirma betyr at gruppemedlemmene har mer kontroll over sine personlige arbeidsordninger, er det fortsatt viktig for alle å projisere et profesjonelt bilde. Dette er en spesielt viktig faktor hvis advokatene dine bruker videokonferanser til å kommunisere med kunder eller henvisningspartnere.

Utvikling av bedriftskulturen

Å Drive et virtuelt advokatfirma utgjør noen unike vanskeligheter som ikke nødvendigvis er tilstede i en tradisjonell murstein og mørtel.

kanskje det største problemet er å finne ut hvordan du kan skape og opprettholde en sunn og samarbeidskultur når kollegene dine befinner seg på forskjellige steder.

Kollegaer kan finne det vanskeligere å bygge rapport med hverandre på grunn av mangel på personlig kommunikasjon. Denne formen for kommunikasjon er vanskelig å gjenskape siden det innebærer å plukke opp på subtile signaler i folks ansiktsuttrykk, tone i stemmen, og kroppsspråk. Disse signalene er viktige signaler som hjelper folk til å bli bedre kjent med hverandre-bare tenk hvor vanskelig det kan være å formidle humor, ironi eller sarkasme skriftlig.

en relatert utfordring når det gjelder å bygge en tett sammensveiset, virtuell arbeidskultur er fraværet av den tradisjonelle” vannkjøleren ” chatten. Eksterne arbeidere er tilbøyelige til å føle at de er “på klokken” når de samhandler over telefon eller skriftlig, og kan være mer tilbøyelige til å holde alt utelukkende arbeidsrelatert.

det er noen måter å takle disse problemene på. Det første er å gjentatte ganger kommunisere firmaets kjerneverdier og formålsparagraf for å fremme en følelse av enhet og felles formål. En annen er å planlegge vanlige en-mot-en og gruppemøter der litt tid er satt til side for personlig chat. En annen vanlig metode for å pleie lagånd er å organisere periodiske sammenkomster der lagmedlemmene dine kan møte opp og sosialisere—det kan være noe lavt som en sommergrill eller en mer luksuriøs begivenhet som en ukes lang årlig retrett.

til syvende og Sist vil teamets daglige beredskap til å jobbe sammen og utvikle sterke relasjoner i stor grad avhenge av kommunikasjonssystemene du har på plass. Som tar oss til vårt neste punkt …

👀 finn ut hvordan et advokatfirma gir en 24/7 klientopplevelse – uten å være online 24/7.

verktøyene du trenger for å kjøre et virtuelt advokatfirma

Teknologi danner ryggraden i et eksternt team. Din virtuelle firmaet rett og slett ikke vil fungere uten en egnet kommunikasjon verktøykasse og systemer som lar deg enkelt (og sikkert!) administrere viktige klientfiler og informasjon. Som noen kjører et virtuelt firma, bør du alltid være på utkikk etter ny teknologi som kan hjelpe deg med å løse dine forretningsproblemer.

når du går over til virtual, er det første du må gjøre å ta en oversikt over verktøyene du allerede bruker, slik at du kan finne ut hva annet du trenger. De fleste bedrifter er avhengige av advokatpraksisadministrasjonsprogramvare for å håndtere viktige funksjoner som avtaleplanlegging, tidssporing, konfliktkontroll og juridisk saksbehandling. Du bør ta deg tid til å nøye vurdere alternativene dine og husk at du kanskje også må investere i ekstra lagopplæring for å få mest mulig ut av nye verktøy du bruker.

når det gjelder teamkommunikasjon i et virtuelt arbeidsmiljø, kan du ikke forvente å operere effektivt mens du bare stoler på e-post og telefon. Innbokser blir rotete og viktige samtaler blir begravet, mens telefonsamtaler ikke er godt egnet for bestemte oppgaver som å dokumentere relevant informasjon for senere bruk.

Telefon

Uansett hva noen sier akkurat nå skjønt, er det vanskelig å argumentere med det faktum at det å ha en telefontjeneste er viktig for nesten alle advokatfirma, virtuelt eller ikke. Mens videokonferanser er et flott nytt alternativ (mer om det senere), er en telefonsamtale fortsatt en av de enkleste og mest praktiske måtene å komme i kontakt med klienter (og for dem å nå deg også).

Nå kan du selvfølgelig bare bruke din typiske forretningstelefon til dette. Men hvis du er på telefonen ofte med kunder og kolleger, så trenger du kanskje noe litt mer sofistikert. For eksempel, visste du at det er kommunikasjon apps som lar deg snu telefonsamtalen fra telefonen til datamaskinen?

ikke bare det, noen av disse appene lar deg også bytte telefonsamtale til en videosamtale (hvis du vil snakke ansikt til ansikt eller dele skjermen) med bare et trykk:

og begge disse pene funksjonene følger med ringcentral desktop og mobile app! Du kan sjekke det ut mer detaljert her:

🕹 ️ få en praktisk titt på hvordan ringcentral Fungerer ved å bestille en produkttur!

Velg en tid

💰 du kan også bruke denne kalkulatoren til å se omtrent hvor mye bedriften din kan spare ved Å bruke RingCentral til å støtte lagets kommunikasjon med hverandre.

Direktemeldinger

hva mer, når det gjelder å kommunisere med kunder, rundt en av tre (34%) klienter foretrekker det når advokater gir dem muligheten til å holde kontakten gjennom kanaler som live chat eller videokonferanser.1 det er sannsynligvis trygt å anta at dette tallet er enda høyere for kunder som spesifikt søker råd fra et virtuelt advokatfirma.

Videokonferanser

hvis du kjører et virtuelt advokatfirma, vil en av de største justeringene sannsynligvis skifte fra personlige møter til virtuelle møter.

Som betyr at du trenger en god videokonferanseprogramvare. (Lær mer om hvordan du velger et godt verktøy for firmaet ditt .)

så hvis du driver et nettbasert advokatfirma, er det viktig å investere i verktøy som gjør det så enkelt som mulig for det distribuerte teamet ditt å samarbeide, og som gir kundene dine en rekke måter å holde kontakten på.

For Eksempel Gjør Ringcentrals virtuelle arbeidsområde for advokatfirmaer akkurat dette ved å konsolidere direktemeldinger, videomøter og et moderne forretningstelefonsystem i en brukervennlig kommunikasjonsplattform. Og ja, det fungerer på Alle enheter—Mac Eller PC, Android eller iOS:

plattformen skaper en alltid-på kommunikasjonslinje for klienter og samler alle sine meldinger-fra sosiale medier, e-post og live chat-til ett sentralisert dashbord slik at teamet ditt kan svare raskt og nøyaktig.

samtidig kan gruppemedlemmene holde seg synkronisert med hverandre gjennom videomøter, administrere caseloads og dele filer via teammeldinger, og fange opp og spore klientinteraksjoner med anropslogger.

Ringcentral-plattformen Gir deg ekstra trygghet ved å beskytte alle dine samtaler og klientinformasjon gjennom sine robuste sikkerhetstiltak. Hva mer, som en alt-i-ett kommunikasjonsplattform, du trenger ikke lenger å abonnere på flere verktøy bare for å holde teamet tilkoblet!

Klar til overgang til et virtuelt advokatfirma?

til tross for fordelene, tar spranget til å kjøre en virtuell advokatfirma er ikke for pyser. Det er en betydelig grad av forberedelse som trengs for å sikre et jevnt løpende samspill mellom prosesser, teknologi og personell i et virtuelt miljø.

når det er sagt, forutsatt at du legger inn det nødvendige prep-arbeidet på forhånd og er klar til å gjøre mange tilpasninger når du finner veien i dette nye terrenget, kan fordelene ved å jobbe for et virtuelt firma være betydelig.