Hva er corporate compliance, og hvorfor er det viktig?
Hva er overholdelse i virksomheten?
definisjonen av samsvar er “handlingen å overholde en kommando “eller” tilstanden for å møte regler eller standarder.”I bedriftsverdenen er det definert som prosessen med å sørge for at din bedrift og ansatte følger alle lover, forskrifter, standarder og etiske praksiser som gjelder for din organisasjon og bransje.
corporate compliance dekker både interne retningslinjer og prosedyrer, samt føderale og statlige lover. Håndheving av samsvar hjelper bedriften din med å forhindre og oppdage brudd på regler, noe som beskytter organisasjonen mot bøter og søksmål.
samsvarsprosessen skal være pågående. Mange organisasjoner etablere et program for å konsekvent og nøyaktig styre sine compliance politikk over tid.
hva er hensikten med en corporate compliance program?
hensikten er å beskytte virksomheten din. Det er så enkelt som det. Men avkastningen på investeringen kan være betydelig, og hjelpe deg med å unngå avfall, svindel, misbruk, diskriminering og annen praksis som forstyrrer driften og setter bedriften i fare.
bedriftens compliance-program må integreres med all compliance-innsats i hele virksomheten, fra styring av eksterne forskrifter og interne retningslinjer til omfattende opplæring av ansatte. Ved å sørge for at alle avdelinger og ansatte jobber sammen for å opprettholde standarder, kan du redusere risikoen for store feil og brudd.
et effektivt program forbedrer kommunikasjonen mellom ledelse og ansatte. Den bør inneholde en prosess for å opprette, oppdatere, distribuere og spore samsvarspolicyer. Tross alt kan ansatte ikke holdes ansvarlige for regler og forskrifter de ikke vet eksisterer.
men når de forstår forventningene, kan de ansatte holde fokus på organisasjonens bredere mål og hjelpe driften til å gå problemfritt. Hva mer, når ansatte er riktig opplært på compliance krav, de er mer sannsynlig å gjenkjenne og rapportere ulovlig eller uetisk aktivitet.
Vedlikehold av samsvar gir dine ansatte mulighet til å gjøre jobben sin godt, nå sine karrieremål og holde kundene fornøyde. I sin tur kan bedriften oppnå sine mål og vokse raskere.
/powerdms-assets-photos-086-business-people-computers.jpg?width=498&name=powerdms-assets-photos-086-business-people-computers.jpg)
i uheldig tilfelle at organisasjonen står overfor et søksmål, vil bedriftens compliance program hjelpe i retten.
som En rapport fra Rutgers School of Law forklarte, “En organisasjon som har gjort en robust innsats for å forhindre og oppdage brudd på loven av sine ansatte og andre som handler for det, vil bli behandlet mindre hardt enn en som var likegyldig for å overholde loven.”
hvordan lage en vellykket corporate compliance program
Svært få bedrifter har råd til å utsette på en corporate compliance program. Ikke la etterpåklokskap være 20/20 for din organisasjon. Har framsyn til å ta affære i dag.
programmet bør være nøye planlagt og implementert, med sammenfallende opplæringsprogrammer for å garantere personell er godt bevandret i alle områder av samsvar.
her er noen trinn for å etablere eller finjustere bedriftens compliance program:
Få din ledelse om bord
bedriftens compliance program vil ikke kjøre seg selv. En person bør være tildelt ansvaret for å administrere programmet dag-til-dag.
avhengig av størrelsen på organisasjonen, kan du ha en compliance officer eller flere. Uansett må de som er ansvarlige for compliance-programmet ha myndighet til å håndheve reglene og holde ansatte på alle nivåer ansvarlige.
de trenger også direkte tilgang til selskapets styrende organ, som kan omfatte toppledelsen eller styret.
Tilgang til toppledelsen og myndighet til å håndheve regler er viktig når potensielle compliance problemer kommer opp, styrke dine offiserer til å reagere raskt.
men kommunikasjon går begge veier. Det er viktig for det styrende råd å regelmessig vurdere effektiviteten av corporate compliance-programmet.
/powerdms-assets-photos-085-business-people-computers.jpg?width=498&name=powerdms-assets-photos-085-business-people-computers.jpg)
corporate compliance handler om å fremme en kultur på arbeidsplassen som verdsetter integritet og etisk atferd.
dette starter øverst.
for at programmet skal fungere, må lederne følge reglene først. De bør oppmuntre til etisk oppførsel og snakke åpent om viktigheten av overholdelse.
bedriftsledere bør oppmuntre ansatte innspill, understreker at de ikke vil bli straffet for rapportering ulovlig eller uetisk atferd.
Justisdepartementet opprettet en sjekkliste for å evaluere bedriftens compliance programmer og foreslå å stille følgende spørsmål:
- Hvordan har seniorledere, gjennom sine ord og handlinger, oppmuntret eller motløs typen uredelighet i spørsmålet?
- hvilke konkrete tiltak har de tatt for å demonstrere lederskap i selskapets compliance og utbedring innsats?
- hvordan overvåker selskapet oppførselen til toppledelsen? Hvordan har senior lederskap modellert riktig oppførsel til underordnede?
Gjennomføre risikovurderinger
corporate compliance handler om å håndtere risiko.
for å bygge et effektivt program må du vite hvilke samsvarsområder som utgjør den største risikoen for organisasjonen din. Når du har identifisert disse områdene, kan du fokusere ressursene dine på å adressere dem.
Føderale og statlige forskrifter, samt industristandarder, er i stadig utvikling. For å unngå risiko for manglende overholdelse er det viktig å gjennomføre regelmessige vurderinger. The Association Of Corporate Counsel (ACC) foreslår å gjennomføre en risikovurdering en gang i året.
en formell vurderingsprosess, som denne som ANBEFALES av ACC, kan hjelpe organisasjonen din med å være proaktiv når det gjelder å forhindre brudd på overholdelse av bedriftens regler:
- Revisjonsresultater
- siste rettssaker
- Compliance complaints
- trender for håndhevelse av Industri
- Compliance policyer i hvert risikoområde
Opprett og oppretthold dine etiske retningslinjer, retningslinjer og standarder
bedriftens compliance program trenger en veldefinert code of conduct. Hvorfor? Fordi det kan bidra til å definere programmets formål og sette forventninger til atferd.
code of conduct fungerer som grunnlag og bør forklare følgende hovedpunkter:
- hvem er ansvarlig for å administrere programmet
- hvordan ansatte skal rapportere uredelighet
- Disiplinære tiltak for brudd på code of conduct
bedriftens retningslinjer bør bygge på toppen av det grunnlaget ved å gi retningslinjer for bestemte områder av samsvar. For eksempel, de kan ta vanlige corporate compliance brudd:
- Bedriftskorrupsjon
- Bestikkelser
- Skattepraksis
- Interessekonflikter
- Rekordoppbevaring
listen fortsetter. Men de nøyaktige områdene du trenger å adressere vil avhenge av din bransje.
når risikoområder er identifisert og policyer er opprettet, bør du etablere prosedyrer for å hjelpe ansatte med å utføre policyer på riktig måte. Å lage trinnvise retningslinjer gjør det enklere å følge prosedyrer og identifisere manglende overholdelse.
Risikoområder i enkelte bransjer kan kreve ytterligere standarder. For Eksempel Kan Foreign Corrupt Practices Act kreve at du holder detaljerte protokoller for screening av tredjeparts forretningspartnere.
Riktig trene alle ansatte
Compliance policy og standarder er ubrukelig hvis ansatte ikke følger dem.
etter at du har etablert retningslinjene og prosedyrene for bedriftens samsvarsprogram, må du spre dem til alle ansatte.
Sørg for at bedriftsansvarlige, ansatte og tredjepartsleverandører leser og logger av alle samsvarspolicyer og-prosedyrer.
/powerdms-assets-photos-087-business-people-computers.jpg?width=498&name=powerdms-assets-photos-087-business-people-computers.jpg)
alle ansatte og relevante leverandører bør få opplæring i lover, forskrifter, selskapspolicyer og forbudt oppførsel. Avhengig av størrelsen på organisasjonen, kan det være lurt å gjennomføre opplæring skreddersydd for bestemte ansatte i høyrisikoområder.
ACC-ET anbefaler at du sporer, dokumenterer og følger opp opplæring. Ved å implementere en compliance policy og training management tool, kan du oppnå dette og automatisere mange av dine manuelle prosesser. Med riktig programvare kan du distribuere policyer, gjennomføre nettbasert opplæring, opprette egendefinerte tester og mer.
Forbedre programmet med programvare for samsvarshåndtering
Det Krever mye arbeid Å Opprette eller revidere samsvarspolicyer og opplæring. Det er en pågående prosess som krever konsekvent overvåking og oppdateringer. Men ikke vent til en hendelse har skjedd for å ta affære.
hvis du og dine compliance officers allerede er opptatt og tidsbegrenset, kan det være vanskelig å finne riktig tidspunkt for å implementere et nytt program. Trikset er å finne compliance management programvare som styrer det for deg.
PowerDMS er en skybasert plattform for samsvarshåndtering og lar deg administrere policyer, opplæring og akkreditering i ett enkelt, sammenkoblet system. Med PowerDMS kan du opprette, revidere, spre og spore samsvarspolicyer. Du kan opprette automatiserte arbeidsflyter og samarbeide om dokumenter på tvers av avdelinger.
hvis du er klar Til å ta kontroll over compliance Og beskytte bedriften mot risiko, kan du lære mer om PowerDMS i dag og finne ut hvordan vi kan hjelpe bedriftens compliance-program.
Leave a Reply