Forstå E-Fakturering Og E-Fakturering: Definisjoner, Fordeler Og Nyanser

Det er på tide å bevege seg bort fra papirregninger, som krever utskrift og levering via post, og omfavne e-fakturering for å oppnå mer effektiv og effektiv levering. E-regninger kan til og med koble direkte til Vanlige Spørsmål eller betalingsbehandling, for å øke hastigheten på fakturabetalinger.

Hva Er E-Fakturering?

Elektronisk fakturering eller e-fakturering er prosessen der regninger sendes og betales elektronisk. Denne prosessen gjør det mulig for kunder å motta regninger via e-post, nettportal eller til og med i maskinlesbare dataformater, noe som letter mer effektiv levering og betaling.

e-faktureringsprosessen forvaltes av kundeavdelingen, tar produksjon fra regnskapsprogramvare eller ERP-systemer og leverer dette til kunder. I økende grad blir aspekter av denne papirløse prosessen automatisert for å forbedre hastigheten og nøyaktigheten, inkludert oppfølgingshandlinger der faktureringstidsrammer går utover vilkårene.

hva En E-Bill ser ut

en e-bill eller e-faktura er bare en elektronisk versjon av en tradisjonell regning eller faktura. Visuelt kan dette speile en tradisjonell papirregningsoppsett, eller utnytte elektroniske evner – for eksempel en direkte kobling til fakturabetaling, Vanlige spørsmål eller tilknyttede ressurser.

alternativt kan e-regninger leveres som maskinlesbare data som EDI-eller XML-formatdokumenter for å lette automatisk behandling og betaling av kundefordringer.

i b2b-sammenheng gjelder e-fakturering levering av elektroniske fakturaer som har spesifikke detaljer som betalingstid, skatteinformasjon, PO-nummer og spesifiserte leveranser.

Hvordan E-Faktureringsprosessen Fungerer

E-fakturering er prosessen der elektroniske regninger genereres og leveres til kunder, påminnelser sendt og betalinger samlet. E-faktureringsprosessen omfatter også en viss grad av prissetting og kredittinnstilling, som kan settes manuelt for hver kunde eller bestemmes av regelbasert automatisering.

trinnene i e-faktureringsprosessen er oppført nedenfor.

1. Kredittinnstilling – det første trinnet i en faktureringsprosess er å bestemme kredittgrense og forfallsdato for overføring. Moderne e-faktureringsløsninger kan lukke sløyfen fra salg til kredittinnstilling for å optimalisere ytelsen og minimere risikoen.
2. Priser – det neste trinnet er å bestemme prisingen for varer eller tjenester som tilbys. Elektroniske faktureringsløsninger kan slå opp priser fra en database og bruke konto-eller kontaktnivårabatter etter behov.
3. bill creation – e-regninger genereres fra ERP eller regnskapssystem data, som mates inn i regningen mal kreves for hver mottaker-FRA PDF TIL EDI – Dette trinnet er normalt automatisert og utvikler seg langt raskere enn tradisjonell manuell regning opprettelse.
4. Bill levering-et annet trinn som ofte er automatisert, levering av e-regninger kan gå via e-post, portal, filoverføring eller direkte dataoverføring. Bill notification VIA SMS, e-postvarsling, WhatsApp eller lignende kanaler kan brukes til å varsle mottakere om at e-regningen er tilgjengelig via en sikker online portal.
5. Påminnelser – hvis biller mener at kundene ikke har anerkjent, åpnet eller betalt e-regningen innen en bestemt tidsramme, kan påminnelseskommunikasjon utløses automatisk for å oppmuntre til rask betaling.
6. Betalingsbehandling-e-fakturering gir en klar fordel over papirfakturering ved mottak av betalinger, fordi kundene kan leveres en lenke for å klikke og betale regningen online via kredittkort eller direkte innskudd. Større automatisering er mulig når e-regninger leveres til automatiserte leverandørgjeldssystemer som validerer betalingsforespørselen via PO – nummerreferanse og foretar automatiske betalinger via ACH / NACHA.
7. Sales intelligence and reporting-sporing og rapportering på e-bill levering, kvittering og selv hvem som har lest eller svart på e-regninger gir en klar fordel når takle sen betaling for sunn kontantstrøm. Salgsinnsikt kan hentes fra det som er fakturert, hvor og når, samt forstå hvilke kontoer som kan slite med å betale i tide og utgjøre en fremtidig kredittrisiko.

Toppfordeler Med E-Faktureringsprogramvare

E-faktureringsprogramvare gjør det mulig for kundefordringer å bli langt mer effektive. Ved å fjerne ineffektivitet i prosessen sparer du tid og penger, samtidig som du sikrer mer nøyaktig og raskere levering av fakturaer til kunder for rask betaling. Et godt distribuert elektronisk faktureringssystem er mer enn bare en operativ oppgradering, det er en strategisk fordel.

Topp fordelene med e-fakturering programvare er:

1. prosesseffektivitet-papirregninger krever langt mer tid og krefter på å produsere og levere, elektroniske regninger tar en brøkdel av dette.
2. Forbedret nøyaktighet-direkte forbindelse mellom og elektronisk faktureringssystem og regnskapsprogramvare og / ELLER ERP-systemer eliminerer menneskelige feil fra prosessen.
3. Forbedret leverbarhet-sending av papirregninger, per post, garanterer ikke leverbarhet. Koronaviruspandemien har vist at elektronisk levering er mer fleksibel og nøyaktig, og når kunder der de er, i det formatet de ønsker.
4. status synlighet-å vite hvem som har mottatt, lest og svart på sine e-regninger muliggjør mer målrettet oppfølging handlinger og bistår kontantstrøm prognoser.
5. Automatisering-bedrifter ønsker i økende grad å automatisere repetitive manuelle prosesser for økt effektivitet, slik at dyktige medarbeidere kan fokusere på mer lønnsomme aktiviteter. Overgangen fra papirregninger til e-fakturering gir en enorm mulighet for prosessautomatisering.
6. Strømlinjeformede fakturabetalinger-e-regninger kan sendes med betalingslenker for å ta betalinger online via kredittkort, debetkort eller direkte innskudd.
7. Reduserte kostnader-ikke å måtte vedlikeholde og administrere maskiner for utskrift og levering av papirregninger, eller betale for postlevering, kan utgjøre en betydelig kostnadsbesparelse for mange bedrifter.
8. Skalerbarhet og fleksibilitet-e-fakturering er en langt mer skalerbar løsning enn papirfakturering. Tradisjonelt, hvis faktureringsvolumene økte, måtte det være investeringer i utskrift, prosessstyring og levering. Denne investeringen ville være overflødig og bortkastet hvis volumene deretter redusert. Elektroniske systemer kan skaleres opp og ned raskere og mer effektivt.
9. Redusert karbonavtrykk – papirregninger krever mer energi og ressurser for å produsere og levere (per post). Elektroniske regninger er langt mer energieffektive og bedre for miljøet.
10. Forbedret kundeopplevelse-papirregninger kan se litt gammeldags ut for kundene nå. E-regninger kan presenteres på en mer profesjonell måte, med strømlinjeformet tilgang og betalingsbehandling, forenkle og forbedre hver kundes opplevelse av merkevaren din.

Who E-Billing Hjelper

E-billing hjelper et bredt spekter av funksjoner innen enhver bedrift. Fra effektivisering av fakturaoppretting og levering innen kundefordringer, til automatisering av kundenes betalingsprosesser. Forbedringene i arbeidskapital og kontantstrømprognoser gir forsikring og kapital for å støtte vekst og investeringer på tvers av virksomheten. Noen av de største konsekvensene er oppført nedenfor.

• Finance – e-billing forbedrer faktureringseffektiviteten og frigjør arbeidskapital, ved å drive NED DSO, tidligere holdt opp i fordringsboken. Større status synlighet iboende i e-fakturering muliggjør mer nøyaktig kontantstrøm prognoser, støtte investeringer på tvers av bredere virksomhet for vekst og stabilitet.
• Kunder – når kunder mottar regningene sine elektronisk, kan de betale dem lettere og raskt, samt ha tilgang til faktureringshistorikk hvis de trenger å skrive ut noe.
• Leverandører – hvis du lar forsyningskjeden fakturere deg elektronisk, kan de operere mer effektivt, og du kan foreta betalinger raskere, uten å miste tid til å spørre og avklare unøyaktige fakturadetaljer.
• Ar-Avdeling-kundefordringer dra nytte av e-fakturering mer enn noe annet aspekt av virksomheten, det er her at fordelene med prosessautomatisering og effektivitetsforbedringer muliggjør forbedret ytelse mot Kpi-Er.
• AP– Avdeling-mottak av fakturaer elektronisk hjelper leverandørgjeld til å forutsi utgifter, dra nytte av rabatter for tidlig betaling og behandle betalinger mer effektivt.
• Operations-operations dra nytte av forbedret kontantstrøm og økonomiske prognoser evner e-fakturering bringer, slik at større investeringer der det er nødvendig for å forbedre drifts evner og effektivitet.

Hvordan Er E-Fakturering Annerledes Enn E-Fakturering?

selv om e-fakturering og e-fakturering noen ganger brukes om hverandre, brukes elektronisk fakturering hyppigere for å beskrive et bestemt aspekt av faktureringsprosessen i EN b2b-kontekst. Forbrukere som mottar en strømregning elektronisk vil ha en tendens til å beskrive dette som en regning, mens en bedrift som mottar en faktura for bestemte oppførte leveranser, mot en bestemt PO, ville snakke om å ha mottatt en faktura.

Fakturaer er spesifikke fakturadokumenter som sendes under faktureringsprosessen. E-fakturering har en tendens til å omfatte et bredere spekter av funksjoner enn fakturaopprettelse, levering, oppfølging og betalingshåndtering som finnes I EIPP (elektronisk fakturapresentasjon og betaling) eller e-fakturering. e-fakturering inkluderer også noen element av kredittgrense innstillingen og priser tabeller, samt lukke sløyfen fra betalinger til salg innsikt og justere kreditt score.

e-faktureringssystemet eller løsningen i en organisasjon vil inkludere ET EIPP-element, men utvider dette til å omfatte innsikt, prising og kreditthensyn som gjelder både konto og betaler.

Kan E-Fakturering Og E-Fakturering Hjelpe Min Organisasjon

etter å ha lest så langt, vil du sannsynligvis vurdere en investering i e-fakturering, kanskje ønsker å distribuere e-fakturering programvare internt eller velge en passende tjenesteleverandør sikre at e-fakturering distribusjon er en suksess.

vårt råd vil være å snakke med noen forskjellige e-faktureringsleverandører, som kan hjelpe deg med å definere løsningen du trenger og hvordan du best kan gå om dette. Hos Corcentric kan vi hjelpe deg med å evaluere ulike aspekter VED EIPP og det bredere e-faktureringsløsningssettet-ta kontakt for en uforpliktende oppdagelsesanrop i dag.