Fordeler Med En Papirløs Arbeidsplass

Hva er et papirløst kontor?

et papirløst kontor er en arbeidsplass som har minimale papirbaserte prosesser og er avhengig av digitaliserte dokumenter i stedet. Noen organisasjoner foretrekker begrepet “paper-light”, da mange kontorer og avdelinger ikke kan eliminere papirfiler helt på grunn av krav til prosess eller overholdelse.

uansett, å redusere bruken av papir bidrar til å akselerere en organisasjons digitale transformasjonsreise. Dette innebærer vanligvis overgang til et elektronisk dokumenthåndteringssystem som digitaliserer filer og lagrer det i et sentralt lager.

fordelene ved å gå papirløs

Selskaper i USA bruker mer enn $120 milliarder per år på trykte skjemaer alene, hvorav de fleste blir foreldet innen tre måneder og ender opp i søpla. På toppen av det bruker kontorarbeidere 30-40 prosent av sin tid på å lete etter dokumenter i fysiske arkivskap.

noen av de mest papirintensive avdelingene er menneskelige ressurser, leverandørgjeld og fordringer, anleggsadministrasjon og kundeservice, som omhandler et høyt volum av applikasjoner, cver, kvitteringer, arbeidsordrer, fakturaer, regninger og mer.

åpenbart skaper arbeid med papirdokumenter problemer som hindrer en ansatt i å være produktiv og en organisasjon i å spare kostnader. Vedta et papirløst system kan løse disse utfordringene og oppnå fordeler som:

• Sparer tid brukt på å finne og hente fysiske filer. Digitale dokumenter kan enkelt organiseres og indekseres, noe som gjør det mye raskere å finne filene du trenger med søkefunksjoner. Etter hvert som dokumenter blir mer tilgjengelige, reduseres tiden det tar å hente filer betydelig, slik at teamet kan bli mer produktive og fokusere på andre verdifulle oppgaver.
• Fremme samarbeid mellom teammedlemmer. Ansatte kan dele filer digitalt uten å skrive ut og se oppdaterte og tidligere versjoner av dokumenter. Dette minimerer trinnene og optimaliserer arbeidsflyten når du arbeider sammen på dokumenter.
• Forbedre sikkerheten til informasjon. Tilgangsrettigheter kan tildeles og tilbakekalles i henhold til brukernivå og dokumenttype. Med detaljerte sikkerhetsinnstillinger kan konfidensiell og sensitiv informasjon spores og beskyttes mot misbruk og uautoriserte endringer. Dette reduserer også risikoen for tap og tyveri.
• Sparer kostnader brukt på utskrift og lagring av dokumenter. Eliminere fleste papirarbeid hjelper deg å spare penger brukt på papir og arkivskap, samt andre kostnader som kopimaskin blekk og kontor skrivesaker.

hvordan forvandle seg til et papirløst kontor

et dokumenthåndteringssystem fanger opp og lagrer informasjon digitalt på en enkelt plattform med integrerte søkealternativer. For å lette endringen fra papir til digital, kan du starte med:

• Bestemme den riktige løsningen. Plattformen du distribuerer bør adressere og løse dine unike forretningsbehov og utfordringer, med fleksibilitet til å tilpasse seg endringer og skalere med vekst.
• Starte digitaliseringsprosessen. Dette er trolig den mest utfordrende delen på grunn av tid og arbeidskraft involvert. Størrelsen på arbeidet avhenger av hvor mange papirfiler det er til å begynne med. Ved hjelp av løsningsleverandøren din kan du imidlertid jobbe med en strategi for å takle digitaliseringsprosessen som deretter kan implementeres som beste praksis for ansatte.
• Instilling endringsledelse. En viktig del av enhver vellykket transformasjon initiativ er å få buy-in fra interessenter. Hjelp teamet ditt med å forstå behovet for endring og hvordan et nytt system hjelper dem med å bli mer produktive, effektive og verdifulle i arbeidet sitt. Utvikle et treningsprogram for å forberede ansatte på å håndtere nye prosesser og samle tilbakemeldinger fra dem for videre forbedring.

som med alle endringer, vil det ta tid for organisasjonen å justere. Det anbefales å starte i mindre skala med kritiske prosesser som har størst innvirkning fra å gå papirløs, før du skalerer løsningen til andre prosesser og avdelinger.

kontakt oss hvis du vil vite mer om hvordan et dokumentbehandlingssystem kan gjøre kontoret papirløst.